کایزن در ژاپن طي جنگ جهاني دوم بوجود آمده است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجي است.
در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها الزم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهاني باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصالح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد
معني اصلي واژه کایزن ساده و گویاست: کایزن یعني بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامي افراد یعني مدیران کارکنان و کارگران را در بر مي گیرد از مدیریت باال گرفته تا پایین ترین قسمت ها .
فلسفه کایزن براین اصل استوار است که شیوه زندگي انسان شامل زندگي شغلي، زندگي اجتماعي و زندگي خانوادگي باید پیوسته و مداوم بهبود یابد.
فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین الیه ها و سازمانهای مختلف اجتماعي در ژاپن باعث شده است تا کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده های کارگر بهره مند گردد و هر کسي که با ارائه بیشنهادات مداوم در بهبود و توسعه سهمي داشته باشد، مورد تشویق قرار مى گیرد.
در این جمله خالصه میشود که حتي یک روز را نباید بدون ایجاد نوعي بهبود در یکي از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود. ارائه پیشنهادات الزاما ماهي یا سالي یکبار نیست بلکه مستمر است .
برای مثال شرکت تویوتا که یکي از شرکتهای بنام در بکار گیری کایزن است در سال 9111 , 0777کارمند این شرکت 00777پیشنهاد ارائه دادند که 11 %آنها اجرایي شد. این بهبود های مستمر ولي جزئي سر جمع نقش زیادی در باال بردن بهره وری, بهبود کیفیت,ایمني بیشتر و جلب رضایت مشتری دارد.
در بسياري از کمپانيهاي امريکايي پياده سازي کايزن شامل تغيير اساسي در فرهنگ سازماني مي شود . بينش و تفکر شاغلين – از مديريت ارشد تا پايين ترين سطح کارکنان بايد تغيير يابد .
کايزن بايد فرايندي باشد که همه کارکنان انجام مي دهند به اين خاطر که ان را مي خواهند ، و به اين خاطر که مي دانند و اعتقاد دارند براي خودشان و کارخانه سود مند است . ودر نتيجه روشن مي شود که به عنوان مثال اگر مديريت در پياده سازي کايزن متعهد و مشتاق نباشد ، کايزن عملا شکست خورده است .
اموزش و ارتباط با کارکنان نيز امري بسيار مهم است .همچنين درگيري مستقيم مديريت نيز امري حياتي است . به عنوان مثال يک مدير يک هفته را در کف کارخانه سپري مي کند و با کارکنان همکاري مي کند و انها را تشويق مي نمايد تا پيشنهاداتي را که موجب ارتقاي وضعيت هستند مطرح کنند .
به اصلاح از برج عاج خويش بيرون امده و به گمبا وارد شود . گمبا در قسمتهاي بعدي شرح داده شده است . همچنين بايد مديريت اين اطمينان را ايجاد نمايد که پيشنهادات کارکنان به سرعت عملي مي شود . پيشنهادات نبايد ماه اينده يا هفته اينده به کار گرفته شوند بلکه بايد همان روز پياده شوند .
همچنين بايد کارکنان از انچه با پيشنهاداتشان صورت ميگيرد مطلع باشند . نبايد پيشنهادات را در سياهچال مديريت زنداني نمود .
