تقریبا تمام تیم های چابک تشریفات یکسانی دارند، هر روز صبح نفرات تیم بعد از چک کردن ایمیل و شبکه های اجتماعی خودشون و ریختن قهوه برای برگزاری جلسه روزانه دور هم جمع می‌شوند. با اینکه زمان بندی جلسات روزانه معمولا ممکنه یک اندازه باشه اما این جلسات معمولا از یک تیم تا تیم دیگر متفاوت است.
برای مثل بعضی تیم ها، به اسکرام مستر به عنوان مدیر پروژه نگاه می کنند و طبیعتا با این فکر که اسکرام مستر بتواند در مدیریت تیم بهتر عمل کند از این زمان برای آپدیت کردن اسکرام مستر در مورد وضعیت محصول استفاده میکنند.
ممکنه در یک تیم دیگر افراد تیم فقط در حد سلام و احوال پرسی در جلسات شرکت کنند و یا هر یک از اعضای تیم یک توضیح بلندبالا و طولانی (و معمولا بدون اینکه به دیگران کمک کند) از کارهایش ارائه بدهد و نهایتا هم با گفتن این جمله که چیزی کارش را متوقف نکرده بوده سخنرانی را به پایان برساند.
بدون شک اگر جلسات روزانه در تیم‌های چابک به همین ترتیب پیش برود، بعد از چند هفته، این جلسات روزانه به فعالیت هایی بی اهمیت و بدون فکر تبدیل می‌شود که اعضای تیم انگیزه‌ایی برای شرکت در آن ندارند و شرکت در جلسات دیلی مثل یک کار روتین بدون نیاز به تفکر خواهد شد. جلسات روزانه خواب آوری که کمکی به تیم نخواهد کرد.
یک جلسه روزانه بدرد بخور باید کوتاه و اثرگذار باشد. جلسات روزانه به دلیل مشخصی تشکیل می‌شوند که ممکن است در پی نگاه تشریفاتی و فرمالیته به جلسات روزانه نادیده گرفته شوند. هدف جلسات روزانه اسکرام ایجاد هماهنگی بیشتر در راستای هدف اسپرینت است. اینکه تیم توسعه یک برنامه روزانه برای کارهای پیش رو خود داشته باشد.
خب برای اینکه جلسات روزانه در تیم‌های چابک بهتر و پر انرژی برگزار شود میتوان کارهای متفاوتی انجام داد. در ادامه با برخی از این روش‌ها آشنا خواهیم شد.
اولین موضوعی که باید به آن توجه کرد این است که زمان این جلسات نباید بیشتر از ۱۵ دقیقه شود. بیشتر شدن زمان این جلسات به تیم این حس را القا می‌کند که با یکی دیگر از جلسات شرح وضعیت روبرو هستند.
دومین کاری که میتوان (و باید) انجام داد این است که مطمئن شویم اسکرام مستر یا مالک محصول در حال هدایت جلسه نیستند. حضور اسکرام مستر در تیم برای نوشتن موانع است نه هدایت جلسه. همانطور که احتمالا می‌دانید مالک محصول هم می‌تواند در جلسات شرکت کند اما تنها مزیت حضور مالک محصول در جلسه اطمینان از این است که تیم در حال کار کردن روی مهمترین داستان های کاربر (user story) است. اگر هم تیم تجربه کافی دارد نیازی به حضور مالک محصول در جلسه روزانه نیست.
اما اگر در کنار تیم توسعه خودتان به عنوان مالک محصول در حال کار کردن بر روی آیتم‌های در حال توسعه در اسپرینت فعلی هستید باید به عنوان فردی که در فرآیند توسعه نیز دخیل است در جلسه مشارکت فعال داشته باشید.
اما اگر به عنوان یک اسکرام مستر در تیم چابک هستید تلاش کنید فردی نباشید که در این جلسه صحبت می‌کند. وظیفه اسکرام مستر این است که اعضای تیم را برای صحبت کردن با یکدیگر تشویق کند. یکی از روش های بهبود گفتگو در جلسات روزانه این است که تیم به صورت دایره در کنار هم بایستیدن و شما با یک فاصله امن از دایره قرار داشته باشید.
بعضی از اسکرام مسترها با استفاده از تکنیک‌هایی مثل پرتاپ کردن تصادفی توپ پلاستیکی به سمت افراد تیم برای صحبت کردن یا جابجا شدن افراد تیم در دایره‌ای که ایستادند جلسات روزانه را جذاب تر میکنند. ایده پشت این کار این است که اگر افراد تیم ندانند که نفر بعدی برای صحبت کردند چه کسی است با انگیزه بیشتری گوش میکنند. البته استفاده از این راه حل‌ها در صورتی که جلسات متمرکز و کوتاه باشد ضرورتی ندارد.
هر کدام از افراد تیم باید بتوانند خیلی سریع کارشان رو به سایر افراد تیم توضیح بدهند. اگر این کار در تیم‌های چابک به درستی صورت بگیرد می‌تواند در ایجاد حس ارتباط نزدیک به تیم کمک واقعی کند. نکته کلیدی این است که این رویداد را کوتاه و با تمرکز بر روی ایجاد منفعت برای افراد داخل تیم چابک برگزار کنیم و نه برای افراد خارج از تیم. این تمرکز برای منفعت یکی از بهترین اقدامات برای برگزاری پر انرژی جلسات روزانه در تیم‌های چابک است.
