مطلبی که قرار است بخوانید از کتاب «فرار از جلسه» (Death by Meeting) نوشته پاتریک لنچونی یکی از آثار شناختهشده در حوزه مدیریت و رهبری سازمانی الهام و سرچشمه گرفته است. سعی شده به یکی از چالشهای اساسی در سازمانها، یعنی جلسات غیرمؤثر، پرداخته شود و راهکارهایی کاربردی برای بهبود این مشکل ارائه شود.
داستان کتاب پیرامون شرکت تولیدکننده نرمافزار Yip Software و مدیرعامل آن کیسی مکدنیل است. کیسی فردی باهوش، پرانرژی و موفق توصیف شده، اما یک مشکل اساسی دارد: جلسات بیثمر و خستهکنندهای که باعث میشوند تیم او نهتنها انگیزه خود را از دست بدهند، بلکه احساس کنند وقتشان تلف میشود.
در نقطهای از داستان، کیسی متوجه میشود که تیمش جلسات را یک امر بیفایده میدانند و جلسات به جایگاهی برای بحثهای بینتیجه و تصمیمگیریهای غیرضروری تبدیل شدهاند. در این میان، فردی به نام ویل پیترسون که بهعنوان مشاور تازهوارد به تیم او اضافه شده، تلاش میکند تا این مشکل را حل کند. ویل برخلاف مدیران سنتی، نگاه متفاوتی به جلسات دارد و متوجه میشود که مشکل کیسی، نداشتن جلسات نیست، بلکه داشتن جلسات نادرست و ناکارآمد است.
ویل سعی میکند کیسی و سایر اعضای تیم را متقاعد کند که جلسات نباید خستهکننده باشند، بلکه میتوانند جذاب، الهامبخش و حتی هیجانانگیز باشند. او معتقد است که جلسات اگر بهدرستی مدیریت شوند، میتوانند کلید حل مشکلات سازمان باشند.
لنچونی در کتاب خود به دو دلیل اصلی برای خستهکننده شدن جلسات اشاره میکند:
یکی از مهمترین نکاتی که میتوان به آن اشاره کرد، دستهبندی جلسات سازمانی به چهار نوع اصلی است. این تفکیک کمک میکند تا جلسات با هدفی مشخص و ساختاری مناسب برگزار شوند.
۱. جلسات روزانه یا دیلی (Daily Check-In)
۲. جلسات هفتگی تاکتیکی (Weekly Tactical Meeting)
۳. جلسات ماهانه استراتژیک (Monthly Strategic Meeting)
۴. جلسات فصلی مرور سازمان (Quarterly Off-Site Review)
این مدل جلسات به سازمانها کمک میکند تا از جلسات غیرضروری و بیهدف جلوگیری کرده و هر جلسه را با برنامهای مشخص برگزار کنند.
یکی از بخشهای جالب زمانی است که ویل تلاش میکند به تیم نشان دهد که جلسات باید شامل کانفیلیکت سالم باشند. او در یکی از جلسات میگوید:
«مشکل اصلی این نیست که جلسات طولانیاند، مشکل این است که هیچ درگیریای در آنها وجود ندارد. شما از بیان نظرات واقعی خود پرهیز میکنید، چون نمیخواهید بحثی ایجاد شود. اما بدون بحث، تصمیمگیریهای ما سطحی خواهند بود.»
این نگاه نشان میدهد که وجود بحثهای چالشبرانگیز در جلسات میتواند به بهبود تصمیمگیریها کمک کند. البته این تعارضها نباید مخرب باشند، بلکه باید در راستای یافتن بهترین راهحل ممکن شکل بگیرند.
برای مدیران بازاریابی و توسعه کسبوکار، جلسات نقش حیاتی در هماهنگی تیمها، برنامهریزی استراتژیک و اجرای کمپینهای بازاریابی دارند. با بهرهگیری از آموزههای این کتاب، میتوان جلسات را به گونهای طراحی کرد که:
برای اینکه بتوانیم از آموزههای بیان شده در دنیای واقعی استفاده کنیم، باید چند اصل کلیدی را رعایت کنیم:
بخشهایی از کتاب
در بخشی از کتاب، کیسی پس از یک کنفرانس تلفنی با مدیران شعبههای دیگر، به مشاور خود، ویل، میگوید:
«ویل، میتوانی چند لحظه بیایی اینجا؟»
ویل که حس بدی به حرفش در راهپله داشت، تصمیم گرفت جلوی هر سرزنشی را که در راه بود، بگیرد. «کیسی، از اینکه بعد از جلسه آنقدر رک بودم معذرت میخواهم...»
کیسی حرفش را قطع کرد: «میخواستم دربارۀ همین صحبت کنم.»
ویل خودش را روی صندلی عقب کشید و منتظر گوشمالی ماند.
«خودم گفتم وارد میدان بشوی و هرطور که توانستی به من کمک کنی، پس برای حرفی که زدی حس بدی نداشته باش. شاید بهتر باشد نظرهایت را برای زمانی نگه داری که بتوانیم خصوصی صحبت کنیم، اما نگران نباش.»
این گفتگو نشاندهندهی فضای باز و پذیرش انتقاد در سازمان است که به بهبود فرآیندها کمک میکند.
نتیجهگیری پایانی
به نظر من کتاب «فرار از جلسه» یکی از منابعی است که هر مدیر، بازاریاب، یا توسعهدهنده کسبوکار میتواند مطالعه کند. کتاب با ارائه مدلی ساده و کاربردی نشان میدهد که جلسات اگر بهدرستی مدیریت شوند، میتوانند به ابزار قدرتمندی برای رشد سازمان تبدیل شوند، نه یک مانع وقتگیر برای اتلاف وقت.
این کتاب مخصوصاً برای مدیران بازاریابی، توسعه کسبوکار و مشاوران سازمانی که نیاز به برگزاری جلسات مؤثر و مفید دارند، توصیه میشود. اگر میخواهید جلسات شما از اتلاف وقت و انرژی جلوگیری کرده و به یک ابزار ارزشمند برای تصمیمگیری تبدیل شوند، پیشنهاد میکنم یکی از کتابهایی که به سراغ آن میروید این کتاب باشد. این کتاب را بخوانید و راهکارهای آن را اجرا کنید.
من سحر کشوری، مدیر مارکتینگ و مشاور توسعه کسب و کار با تمرکز بر بازاریابی و بهبود فرآیندها و ارتقا محصول هستم و سعی دارم به منظور انتقال تجربه، محتواهایی که به نظرم مفید هستند را با شما و دیگران به اشتراک بگذارم. لینکدین من را با جستجو یا کلیک بر روی نام من میتوانید به راحتی پیدا کنید.
