مدیرتان با لحنی که خوب می‌دانید خیلی هم مهربان نیست شما را به اتاقش صدا می‌زند. چشمهایش روی یک پرونده میخ شده و فقط یک جمله می‌گوید:
- برو پرونده شماره 137226 بیاور.
شماره کذایی این پرونده یعنی باید چندین ساعت در بایگانی شرکت با مسئول جدی و سرشلوغ آن توی سروکله هم بزنید تا آن را پیدا کنید. تازه اگر پرونده سرجایش باشد، مسئول بایگانی وقت داشته باشد که همین حالا به دنبال پرونده مورد نظر شما بگردد، این پرونده توی آتش سوزی دوسال قبل اتاق بایگانی سالم مانده باشد، امانت گیرنده قبلی آن را به بایگانی بازگردانده باشد و خلاصه در همان چند دقیقه ابتدایی بعد از ابلاغ این دستور کلی استرس می‌کشید تا بالاخره پرونده را پیدا کنید.
منشا این همه فشاری که تحمل میکنید مدیر عصبانی، مسئول بایگانی سرشلوغ یا آتش سوزی دوسال قبل اتاق بایگانی نیست. منشا آن شیوه غلط بایگانی کردن اسناد و مدارک است. چون حتی اگر امروز مدیرتان این پرونده را نمی‌خواست یا مسئول بایگانی همه وقتش را برای پاسخ دادن به نیاز شما صرف می‌کرد، بازهم فرقی در این که چقدر اسناد و مدارک شما در خطر هستند و چقدر جستجو کردن بین آن‌ها دشوار است، نمی‌کرد.
راه دیگری جز این ندارید. باید هرچه زودتر مجموعه خود را دیجیتالی کنید تا از دردسرهای مربوط به کارهای کاغذی رها شوید. چون حتی اگر همین امروز هم به طور جدی تصمیم بگیرید دیگر برای هیچ کاری از کاغذ استفاده نکنید، بازهم کلی سند و مدرک از قبل وجود دارد که نه می‌شود آن‌ها را دور ریخت و نه نگهداری کردن از آن‌ها با همین شیوه قدیمی کار درستی است.
کاغذها عمر مفید مشخصی دارند. نگهداری کردن از آن‌ها هم کار هزینه بری است. حتی اگر با صدها قاعده هم آن‌ها را دسته بندی و سازماندهی کنید، بازهم در پیدا کردن سندی که مد نظرتان است به شدت به نیروی انسانی وابسته هستید و زمان زیادی را باید صرف کنید. ضمن آن که هیچ تضمینی وجود ندارد که کاغذها در اثر اتفاقاتی نظیر نفوذ رطوبت یا آتش سوزی از بین نروند.
اما اگر بتوان این کاغذها را با ریزترین جزئیاتی که در آن ها وجود دارد، اسکن کرد، همه چیز در سایه امنیت و خیال راحت، سرعت بالاتری هم پیدا می‌کند.
اسکن اسناد و مدارک چیست؟
شاید اصطلاح اسکن اسناد در ذهن شما صحنه‌ای را تداعی کرده که در آن یک کاربر بلافاصله بعد از نوشتن روی کاغذ یا درج امضا و مهر روی آن، کاغذ را داخل دستگاه اسکنر می‌گذارد و تمام.
اما آنچه ما در مورد آن حرف می‌زنیم اسکن اسناد و مدارک یک اتاق بایگانی به بزرگی اتاق بایگانی یک ارگان دولتی است. شرکت‌هایی که خدمات اسکن اسناد و مدارک را ارائه می‌کنند موظفند طبق زمان بندی مشخص که در ابتدای پروژه تعیین می‌شود، اسناد و مدارک موجود در این سازمان را با اسکنرهای پرسرعت و پیشرفته اسکن کرده و در نهایت فایل‌های اسکن شده را به کارفرما تحویل دهند. به این ترتیب کارفرما به جای نگرانی و صرف هزینه بابت نگهداری و مراقبت از پرونده‌ها در اتاق بایگانی، لازم است فقط از فایل‌های این اسناد مراقبت کند.
1- بازبینی و کارشناسی شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن اسناد از پرونده‌ها
در اولین مرحله باید از شرکت ارائه دهنده خدمات بخواهید از محل شما بازبینی کند و چندین پرونده از پرونده‌های سازمان شما را ببیند. در این ویزیت برآوردهای اولیه از تعداد اسناد موجود، کیفیت مورد نظر خروجی فایل‌ها، مدت زمان اجرای پروژه اسکن و قیمت گذاری روی پروژه انجام می‌شود.
2- تعیین محل اجرای پروژه اسکن
این بستگی به شما دارد که ترجیح بدهید اسکن اسناد و مدارک در سازمان شما انجام شود یا در محل خود شرکت ارائه دهنده خدمات اسکن. هر دوی این روش‌ها امکان پذیر است. فقط در حالت دوم شما باید هزینه‌ای را بابت حمل و نقل اسناد تا محل شرکت ارائه دهنده خدمات صرف کنید.
3- عقد قرارداد و شروع اسکن
در این مرحله قرارداد رسمی بین شما و شرکت اجرا کننده پروژه بسته شده و پروژه آغاز می‌شود. شما در هر مرحله از کار می‌توانید از شرکت پیمانکار درخواست ارائه گزارش روند اجرای کار را داشته باشید.
اگر فکر میکنید که خودتان در مجموعه قادر به دیجیتالی کردن بخش بایگانی هستید، در اشتباهید. چون این کار بیشتر از آنچه در ظاهر به نظر می‌رسد پیچیده و حساس است. از تامین لوازم مورد نیاز اعم از انواع اسکنر و کامپیوتر گرفته تا اختصاص نیروی مطمئنی که بتواند بدون گم شدن حتی یک برگه، کار اسکن اسناد و مدارک سازمان شما را انجام دهد.
بنابراین به جای اصرار بر بومی سازی یا اجرای این کار در داخل سازمان، آن را برون سپاری کنید و از شرکت‌هایی مثل شرکت یگانه که سالهاست در زمینه اسکن اسناد و مدارک مشغول به فعالیت هستند، بخواهید تا کار اسکن اسناد و مدارک سازمان شما را انجام دهند.
