تقریبا همه مدیران مالی بهروز میدانند که فضای ابری آینده سیستمهای حسابداری را میسازد. نرمافزارهای سنتی روی سیستمها نصب میشوند؛ اما فضای ابری، دادهها را در دسترس، امن و همیشه بهروز نگه میدارد.
با این حال وقتی صحبت از مهاجرت به حسابداری ابری میشود؛ واقعیت ماجرا پیچیدهتر از خرید یک سرویس حسابداری ابری و ورود دادههاست. در عمل مهاجرت به حسابداری ابری یک پروژه تحول سازمانی و فراتر از یک تصمیم فنی است. دقیقا به همین دلیل است که بسیاری از شرکتها در میانه مسیر دچار چالشهایی میشوند.
در ظاهر فقط قرار است نرمافزار حسابداری عوض شود. اما در پشتصحنه این تغییر، طرز فکر سازمان نسبت به داده و فرآیند مالی دگرگون میشود. در سیستمهای قدیمی، حسابداران به روالهای ثابت و دستی عادت دارند. ورود به محیط ابری یعنی عبور از به کار بردن فایلهای محلی، فلشها و نسخههای متعدد اکسل، به سمت همکاری همزمان و دادههای لحظهای است.
این تفاوت فرهنگی همان جایی است که بسیاری از پروژهها گیر میکنند. چون تغییر فقط ابزار نیست؛ و عادتها و باورهای کاری هم باید بازتعریف شوند.
هیچ مهاجرتی بدون جابهجایی داده ممکن نیست. اما این انتقال معمولا به چالشی زمانبر تبدیل میشود. در شرکتهایی که سالها اطلاعات مالیشان در سیستمهای مختلف پخش بوده، یا دادهها با قالبهای متفاوت و گاه بدون مستندات دقیق ذخیره شدهاند؛ انتقال دادهها میتواند پیچیدگیهای خاص خود را داشته باشد.
از جمله این چالشها میتوان به فایلهایی ناسازگار، دادههایی ناقص و هزینه بیشتر برای تطبیق ساختارها با استاندارد جدید اشاره کرد. افزون بر این مسئله امنیت دادهها در فرآیند انتقال هم حیاتی است. اگر کنترل دسترسی یا رمزگذاری جدی گرفته نشود؛ اطلاعات حساس مالی میتواند در معرض خطر نشت یا دسترسی غیرمجاز قرار گیرد.
اگر با کارکنان مالی صحبت کنید؛ بسیاری از آنها از تغییر نرمافزار حسابداری احساس نگرانی میکنند. در واقع محیط جدید برایشان غریبه است. همچنین تجربه سالها کار با نرمافزارهای قبلی را بخشی از تخصص خود میدانند. در این شرایط طبیعی است که در برابر ابری شدن سیستم حسابداری مقاومت کنند. این مقاومت گاهی آشکار و گاهی پنهان است.
در این شرایط نقش مدیران پررنگ میشود. اگر کارکنان ندانند چرا این تغییر اتفاق میافتد و چه سودی برای خودشان دارد؛ تغییر را تهدید تلقی میکنند. در مقابل با آموزش مستمر و ارتباط شفاف، همین مقاومت میتواند به انگیزه یادگیری تبدیل شود.
حسابداری ابری در بلندمدت بهصرفهتر است؛ اما در کوتاهمدت هزینههایی دارد که در برآورد اولیه معمولا دیده نمیشوند.
به عنوان مثال مدتی طول میکشد تا بهرهوری تیم به سطح قبلی برگردد. همچنین ممکن است برای پاکسازی دادهها یا بازطراحی فرآیندها نیاز به مشاوره یا نیروی متخصص بیرونی باشد. از سویی در بسیاری از موارد سازمان مجبور است مدتی سیستم قدیمی را همزمان با سیستم جدید نگه دارد تا از صحت دادهها مطمئن شود.
در کنار همه این موارد هزینه روانی تغییر را هم نباید دستکم گرفت.
تجربه نشان داده که شرکتهایی که برای مهاجرت برنامه دارند؛ خیلی راحتتر با چالشهای مطرح شده کنار میآیند.
بهطور مثال مسیر پیشنهادی زیر میتواند راهنمای خوبی باشد:
تحلیل وضعیت فعلی: شناسایی دقیق نرمافزارها، دادهها و فرآیندهای موجود
انتخاب پلتفرم مناسب: ارزیابی امنیت، پایداری و انطباق با مقررات داخلی
آمادهسازی دادهها: پاکسازی، استانداردسازی و آزمایش انتقال
بازطراحی فرآیندها: استفاده از فرصت برای چابکسازی عملیات مالی
آموزش و همراهی: تقویت مهارت کارکنان و ایجاد حس مالکیت نسبت به تغییر
استقرار مرحلهای: اجرای تدریجی و بررسی بازخوردها پیش از گسترش کامل
حسابداری ابری یک فناوری است؛ اما موفقیت در استفاده از آن، به فرهنگ سازمانی و مدیریت تغییر بستگی دارد. اگر سازمان بداند چرا و چگونه باید تغییر کند. همچنین اگر کارکنان در این مسیر دیده و همراه شوند؛ چالشها به فرصت تبدیل میشوند.
در نهایت هدف حسابداری ابری فقط دیجیتالی کردن اعداد نیست؛ بلکه ساختن سازمانی هوشمندتر، شفافتر و آمادهتر برای تصمیمگیری لحظهای است.
برای مطالعه نسخه کامل این مقاله، به پایگاه دانش وبسایت رایورز مراجعه کنید.
