به قول عسل راد در پست چگونه تمرکز کردم؟ در ابتدای کارها فکر می کنیم سوپر من هستیم و از پس دو سه کار که سهله، از پس هزاران کار بر می آییم. اما در واقعیت می‌بینیم که با حجم کارهایی مواجه میشیم که انجامشون در کنار هم عملا غیرممکنه.
خیلی از آدم‌های دنیا به خاطر کار برجسته‌ای که تو زندگیشون انجام دادن تشویق شدن و افتخار کسب کردن، اما من ندیدم به کسی به خاطر انجام هزاران کار معمولی کاپ افتخار بدن!
تقریبا یک و نیم سال بود که وضعیت روحی خوبی نداشتم و بالاخره تصمیم گرفتم دلیل این وضعیت و اتفاقات و مشکلات رو پیدا کنم. اول از ثبت وضعیت جاری و مشکلات خودم شروع کردم. در فیلد پشتیبانی فنی همیشه توصیه ای که به اعضای تیم می کنم اینه که همیشه به دنبال منشاء اصلی مشکل باشید. شاید در حال حاضر مشتری با چندین مشکل روبرو است ولی به احتمال خیلی زیاد منشا همه آنها یک ایراد باشد. پیدا کردن این ایراد اصلی دو مزیت دارد: 1- با حل آن تمامی مشکلات زیر مجموعه آن حل می شوند 2- مشکلات مشابه در آینده تکرار نمی شوند. با در نظر داشتن این اصل به دنبال منشاء مشکلاتم بودم و در نهایت بعد از ماه ها سردرگمی پیداشون کردم.
تو این پست می خواستم خلاصه ای از مقاله تحقیقات علمی می گویند - نه به مالتی تسکینگ وب سایت Inc رو براتون بنویسیم. پس بریم سر اصل مطلب
تک وظیفه گی (Monotasking) رمز انجام درست کارهاست
ممکن است فکر کنید می توانید همه کارها را با هم انجام دهید، اما نمی توانید و نباید هم این کار را بکنید. بسیاری از مطالعات نکات منفی چندوظیفه گی یا مالتی تسکینگ را روشن کرده اند. مالتی تسکینگ عبارت است از تلاش برای انجام چندین کار به صورت همزمان. یکی از مقالات پراستناد دانشگاه استندفورد نشان می دهد که افرادی که کارها را به صورت مالتی تسکینگ انجام می دهند بیشتر حواس پرت می شوند، عملکرد کمتری دارند، در آزمون ها امتیاز کمتری کسب می کنند و خطاهای بیشتری دارند.
دلیل این امر خیلی ساده و روشن است: مغز برای انجام کار همزمان در چندین طرح طراحی نشده است. بنابراین ، به جای چند وظیفه گی ، باید روی تک وظیفه گی تمرکز کنید یعنی در هر زمان فقط روی یک کار تمرکز کنید. این روش نه تنها خطاهای ذهنی احمقانه را کاهش می دهد، بلکه می تواند به خلاقیت و تولید شما کمک کند ، زیرا می توانید توجه و انرژی بیشتری را به وظیفه انجام شده متوجه کنید.
به صورت تک وظیفه کار کردن دشوار است ، زیرا ما هر روز با بسیاری از حواس پرتی ها و وقفه مثل ایمیل ها، تماس های تلفنی، نوتیفیکیشن های شبکه های اجتماعی و اخبار مهم بمباران می شویم. همچنین، اینطور به نظر می رسد که همه اینها باید در سریع ترین زمان ممکن انجام شوند.
اما اتخاذ تک وظیفه گی باعث افزایش کارآیی می شود (مجبور نیستیم ساعتهای طولانی تری و یا حتی در خانه کار کنیم)، کمتر اشتباه می کنیم و در آخر هفته کارهای بیشتری را به پایان می رسانیم.
اما اینهمه از مزایای تک وظیفه گی صحبت کردیم، اما یک سوال بزرگ وجود دارد:
بیشترین بخش پاسخ مربوط به مدیریت بهتر زمان و جلوگیری از حواس پرتی است. 8 استراتژی زیر کمک می کند تک وظیفه بیشتری را بپذیریم و فقط درگیر تمرکز روی کاری که هر لحظه انجام می دهیم، شویم.
1- دو اولویت اصلی خود را برای روز لیست کنید.
با تهیه لیستی از اولویت های اصلی خود شروع کنید. سپس دو اولویت اصلی خود را برای روز مشخص کنید و مطمئن شوید که آنها را بیش از هر چیز دیگری انجام می دهید. دادن مهمترین وظایف در زمان اصلی مغز به شما کمک می کند تا بیشتر مراقب باشید. از این طریق می دانم که چه چیزهایی را می توانم اولویت بندی نکنم و فقط در صورت پیدا کردن وقت اضافی به آن می رسم.
2- در طول روز زمان جدا کنید.
در طول روز زمان های مشخصی را ایجاد کنید تا دو اولویت اصلی خود را تکمیل کنید و همچنین ایمیل ها را بررسی کرده و به آنها پاسخ دهید. بخش اصلی جدا کردن زمان احترام گذاشتن به آن است. فقط به این دلیل که این زمان در تقویم شما برای کارهای شما مسدود شده است ، به این معنی نیست که می توانید با ملاقات با شخص دیگری که وقت شما را می خواهد ، آن را مصالحه کنید. این بازه ها باید برای شما مقدس باشد.
3- برای کار با تیم خود از نرم افزار مدیریت تیم استفاده کنید.
با استفاده از نرم افزار مدیریت تیم همه قادر به همکاری هستند و افراد دیگر می توانند کارهایی که نیاز به درگیری من ندارند انجام دهند و به شدت از حجم ایمیل ها کاسته می شود. این مساله تعداد ایمیل ها رونوشت را هم کم می کند و همیشه می توان روند انجام کارها را پیگیری نمود.
4- برای مسدود کردن شبکه های اجتماعی از نرم افزار استفاده کنید.
اعلان ها را در رایانه خود خاموش کنید تا حواستان پرت نشود. اگر در این خصوص به کمک احتیاج دارید، نرم افزارهایی وجود دارند که می توانند سایت های مشخص شده را در بازه زمانی خاصی بلاک کنند. Anti-Social Cold Turkey, and Freedom نمونه ای از این نرم افزارها هستند.
5- پاسخ فوری به پیام ها را متوقف کنید
بعضی اوقات تلفن را جایی قرار می دهید که نتوانید آن را ببینید ، یا سایلنت کنید و یا در حالت do not disturb قرار دهید. فقط به این دلیل که شخصی با شما تماس می گیرد نیازی به پاسخگویی فوری به شما ندارد (بجز موارد اورژانسی خانوادگی).
6- چشمان خود را به مدت دو دقیقه ببندید.
اگر تمرکز خود را از دست دادید یا ذهنتان به هم ریخت ، برای مدت دو دقیقه زنگ ساعت را روی تلفن خود تنظیم کنید و چشم های خود را ببندید. این به شما کمک می کند تا آرام باشید
7- با ایجاد فواصل زمانی کار و استراحت ، سرعت خود را حفظ کنید.
یک تایمر را برای پنج یا 10 دقیقه تنظیم کنید و متعهد شوید که برای این مدت زمان روی وظیفه خود تمرکز کنید. بعد از آن ، کمی استراحت کنید ، در اطراف قدم بزنید یا برای هوای تازه بیرون بروید و سپس تایمر را برای پنج تا 10 دقیقه دیگر تنظیم کنید. این رفت و برگشت بین کار و استراحت به ایجاد ریتمی کمک می کند که مغز شما بداند چه زمانی وقت کار است و چه زمانی وقت استراحت.
8- به موسیقی گوش دهید که به شما انرژی می دهد و کمک می کند تمرکز کنید.
گوش دادن به موسیقی کلاسیک ، صداهای طبیعت یا موسیقی مدیتیشن می تواند به آرامش ذهن و تمرکز توجه شما کمک کند. برای من ، وقتی نیاز دارم انرژی ام را بگیرم ، موسیقی راک ، هیپ هاپ یا رقص را روشن می کنم تا خونم به جریان بیفتد و انگیزه بیشتری برای انجام کار بعدی ام را بدست آورد.
در دنیای سریع کسب و کار ، پینگ پنگ بین کارها در طول روز به یک امر عادی تبدیل شده است. اما اگر می خواهید بهتر (و دقیق تر) کار کنید و نتایج تلاش خود را ببینید ، انجام کار به صورت تک وظیفه گی روش صحیحی است.
سخن آخر اینکه:
مهم این نیست که شما چقدر کار می کنید بلکه مهم این است که چقدر خوب آن را انجام می دهید و آن چیزی مهم است که در پایان روز به صورت کامل انجام داده اید.
