این مطلب ترجمه آزادی از مقاله زیر است.
https://www.theengineeringmanager.com/management-101/your-first-day-on-the-job/
شروع اولین روز کاریتون به عنوان رهبر تیم رو تبریک می گم.
اگر از بیرون سازمان اومدید، احتمالا سرگرم جلسات معارفه و راه اندازی میز کار (پسورد وای فای چیه؟) هستید و برای سومین بار رمزتون رو یادتون رفته. اگر از داخل شرکت ارتقا پیدا کردید، ممکنه احساس غرور کنید، یا ممکنه درباره نحوه تغییر روابط با همکارانتون نگران باشید. در واقع، حالا که مدیر اونا هستید، هنوز هم می تونید آخر هفته با بچه های شرکت بزنید بیرون؟
بسته به اینکه چقدر زمان برای آماده شدن در اختیار داشته باشید، ممکنه برای هفته اولتون برنامه خاصی داشته باشید. با این وجود، برای بسیاری از مدیران جدید، این احتمال وجود داره که تصویر روشنی از آن چه که باید وقتی این نقش جدید رو دارید انجام بدید نداشته باشید. خروجی شما چیست؟ قبلا تیکت های جیرا بود و استقرار روی سرور مشتری، و حالا...کارکنان.
حقیقت اینه که هیچ سازمانی در رویکرد مدیریتی با دیگران یکسان نیست. ممکنه چندین رییس داشتید که به شیوه های بسیار متفاوتی عمل می کردند: شاید یک مدیر ساکت و متفکر داشتید که در ارتباطات نوشتاری منسجم در مقایسه با تبادل چهره به چهره بهتر بود. یا شاید یک مدیر کارآفرین قوی داشتید که شجاع و پر انگیزه بود، اما کمی پر مشغله بود، یا شاید حتی مدیری داشتید که اصلا به طور دائم اونجا نبود (باور کنید، من روایت هایی در این باره شنیدم!). به طور خاص چه کاری باید انجام بدید تا موثر واقع بشید؟
اول به ساختار نیاز دارید. بیایید ببینیم چطور می شه چارچوبی تنظیم کرد که در اون بتوانید در هفته کاری خودتون موفق بشید و قابلیت پیش بینی ایجاد کنید.
جلسه معرفی به صورت حضوری، و یا اگر کارکنان دورکار دارید، حداقل از طریق تماس ویدئویی باشه. در درجه اول سعی کنید این جلسه از طریق ایمیل یا اسلک نباشه. احتمال داره بعضی از کارکنان رو قبلا در فرآیند جذب ملاقات کرده باشید، اما حالا زمان شروع به ایجاد رابطه است.
1- از اونها بخواهید تیم و آنچه روی آن کار می کنند توضیح دهند.
2- از اون ها بپرسید چه کارهایی رو به راه هستند و چه کارهایی باید بهبود پیدا کنند؟
شما شروع به کشف انواعی از اطلاعات در مورد تیم جدید خود خواهید کرد:
- جزئیاتی درباره پروژه (ها)ی جاری و میزان شفافیت اهداف آن ها
- دانش، یا سردرگمی(!) در مورد اینکه چه کسی در قبال تصمیمات خاص، مانند اولویت کار و نقشه راه پاسخگو است.
- احساسی که آن ها از کار کردن در شرکت دارند
- احساس آن ها از اینکه تیم در دپارتمان و شرکت چطور شناخته می شود
- آن ها درباره پروژه جاری خود چقدر مشتاق هستند، و چه چیزی را در باره آن می پسندند یا نمی پسندند.
بسته به احساس شما در باره افراد و محل کار، می تونید این کار رو به صورت انفرادی برای هر یک از کارکنان انجام بدید، یا بجای این کار، می تونید زمانی رو با کل تیم هماهنگ کنید. متوجه خواهید شد که وقتی افراد وضعیت جاری را شرح می دهند، مسائل و درگیری های جذابی، از روابط تا استرس و مسائل بین افراد و فراتر از آن می تواند بروز کند. این ها نقاط شروع خیلی خوبی برای شما هستند تا همکاری برای بهتر کردن اوضاع را شروع کنید. مطمئن شوید همه این ها را گردآوری کنید.
جلسات دونفره مهمترین جلساتی هستند که شما با کارکنانتان دارید. آن ها نشست با اولویت، خصوصی، منظمی هستند که به شما و کارمندتان اجازه می دهند با گفتگوی صریح و آزاد در محیطی امن با یکدیگر توافق کنید. به هر کس حداقل یک ساعت زمان بدهید. ممکن است زمان زیادی به نظر برسد، اما اغلب اوقات به ویژه وقتی شما می خواهید یکدیگر را بهتر بشناسید این زمان به سادگی پر می شود. ممکن است به سازمانی وارد شوید که جلسات دو نفره بخشی از فرهنگ شرکت هستند، اما اگر اینطور نبود، از کارکنانتان بخواهید آن را امتحان کنند و ببینند چطور پیش می رود. این کار را به درستی اجرا کنید، چرا که این کار یک فرآیند ضروری است.
جهت آماده کردن خودتان برای این جلسات دو نفره، باید جایی را برای ضبط اطلاعات تعریف کنید. بنابراین...
سند خصوصی راه عالی برای ضبط آنچه در جلسه دو نفره شما بحث شده است و گردآوری فعالیت هایی که شما یا کارمند شما باید انجام دهند، و یادداشت موارد مورد بحث در طول هفته جلوتر از زمان آن ها است. عادت به یادداشت برداری در شرایط مختلف مفید است. همانطور که با کارکنان خود آشنا می شوید، می توانید راحت تر قضاوت کنید کدام مسائل را باید فورا مطرح کنید و در مقابل کدام موارد را باید یادداشت کنید و تا گفتگوی خصوصی دو نفره به تعویق بیندازید.
نرم افزاری که برای این کار استفاده می کنید می تواند متنوع باشد، اما شرکت فعلی من از گوگل درایو استفاده می کند، بنابراین من این اسناد را آنجا قرار می دهم و با نشانی ایمیل کارمندان به اشتراک می گذارم. همچنین در گوگل درایو شما می توانید نظر ثبت کنید و فعالیت هایی را به اسناد موجود در گوگل درایو انتساب دهید.
منتظر نمانید این موضوع از بالا به پایین اتفاق بیفتد، آن را از پایین به بالا انجام دهید. فرآیند ساختن سند خصوصی را بین خود ومدیرتان تکرار کنید و آن را دقیقا به همان طریق که برای کارکنانتان استفاده می کردید به کار ببرید. ممکن است متوجه شوید مدیر شما هیچ وقت به آن نگاه نمی کند، یا یادداشت های کاغذی خود را ترجیح می دهد، اما شما همچنان می توانید برای جلساتتان و گرد آوردن فعالیت ها از آن یادداشت ها استفاده کنید.
بعلاوه، زمان بندی این جلسه در زمان تاثیر گذار مفید است. تنظیم جلسه در روز شنبه اجازه می دهد برای هفته پیش رو آینده نگری داشته باشید و این می تواند به پوشش نکات استراتژیکی که می توانید در روزهای آینده آن ها را پیاده کنید کمک کند. در مقابل جلسات آخر هفته می تواند برای در نظر گرفتن هفته سپری شده، و بیشتر گذشته نگرانه مفید باشد. بسته به این که بخواهید چطور عمل کنید تصمیم کاملا با شماست.
از مدیر خود بخواهید کجا می توانید ارزیابی های سال قبل یا بین سال همه کارکنانتان پیدا کنید. وقتی آن ها را گرفتید، بخوانید تا بتوانید بفهمید هر کس در تیم شما چطور کار می کند. آیا آن ها بخوبی کار می کنند؟ آیا آن ها تلاش می کنند بهتر شوند؟ آیا آن ها نگرانی هایی دارند که به آن ها فشار بیاورد؟ برای چه اهدافی کار می کنند، آیا هیچ هدفی وجود دارد؟ این ها موضوعات خوبی برای مکالمات دو نفره شماست.
ساده است: شما شروع می کنید به پیاده سازی چارچوبی که به عنوان مدیر در آن عمل می کنید:
- تعاملات غیر رسمی مکرر چهره به چهره
- برنامه ریزی جلسات منظم خصوصی هفته ای یک بار
- بررسی عملکردهای سالانه یا دوره های کمتر
- درک اهداف گزارش های مستقیمتان، تا بتوانید آن ها را تسهیل کنید و به رشد آن ها کمک کنید.
دفعه بعد به صورت عمیق تر به جلسات دو نفره می پردازیم و یک تمرین با عنوان Contracting را بررسی می کنیم، که راهی عالی برای شروع ارتباط گیری شما با گزارش های مستقیمتان است.
