اسکرام فرشته ی نجات یا مرگ

بعد از داغ شدن بحث scrum و agile بین شرکتهای ایرانی، بسیاری از شرکت ها از این رویکرد استقبال کردند و سریعاً دست به کار تغییرات و تحولات در سازمان های خود شدند. اما در ادامه ی این روند تغییر و تحول، چه اتفاقاتی برای شرکت ها و موسسات افتاده است؟ آیا به جایگاه اصلی و مورد انتظار خود رسیده اند و یا گره ای بزرگتر از گره های قبلی بر فرآیندهای تولید محصول شرکتها زده شده است؟ یکی از مهم ترین سوال هایی که می توان پرسید، اینکه در ازای تغییر رویکرد سازمان و موسسات (به اجایل و به طور خاص متدولوژی اسکرام) چه امکانات و یا خدماتی را بدست آورده و چه چیزهایی را از دست داده اند؟

در بیانیه ی توسعه ی نرم افزار اجایلAgile Manifesto ، در بند اول به روابط بین افراد اشاره می کند (افراد و تعاملات بالاتر از فرآیندها و ابزارها.) انسان ها در جامعه و کار تیمی با روابطشان شناخته و رتبه بندی می شوند. با تسهیل گری در این مورد، افراد را از فضای مکاتبات و بروکراسی های اداری و مدرک سازی ها (بند سوم Agile manifesto، نرم افزار کارکننده بالاتر از مستندات جامع) جدا کرده و به عبارتی درصدد کاهش دست به دست شدن یا hands-off شدن اطلاعات می باشند؛ که با مذاکرات رو در رو و با کمترین مدارک و مستندات، مسائل و مشکلات در کوتاه ترین زمان های ممکن بررسی و برطرف گردند؛ این روابط و داد و ستدهای اطلاعاتی در رویدادهای اسکرامی قابل انجام می باشند. اما این جلسات تکرار شونده ی روزانه، نشستن نفرات تیم در یک اتاق (منظور استقرار نفرات در قابل دسترس ترین نقطه می باشد)، فعالیت در کنار یکدیگر، و این تسهیل سازی چه مزایا و معایبی دارد؟

نقدی که همیشه به اسکرام وارد بوده، تعداد زیاد جلسات در یک اسپرینت، و چینش تیم کاری در یک فضای نزدیک بهم جهت تسهیل دسترسی به یکدیگر، که موجب تداخل در تمرکز نفرات تیم می شود، می باشد.

نظرات یکی از نفرات تیم اسکرامی که دائماً از این موضوع ها شاکی می باشد، "افراد باید دائماً در جلسات تیم شرکت کرده و در زمان صحبت در خصوص task های انجامی و یا pair programming، تمرکز سایر افراد تحت تاثیر قرار گرفته و در نهایت از کیفیت کاری آنها کاسته خواهد شد."

در ادامه بر روی این موارد، نقد و بررسی کوتاهی خواهیم داشت (تمرکز این نوشتار بر روی متدولوژی اسکرام می باشد) و مشاهده خواهیم کرد که عدم تمرکز چه مسائل و مشکلاتی را می تواند به همراه داشته باشد و پس از آن راه حلی که برای این موضوع می توان استفاده کرد، چیست؟ و در نهایت اینکه اسکرام به کمک تیم ها آمده است و یا اینکه مشکلی علاوه بر مشکلات قبلی، در تیم های کشور ما ایجاد کرده است، و یا پیاده سازی اشتباه در برخی از تیم ها موجب چنین اتفاقی شده است؟
برای روشن تر شدن موضوع عدم تمرکز، به سراغ مثالی بسیار آشنا برای تمامی نفرات، خواهیم رفت که زبان مشترکی از تعریف عدم تمرکز و یا اختلال تمرکز داشته باشیم.

در بحبوحه و یکه تازی و جذابیت های دنیای مجازی، که اساس ایجاد سرگرمی و کوتاه شدن فاصله ها، راحتی و قابل دسترس بودن روابط افراد، مقداری سرک کشیدن در زندگی سایرین که به اشتراک گذاشته می شود،(که این مورد برای ما جذابیت های خاص خودش را دارد) را برای ما فراهم آورده است، و باعث هر چه جذاب تر شدن این شبکه های اجتماعی شده، تا جایی که تقریباً زمان زیادی از ساعات زندگی روزمره ی افراد را درگیر خود کرده است.

تقریباً فردی را نخواهیم یافت که در حال حاضر دوستی بهتر از گوشی تلفن همراه خود داشته باشد! همه ی دوستان و شبکه های ارتباطی را در آن داشته و با کوتاه ترین مسیر و کمترین میزان انرژی به انواع و اقسام اطلاعات دست پیدا می کنیم.

در جمع دوستان اگر موضوع بحث برای ما جذاب نباشد، به محض اینکه حوصله مان سر می رود، در زمانی که فیلم نگاه می کنیم، زمانی که غذا می خوریم، و غیره، تلفن همراهمان در کنارمان بوده و جزو جدانشدنی بسیاری از افراد شده است؛ و در کوتاه ترین فرصت های بدست آمده، نگاهی به تلفن همراه خود خواهیم انداخت که مبادا از اطلاعات و دنیای خارج و مجازی جا بمانیم!(توهم در جزیان امور قرار گرفتن گرفته ایم!) که نکنید یکی از افراد در دنیای مجازی موردی را به اشتراک گذاشته باشد و یا برای ما ارسال کرده باشد، و ما آن را از دست بدهیم!
اما آیا این شبکه های مجازی واقعاً کمکی برای ما خواهند بود و یا بی صدا و آرام آرام اتفاقاتی زیر پوست افراد در حال رخ دادن می باشد که می تواند تاثیراتی را بر زندگی و کار آنها داشته باشد؟

شاید اولین مشکلی که این شبکه های اجتماعی برای ما به ارمغان خواهند آورد عدم تمرکز و توجه، باشد. با مشاهداتی که از تاثیر شبکه‌های اجتماعی بر زندگی و کار روزمره‌ی مردم در اطراف خود داشته باشیم، متوجه عدم تمرکز و گذرایی سریع افراد از تمامی اتفاقات در زندگی روزمره ی آنها خواهیم شد به طوری که تمرکز بر روی موضوعی خاص تقریباً غیرممکن شده است. همه ی کارها را سریع و با عجله و سطحی انجام می دهیم تا فرصتی ایجاد کرده و به شبکه های اجتماعی خود سری بزنیم.

- دنبال فرصتی هستیم که حوصله مان سر برود و سراغ دنیای مجازی برویم.

به عنوان مثال برای عدم تمرکز و عدم حوصله برای کارهای زمانبر و عمیق؛ حوصله ی خواندن متن های بلند، کتاب، روزنامه و مجله، برای افراد از بین رفته و بیش از چند خط حوصله ی خواندن را نداریم، حتی در شبکه های اجتماعی نیز حوصله ی این متون بلند را نداریم و گاهاً با یک نگاه کوتاه اگر متنی را بلند تصور کنیم، حتی شاید به متن خلاصه ی آن نیز نپردازیم.

به همین علت، کانال ها و گروه های مفیدی که گاهاً در شبکه های اجتماعی وجود دارد از استقبال زیادی برخوردار نبوده و مشاهده می شود که عضویت در کانال ها و گروه هایی که متن های تحلیلی دارند، کمترین طرفدارها را نیز به خود اختصاص داده، مگر در مواردی که مجبور به حضور در آن گروه ها هستیم مانند مباحث کاری یا مباحث مالی که جذابیت و نیاز افراد می باشد. که آن هم بسیار کوتاه و صرفاً جهت رفع نیاز می باشد.

خیلی سریع به دنبال مصرف کردن موضوعات و سرگرمی ها هستیم بدون اینکه در گذر زمان آنها با این مسائل حتی خیلی کوتاه موضوع آنها را درک کرده باشیم. انسان های مصرف گرایی شده ایم که به دنبال تمام کردن به هر نحوی که شده است، هستیم. حتی انسان ها و عواطف آنها را نیز مصرف می کنیم و دور می اندازیم!
به عنوان مثالی دیگر، اینستاگرام؛

همانطور که می دانید اینستاگرام یکی از موفق ترین شبکه های اجتماعی در جذب افراد بوده است به طوری که تقریباً تمامی افراد یک حساب کاربری در این شبکه دارند و وابستگی به این شبکه در برخی افراد آنقدر زیاد شده است که روزانه ساعات زیادی را در این شبکه سپری کرده و لحظه لحظه ی زندگی خود را چه در محل کار و چه در خانه و حتی مسیرهای حرکتی خود به اشتراک می گذارند.

البته اشاره به این موضوع که اینستاگرام در ابتدا محلی برای به اشتراک گذاری عکس ها بود و در ادامه بعد از جذابیت و استقبال بین کاربران، این شبکه ی اجتماعی تصمیم بر لحاظ کردن کلیپ های کوتاه نمود (شاید از زودگذر و سطحی نگر بودن افراد آگاه بود که تصمیم گرفت در گام اول کلیپ هایش بیش از یک دقیقه نباید باشد_نیاز مشتری و بازار آن را به خوبی درک کرده بود) بعد از عادت افراد به مشاهده ی کلیپ های کوتاه و عادت دادن کاربران به دیدن ویدئو (در فضایی که برای به اشتراک گذاری عکس در نظر گرفته بود)، با اضافه کردن IGTV که ویدئوهایی با زمان بالاتر، نیز تصمیم بعدی خود را اجرایی کرد.

شناخت بازار و نیاز مشتری در اینستاگرام به بهترین شکل ممکن در حال انجام می باشد و حتی به مرحله ای رسیده است که نیاز مشتری را نیز خود تعریف کرده و به مشتری القا می کند. دقیقاً به این موضوع که مشتری نمی داند چه نیازی دارد رسیده است. (به یکی از بهترین روش های توسعه ی محصول رسیده است)

نظر برخی از کابران اینستاگرام: "زمان استفاده از اینستاگرام، انقدر جذابیت های زیادی در این شبکه وجود دارد که گذر زمان را اصلاً متوجه نمی شویم. اما در زمان فعالیت های دیگر این جذابیت برای انجام کار وجود ندارد و سعی می کنیم سریع کارهایمان را تمام کنیم تا به علایق و جذابیت های دیگر مانند شبکه های اجتماعی برسیم."

اینستاگرام یک نمونه ای از تمامی این شبکه های اجتماعی می باشد؛ در سایر شبکه ها نیز همین موضوع را می توان تعمیم داد؛ تلگرام، واتس اپ، تیک تاک، ایمیل، و غیره.

این موارد (به طور مثال شبکه های اجتماعی) نشان از عدم تمرکز افراد بر روی کار خود، به علت داشتن مشغله های جذاب سطحی خیلی زیادی که دائماً باید به آنها رسیدگی کنند، را دارد. عمیق شدن در موضوع ها سخت شده زیرا باعث جدا شدن افراد از این لذات زودگذر می شود و نیاز به مطالعه و تفکر عمیقی دارد، شاید به این دلیل کمتر کسی دنبال مباحث عمیق می باشد. در ادامه بحث کار عمیق را بیشتر توضیح خواهیم داد.

مثال بالا برای روشن شدن موضوع عدم تمرکز و عدم تخصیص زمانی مشخص به یک فعالیت خاص به جهت عمیق شدن در موضوع، بدون هیچ خلل برهم زننده ی تمرکز (مانند شبکه های اجتماعی و موارد برهم زننده ی تمرکز)، بیان شده است تا تعریف مشترکی از آن داشته باشیم که وقتی صحبت از عدم تمرکز می شود، بدانیم دقیقاً به چه مواردی اشاره می کنیم.

با توجه به توضیحات بندهای بالا دو تعریف در ادامه خواهیم داشت: تعریف کار سطحی . تعریف کار عمیق ؛

کار سطحی:

کارهایی هستند که از نظر شناختی چالش برانگیز نیستند و در زمان عدم تمرکز انجام می شوند. این کارها ارزش جدیدی در جهان ایجاد نمی کنند و به راحتی تکرار و جایگزین می شوند.

با توجه به تعریف کار سطحی، می توان درک کرد که چه اتفاقی برای کاربران شبکه های اجتماعی در حال رخ دادن است، اینکه شبکه های اجتماعی ذائقه ی افراد را از تمرکز و عمیق شدن در مباحث را، از بین می برد. افراد علاقمند به کارهای سطحی می شوند زیرا علاوه بر جذابیت های خود، انرژی کمتری از افراد خواهد گرفت. این همان اتفاق خطرناکی است که در زیر پوست افراد آهسته آهسته در حال رخ دادن می باشد. تغییر خلقیات افراد از کار عمیق (که سابقاً به علت کمتر بودن عوامل حواس پرتی بسیار وجود داشت) به کار سطحی می باشد. افزایش استرس، اضطراب، کیفیت پایین محصولات و مواردی از این دست در حال اتفاق افتادن می باشد.

- در حال حاضر نیز ساعت های هوشمند، در دسترس بودن افراد را راحت تر کرده و بیشتر بر عدم تمرکز افراد دامن خواهد زد.

در مقابل کار سطحی، عبارتی با نام کار عمیق نیز وجود دارد. حال تعریفی از کار عمیق داشته باشیم که کار عمیق به چه کاری گفته می شود؟

کار عمیق:

به کاری گفته می شود که با مدت مشخص بدون عوامل برهم زننده ی تمرکز بتوان روی یک موضوع خاص کار و مطالعه کرد، کار عمیق، فعالیت های حرفه ای که در حالت تمرکز بدون خدشه و یکپارچه انجام می پذیرد و قابلیت شناختی تان را افزایش می دهند. این تلاش ها، باعث ایجاد ارزش های جدید می شوند و مهارت های شما را بالاتر می برند و تکرار کردنشان کار آسانی نیست.

- برای بیرون کشیدن تمام قطرات عصاره ی ارزش های شما از ظرفیت فعلی ذهنی تان، باید کار عمیق را در پیش بگیرید. که تلاشی برای سرآمد شدن در رشته ای خاص می باشد.

مقوله ی کار عمیق آنقدر در این بین فراموش شده که احساس این خطر، باعث بودجود آمدن کتابی در این زمینه توسط کال نیوپروت با نام کار عمیق شده، که درباره ی قواعدی برای کسب موفیقتِ متمرکز در دنیای پر هرج و مرج امروزه نوشته شده است.

خلاصه ای از کتاب کار عمیق نوشته ی کال نیوپورت؛

در دنیای امروز با گسترش اینترنت و شبکه‌های اجتماعی، بخش عمده‌ای از زمان مفید روزانه‌ی هرکس در گشت‌‌و‌گذار در صفحات اینترنتی یا شبکه‌های اجتماعی صرف می‌شود. میزان اعتیاد به فضای مجازی به حدی رسیده است که تمرکز بر کارهای روزمره برای بسیاری دشوار و گاهی ناممکن شده است. در دسترس و پاسخ‌گو بودن اگرچه در ابتدا جذاب و لذت‌بخش بود اما با گذشت زمان آثار نامطلوب خود را نشان داد؛ آنچنان که در تمام لحظات بخشی از ذهن افراد به تلفن همراه خود و پیام‌های دریافتی در شبکه‌های اجتماعیشان معطوف شده است.

کال نیوپورت در کتاب کار عمیق سراغ همین وضعیت رفته است و یادآوری می‌کند حواس‌پرتی که از پس تمرکز بر استفاده از شبکه‌های اجتماعی می‌آید، باعث انجام سطحی کارها می‌شود. كال نيوپورت با بررسی این موضوع، راه‌حل‌هایی برای مدیریت استفاده از فضای مجازی پیشنهاد داده است. راه‌حل‌هایی که خواننده‌ی کتاب کار عمیق را به افزایش بازدهی و انجام کارهای عمیق و ارزشمند برساند.

جهت تاثیر گذار بودن هر چه بیشتر کتاب کار عمیق، آقای کال نیوپورت در ابتدا نمونه ای افرادی که کار عمیق انجام داده و دستاوردهای آنها را بیان کرده است: (برای اطلاعات بیشتر پیشنهاد می شود نام افراد را حتماً googleکرده تا دستاوردهای آنها را بهتر بشناسیم)

1. کارل یونگ: بعضی از معروفترین مفاهیم روانشناسی را ابداع کرده‌است.

2. وودی آلن: نویسنده کارگردان معروف در چهل و چهار سال بین 1969 تا 2013 تعداد چهل و یک فیلم نامه نوشت و کارگردانی کرد که بیست و سه بار نامزد دریافت جایزه ی اسکار شد.

3. پیتر هیگر برنده ی جایزه ی نوبل

4. جی کی رولینگ نویسنده ی کتاب های هری پاتر

5. بیل گیتس مدیر عامل شرکت مایکروسافت

6. نیل استیونسن نویسنده ی آمریکایی

به طور خلاصه در کار عمیق باید: (اقداماتی که در رویدادهای اسکرامی به شدت پیشنهاد می شوند)

- روی امور به شدت مهم تمرکز کنید.

- بر اساس معیارهای متقدم عمل کنید.

- تابلوی امتیازات مشوق داشته باشید.

- برنامه ی بازخواست و پیگیری منظم‌ داشته باشید.

در اینجا با تعریف بالا به موضوع اصلی نوشتار خود می رسیم، انطباق کارهای سطحی و عمیق با مباحث اسکرام:

رویدادهای اسکرام (مخصوصاً جلسات) و روابط بین افراد نیز می تواند همین نقش کارهای سطحی را برای کارکنان داشته باشد به طوری که مانند شبکه های اجتماعی دائماً ذهن را درگیر کرده و امکان تمرکز و تخصیص زمانی مشخص و معین را برای انجام فعالیت ها را از افراد سلب نماید.

- این نکته را مدنظر داشته باشیم که اسکرام ذاتاً مشکلی ندارد زیرا آزمایش های خود را پس داده و نتایج درخشانی را نیز نشان داده است اما گاهاً انتخاب اشتباه روش برای توسعه ی محصول (برای انتخاب روش های اجایل باید انطباق محصول را در نمودار زیر بررسی کرد)، نحوه ی پیاده سازی اشتباه در زمان نوپایی تیم اسکرام، و مواردی از این دست، باعث برهم خوردگی این نتایج خواهد شد.

نفرات تیم توسعه معمولاً از برگزاری تعداد زیاد جلسات طی یک اسپرینت شکایت دارند، در حالیکه در مقابل آنها اسکرام مسترها هستند، که به دنبال هماهنگی و کارایی بیشتر، رفع نواقص و کاهش دست به دست شدن اطلاعات hands-off با برگزاری این جلسات می باشند تا انتقال اطلاعات بهتر و بدون کم و کاست اتفاق بیافتد. اما هماهنگی بین این تضادها یکی از وظایف اصلی اسکرام مستر می باشد که بتواند محیطی را برای تیم اسکرامی خود بودجود آورد که بتوانند با تمرکز کامل بر روی فعالیت های خود کار کنند.

برای مثال، اسکرام مسترها باید میزان کارایی افراد، میزان رضایت، میزان کار تیمی افراد، میزان احساس مسئولیت افراد نسبت به مشکلات محصول و رفع آن، میزان احساس مالکیت محصول، و مواردی از این دست را در بین نفرات تیم سنجیده و بهینه نمایند.

- راهکارهای بسیاری برای این موضوع وجود دارد که طی چند روز گذشته نیز مباحثه ای از آقای اسد صفری در اینستاگرام در خصوص مواردی که در بند بالا بیان شد توضیحاتی داده اند. پیشنهاد می شود این برنامه را در اینستاگرام opentalks_irمشاهده فرمایید.

به طور خلاصه سرفصل های مباحثه به صورت تیتروار به شرح زیر می باشد:

i. توجه به نفرات تیم

ii. عدم قطعیت

iii. اختیار عمل

iv. مرتبط بودن با دیگران

v. دامنه

برای افزایش میزان مشارکت و احساس مالکیت و مسئولیت نسبت به محصول تیم، باید تیم را در قبال تصمیم ها و عواقب آن مسئول ساخت. این مورد را در کتاب Skin in the game با ترجمه ی فارسی پوست در بازی نوشته ی "نسیم نیکولاس طالب"، می توان مطالعه کرد.

متن زیر برگرفته از کتاب Skin in the game :

1. برای عدالت اجتماعی روی تقارن و به اشتراک گذاشتن ریسک تمرکز کنید. شما نمی‌توانید سود به دست آورید و ریسک را به دیگران منتقل کنید، همان طور که بانکدارها و شرکت‌های بزرگ همین کار را می‌کنند. شما نمی‌توانید بدون قبول مسئولیت ریسک‌های خودتان و پرداخت ضررهایتان ثروتمند شوید. اجبار به داشتن پوست در بازی بهتر از هزاران قانون و ضابطه این عدم تقارن را حل می‌کند.

2. قوانین اخلاقی جهان شمول نیستند. شما عضو گروهی بزرگ‌تر از خودتان، اما همزمان کوچک‌تر از کل بشریت هستید.

3. اقلیت، و نه اکثریت، بر جهان حکمرانی می‌کنند. جهان نه توسط توافق عام، بلکه توسط اقلیت لجوجی که سلایق و اخلاق خودشان را بر دیگران تحمیل می‌کنند اداره می‌شود.

4. شما می‌توانید یک روشنفکرِ در عین حال احمق باشید. «احمق‌های تحصیل کرده» در مورد همه چیز از استانلیسم تا عراق و رژیم‌های کم‌کربوهیدرات اشتباه می‌کرده‌اند.

5. مراقب راهکار پیچیده (که کسی حقوق گرفته تا آن‌ها را پیدا کند) باشید. یک هالتر ساده بهتر از دستگاه‌های بدن‌سازی گران می‌تواند عظله بسازد.

6. دین واقعی نوعی تعهد است، نه صرفاً یک باور. این که چقدر به چیزی باور دارید صرفاً توسط میزان ریسکی که حاضرید برایش قبول کنید نشان داده می‌شود.

پیشنهادهایی برای ادامه ی راه حل های عدم تمرکز در تیم های اسکرامی:

تخصیص زمانی جهت انجام کار عمیق در تیم ها.

برگزاری جلسات در کوتاه ترین زمان های ممکن با رعایت time farmeهای استاندارد.

بررسی مجدد نحوه ی چینش نفرات تیم در یک اتاق.

- گاهاً نیاز است افراد جهت تمرکز بیشتر در اتاق های خود مشغول به کار باشند، اما جهت دسترسی راحت تر به یکدیگر همگی نفرات در امتداد یک راهرو مستقر خواهند شد تا دسترسی آنها به یکدیگر به راحت ترین شکل ممکن باشد. و حتی در مسیرهای روزانه ناخودآگاه با یکدیگر روبرو شده و بتوانند در خصوص موارد کاری خود مذاکره داشته باشند.

درک و کاهش استرس و نگرانی نفرات تیم.

- اپیدمی نگرانی از کاهش ارزش سرمایه های زندگی افراد در وضعیت کنونی جامعه، که نفرات را درگیر اپیدمی های حفظ ارزش سرمایه ی خود از طریق مشارکت در بازارهای بورس، ارز، طلا و خودرو کرده است.

افزایش حس هم تیمی بودن و کار تیمی در افراد.

افزایش درک متقابل افراد و ایجاد زبان مشترک.
به فراخور هر تیم این روش ها و راهکارها می تواند متفاوت بوده و کم و زیاد شوند. باید تیم خود را به بهترین شکل ممکن شناخت و همراهی کرد.

کتاب های معرفی شده در خلال متن، امکان افزایش بهره وری تیم ها را برای اسکرام مسترها فراهم خواهد کرد و پیشنهاد به مطالعه ی کتاب و یا گوش دادن به پادکست های زیر که در این خصوص تهیه شده است، می شود.

پادکست کار عمیق :

https://bpluspodcast.com/archives/%da%a9%d8%a7%d8%b1-%d8%b9%d9%85%db%8c%d9%82/

پادکست Skin in the game :

https://bpluspodcast.com/archives/%d9%be%d9%88%d8%b3%d8%aa-%d8%af%d8%b1-%d8%a8%d8%a7%d8%b2%db%8c/

نکته ی دیگری را که باید مدنظر داشته باشید، باید نفرات تیم را به سوی خود سازماندهی کشاند به طوریکه بدون نظارت نفرات، بتوانند بهترین تصمیم ها را گرفته و بهترین عملکرد خود را داشته باشند.

در این خصوص در مباحث بعدی صحبت خواهد شد.

ممنون خواهم شد پیشنهادات و انتقادات مفید و سازنده ی شما را دریافت کنم.

با سپاس

رسول نفری