تصور کنید تصمیم گرفته‌اید در زمستان به یک سفر تفریحی بروید. مقصد خود را انتخاب می‌کنید و بدون برنامه ریزی راهی سفر می‌شوید. آب، روغن و بنزین ماشینتان را چک نمی‌کنید، وسایل موردنیازتان را با خود نمی‌برید، مسیرهای سرراست و خلوت را انتخاب نمی‌کنید، زنجیرچرخ همراه خود نمی‌برید و بدون بررسی وضعیت هوا راه می‌افتید.
در شروع حرکت به دلیل عدم انتخاب مسیر خلوت، ساعت‌ها در ترافیک می‌مانید و عصبانی می‌شوید تا اینکه بعد چند ساعت به یک جاده خلوتی می‌رسید. در یک‌لحظه ماشینتان به تپ‌تپ می‌افتد و حرکت نمی‌کند. بعد چک کردن متوجه می‌شوید نه‌تنها بنزینتان تمام شده است بلکه ماشینتان نیاز به یک تعمیر اساسی دارد. بعد همه این ماجراها به نظرتان با خوشحالی به مقصد می‌رسید یا با ناراحتی برمی‌گردید؟ مسلماً سفر خوبی را تجربه نمی‌کنید چون بدون برنامه ریزی وارد این سفر شده‌اید.
انتخاب هدف بدون برنامه ریزی پایانی به جز شکست ندارد. وقتی برنامه‌ای برای رسیدن به هدفتان نداشته باشید امکان ندارد فقط با نوشتن آن به هدفتان برسید. برنامه ریزی یعنی قبل از اینکه به سمت هدف حرکت کنید همه جوانب آن را بررسی کنید و ببینید چه‌کارهایی را باید انجام دهید یا چه چیزهایی را باید در خودتان تغییر دهید تا به هدفتان دست پیدا کنید. در واقع با کمک برنامه ریزی می‌توانید احتمال وقوع اتفاقات پیش‌بینی‌نشده را کمتر کنید.
چطور برای رسیدن به اهدافمان برنامه ریزی کنیم
برای اینکه بتوانید برنامه ریزی خوبی را انجام دهید باید قبل از هر چیزی 5 قانون طلایی را رعایت کنید. این 5 قانون به شما کمک می‌کند ابزار لازم را جهت یک برنامه ریزی عالی فراهم کنید
قانون اول: بررسی وضعیت موجود
قبل از اینکه به سراغ برنامه ریزی بروید باید باتوجه‌به هدفی که برای خود انتخاب کرده‌اید وضعیت موجودتان را بررسی کنید و ببینید در چه شرایطی قرار دارید. بررسی وضعیت موجود کمک می‌کند که بدانید از کجا باید شروع کنید تا به هدفتان برسید.
به طور مثال اگر می‌خواهید سطح زبان خود را افزایش دهید، اول باید بدانید در حال حاضر سطح زبانتان چقدر است. در این صورت می‌دانید از کجا باید شروع و چطور برنامه ریزی کنید. اگر قصد دارید فروش محصولاتتان را در سایت خود بالا ببرید ابتدا باید وضعیت فروش فعلیتان را بررسی کنید تا بتوانید برای افزایش فروش محصولاتتان برنامه ریزی کنید.
حالا که با قانون اول آشنا شدید یک‌قلم و کاغذ بردارید و برای هدفی که مشخص کرده‌اید وضعیت موجودتان را به طور کامل بررسی کنید.
قانون دوم: تعیین وضعیت هدف
تا زمانی که شناخت کافی نسبت به هدفتان نداشته باشید و ندانید به دنبال چه چیزی هستید نمی‌دانید که چطور باید به آن برسید. برای همین هدفی را که انتخاب کرده‌اید بررسی کنید و ببینید دقیقاً چه چیزی می‌خواهید و به کجا می‌خواهید برسید.
قانون سوم: اقدامات لازم را مشخص کنید
شما تا الان مشخص کردید که باتوجه‌به هدفتان در چه وضعیتی قرار دارید و به کجا می‌خواهید برسید. اکنون باید تمام اقداماتی را که لازم است انجام دهید تا شما را از نقطه فعلیتان به نقطه هدف برساند معین کنید.
به طور مثال فرض کنید تصمیم دارید زبان آلمانی یاد بگیرید. از خودتان بپرسید چه اقداماتی را باید انجام دهید تا به این هدف برسید!
چه کتاب‌هایی را باید بخوانید؟
از دوره‌های آنلاین استفاده می‌کنید یا حضوری؟ کدام مدرس یا مؤسسه را انتخاب می‌کنید؟
روزی چند ساعت باید وقت بگذارید؟
برای برنامه ریزی درست باید بدانید چه اقداماتی را باید انجام دهید تا به هدفتان برسید. اگر نتوانید به این سؤالات جواب دهید بهتر است برنامه ریزی‌تان را متوقف کنید و زمانی را به جمع‌آوری این اطلاعات اختصاص دهید. بدون داشتن این اطلاعات مسلماً نمی‌توانید برنامه ریزی درستی انجام دهید
قانون چهارم: معیار اندازه‌گیری‌تان را مشخص کنید
همان‌طور که در فصل چهار گفته شد، هدفی که انتخاب می‌کنید باید معیار اندازه‌گیری داشته باشد تا بتوانید میزان پیشرفت خود را اندازه‌گیری کنید. برای اینکه برنامه ریزی مناسبی انجام دهید وضعیت خود را پایان هر ماه باتوجه به معیار اندازه‌گیری‌تان ارزیابی کنید. با هر بار ارزیابی‌کردن می‌توانید ببینید چقدر مطابق برنامه پیش رفته‌اید و برای بهبود روندتان چه تغییراتی را باید وارد کنید.
قانون پنجم: مسیرهای اصلاحی را تعیین کنید
ممکن است در مدت‌زمان اجرای برنامه نتوانید به اهدافی که تعیین کرده بودید برسید یا به هر دلیلی از مسیر برنامه منحرف شده‌اید. در این مواقع باید از قبل برنامه‌ای برای جبران این شرایط در نظر گرفته باشید. مثلاً کارهایی که فعلاً اولویت پایین‌تری دارند را به طور موقت کنار بگذارید و به‌جای آن برنامه عقب‌افتاده‌تان را پیش ببرید.
اهدافتان را خرد کنید
وقتی‌که 5 قانون طلایی را انجام دادید، به سراغ قدم بعدی برنامه ریزی بروید. در گام بعدی باید اهدافتان را به هدف‌های کوتاه‌مدت، میان‌مدت و بلندمدت تقسیم کنید. با خرد کردن اهدافتان به هدف‌های کوچک، مغزتان راحت‌تر باور می‌کند که توانایی رسیدن به آن‌ها را دارید. در ضمن می‌توانید برنامه ریزی بهتری را برای رسیدن به هدف خود انجام دهید.
گام اول:
اگر هدف یک‌ساله‌ای دارید در گام اول آن را به 12 هدف ماهیانه تقسیم‌بندی کنید و مشخص کنید که در هر ماه باید چه‌کارهایی انجام دهید تا به هدفتان برسید. برای اینکه بتوانید برای هر ماه برنامه ریزی کنید باید حتماً 5 قانون طلایی را اجرا کرده باشید.
گام دوم:
هرکدام از اهداف ماهانه را به 4 هدف هفتگی تبدیل کنید و کارهایی را که باید در هر هفته انجام دهید، مشخص کنید.
گام سوم:
هرکدام از اهداف هفتگی را به 7 هدف روزانه تقسیم کنید و هر روز کاری را جهت رسیدن به هدف خود مشخص کنید
نکته طلایی:
زمانی معینی را برای برنامه ریزی هدف بلندمدتان اختصاص دهید. مشخص کنید در هر ماه می‌خواهید چه اقداماتی انجام دهید. در آغاز هر ماه برای 4 هفته پیش رو برنامه ریزی کنید. آخر هفته برنامه هفت روز آینده‌تان را مشخص کنید
به طور مرتب اهدافتان را مرور وضعیت خود را بررسی کنید تا اگر لازم بود تغییراتی را در برنامه ریزی خود ایجاد کنید
کارهای روزانه‌تان را ثبت کنید
اگر می‌خواهید به اهداف خود در هر حیطه‌ای برسید باید کارهای خود را در آن حیطه ثبت کنید. این‌گونه می‌توانید معلوم کنید با واردکردن چه تغییراتی می‌توانید به هدفتان برسید. این کار شما را نسبت به رفتارهایی که باعث ازدست‌رفتن پول و زمانتان می‌شود اما بازدهی شما را بالا نمی‌برد آگاه می‌کند. با این روش بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید چه تغییراتی را باید در رفتار و نحوه عملکردتان ایجاد کنید تا بازدهی‌تان افزایش یابد.
برای این کار باید تمام هزینه‌ها و رفتارهای خود را در طول 21 روز ثبت کنید. بعد از 21 روز متوجه می‌شوید، بخشی از زمان و پول شما صرف کارهایی می‌شود که بازدهی برای شما ندارند و فقط باعث ازدست‌رفتن زمان و پول شما شده‌اند. با این روش می‌توانید مشخص کنید چه‌کارهایی را باید حذف یا کمتر کنید تا پول و زمانتان را ذخیره کنید. این‌گونه قادر خواهید بود برنامه ریزی بهتری را برای ماه‌های آینده خود انجام دهید.
عادت‌های رفتاری خود را تغییر دهید
در هر زمینه‌ای که می‌خواهید به موفقیت برسید باید عادت‌های رفتاری جدیدی را در خودتان ایجاد کنید. خلق عادت جدید باعث می‌شود بازدهی شما افزایش یابد. باتوجه‌به هدفی که برای خود انتخاب کرده‌اید از خودتان بپرسید برای اینکه به هدفم برسم:
چه عادت‌ها و رفتارهایی را باید در خودم ایجاد کنم؟ به طور مثال روزانه 20 دقیقه ورزش کنم، هر روز به مدت 15 دقیقه نتیجه اهدافم را تجسم کنم و...
چه رفتارها و عادت‌هایی را باید کنار بگذارم؟ به طور مثال گذراندن وقت زیاد در شبکه‌های اجتماعی، تماشای زیاد تلویزیون و...
برای اینکه یک عادت را در خودتان تثبیت کنید باید حداقل 3 هفته آن را وارد زندگی‌تان کنید تا برایتان تبدیل به یک عادت همیشگی شود.
تمرین: برای رسیدن به اهدافی که مشخص کرده‌اید چه عادت‌هایی را باید به وجود آورید و چه عادت‌هایی را باید کنار بگذارید.
کارهایتان را اولویت‌بندی کنید
یکی از عوامل دیگری که کمک می‌کند بازدهی شما افزایش یابد و به هدفتان نزدیک‌تر شوید، اولویت‌بندی کردن کارهاست. این روش باعث می‌شود کارهایتان را باتوجه به درجه اهمیتشان در برنامه روزانه‌تان قرار دهید. با این کار حداکثر زمانتان را به کارهایی اختصاص می‌دهید که میزان اهمیت بیشتری برای شما دارند. یکی از تکنیک‌هایی که به شما کمک می‌کند به‌راحتی بتوانید این کار را انجام دهید روش آ بی سی دی ای است. با این روش هرکدام از کارهای روزانه‌تان را باتوجه به درجه اهمیتشان در یکی از دسته‌های زیر قرارمی گیرند.
فعالیت نوعA:
این نوع فعالیت از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. انجام‌دادن یا ندادن این کار تأثیر زیادی در موفق شدن شما دارد.
فعالیت نوع B:
انجام‌دادن یا ندادن این کار مسلماً تأثیری در روند موفقیت شما دارد و بهتر است که آن را انجام دهید، اما اهمیت آن کمتر از فعالیت نوع آ است. تا زمانی که فعالیت نوع آ وجود دارد نباید به سراغ فعالیت نوع بی بروید
فعالیت نوع C:
انجام‌دادن کارهای گروه سی خوب است اما اگر نتوانستید انجام دهید اتفاق چندان بزرگ و خسارت باری نمی‌افتد. مثل خوردن شام با همکار یا دوست و ...
فعالیت نوع D:
این نوع فعالیت‌ها آن دسته کارهایی هستند که می‌توانید به فرد دیگری محول کنید تا آن را برای شما انجام دهد. این باعث می‌شود زمان بیشتری را برای انجام کارهای مهم‌تر داشته باشید؛ بنابراین وقتی می‌خواهید کارهایتان را اولویت‌بندی کنید از خودتان بپرسید کدام یکی از این کارها را می‌توانم به شخص دیگری محول کنم و کدام را باید حتماً خودم انجام دهم.
فعالیت نوع C:
این نوع کارها را می‌توانید کاملاً حذف کنید و هیچ تأثیری بر روی روند موفقیت شما ندارند. شاید درگذشته انجام آن‌ها مهم بوده اما الان اهمیتی ندارند.
نکته: هر شب و در شروع هر هفته لیست کارهایتان را بر اساس این روش اولویت‌بندی کنید. تا زمانی که اولویت‌های بالاتر وجود دارد به‌هیچ‌عنوان سراغ اولویت‌های پایین‌تر نروید. در آخر هر فعالیتی را که انجام دادید از برنامه خود حذف کنید و به سراغ فعالیت بعدی بروید.
گاهی باتوجه به شرایط و گذر زمان اولویت‌هایتان ممکن است تغییر کند؛ بنابراین در پایان روز و هفته، کارهای خود را بررسی کنید تا اگر اولویتی تغییر کرده است آن را اصلاح کنید
فهرست کارهای روزانه خود را بنویسید
برای اینکه بتوانید برنامه ریزی خود را بهتر اجرایی کنید و بازدهی خود را بالا ببرید، کارهای روز بعدتان را از شب قبل مشخص و اولویت‌بندی کنید. این کار باعث می‌شود مطابق برنامه ریزی‌تان جلو روید و همین‌طور زمانتان را صرف کارهایی کنید که در راستای رسیدن به هدفتان است. در پایان هر شب خودتان را ارزیابی کنید و ببینید چقدر از برنامه روزانه‌تان را عملی کرده‌اید. اگر نتوانستید فعالیتی را انجام دهید، دلیل انجام ندادنش را معلوم کنید و برای رفع آن راهکاری معین کنید تا بازدهی خود را برای روزهای بعد افزایش دهید.
در این مقاله با کلیدی‌ترین راهکارها برای انجام یک برنامه ریزی صحیح آشنا شدید. اگر می‌خواهید به هرکدام از اهداف خود برسید باید تمام این راهکارها را رعایت کنید. در آخر هر هفته عملکرد خودتان را ارزیابی کنید و میزان پیشرفتتان را اندازه بگیرید و اگر لازم دیدید تغییراتی را در برنامه‌تان ایجاد کنید.
