حتماً شما هم تابه‌حال آرزو کرده‌اید که شبانه‌روز، بیش از ۲۴ ساعت بود تا وقت کافی برای رسیدگی به کارهایتان داشته باشید. اواخر هرسال، بسیاری از مردم سعی می‌کنند عادت‌های کاریشان را بازبینی کنند و ببینند آیا ابزارها و تکنیک‌های جدیدی هست که به آن‌ها کمک کند در سال جدید، بدون اینکه خودشان را تا سرحد مرگ از کار خسته کنند، بهره‌وری‌شان را افزایش دهند؟
درواقع سال جدید هم نمی‌تواند اوضاع و شرایط کار و زندگی شما را عوض کند، مگر اینکه یاد بگیرید زندگیان را بهتر مدیریت کنید. شما نمی‌توانید زمان را کنترل کنید، یعنی ساعت‌ها، دقایق و ثانیه‌ها را متوقف کنید یا به عقب برگردانید، ولی می‌توانید به ذهنتان نظم بیشتری بدهید و کارآمدتر عمل کنید.
نکات زیر تمرین‌های خوبی برای سال پیش رو هستند که به شما کمک می‌کنند روز کاریتان را بهتر کنترل و مدیریت کنید:
۱- از پرداختن هم‌زمان به پروژه‌ها و کارهای متعدد اجتناب کنید. همان‌طور که حتماً شنیده‌اید، تحقیقات نشان می‌دهد مولتی تسکینگ به ذهن آسیب می‌زند. زمانی که سعی می‌کنید کارها و مسئولیت‌های مختلفی را هم‌زمان به انجام برسانید، تمرکزتان را از دست می‌دهید، درنتیجه کیفیت کارتان پایین می‌آید و زمان بیشتری طول می‌کشد تا به اهدافتان برسید.
۲- جلسات کاری را سر ساعت شروع و در اسرع وقت به پایان ببرید. اجازه ندهید وقت جلسات کاری، به موضوعات متفرقه که در برنامه و دستور کار جلسه قرار نداشته، اختصاص پیدا کند.
۳- حریم کاریتان را مشخص کنید. در صورت لزوم به درخواست‌های دیگران پاسخ منفی بدهید و از زمان ارزشمندتان مراقبت کنید.
۴- تماس‌ها و وظایفی را که از اولویت پایینی برخوردارند، به زمانی موکول کنید که سطح انرژی شما در پایین‌ترین حد قرار دارد.
۵- زمانی از روز را که بهره‌وری بیشتری دارید، شناسایی کنید و در آن اوقات، انرژی‌تان را روی مهم‌ترین کارها متمرکز کنید.
۶- وظایف متفرقه را به دیگران محول کنید تا زمان آزاد بیشتری برای امور مهم خود به دست آورید.
۷- از مسائلی که وقت شما را هدر می‌دهند آگاه باشید. همکارانی که برای صحبت‌های غیرضروری (یا غیبت کردن) به دفتر شما رفت‌وآمد می‌کنند، جلساتی که بهره‌وری پایینی دارند، تماس‌های تلفنی بیهوده‌ای که زمان زیادی می‌برند و هر موردی را که جریان منظم برنامه‌های شما را مختل می‌کند، بشناسید.
۸- اهداف بزرگ‌تر را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، به‌نحوی‌که هر بخش به‌آسانی قابل‌اجرا باشد. به‌این‌ترتیب از خستگی و دلسردی پیشگیری می‌کنید.
۹- تا حد ممکن از جلسات و ملاقات‌هایی که هیچ فایده‌ای برای پیشرفت کاری شما ندارند، اجتناب کنید.
۱۰- ساعت مشخصی را به تماس‌های تلفنی و پاسخ دادن به ایمیل‌هایتان اختصاص دهید. سعی کنید این کارها را به‌صورت پراکنده در طول روز انجام ندهید.
۱۱- تعادل کار و زندگیتان را حفظ کنید و سعی کنید وظایف کاریتان را به خانه نیاورید.
۱۲- ابتدا کار فعلیتان را تمام کنید و پس‌ازآن کار بعدی را شروع کنید.
۱۳- وظایفی را که مستلزم تمرکز، نظم و دیسیپلین بیشتری هستند زودتر انجام دهید.
۱۴- نیم تا یک ساعت از روز تعطیل آخر هفته‌ی خود را به برنامه‌ریزی برای هفته‌ی بعد اختصاص دهید و سعی کنید روح و ذهنتان را برای آنچه پیش رو است، آماده کنید.
۱۵- زمانی که یک ایمیل یا پیام متنی از همکارتان دریافت می‌کنید، بلافاصله آن را پاسخ دهید. به‌این‌ترتیب پرونده‌ی هر پیام را در همان زمان می‌بندید.
۱۶- نوتیفیکیشن‌های غیرضروری را خاموش‌کنید. این اعلان‌ها بیشتر از آنکه مفید باشند، تمرکز شما را از بین می‌برند.
۱۷- مدت‌زمانی را که صرف رسانه‌های اجتماعی می‌کنید، محدود کنید. در محیط کار تنها زمانی از این پلتفرم‌ها استفاده کنید که وظایف و امور کاریتان را تسهیل و تسریع می‌کنند.
۱۸- پروژه‌های جانبی را فقط زمانی بپذیرید که می‌توانید با تعهد کامل آن‌ها را تکمیل کنید. در چنین حالتی هم مدت‌زمان لازم برای پرداختن به پروژه‌ها را تخمین بزنید و با برنامه پیش بروید.
۱۹- از روتین کاری افراد فوق‌العاده کارا استفاده کنید: ۵۲ دقیقه خودتان را در کار غرق کنید، سپس ۱۷ دقیقه استراحت هوشیارانه‌ای داشته باشید.تحقیقات می‌گویند بهتر است تمرکزتان را از کار شدید و سخت به استراحت شیفت دهید. این روند یکی از کلیدهای افزایش بهره‌وری است.
