فرقی نمی‌کند که قرار است نامه اداری خود را به صورت کاغذی ارسال کنید، یا آن را ایمیل کنید. سِمَت سازمانی دریافت کننده نامه هم اهمیتی ندارد. شما از نوشتن نامه اداری یک هدف دارید و آن جلب کردن توجه مخاطب نامه است. حالا این توجه را برای دریافت وام می‌خواهید، گرفتن مرخصی مد نظرتان است، می‌خواهید استعفا بدهید یا قرار است از کارمندتان بخواهید موضوعی را پیگیری کند. به هرحال اگر نتوانید منظور خود را درست ادا کنید یا مختصر و کوتاه و استاندارد حرف بزنید، احتمالاً به نتیجه مطلوب نخواهید رسید.
این مطلب به شما کمک می‌کند نامه اداری استاندارد بنویسید و طوری این کار را انجام دهید که در دایره توجه گیرنده نامه قرار بگیرید.
هر نامه اداری از 5 قسمت اصلی تشکیل شده است. برای آغاز به کار نوشتن بهتر است ابتدا این 5 قسمت را بچینید:
- شروع با نام خدا
- اسم و سمت سازمانی دریافت کننده نامه
- بدنه اصلی نامه
- قدردانی از توجه به نامه
- مشخصات امضا کننده
این موضوع را در نظر داشته باشید که اغلب افرادی که در یک سازمان کار می‌کنند تمایل دارند که نامه‌های رسمی را در یک استاندارد مشخص دریافت کنند تا لازم نباشد وقت زیادی را به درک اجزای نامه یا گشتن به دنبال بدنه اصلی نامه صرف کنند. پس شانس شما برای دیده شدن نامه‌اتان زمانی بیشتر می‌شود که در قالب استاندارد پذیرفته شده و مورد تایید قرار بگیرید.
اگر نامه شما خیلی رسمی است از نوشتن شعر یا مطلع‌های پیچیده خود داری کنید. به مثال‌های زیر توجه کنید:
√بسمه تعالی، به نام خدا، بسم الله الرحمن الرحیم
*هوالکریم، هو المتین، به نام خداوند جان و خرد
نوشتن این بخش بسیار مهم است. چون هرکسی که نامه را دریافت کند در اولین قدم به بخش اسم و سمت سازمانی توجه می‌کند تا مطمئن شود نامه به درستی به دست او رسیده است. در دبیرخانه‌ها نیز (فارغ از این که دبیرخانه سنتی باشد یا مجموعه از نرم افزار دبیرخانه استفاده کند) از روی اطلاعات درج شده در این بخش است که نامه‌ها تقسیم بندی می‌شوند. پس در نوشتن آن دقت کنید.
√ حضور محترم جناب آقای .../ حضور محترم سرکار خانم.../ دبیر محترم جشنواره .... جناب آقای..../ حضور مدیریت محترم حسابداری خانم.../ مدیریت محترم اداره....جناب آقای..../ سرکار خانم... کارشناس محترم بخش ....
*آقای احمدی/ خانم کاظمی/ مدیر بخش مالی
به یاد داشته باشید که اسم و سمت سازمانی باید هردو درکنار یکدیگر درج شوند. اگر به هردلیل سمت سازمانی کسی را نمی‌دانید بهتر است اسم و فامیل او را هم زمان بنویسید. اگر هم اسم دریافت کننده نامه را نمی‌دانید، حتماً از سمت سازمانی به طور کامل استفاده کنید. به طور خلاصه نامه را بدون خطاب ننویسید.
بهتر است بدنه اصلی با یک سلام آغاز شود:
مثال:
حضور محترم مدیر منابع انسانی مجموعه صدف جناب آقای برنا آریا
با سلام
قدم بعدی بهره گیری از مسیر ارتباط عاطفی بیشتر با دریافت کننده نامه با تکیه بر جریانات روز و ایام سال است.
مثال:
· ضمن تبریک سال نو
· با آرزوی قبولی طاعات و عبادات حضرتعالی در این ماه عزیز.
· ضمن تبریک تولد فرزند عزیزتان (در صورتی که از رخ دادهای شادی بخش شخصی او خبر دارید)
به یاد داشته باشید که متن نامه را باید با حدود یک سانتی متر از محل طبیعی شروع سطر آغاز کنید. اصلاً در نوشتن شرح درخواست خود طول و تفسیر اضافه ایجاد نکنید و بلافاصله مسئله اصلی را مطرح کنید.
درخواست را محترمانه و تا حد امکان با رعایت اصول اخلاقی در نوشتار بنویسید. اینجا شما هدف خود را از نامه نوشتن مطرح می‌کنید؛ پس باید موجز، واضح و به دور از پیچیدگی متن نامه خود را بنویسید. سعی کنید تا حد امکان همه چیز کوتاه و مختصر باشد و اطلاعاتی نظیر استناد به یک جلسه مشترک، قول کتبی، قرارداد رسمی، تبصره قانونی و به طور کلی هر موردی را که باید در این متن مطرح کنید را از یاد نبرید.
هرچند نامه اداری می‌تواند چند صفحه باشد، اما به یاد داشته باشید که همیشه کم، زیاد است. مینیمال، ساده و بی دردسر بنویسید.
مهم است که در نامه خود نشان دهید که وقتی که مخاطب برای مطالعه به نامه شما اختصاص داده، برای شما مهم و قابل احترام است. بابت این موضوع از او تشکر کنید و به این ترتیب حس او را برای اقدام کردن روی نامه و نشان دادن توجه به آن، تحریک کنید.
√ از این که به این درخواست کمال توجه را دارید، صمیمانه سپاسگزارم / با تشکر از حسن توجه حضرتعالی / سپاس بیکران بابت زمانی که برای مطالعه این نامه اختصاص دادید / پیشاپیش بابت همکاری بی‌دریغ حضرتعالی کمال تشکر را دارم
*ممنونم/ سپاس/ با تشکر از شما
در آخر نامه باید اسم و مشخصات خود را در سمت چپ پایین نامه نوشته و امضا کنید. همچنین تاریخ نوشتن نامه را نیز درج کنید. اگر نامه را الکترونیکی ارسال می‌کنید یا به صورت دستی می‌فرستید حتماً جایی پایین‌تر از محل درج اسم خود، آن را امضا کنید.
همانطور که مشاهده می‌کنید این نامه اداری شروع خوب، بدنه با توضیحات کافی و موجز و پایان بندی کاملی دارد.
به یاد داشته باشید که:
· نامه اداری باید در یک طرف صفحه کاغذ A4 نوشته شوند.
· نباید در حاشیه‌های نامه اداری چیزی نوشت.
· برای نامه اداری باید حاشیه 3 سانتی از بالا، پایین، چپ و راست را برای کاغذ در نظر بگیریم.
· متن نامه باید از نظر صحت مطالب قابل استناد باشد.
· ادبیات به کار رفته در متن نامه باید شایسته گیرنده نامه بوده و پست، مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در آن در نظر گرفته شود.
· متن نامه اداری باید شیوایی سخن و روانی مطلب داشته باشد. یعنی از نوشتن لغات قدیمی و نامانوس خودداری کنید.
· هرگز از کلمات و جملات عامیانه استفاده نکنید.
· از نشانه‌های قراردادی مانند ویرگول, نقطه و ... باید درست و به جا استفاده کنید.
· نامه اداری را حتماً تایپ و غلط گیری کنید.
اگر اطلاعاتی که در این مطلب مطالعه کردید هنوز هم برایتان کافی نیست، می‌توانید به مطلبی که در وبلاگ سایت یگانه با عنوان نامه نگاری چیست؟ اصول نامه نگاری اداری و نمونه نحوه نوشتن نامه مراجعه کنید.
