7 مرحله برای تنظیم OKR که مناسب مهندسین نرم افزار است

در صنعت نرم افزار یک موضوع در تمام جهان ثابت است. فشار زیادی که برای بهبود مداوم کیفیت محصول نرم افزاری وجود دارد.

یعنی فرقی نمی‌کند که شما صاحب یک شرکت نرم افزاری در ایران باشید که در حال تولید انواع نرم افزار مثل اتوماسیون اداری، EDMS، آرشیو اسناد، دبیرخانه، حسابداری و غیره باشید یا در یک تیم نرم افزاری در سیلیکون ولی، در نقش برنامه نویس، مهندس دواپس یا اسکرام مستر حضور داشته باشید.

به هر حال به دلیل رقابت شدید و همیشگی که در این صنعت وجود دارد، همیشه باید همه تلاش خود را به کار بگیرید تا از بازی دیگران جلوتر بمانید.

در این راستا شاید اتخاذ یک مدل مبتنی بر OKR(هدف و نتایج کلیدی) یک راه عالی برای تعیین اهداف روشن با نتایج قابل اندازه گیری باشد. مدل OKRعملکرد را افزایش می‌دهد و پتانسیل بخش مهندسی شما را به حداکثر می‌رساند. همچنین اگر شما برنامه نویس یک تیم نرم افزاری باشید، با تکیه بر مدل OKRبه جای KPIمی‌توانید نتایج قابل قبول‌تری بگیرید که اتفاقاً بیشتر هم قابل اندازه گیری است.

اما یک سوال مهم وجود دارد که می‌خواهیم در این مقاله به آن پاسخ دهیم:

OKR های مهندسی نرم افزار چیست و چه تفاوتی با KPI ها و اهداف دارند؟

در مهندسی نرم افزار OKR در واقع روشی است که مستلزم همسویی کاری است که توسعه دهندگان نرم افزار برای دستیابی به یک هدف و نتیجه خاص انجام می‌دهند.

تعیین OKR کمک می‌کند:

• · قدم به قدم پیشرفت را پیگیری و اندازه گیری کنید.
• · وضعیت و میزام تعامل اعضای تیم با یکدیگر در راستای هدف تعیین شده را هدایت کنید.
• · یک همسویی قوی با اهداف و استراتژی بزرگ‌تر شرکت ایجاد کنید.
• · مطمئن شوید که مهندسان در تیم شما با هدف کار می‌کنند و به طور مداوم عملکرد و بهره وری را افزایش می‌دهند.

همانطور که در نام OKR مشخص است، یعنی 1 – هدف و 2 – نتیجه، این دو عامل به هم بستگی زیادی دارند:

• - اهداف: وقتی بحث OKR در مهندسی نرم افزار مطرح می‌شود، شاید نتوان در مورد این که اهداف را چطور باید دقیق و مشخص تعریف کرد، مطمئن بود. مثلاً شاید نتوانیم بگوییم هدف شماره 1 این است که تا تاریخ ../../.. فیچر ... را راه اندازی می‌کنیم. چون عوامل پیدا و ناپیدای زیادی روی این موضوع نقش دارند. بنابراین در این حوزه اشکالی ندارد که اهداف کمی انتزاعی تعریف شوند. مثل این که هدف یک‌ام این است که "عملکرد مهندسی بهبود پیدا کند" و هدف دوم این است که "منابع کمتری به هدر بروند".
• - نتایج کلیدی: نکات ملموس و قابل اندازه گیری هستند که برای دستیابی به اهداف تعیین شده باید بررسی شوند. اندازه‌گیری آنها به شما نشان می‌دهد که آیا کارها در جهت درست به سمت نتایج تعیین‌شده پیش می‌روند یا خیر؟ مثلاً تعیین "بهبود چرخه بهره‌وری".

فرق بین OKR و KPI چیست؟

به طور خلاصه، OKR ها اهدافی هستند که تیم شما در یک زمان معین برای رسیدن به آن‌ها روی آنها تمرکز می‌کند، در حالی که KPI جنبه‌های مهمی را که در طول زمان طولانی‌تری اتفاق می‌افتد اندازه گیری می‌کند.

در اینجا به تفکیک تفاوت‌های اصلی بین OKR و KPI مشخص شده است:

• · OKR ها روی اهداف بلند پروازانه و آرزویی در یک زمینه بزرگ‌تر تمرکز می‌کنند.
• · KPI ها معیارهای خاصی هستند که داده‌های مشخص، مانند عملکرد مهندسی را اندازه گیری می‌کنند.
• · هدف OKR تشویق رشد و پیشرفت در تیم‌های مهندسی است.
• · KPI ها برای اندازه گیری کارایی و بهره وری به روشی مستقیم‌تر استفاده می‌شوند.
• · OKR ها معمولاً بیش از یک چهارم تنظیم می‌شوند و در حالی که جاه طلبانه اما قابل دستیابی هستند.
• · KPI ها قابل اندازه گیری هستند و اغلب در مدت زمان طولانی‌تری به اهداف خاصی متصل می‌شوند.
• · OKR ها همکاری و شفافیت بین تیم‌ها را تشویق می‌کنند.
• · KPIها برای شناسایی مناطق بهبود و تشویق بهینه سازی فرآیند استفاده می‌شوند.

فرق بین OKR و اهداف یا Goals چیست؟

شباهت‌هایی بین اهداف سازمانی و OKR وجود دارد، زیرا هر دو در مورد نتایج مطلوب صحبت می‌کنند. اما این دوچند تفاوت اساسی هم دارند که این دو مفهوم را کمی از یکدیگر متمایز می‌کند.

در اینجا ویژگی‌های اصلی اهداف یا Goals در مقایسه با OKR ها به صورت تفکیک شده بیان شده است:

• · OKRها اهداف کوتاه مدتی هستند که بخشی از هدف کلی و اصلی را شامل می‌شوند.
• · اهداف یا Goals ، نتایج بلندمدتی هستند که چشم انداز و ماموریت شرکت را مشخص می‌کنند.
• · OKR ها ساختار خاصی دارند و از طریق اهداف و نتایج کلیدی تعریف می‌شوند.
• · Goals از طریق تعریف اصلی اهداف تعریف می‌شوند.
• · OKR ها عبارت‌های کیفی هستند که نتایج کلیدی قابل اندازه گیری (کمی) دارند.
• · اهداف می‌توانند کیفی یا کمی باشند، اما قاعدتاً همیشه به اندازه OKR ها ساختار یافته نیستند.
• · OKR ها معمولاً به صورت سه ماهه تنظیم می‌شوند.
• · اهداف معمولاً برای مدت زمان طولانی‌تری تعیین می‌شوند، اما می‌توانید با گذشت زمان روند پیشرفت آن‌ها را اندازه گیری کنید.
• · دامنه OKR ها تشویق همسویی با اهداف کلی کسب و کار و مسئولیت پذیری است.
• · اهداف یا Goals انعطاف پذیری بیشتری را در بین تیم‌ها فراهم می‌کنند.

چطور برای توسعه دهندگان OKR تعیین کنیم؟

وقتی برای تیم‌های مهندسی خود OKR تعریف می‌کنید، باید:

• · در این فرآیند نظرات افراد مختلف را در نظر بگیرد.
• · OKR تعیین شده را برای همه افراد درگیر شفاف کنید.
• · همه ابعاد آن را در طول زمان پیگیری کنید.

در اینجا مراحلی را که باید در فرآیند تنظیم OKRهای مهندسی مد نظر داشته باشید به طور خلاصه شرح داده شده است:

1 . درک اهداف گسترده‌تر سازمانی

هنگام تنظیم OKR برای تیم‌های مهندسی خود، ضروری است که ابتدا بدانید اهداف، چشم انداز و مأموریت سازمانی شما چیست؟ به این ترتیب می‌توانید مطمئن شوید که آن اهداف خاص و نتایج دلخواه را با مسیری که شرکت شما می‌خواهد دنبال کند، همسو می‌کنید.

انجام این کار باعث می‌شود ذینفعان بیشتر از اهداف تعیین شده شما استقبال کنند و تیم‌های مهندسی را برای کمک مستقیم به موفقیت شرکت حمایت می‌کنند.

2 . تعیین اهداف یا objective ها

تعیین اهداف روشن برای پروژه فعلی شما یک گام اساسی در جهت بکارگیری موفقیت آمیز چارچوب OKRاست. مشخص کنید که می‌خواهید با این امتیازات به چه چیزی برسید و نتایج مورد نظر در تیم‌های مهندسی چیست. به خاطر داشته باشید که اهداف باید بلندپروازانه و دشوار باشند تا الهام بخش پیشرفت تیم شوند اما همچنان قابل دستیابی باشند.

روی حوزه‌های خاصی که می‌خواهید وضعیت خود را بهبود دهید تمرکز کنید و اهداف روشنی را که به وضوح بیان شده اند تعیین کنید.

3. تعیین نتایج کلیدی

اکنون که اهداف خود را تعیین کرده اید، زمان آن رسیده است که نقاط عطفی ایجاد کنید که به شما نشان دهد آیا به نتایج خود رسیده اید یا خیر. اینها معیارهایی هستند که باید واضح، قابل اندازه‌گیری، شفاف و با یک چارچوب زمانی خاص در فهرست شما بررسی شوند.

4. تیم‌های مهندسی و مدیران را درگیر کنید

از مهندسان یا مدیران تیم‌های مهندسی خود بپرسید که احساس می‌کنند چه اتفاقی می‌افتد یا باید تغییر کند تا عملکرد و بهره وری را بهبود بخشد. فهرستی از این پیشنهادات تهیه کنید و تصمیم بگیرید که چه نکات کلیدی برای پیشبرد اهدافتان به سمت نتایج دلخواه است. اعضای تیم مهندسی اغلب بهترین ورودی را در مورد مبارزات و موانع خود دارند که مانع تولید می‌شود.

5. OKR را شفاف کنید

هنگامی که اهداف روشن و معیارهای نتایج کلیدی خاص آنها را تعیین کردید، زمان آن فرا رسیده است که آنها را به همه افراد درگیر مانند مهندسان، مدیران مهندسی و ذینفعان معرفی کنید. این کار پیگیری نکات را آسان‌تر می‌کند، فرآیند و نتایج مورد نظر را برای همه روشن می‌کند و همسویی و مسئولیت‌پذیری را در افراد تشویق می‌کند. شفافیت همچنین باعث همکاری و ارتباطات بهتر می‌شود و محیط کار سالم‌تری را برای همه ترویج می‌کند.

6. پیشرفت OKRها را در طول زمان مرور کنید

تنظیم OKRو شفاف کردن آنها برای همه یک چیز است، اما پیگیری در طول زمان و تطبیق مداوم آنها چیزی است که موفقیت شما را تضمین می‌کند. از معیارهای کلیدی نتایج برای اندازه‌گیری پیشرفت در طول زمان استفاده کنید و بفهمید که آیا اهداف برآورده شده‌اند یا برای بازگشت به مسیر درست نیاز به تنظیمات دارید. چالش‌ها و موانع را برطرف کنید و سعی کنید در طول زمان بهتر عمل کنید.

7. تشویق به بهبود مستمر

هنگامی که مدل OKR شما به درستی کار می‌کند، باید به دنبال آن باشید که آن را در طول زمان بهینه سازی کنید. تشویق فرهنگ بهبود مستمر در هر چارچوب یا گردش کاری، چیزی است که پیشرفت سازمانی را تضمین می‌کند. شما می‌توانید این کار را در پایان پروژه OKR انجام دهید - یک خط بکشید، ببینید چه چیزی موثر بوده، چه چیزی به بهبود نیاز دارد، نتایج و نتایج کلی، و چگونه آنها با اهداف تعیین شده اولیه هماهنگ هستند. از این ارزیابی جامع و درس‌های آموخته شده برای بهبود مدل تنظیم OKR برای دفعه بعد استفاده کنید.

چگونه موفقیت OKR های خود را اندازه گیری کنیم؟

اندازه‌گیری OKRها به اندازه تنظیم صحیح آن‌ها مهم است. اگر هیچ کس روند دستیابی که Objectiveهای تعیین شده را پیگیری نکند و کسی نداند که آیا آنها در طول زمان نتایج کلدی به دست آمده‌اند یا خیر، تعیین اهداف عالی هیچ فایده‌ای ندارد.

ارزیابی آنها همچنین به معنای پیگیری پیشرفت اهداف و نتایج کلیدی شما و اینکه چگونه آنها با تصویر بزرگ‌تر از اهداف، چشم انداز و ماموریت سازمانی شما هماهنگ هستند، است.

بنابراین چند دستورالعمل خاص در مورد نحوه اندازه گیری OKRمهندسی وجود دارد که در ادامه به توضیح آن‌ها می‌پردازیم:

• · نتایج خود را از منظر کیفی و کمی ارزیابی کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند تا دید بهتری از تأثیر این OKR ها بر سازمان خود داشته باشید.
• · معیارهای واضح نتایج کلیدی را تنظیم کنید. چگونه پیشرفت اندازه گیری می‌شود، از چه داده‌هایی استفاده خواهید کرد، و در چه دوره زمانی، همه سوالات معتبری هستند که در تلاش برای اندازه گیری OKR هستند.
• · بررسی‌های دوره‌ای را ایجاد کنید. این به شما کمک می‌کند تا درک واضحی از جایی که در مسیر دستیابی به آن اهداف هستید، داشته باشید و زمان زیادی برای انجام تنظیمات لازم در اختیارتان قرار می‌دهد.
• · دیگران را در فرآیند ارزیابی مشارکت دهید. نظرسنجی‌ها را انجام دهید یا جلساتی را برای بحث در مورد نحوه اجرای OKR ها و آنچه در آینده می‌توان بهینه کرد تشکیل دهید.
• · از ابزارهای مدیریتی برای کمک به جمع‌آوری داده‌های خودکار درباره فعالیت، کارایی و عملکرد تیم‌هایتان در طول زمان استفاده کنید.

در پایان اگر می‌خواهید یک مثال واقعی از تعیین OKRبرای یک تیم مهندسی نرم افزار ببینید، به لینک زیر بروید:

https://waydev.co/engineering-goals-okrs/