ما اخیراً با یک نهاد دولتی کار کردیم که بیش از 300 چاپگر و دستگاه کپی در دفاتر خود داشت. پس از اندازه‌گیری مناسب محیط چاپ آنها، ما توانستیم این پرینترها و دستگاه‌های کپی را تا حدود 100 واحد جمع آوری کنیم. مشتری صرفه‌جویی زیادی در هزینه کرد و امنیت چاپگرهای خود را افزایش داد.
چگونه این اتفاق افتاد؟
ما از نزدیک با سازمان‌های دولتی شهر، شهرستان، ایالت و فدرال کار می‌کنیم تا چالش‌های رایجی را که بسیاری با آن در ارتباط با چاپ و اسکن با آن روبرو هستند شناسایی کنیم.
در این وبلاگ، پنج توصیه را مورد بحث قرار خواهیم داد که به شما کمک می کند امنیت چاپگر را افزایش دهید و خدمات چاپ را در سازمان خود مدیریت کنید .
علیرغم اینکه دنیا دیجیتالی تر شده است، چاپگرها هنوز نقش مهمی در کار دولتی و زندگی اداری به طور کلی دارند.
کنترل محیط چاپ خود و مشارکت در شیوه های چاپ ایمن می تواند به سازمان شما کمک کند تا داده های محرمانه را سازماندهی و مهمتر از همه محافظت کند. در اینجا پنج نکته برای در نظر گرفتن وجود دارد:
در یک ماه چقدر چاپ می کنید؟ آیا این چاپ‌ها روی چاپگرهای رومیزی ساخته می‌شوند، جایی که چاپ‌ها در صورت بهینه‌سازی نشدن می‌توانند گران‌تر باشند، یا بر روی دستگاه‌های چند منظوره مقرون‌به‌صرفه‌تر (MFD) به‌طور استراتژیک در سرتاسر دفتر شما قرار می‌گیرند؟
ما سازمان‌های دولتی زیادی را می‌بینیم که در مورد میزان چاپ و محل چاپ آن اطلاعات کافی ندارند . بدون دانستن این اطلاعات، نمی توانید تصمیمات آگاهانه ای برای کمک به کاهش هزینه های چاپ خود بگیرید.
دانستن جایگاه فعلی شما را قادر می سازد تا تنظیمات لازم را انجام دهید و راه حل های کارآمدتر و مقرون به صرفه تری را در این مسیر اتخاذ کنید.
امنیت دستگاه‌های کپی و چاپگرها روندی کلیدی بوده است که بسیاری از سازمان‌های دولتی می‌توانند از آن بهره ببرند، چه در سطح محلی، ایالتی یا فدرال.
ما می دانیم که در نهادهای دولتی، از جمله مدارس و دانشگاه ها، تحرکات و تغییرات زیادی می تواند وجود داشته باشد.
در بسیاری از سازمان‌های دولتی، چاپگرهای رومیزی به عنوان خطری برای نقض امنیت شناسایی نشده‌اند، حتی اگر آنها نقاط پایانی متصل به شبکه هستند که می‌توانند به چیزی یا شخصی اجازه هک کردن سیستم شما را بدهند.
هنگام صحبت در مورد امنیت اطلاعات، مهم است که چاپگرهای رومیزی خود را در نظر بگیرید تا از خطرات سایبری بالقوه ایمن باشند.
در سمت اسکن مکالمه امنیتی، در برخی از سازمان‌ها خواهید دید که می‌توانید به هر دستگاه کپی بروید، یک سند را اسکن کرده و آن را ایمیل کنید.
اغلب این اسناد به جای حساب کاربری واقعی از دستگاه کپی می آیند و داده های سازمان شما را در معرض خطر قرار می دهند. از دیدگاه فناوری اطلاعات، این یک نقض امنیتی در نظر گرفته می شود.
استفاده از پلتفرم مدیریت چاپ و اسکن، مانند uniFLOW یا PaperCut ، به سازمان شما امکان می دهد امنیت چاپ را بهبود بخشد و در عین حال انعطاف پذیری، مقیاس پذیری و بهره وری سازمان شما را افزایش دهد.
کاربران می توانند به صف چاپ ایمن شخصی خود دسترسی داشته باشند و از هر دستگاهی با احراز هویت مناسب (به عنوان مثال اسکن یک نشان یا وارد کردن یک پین) چاپ کنند، در حالی که کارفرمایان می توانند هزینه ها را مدیریت کرده و استفاده از چاپ را به طور موثرتری نظارت کنند.
با مدیریت چاپ ابری، دیگر لازم نیست نگران محدودیت‌های سخت‌افزار فیزیکی یا مدیریت دستگاه‌های داخلی باشید که به شما امکان می‌دهد زمان بیشتری برای تمرکز بر اهداف اصلی سازمان خود داشته باشید.
از دستگاه‌های کپی اداری خود بازدید کنید و ببینید چه تعداد از کاغذهای مختلف در بالای دستگاه‌ها رها شده یا فراموش شده‌اند. این روش معمول اداری باعث ایجاد مشکلات عمده امنیت اطلاعات می شود.
بحث وجود پرینتر بر روی هر دسکتاپ در دفتر به دلیل پیشرفت در فناوری چاپ ایمن از بین رفته است. چاپ دنبال من به سازمان ها این امکان را داده است که اندازه مناسب محل کار خود را داشته باشند و ناوگان چاپگرهای خود را به چیزی کاهش دهد که بسیار قابل مدیریت و مقرون به صرفه است.
فرصت دیگری برای تجمیع و صرفه جویی در هزینه برای سازمان های دولتی از طریق محدود کردن تعداد فروشندگانی است که چاپگرهایشان را مدیریت می کنند. اگر از فروشنده دیگری برای دستگاه‌های کپی و چاپگر استفاده می‌کنید، ادغام در یک فروشنده ردیابی هزینه و فرآیندهای شما را در هنگام بروز مشکلات ساده می‌کند و در نهایت باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان شما می‌شود.
قراردادهای ایالتی خبر خوبی برای همه نهادهای ایالتی، دولت های شهرستانی، دولت های شهری و موسسات آموزشی، از جمله کالج ها و دانشگاه ها یا K-12 است. بسیاری از قراردادهای عالی در بازار امروز موجود است.
ایالت مینه سوتا یک قرارداد تهاجمی برای دستگاه های کپی و چاپگرهای چند منظوره و همچنین برای نرم افزارهای چاپ و اسکن ایمن مذاکره کرد. مزایا عبارتند از:
این مقاله ترجمه آزاد لینک زیر می باشد.
https://www.loffler.com/blog/five-tips-to-secure-government-managed-print-services-and-printers
