تیم‌هایی که در حال پیاده سازی CRM و نگهداری یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) هستند، ممکن است با پنج چالش اصلی روبه‌رو شوند: هزینه بالا، زمان ناکافی، کیفیت پایین داده‌ها، عدم ارتباط مؤثر و محدودیت‌های فناوری و قابلیت‌های IT.
یکی از موانع اصلی در موفقیت CRMها، بودجه یا کمبود آن است. خود سیستم‌های CRM می‌توانند بسیار گران‌قیمت باشند و هزینه‌های پیاده‌سازی به سرعت افزایش می‌یابد. برخی شرکت‌ها سعی می‌کنند با کاهش هزینه‌های پشتیبانی در پیاده‌سازی، صرفه‌جویی کنند که این کار می‌تواند به ضرر آنها تمام شود و راه‌اندازی CRM را دشوار کند. همچنین، زمان از دست رفته برای آموزش و آشنا شدن با سیستم جدید نیز به سود شرکت آسیب می‌زند.
راه‌حل: برای بهره‌برداری حداکثری از CRM، شرکت شما باید سرمایه‌گذاری لازم را برای تأمین هزینه‌های پیاده‌سازی در ابتدا انجام دهد و این را به عنوان یک سرمایه‌گذاری در نظر بگیرد که در درازمدت با بهبود فروش، بازده داشته و جبران خواهد شد.
انتخاب و پیاده سازی CRM زمان‌بر است. تیم‌های شما نیاز به تحقیق، آزمایش، آموزش و پیاده‌سازی دارند که می‌تواند منجر به ایجاد زمان‌های از دست رفته برای کسب‌وکار و کارکنان شود. گاهی اوقات شرکت‌ها سعی می‌کنند با سرعت بخشیدن به این مراحل یا حتی نادیده گرفتن آنها در زمان صرفه‌جویی کنند که معمولاً منجر به شکست می‌شود.
راه‌حل: تغییر و پیاده سازی CRM نمی‌تواند به طور همزمان سریع و موفقیت‌آمیز انجام شود، بنابراین شرکت‌ها باید انتظارات خود را بر این اساس تنظیم کنند و فرآیند را بپذیرند.
با پیروی از اصل “داده بد، خروجی بد” اگر داده‌های ناقص یا نامناسبی را به یک CRM وارد کنید، خروجی نیز کیفیت پایینی خواهد داشت. این داده‌های ناقص یا ضعیف می‌توانند از منابع مختلفی ناشی شوند، از جمله ورود اطلاعات نادرست از CRM قبلی یا ورود ناقص داده‌ها توسط نمایندگان فروش.
راه‌حل: برای جلوگیری از این مشکل، شرکت شما باید با دقت داده‌های موجود در CRM را وارد کند تا از یکپارچگی داده‌ها اطمینان حاصل شود. همچنین تیم‌ها باید کاربران CRM را تشویق کنند تا داده‌های جدید را به درستی وارد سیستم کنند تا کیفیت کلی پایگاه داده حفظ شود.
اگر کارکنان شما درباره انتقال CRM اطلاعات کافی نداشته باشند و به آن ها اطلاع رسانی نگردد، می‌تواند منجر به عدم پذیرش آموزش و در نتیجه شکست CRM شود. اطلاعات متناقض درباره پیاده سازی CRM نیز می‌تواند باعث سردرگمی کارکنان شود و استفاده از CRM را بیشتر مختل کند.
راه‌حل: یک کمیته شامل نماینده‌ای از هر دپارتمان به عنوان بخشی از فرآیند پیاده سازی منصوب کنید. شما کارکنان خود را استخدام کرده‌اید زیرا به قضاوت آنها اعتماد دارید، بنابراین در نظر گرفتن نظرات آنها می‌تواند از بروز مشکلات زیادی جلوگیری کند.
هم فناوری موجود و هم کارکنان IT شما می‌توانند باعث شکست CRM شوند. ممکن است کارکنان IT شما مهارت‌ها و دانش لازم برای پیاده‌سازی موفق CRM جدید یا نگهداری از آن را نداشته باشند. همچنین ممکن است CRM به ادغام‌های لازم با سایر نرم‌افزارهای شرکت شما دسترسی نداشته باشد و نتواند اتصال از طریق API ایجاد کند.
راه‌حل: حتی اگر CRM ادغام‌های صحیحی داشته باشد، اگر به درستی تنظیم نشده باشد، CRM در هر صورت شکست خواهد خورد. اگر به توانایی‌های کارکنان IT خود اطمینان ندارید، ممکن است نیاز باشد که از متخصصان خارجی برای کمک به فرآیند استقرار CRM استفاده کنید.
