گاهی کارهایمان را به بهترین شکل ممکن انجام می دهیم اما خروجی چیزی نیست که انتظارش رو داشته باشیم. موضوع کمبود دانش نیست بلکه اشتباه های کوچک یا به عبارتی بی عرضگی (به بهترین شکل ممکن برداشت شود) است. استخدام بهترین نفرات برای انجام کار گاهاً خروجی های کاملاً به درد نخوری خواهد داشت. در اینجا اون بی عرضگی اس که اتفاق میافتد. حالا چطوری میشه با این بی عرضگی مقابله کرد؟
- اگر در طول مسیر بهترین شکل ممکن رانندگی کنی اما توی یه صحنه اگر به موقع فرمون رو نچرخونی، یک اتفاقی برات می افته، اونجاس که بهت می گن بی عرضه بودی! چرا مگه بهترین خودت نبودی؟ پس چرا این همه خوبی و درستی رو ندیدن و فقط اون اشتباه منو دیدن؟ گاهی اون اشتباه به قیمت جون برخی از افراد هم تموم میشه اما ته ذهنمون اینه که من بهترین خودم و بهترین اون جمع بودم حالا یکجا اشتباه کردم و انسان جایزالخطاس :)
یک تیم جراحی که بهترین های خودشون هستند رو در نظر بگیرید، اما گاهی با اینکه به بهترین شکل کارهاشون رو انجام دادن اما خروجی اون چیزی که انتظار دارن نمیشه، مشکل از کجا بوجود اومده؟ کجای مسیر رو اشتباه رفتن که این اتفاق افتاده؟ معمولاً این شکست ها نتیجه ی چند اشتباه خیلی خیلی کوچیک هستش.
توی کتاب چک لیست آقای آتول گوانده، سعی کردند این اشتباهات کوچیک رو به یک روشی حل کنند. این اشتباهات معمولاً اشتباه های تکراری بودند که توی هر دوره اتفاق می افتاده، اومدن براش یک چک لیست معرفی کردند.
مثال: زمانی که با آمبولانس برای یک مجروح تماس گرفته میشه، زمانیکه مجروحی را برای انتقال به بیمارستان سوار می کنن، با یک چک لیست نیازمندیهای متناسب با بیمار رو بررسی می کنند. معمولاً این کار رو هم یک اپراتور ساده انجام میده.
فرض کنید ما به عنوان تیم اورژانس اون شهر، بهترین تیم هستیم و کار خودمون رو هم به بهترین حالت ممکن انجام دادیم، خیلی سریع به بالای سر بیمار رسیدیم، اقدامات اولیه رو انجام دادیم و سریع در امن ترین حالت ممکن مجروح رو به بیمارستان انتقال دادیم.
اینکه بیمار تصادف کرده باشه یا بیماری که خودکشی کرده باشه، نیازهای متفاوتی رو در بیمارستان خواهند داشت. فکر کنید اگر فردی رو که تصادف کرده به سرعت تمام به نزدیکترین بیمارستان که یک زایشگاه هستش انتقال بدیم چه اتفاقی می افته؟ یا بیماری رو که خودکشی کرده ببریم به نزدیکترین بیمارستان، اتفاقاً بیمارستان درستی هم بردیم اما دکتر شیفتش نیست! (به هر دلیلی)
اینجا اگر ندونیم که مجروح رو باید به کدوم بیمارستان ببریم، و یا اینکه اصلاً می دونیم کجا باید ببریم اما در حال حاضر اون بیمارستان به هر دلیلی امکان ارائه ی خدمات لازم رو به مجروح ما نداره؛ باعث میشه مجروح ما به علت یک عدم هماهنگی کوچیک یه بلایی سرش بیاد!
اومدن این مشکل ها رو با یک چک لیست بررسی کردند که اگر یک چک لیست دائماً کنار دستمون باشه و توی هر اتفاق سریع یه سری هماهنگی و اطلاعات رو رد و بدل کنیم چه اتفاقی می افته؟ البته موضوع خیلی ساده ای نیست.
معمولاً چک لیست نوشتن برای کارهای روتین خیلی کار سختیه. همیشه مقاومت از طرف نویسنده وجود دارد چون می دونه چه کار بزرگی باید انجام بده تا تمامی جوانب رو ببینه و بنویسه اما این نکته رو هم لازمه بدونیم که گاهی بدون انجام یک مرحله، احتمال داره کل کار رو خراب کنیم.
- شاید اون کلیپ رو که پدر از بچه هاش میخواد دستورالعملی برای مالیدن کره و مربا روی یک تکه نان تست بنویسند، رو دیده باشید. (از لینک زیر نگاه کنید.) سختی نوشتن یک کار روتین رو می بینیم.
https://www.aparat.com/v/UyOh3
به طور مثال بیایید یک تمرین برای این موضوع انجام بدیم؛ یک چک لیست برای آیتم هایی که برای خارج کردن ماشین به حالت دنده عقب از پارکینگ دارید رو بنویسید و به دست فردی بدید که اولین باره داره این کار رو می کنه، آیا می تونه سالم ماشین رو ببره بیرون؟
می بینید چقدر سخته!
یا مثلاً کیک پختن، به جای بیکینگ پودر یه مواد دیگه ای رو توی مواد کیک بریزیم! نتیجه چی میشه؟
اینها معمولاً مواردAll or non هستند یعنی یا همه چی یا هیچی... یعنی اگر یک مرحله اش اشتباه بشه کل کار زیر سوال میره! اگر دنده عقب آینه ی سمت راستی رو به موقع چک نکنه و بزنه به یه مانع مل مراحلش باطله (فکر کن یه بنز Maybach S580 باشه) یا اینکه در حین عمل یک قیچی کوچیک توی بدن بیمار جا بمونه؛ نمیشه بگیم اشکال نداره این که چیزی نیست که!
حالا نوشتن این چک لیست چقدر مگه قراره مارو کمک کنه؟ این که هر روز یه سری آیتم تکراری رو تیک بزنیم چه اتفاقی قراره بیافته؟ این تکرار واقعاً کار مارو بهتر میکنه؟
یک مثال توی کتاب چک لیست آقای آتول گوانده، برای نتیجه ی استفاده از چک لیست در تیم جراحی رو ببینید:
- کاهش عمومی مشکلات پس از جراحی 36 درصد/ کاهش مرگ و میر 47 درصد /کاهش عفونت 50 درصد/ کاهش خون ریزی پس از جراحی 52 درصد؛
انقدر این اتفاقات بزرگ بودند که افرادی که این چک لیست رو نوشته بودند فکر کردن حتماً اشتباهی رخ داده وگرنه انقدر بهبود نمی تونه کار یک چک لیست ساده باشه! دوباره بررسی کردند و دیدند نه، واقعاً اثرات خیلی شگفت انگیزی داره!
همین کارهای کوچیک می تونه جون بسیاری از افراد رو از خطرات جراحی نجات بده و برای ما اسکرام مسترها با این کار مراقب هدفمون توی تیم هستیم که گم نشه و همیشه مطمین باشیم که همه در راستای همون هدفی که توافق شده در حال حرکت هستیم، می تونه خیلی کمک کننده باشه. گفتم سخته ام شدنیه.
مثلاً نیازمندی های لازم برای انجام یک تسک جدید رو در نظر بگیرید و موارد بالا رو توش تعمیم بدید.
بیاییم یکبار دیگه گزارش های تیم های اسکرامی رو چک کنیم چه اتفاقیه که توی هر دوره به یه شکلی داریم می بینمیش که باعث کاهش کیفیت کاری تیم میشه؟ (به رسم اسکرام مسترها نباید جواب رو داد باید تیم رو هدایت کرد که خودش به این تجربه و جواب برسه)
چندتا نکته ی دیگه توی این کتاب در خلال کارهاشون متوجه شدند؛
تیم سازی؛ بررسی کردند و دیدند که اگر تیم جراحی که با یکدیگر آشنا باشند (یعنی چند باری کنار هم جراحی داشته و همدیگر رو می شناختن) عملکرد بالاتری نسبت به تیمی که هربار در حال تغییر باشند، دارند.
نیاز به تیم سازی توی کارهای تیم اسکرامی هم خیلی به چشم می خوره، که اگر افراد در کنار هم تجربه های کار تیمی رو داشته باشند به وضوح میزان اعتماد و متعاقباً عملکرد تیم میزان چشم گیری خواهد بود. پس خیلی نباید به ساختار تیم دست زد و اجازه داد تیم در کنارهم بهترین خودشون باشن به عنوان اسکرام مستر فقط کمک می کنیم که بهترین خودشون باشن و با بقیه مقایسه نمی کنیم شون بلکه با اسپرینت قبلی و قبل ترهای خودشون مقایسه می شن تا متوجه روند رو به رشد خودشون بشن.
تیم سازی با دید بلند مدت می تونه توی ایجاد باور در تیم، به ما کمک کنه، همونطور که گفته شده هر چقدر نفرات تیم، اهداف و دیدگاه هاشون رو باور داشته باشند و هدف رو بهتر بشناسند برای رسیدن به اون هدف هم تلاش بیشتری خواهند کرد و هم تاثیر گذاری بیشتری خواهند داشت.
اینکه تیم باور داشته باشه برای چه محصول ارزشمندی داره تلاش می کنه و بدونه که نهایت این محصول چه خروجی خواهد داشت و یا به عبارتی درگیر شفافیت در اهداف و رویکردهای گروه بشه، می تونه به پیشبرد اهداف تیم خیلی کمک کنه.
در مورد باور و کار تیمی یک پست خیلی جالب توی لینکدین دیدم دوست داشتید مطالعه اش کنید؛ که چرا کار هیئتی توی مراسم های محرم جواب میده.
Heyati Driven Development!
نکته ی دیگه ای که در این میون ازش صحبت شد توقف بین کار بود، خیلی ایده ی باحالیه برای گروه های اسکرامی که مسیر رو گم نکنند. همون این تجربه رو داشتیم که وسط راه به دلیل تمامی دغدغه هایی که داریم یهو از خودمون پرسیدیم که خوب این کاری که من دارم می کنم آخرش قراره چی بشه! یادمون میره ما همونی هستیم که توی جلسه ی sprint planning در مورد اون فعالیت ها و اهدافش و معیارهای پذیرشش توافق کردیم.
توی تیم جراحی واسه اینکه مطمئن بشن تمامی کارهایی که تیم جراحی داره انجام میده درست هستش و در راستای بهبودی بیمار هستش، سه تا وقفه توی کار ایجاد می کنند.
1- قبل از بیهوشی
2- وسط جراحی
3- قبل از بخیه زدن
توی این توقف های چند لحظه ای (توقف ساعتی و روزانه نیست و در چند ثانیه اتفاق می افته) افراد اول خودشون رو معرفی می کنند و خیلی خلاصه موضوع جراحی را بیان می کنند. با این کار اگر کسی در ابتدا فکر کنه جراحی برای هدف دیگه ای داره انجام میشه پی به اشتباه خودش میبره و با هدف درست میره سر ادامه ی عمل، در وسط جراحی هم همین مورد تکرار میشه که دوباره ها حواس ها به هدف جمع بشه که مراقب باشن و در آخر هم همین مورد رو تکرار می کنن و مراحل عمل رو یکبار بررسی می کنند تا از انجام کارشون مطابق با هدف تعیین شده مطمئن بشن.
همین کار رو برای تیم اسکرامی می تونیم انجام بدیم که در Sprint planning برای هر اسپرینت هدفی در نظر بگیریم. (تقریباً این مورد خیلی مهمیه که توی همه ی تیم های اسکرامی معمولاً رعایت میشه) در daily stand up ها گهگاهی یه سری به هدفمون بزنیم و ببنیم آیا در راستای اهدافمون قرار داریم یا نه، و در آخر توی جلسات Review و Retro کیفیت تعریف هدف و میزان موفقیت در رسیدن به هدف رو بررسی کنیم.
در چرخه ی اسکرام به صورت طبیعی Epic رو داریم.
تعریف Epic: در واقع بخش‌های بزرگی از کار هستند که می‌تونن به تعدادی قطعات کوچکتر تقسیم بشن. در واقع زمانی که یک ویژگی دارای چندین سناریوی اجرا باشه، اجرای سناریوها و بخش‌های مختلف می‌تونن به تکمیل شدن اپیک کمک کنند.
با استفاده ازEpic در Sprint planning در واقع در حال شکستن فعالیت ها و یا به عبارتی ساده سازی تسک ها برای انجام شدن اونها هستیم. موضوع و اهداف بزرگ شکسته می شوند تا به تسک های قابل اجرا تبدیل بشوند یا به عبارتی در حال افزایش فهمایش خودمون برای انجام اون کار هستیم.
اینکه نیازمندیهای جدیدی اعلام بشوند، اجتناب ناپذیر هستش اما اینکه چه زمانی باید این نیازمندیهای جدید را شناخت و برای Sprint های آینده که این تسک وارد می شود، نیازمندیِ اجرایی شدن نیازهای جدید را بررسی کرد و اصلاً به چه تیمی که قابلیت انجام داشته باشه سپرد، قسمتش رو یا بحث Spike زدن میشه حلش کرد (برای توضیحات بیشتر این عبارت رو google کنید) و قسمتیش رو میشه با چک لیست هندل کرد.
اما این اتفاق بررسی بر اساس چک لیسته کجا می تونه بیافته ؟ یکی در Groomingتوسط تحلیل گر تیم میشه برای این موضوع اقدام کرد.
