سازمان‌ها مانند یک موجود زنده هستند و در طول عمر خود دوره‌های مختلف حیاط را طی می‌کنند و در هر مرحله با مشکلاتی مواجه می‌شوند که بایستی ابتدا به‌عنوان مهم‌ترین گام، مشکلات را شناسایی، آنالیز و مستند نمود و برای تحقق نیازهای کسب‌وکار و رعایت الزامات ذینفعان، راهکارهای مؤثری را تعیین کرد. این فرایند خلاصه‌ای از دانش تحلیل کسب‌وکار در سازمان است. اصطلاح گسترده دانش تحلیل کسب‌وکار مجموعه‌ای از مفاهیم، اصطلاحات و فعالیت‌هایی است که در تعامل باهم دانش تحلیل کسب‌وکار را شکل می‌دهند. استاندارد گستره دانش تحلیل کسب‌وکار BABOK به‌عنوان یک مرجع در این دانش توسط مؤسسه IIBA منتشرشده است، که هدف اصلی این استاندارد ایجاد یک درک مشترک و شیوه‌ی مناسب برای تحلیل کسب‌وکار هست؛ ازاین‌رو توسط شبکه متخصصین، مشاوران و کارشناسان حوزه تحلیل کسب‌وکار به‌عنوان یک شیوه پذیرفته‌شده و به کار گرفته می‌شود. (آکادمی تحلیل کسب‌وکار).
راهنمای بدنه دانش کسب‌وکار (BABOK Guide)، یک استاندارد شناخته‌شده جهانی درزمینهٔ تحلیل کسب‌وکار است. این راهنما به توصیف حوزه‌های دانش، کارکردها، شایستگی‌های اصلی و اساسی، تکنیک‌ها و چشم‌اندازهای مرتبط با تحلیل کسب‌وکار می‌پردازد. که دارای شش حوزه برنامه‌ریزی و پایش تحلیل کسب‌وکار، استخراج و همکاری، مدیریت چرخه عمر نیازمندی‌ها، تحلیل استراتژی، تحلیل نیازمندی‌ها،تعریف طراحی (RAAD) و ارزیابی همکاری می‌باشد.
تحلیل کسب‌وکار چیست؟
توانمندسازی یک سازمان برای تعریف نیازها و پیشنهاد راهکارها، جهت اعمال تغییراتی که برای ذینفعان آن ارزش‌آفرین باشد. تحلیل کسب‌وکار بر روی طرح‌های مبتکرانه مختلفی در سازمان انجام می‌شود. این طرح‌های مبتکرانه ممکن است استراتژیک، تاکتیکی و یا عملیاتی باشند، فرایند تحلیل کسب‌وکار ممکن است در محدوده پروژه و یا در سرتاسر سازمان و برای بهبود مستمر عملکرد شرکت انجام شود. می‌توان از آن برای درک وضعیت فعلی، مشخص نمودن وضعیت آتی و همچنین تعیین فعالیت‌ها و اقدامات لازم برای انتقال از وضعیت فعلی به آتی استفاده نمود.
تحلیلگر کسب‌وکار چه کسی است؟
تحلیلگران کسب‌وکار مسئولیت کشف، ترکیب و آنالیز اطلاعات گردآوری‌شده از منابع مختلف درون یک سازمان، شامل ابزارها، فرایندها، مستندات و ذینفعان را بر عهده‌دارند. تحلیلگر کسب‌وکار مسئول شناسایی نیازهای واقعی ذینفعان در هر سازمان می‌باشند. این کار شامل بررسی و شفاف‌سازی خواسته‌های بیان‌شده آن‌ها است، تا بدین‌وسیله مسائل زیرساختی و دلایل مرتبط با آن‌ها شناسایی شوند. تحلیلگر کسب‌وکار در هم راستاسازی و مطابقت دادن راهکارهای ارائه‌شده با نیازهای ذینفعان نقش دارد. فعالیت‌های انجام‌شده توسط تحلیلگر کسب‌وکار موارد زیر را در برمی‌گیرد.
مفاهیم کلیدی تحلیل کسب‌وکار
1. مدل مفهومی محوری تحلیل کسب‌وکار (BACCM):
مدم مفهومی محوری تحلیل کسب‌وکار، یک چارچوب مفهومی برای تحلیل کسب‌وکار می‌باشد. این مدل بیان می‌کند که تحلیل کسب‌وکار چیست و برای کسانی که کارهای مرتبط با آن را انجام می‌دهند، چه معنا و مفهومی دارد. این مدل از شش عبارت تشکیل‌شده است که برای تمامی تحلیلگران کسب‌وکار معنا و مفهوم مشترک و یکسانی دارد و به آن‌ها کمک می‌کند که هم در مورد تحلیلگری کسب‌وکار و هم در مورد ارتباطات آن، با استفاده از اصطلاحات و واژگان مشترک به گفتگو و تبادل‌نظر بپردازند.
هریک از این عبارت‌ها به‌عنوان یک مفهوم محوری در نظر گرفته می‌شود؛ شش مفهوم محوری در مدل مفهومی محوری تحلیل کسب‌وکار عبارت‌اند از: تغییر، نیاز، راهکار، ذینفع، ارزش و بستر. تمام مفاهیم مذکور هم‌تراز بوده و پرداختن به آن‌ها ضروری می‌باشد؛ هیچ مفهومی به‌تنهایی اهمیت و اعتباری فراتر از دیگر مفاهیم ندارد، این مفاهیم ابزاری هستند برای فهم انواع اطلاعاتی که در تحلیل کسب‌وکار استخراج، تحلیل و مدیریت می‌شوند.
مفاهیم کلیدی می‌توانند جهت تأمل در مورد کیفیت و جامعیت کار انجام‌شده، توسط تحلیلگران کسب‌وکار مورداستفاده قرار گیرند. در زمان برنامه‌ریزی یا اجرای یک کار یا به‌کارگیری یک تکنیک، تحلیلگران کسب‌وکار می‌توانند از طریق مطرح کردن سؤالاتی مانند موارد زیر، له نحوه اشاره و پرداختن به هر مفهوم کلیدی توجه کرده و در مورد آن تأمل کنند:
اگر هر یک از مفاهیم محوری با تغییر مواجه شوند، این موضوع موجب خواهد شد که دوباره این مفاهیم محوری و ارتباطشان با کسب ارزش را ارزیابی کنیم.
2- عبارت‌های کلیدی:
تحلیل کسب‌وکار: راهنمای BABOK، تحلیل کسب‌وکار را به‌عنوان تخصصی تعریف و توصیف می‌کند که با تعریف نیازها و پیشنهاد راهکارهایی که برای ذینفعان ارزش‌آفرین است، امکان ایجاد و اعمال تغییر در یک سازمان را فراهم می‌کند.
اطلاعات تحلیل کسب‌وکار: مجموعه وسیع و متنوعی از اطلاعات را شامل می‌شود که تحلیلگران آن‌ها را تحلیل نموده، تغییر داده و گزارش می‌کنند؛ این اطلاعات که از هر نوعی می‌توانند باشند و سطوح مختلفی از جزئیات را شمال خواهند شد، به‌عنوان ورودی یا خروجی فعالیت‌های تحلیل کسب‌وکار مورداستفاده قرار می‌گیرند. به‌عنوان‌مثال، اطلاعات تحلیل کسب‌وکار شامل نتایج حاصل از استخراج داده‌ها، موارد تعیین‌شده به‌عنوان الزام، پیشنهاد‌های ارائه‌شده به‌عنوان طرح، گزینه‌های مطرح‌شده به‌عنوان راهکار، موضوعات شناسایی‌شده به‌عنوان محدوده راهکار و رویه‌های اتخاذشده به‌عنوان استراتژی تغییر می‌باشد.
طرح: یک طرح، ارائه یک راهکار به‌صورت کاربردی می‌باشد؛ طرح بروی فهم این موضوع تمرکز دارد که چگونه یک راهکار می‌تواند منجر به خلق ارزش شود. راهکارهای ارائه‌شده می‌تواند در قالب یک مستند (یا مجموعه‌ای از مستندات) باشد و ممکن است که با توجه به شرایط به‌طور گسترده‌ای تغییر کند.
شرکت: یک شرکت، سیستمی متشکل از یک یا چند سازمان و راهکارهایی است که آن‌ها برای پیگیری مجموعه‌ای از اهداف مشترک استفاده می‌کنند. این راهکارها (که از آن‌ها به‌عنوان قابلیت‌های سازمانی هم نام برده می‌شود) می‌توانند شامل فرایندها، ابزارها و یا اطلاعات باشند.
سازمان: یک سازمان شامل گروهی از افراد مستقل می‌باشد که تحت مدیریت یک فرد یا هیئت‌مدیره، در راستای اهداف و مقاصد مشترکی کار می‌کنند.
برنامه: یک برنامه عبارت است از پیشنهادی که برای انجام دادن یا به دست آوردن چیزی ارائه می‌شود. برنامه‌ها مجموعه‌ای از وقایع، وابستگی‌های بین وقایع، ترتیب و توالی مورد انتظار، زمان‌بندی، نتایج یا خروجی‌ها، مواد و منابع نیاز و ذینفعان مرتبط را شرح می‌دهند.
الزام: یک الزام عبارت است از ارائه و بیان یک نیاز به‌صورت کاربردی. به‌عبارت‌دیگر، این تعریف بر روی فهم این موضوع تمرکز دارد که اگر یک الزام برآورده شود، امکان دستیابی به چه نوع ارزشی وجود خواهد داشت.
ریسک: ریسک عبارت است از تأثیر عدم اطمینان بر روی ارزش حاصل از اعمال یک تغییر، اجرای یک راهکار یا فعالیت یک شرکت. تحلیلگران همراه با دیگر ذینفعان به شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی ریسک‌ها پرداخته تا از این طریق موجب کاهش پیامدهای ریسک، از میان برداشتن منشأ ریسک، اجتناب کامل از ریسک از طریق عدم آغاز (یا توقف در حین انجام) فعالیتی که منجر به وقوع رخداد مرتبط با ریسک خواهد شد گردند و یا امکان سهیم شدن ریسک با دیگران، یا پذیریش آن را فراهم آورند.
3- الگوی دسته‌بندی الزامات:
در راهنمای BABOK، الزامات بر اساس الگوی زیر دسته‌بندی می‌شوند:
الزامات کسب‌وکار: عبارت‌اند از بیان اهداف، مقاصد، خروجی‌ها و پیامدهایی که دلیل آغاز یک تغییر را شرح می‌دهند. آن‌ها می‌توانند برای کل شرکت، یک حوزه کسب‌وکار، یا یک طرح مبتکرانه خاص بکار گرفته شوند.
الزامات ذینفعان: عبارت‌اند از نیازهای ذینفعان که به‌منظور دستیابی به الزامات کسب‌وکار باید برآورده شوند.
الزامات راهکار: عبارت‌اند از کیفیت‌ها و قابلیت‌های یک راهکار که الزامات ذینفعان را برآورده می‌کنند. آن‌ها سطحی از تفصیل (توجه به جزئیات) را که برای اجرا و توسعه راهکار مناسب می‌باشد را مشخص می‌کنند. می‌توانند به دو زیرگروه به شرح زیر تقسیم شوند:
الزامات کارکردی: عبارت‌اند از قابلیت‌هایی که یک راهکار برای مدیریت رفتار و مدیریت اطلاعات باید داشته باشد.
الزامات غیر کارکردی یا الزامات کیفیت خدمات: عبارت‌اند از الزاماتی که به‌طور مستقیم با نحوه عملکرد راهکار موردنظر مرتبط نیست، اما شرایطی را بیان می‌کنند که تحت آن‌ها یک راهکار باید مؤثر باقی بماند یا کیفیت‌هایی را شرح می‌دهند که یک راهکار باید داشته باشد.
الزامات گذار: عبارت‌اند از قابلیت‌هایی که یک راهکار باید داشته باشد و شرایطی که آن راهکار باید برآورده سازد تا امکان انتقال از وضع موجود به وضع مطلوب آتی فراهم و تسهیل گردد؛ اما بعد از تکمیل چرخه عمر تغییر موردنظر، دیگر نیازی به آن‌ها نیست. الزامات گذار به موضوعاتی مانند تبدیل داده و اطلاعات، آموزش و تداوم کسب‌وکار اشاره دارند.
4- ذینفعان:
هر کاری شامل یک لیست از ذینفعانی است که احتمالاً در آن کار مشارکت خواهند داشت و یا آن‌هایی که تحت تأثیر پیامدهای حاصل از انجام آن کار خواهند بود. یک ذینفع، شخص یا گروهی است که یک تحلیلگر کسب‌وکار به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم با آن تعامل دارد.
لیست کلی ذینفعان شامل نقش‌های زیر است:
تحلیلگر کسب‌وکار: تحلیلگر کسب‌وکار به‌طور ذاتی در تمامی فعالیت‌های تحلیلگری کسب‌وکار یک ذینفع به‌حساب می‌آید. راهنمای BABOK، به‌عنوان یک پیش‌فرض مسلم، تحلیلگر کسب‌وکار را برای اجرای این فعالیت‌ها مسئول و پاسخگو می‌داند.
نکته: یک شخص ممکن است که به‌تنهایی بیش‌تر از یک نقش را بر عهده بگیرد.
مشتری: یک مشتری محصولات و خدمات شرکت را مورداستفاده قرار می‌دهد که دارای حقوقی می‌باشد و شرکت موظف است آن‌ها را در نظر بگیرد و برآورده کند.
خبره حوزه موردنظر: یک خبره در حوزه موردنظر، شخصی است که در ارتباط با نیاز کسب‌وکار یا محدوده راهکار دارای دانشی عمیق می‌باشد. این شخص می‌تواند درون سازمان یا بیرون سازمان باشد.
متخصص اجرایی موضوع موردنظر: یک متخصص اجرایی، ذینفعی است که در ارتباط با اجرای یک یا تعداد بیش‌تری از اجزاء راهکار موردنظر دارای دانش تخصصی است؛ شامل: مسئول مستندسازی مدارک پروژه، مدیر تغییر، توسعه‌دهنده، آموزش‌دهنده، مشاور تغییرات سازمانی و غیره.
پشتیبانی عملیاتی: پشتیبانی عملیاتی مسئول مدیریت و نگهداری از سیستم و محصول است؛ شامل: تحلیل عملیات، تحلیل محصول، مدیریت ترخیص و غیره.
مدیره پروژه: مسئول مدیریت کارهای موردنیاز، جهت ارائه راهکاری است که نیازهای کسب‌وکار را برآورده می‌کند است. وی همچنین باید اطمینان حاصل کند که اهداف تعیین‌شده در ارتباط با عوامل پروژه، شامل محدوده، بودجه، زمان‌بندی، منابع، کیفیت و ریسک آن برآورده شود.
قانون‌گذار: قانون‌گذارها مسئول تعریف و اجرای استانداردها هستند، استانداردها می‌توانند به‌وسیله قانون‌گذاران و از طریق دستورالعمل‌های مدون و یا استانداردهای تعریف‌شده به‌وسیله مراکز تعیین شایستگی بر روی راهکارهای سازمانی اعمال شوند؛ در این رابطه، نقش‌های گوناگونی مانند حکمرانی، بدنه قانون‌گذاری و ممیز قابل‌تعریف است.
مدیر اجرایی: مسئول آغاز تلاش برای تعریف یک نیاز مرتبط با کسب‌وکار و همچنین توسعه راهکاری که آن نیاز را برآورده کند، هستند. آن‌ها کار موردنظر را جهت اجرا، تفویض می‌کنند و بودجه و محدوده طرح مبتکرانه را کنترل می‌نمایند.
تأمین‌کننده: یک تأمین‌کننده، ذینفعی خارج از مرزهای یک سازمان یا واحد سازمانی می‌باشد. تأمین‌کنندگان محصولات و خدمات موردنیاز را برای سازمان فراهم می‌کنند که دارای حقوقی هستند که باید از طرف سازمان موردتوجه قرار بگیرد.
آزمونگر: آزمونگر اطمینان حاصل خواهند نمود که راهکار موردنظر استانداردهای کیفی قابل‌اجرا را برآورده می‌سازد و اینکه ریسک وجود نقص یا عدم موفقیت را شناسایی کرده تا به کمترین میزان ممکن کاهش یابد. شامل: تحلیلگر تضمین کیفیت.
محمد رشیدی - 15 شهریور 1400
rashidinotes.ir
