سلام. دوست دارم در این نوشته تجربه‌ای که بعد از تدارک چند وبینار علمی با سخنرانان مختلف داشتم را خدمتتان انتقال دهم که اگر یک وقت خواستید شما هم از این جور کارها بکنید، لازم نباشد از صفر شروع کنید!
مهم‌ترین مسأله طبیعتاً انتخاب موضوع وبینار است. هدف من و دوستان دیگری که در این مسیر کمکم می‌کردند، و البته سخنرانان گرامی، همگی ترویج یک موضوع علمی (به طور خاص، رمزنگاری پساکوانتومی) در کشورمان بود. اولش هم عرض کنم که ما انگیزه مالی نداشتیم و بیشتر امور به صورت داوطلبانه انجام می‌شد. کلیت موضوع که مشخص بود، اما انتخاب سخنرانان و تعیین موضوع سخنرانی هر کدام طی یک فرایند نسبتاً طولانی و تا حد زیادی متکی به نظر جمع صورت گرفت. متخصصین داخل کشور خیلی زیاد نبودند و ما هم دوست داشتیم حتما به قوّه داخلی اتکا کنیم که یک جمع از فعالین حوزه مورد نظر ما شکل بگیرد و این حرکت ادامه پیدا کند.
این قسمت را خلاصه می‌کنم در اینکه اول از جمع خودمان مشخصات افرادی که با تخصص و تحصیلات در این حوزه می‌شناختیم گرفتیم، رزومه‌های علمیشان را از Google Scholar و سایر مراجع علمی بررسی کردیم و به منتخبی از ایشان ایمیل زدیم. عزیزانی که از حرکت مورد نظر ما استقبال کردند هر کدام در یکی از موضوعات مرتبط تخصص و آشنایی داشتند و قرار شد وبینارها مکمل هم باشند. قبلا هم با یکی از متخصصین خارج از کشور هماهنگ شده بود که ما هم با خوشحالی، وبینارهایمان را به وبینار ایشان ملحق کردیم! تا اینجای مسیر تا حد زیادی اکتشافی جلو رفت؛ خیلی وقت‌گیر بود؛ تأمین نظر جمع سخت بود؛ تخصص هم می‌طلبید (که من نداشتم! قرار بود چیزهایی یاد بگیریم و یک حرکت را شروع کنیم :-))
همینجا بگویم که از هریک از سخنرانان عزیز، عنوان وابستگی مورد نظر خودشان (affiliation) را پرسیدیم که در تهیه پوستر اولیه استفاده کنیم و اطلاعات تماس کامل گرفتیم و اطلاعات تماس خودمان را هم دادیم که بتوانیم راحت با ایشان تماس برقرار کنیم.
وبینار یک چیز خاصی است. با سخنرانی عادی فرق می‌کند و چون مجازی برگزار می‌شود، باید دقت کنیم خسته کننده نباشد چون در این صورت، مخاطب خیلی راحت و بدون رودربایستی جلسه را ترک خواهد کرد! ما هم چهار وبینار پیش رو داشتیم که دوست داشتیم مخاطبان با ما همراه بمانند. (البته ناگفته نماند که ما یکسری مخاطبان پای کار عضو انجمن علمی خودمان داشتیم که تا حدی خیالمان را از حداقل مخاطب راحت می‌کردند!) وبینار با یک رویداد فشرده مثل کارگاهِ یک روزه یا مدرسه فصلیِ چند روزه فرق می‌کند. مخاطب می‌خواهد بیاید که هم تنوعی باشد و هم یک چیزی یاد بگیرد. بنابراین یک فرصت تنفس باید در نظر گرفت که با ما همراه بماند. ما دو هفته یکبار روزهای چهارشنبه را که قبلا تجربه موفقی بود انتخاب کردیم.
ساعت برگزاری از یک طرف باید مطابق پسند سخنران باشد؛ ثانیا باید یک وحدت رویّه‌ای داشته باشد که مخاطبین یادشان بماند؛ ثالثا باید وقتی باشد که بتوانند شرکت کنند. افراد شاغل غیر دانشگاهی شاید ترجیح بدهند بعد ساعت اداری و از منزل در وبینار شرکت کنند؛ در حالی که کشش ذهنی برای مطالب علمی در اول روز بیشتر است. ما هم که خودمان و مخاطبینمان دانشگاهی بودند، ترجیح دادیم ساعت ۱۰ جلسه را شروع کنیم. البته بماند که ما هم به خاطر شرایط کرونایی اغلب در منزل بودیم! ؛-) از طراح طرف قرارداد با انجمن خواستیم که یک پوستر درست کنند که سلسله وبینارها را در کنار هم داشته باشیم. از هر فرصتی استفاده کردیم که اطلاع رسانی کنیم و روی سایت انجمن هم گذاشتیم:
بعد از سخنرانی اول، یک وقفه‌ای به خاطر امتحانات و رویدادهای پایان ترم بین سخنرانی‌ها انداختیم. همچنین یکی از سخنرانان ترجیح می‌دادند جلسه بعد ساعت ۱۷ باشد که ما هم همینطور برنامه ریختیم.
مدت زمان جلسه را یک ساعت و نیم گذاشتیم. آخر کار به نتیجه رسیدیم که بهتر است مدت جلسه دو ساعت باشد. نه اینکه همه دو ساعت را سخنران صحبت کند! بلکه سخنران باید برای یک ساعت و ربع برنامه‌ریزی کند و بقیه را برای پرسش و پاسخ بگذاریم (دقیقاً مثل کلاس‌های درس! البته با فرض اینکه یک کلاس تعاملی باشد!)
طبق نظرخواهی‌های رسمی و غیررسمی، پست الکترونیکی یا ایمیل همچنان یک وسیله ارتباطی مؤثر و مورد پسند در جامعه دانشگاهی است. (من خودم بعضی روزها بیش از ۲۰ ایمیل می‌زنم!) اما پیام‌رسان‌ها هم جذابیت و مخاطبین خاص خود را دارند. سایت‌های اجتماعی تخصصی (مثل لینکدین) و پرمخاطب (مثل اینستاگرام) را هم نباید فراموش کرد. ما در دو پیام‌رسان کانال/گروه ساختیم و مخاطبینمان را دعوت کردیم که عضو شوند تا آن جمع تخصصی مد نظرمان به مرور شکل بگیرد و مخاطبان را بتوانیم با خودمان همراه کنیم.
بحث تعاملی بودن و امکان ارسال پیام از سمت مخاطبین موضوع مهمی است. ما فعلا فقط برای اطلاع رسانی یک طرفه از این بستر استفاده می‌کنیم. برای جبران این موضوع، اطلاعات تماس با مدیر کانال/گروه را به صورت شفاف در توضیح کانال/گروه اعلام کردیم که در صورت نیاز استفاده شود.
به نظرم حدود دو هفته قبل از هر وبینار باید کارهای مقدماتی آن را انجام داد و همه کارها نهایتا هفته قبل از سخنرانی هماهنگ، و محتوای لازم آماده شده باشد. از طراح انجمن خواستیم که برای هر سخنرانی یک پوستر مستقل درست کنند. محیطی که وبینار در آن ارائه می‌شود هم از قبل هماهنگ و تدارک دیده شده بود. فرم آنلاین نظرسنجی هم با همکاری یکی از دانشجویان دکتری آماده شد. تقدیرنامه هم باید آماده می‌بود ولی حواسمان نبود! شما حواستان باشد!
اگر محیط مورد استفاده امکان ضبط دارد که فبها! اما ما باید خودمان ضبط می‌کردیم. به این منظور با دو نفر از دوستان هماهنگ کردیم که به طور همزمان ضبط را انجام دهند که اگر احیانا مشکلی برای یکی پیش آمد، دستمان در پوست گردو نماند! بهتر است فرمت، کیفیت، و حتی ابزار ضبط هم با ایشان هماهنگ شود که نتیجه با حداکثر کیفیت ممکن باشد. دقت فرمایید که سخنران، مسؤول نشست، یا حتی مسؤول فنی جلسه نباید همزمان مسؤول ضبط هم باشند! ضبط جلسه باید از دید یک شرکت کننده که هیچ کاری انجام نمی‌دهد باشد!
از هر سخنران خواستیم که بیوگرافی، عکس با کیفیت، و خلاصه سخنرانی را برایمان بفرستند. در این درخواست باید حدود تعداد کلمه مورد نظرمان را برای بیوگرافی و خلاصه سخنرانی تعیین می‌کردیم ولی من حواسم نبود و مجبور شدم در مواردی خودم مطالب را خلاصه کنم :-( به نظرم حدود ۱۰۰ کلمه برای بیوگرافی و ۲۰۰ کلمه برای چکیده مناسب باشد. پوستر یکی از وبینارها را اینجا به عنوان مثال می‌آورم:
پوستر وبینارهای انجمن حداقل اطلاعات لازم را در خود دارد. مثلا بیوگرافی و خلاصه سخنرانی درش نیست. ما یک صفحه اختصاصی هم در سایت انجمن برای هر وبینار داریم که باید اطلاعات تکمیلی را در آن گذاشت و لینک را در پوستر قرار داد.
یک موضوعی مهم دیگر، مدیریت نشست است. مدیر نشست مثل مجری-کارشناس می‌ماند. سخنران را معرفی می‌کند؛ با ایشان خوش و بش می‌کند؛ حواسش به زمان جلسه هست؛ حواسش به پرسش‌هایی که مطرح می‌شود هست و آن‌ها را به ترتیب از سخنران می‌پرسد و یا به مخاطبین اجازه میکروفن/وبکم می‌دهد. لذا بهتر است فردی باشد که آشنا با مطلب وبینار است. باید هماهنگی با فرد مناسب هم نزدیک زمان وبینار انجام شود. به نظرم شایسته است که عکس و مشخصات مدیر نشست هم در پوستر ذکر شود چون به غنای جلسه کمک می‌کند.
ما ابتدای هفته‌ای که چهارشنبه‌اش وبینار بود، اطلاع‌رسانی را در همه کانال‌های در اختیار انجام می‌دادیم. بعضی شبکه‌های اجتماعی تخصصی (مثل لینکدین) امکان ایجاد یک رویداد را دارند که به بهتر دیده شدن کمک می‌کند و با اعلام آمادگی افراد به شرکت در رویداد، مخاطبینِ بیشتری علاقمند به شرکت می‌شوند.
باید قبل جلسه با سخنران و مسؤول نشست یک هماهنگی نهایی انجام شود. ما یکی دو روز مانده به وبینار یک ایمیل به سخنران و مسؤول نشست می‌زدیم و یکسری مطالب مهم را در آن مطرح می‌کردیم:
حتما باید در یک زمان مناسب برای سخنران/مسؤول نشست، یک جلسه خصوصی در محیط برگزاری تشکیل شود تا وبکم، صدا، امکان اشتراک‌گذاری اسلاید و سایر امکانات محیط آزمایش شود و مشکلی نباشد. همچنین از سخنران و مسؤول نشست خواسته شود که ده دقیقه تا یک ربع قبل از ساعت رسمی شروع، در جلسه حاضر شوند.
در روز برگزاری بد نیست به مخاطبین در این خصوص یادآوری شود. نهایتاً قبل از همه باید فردی که مسؤول فنی نشست است وارد جلسه شود و محیط را آماده‌سازی کند. مسؤول فنی نقش سخنران، مسؤول نشست، و هر کس دیگر را به تناسب تنظیم می‌کند. همچنین حواسش به حضور همه مسؤولین دیگر هست. اگر هم لازم بود با ایشان تماس می‌گیرد و مشکلاتشان را حل می‌کند.
با توجه به اینکه جلسه ضبط می‌شود، شایسته است که ابتدای جلسه تذکر داده شود که ضبط می‌شود و بعداً به صورت عمومی منتشر می‌شود.
ما یکسری اسلاید شامل مطالب اطلاع رسانی، پوستر نشست، لینک شرکت در نظرسنجی و... از قبل آماده کرده بودیم که در زمان مناسب نمایش می‌دادیم. یک کلیپ کوتاه تلاوت قرآن آماده داشتیم که سر ساعت مقررِ شروع جلسه پخش می‌کردیم و پس از آن با یک معرفی کوتاه، جلسه به مسؤول نشست سپرده می‌شد. ایشان هم سخنران را معرفی می‌کردند و از ایشان می‌خواستند که ارائه‌شان را شروع کنند.
ما دو مدل پرسش و پاسخ داشتیم. بعضی سخنران‌ها در مقاطعی صحبتشان را قطع می‌کردند و به پرسش‌ها پاسخ می‌دادند. بعضی‌ها هم ترجیح می‌دادند کل سخنرانی را انجام دهند و بعد به پرسش‌ها پاسخ دهند. مشکل روش اول طولانی شدن بیش از حد سخنرانی، و روش دوم خسته کننده شدن بحث‌ها بود. به نظرم حالتی که در وسط‌های سخنرانی یک فرصتی برای پرسش و پاسخ باشد بهتر است. البته باید مدت آن به پنج تا ده دقیقه محدود شود وگرنه احتمالا سخنرانی سر وقت تمام نخواهد شد!
پس از پایان سخنرانی بهتر است لینک شرکت در نظرسنجی به شرکت کنندگان داده شود تا اگر نمی‌خواهند تا پایان پرسش و پاسخ‌ها بمانند، حداقل نظرشان را داده باشند. حتما دقت کنید که جلسه بیش از زمانی که وعده داده شده است به درازا نکشد! درست است که مجازی است ولی ملّت کار و زندگی دارند! :-)
در آخر جلسه هم شایسته است که تقدیرنامه را به حضّار نشان دهید و از سخنران تشکر کنید که تا اصطلاحاً «عرق سخنران خشک نشده»، تقدیر انجام شده باشد!
دیگر اصل ماجرا تمام شده است! اما به قول معروف «کار آن کرد که تمام کرد!» بهتر است با فاصله کمی از وبینار به دست‌اندرکاران پیام بدهید و از زحماتشان به خاطر برگزاری خوب وبینار تشکر کنید. اگر سخنران اسلایدهایش را نداده بود یا قرار شده بود مطالب تکمیلی (مثل مراجع) بدهد هم یادآوری کنید. نسخه الکترونیکی تقدیرنامه را هم برای سخنران پیوست کنید. ممکن است ایشان مایل باشند که نسخه فیزیکی را هم برایشان پست کنید که در این مورد از ایشان بپرسید.
نتایج نظرسنجی و نسخه‌های ضبط شده را از مسؤولین مربوط دریافت کنید و به مسؤولِ تدوین ویدیو بدهید. نهایتاً هم ویدیوی تدوین شده و نتایج نظرسنجی (در صورت لزوم) را منتشر کنید. اگر مثل ما هر دو هفته یکبار وبینار دارید، کارهای وبینار بعدی از همین الان شروع می‌شود! :-)
برگزاری یک وبینار در نگاه اول ساده به نظر می‌آید. اما مقدمات زیادی دارد و چندین نفر باید برای برگزاری یک وبینار خوب همکاری کنند. فکر نمی‌کردم اما وقتی نوشته واقعاً به خوان آخر رسید، هفت خوان شد! از لحاظ زمانی، حداقل دو هفته قبل باید تدارکات وبینار را شروع کنید و یک هفته قبل از وبینار، همه چیز هماهنگ شده و اغلب محتواها آماده باشند. همچنین به غیر از مسؤول نشست و سخنران، دست کم یک نفر مسؤول فنی و دو نفر مسؤول ضبط در پشت صحنه لازمند. امیدوارم تجربه من برایتان مفید باشد. خوشحال می‌شوم نظراتتان را داشته باشم.
پی‌نوشت: کاری که ما انجام دادیم، یک فعالیت گروهی بوده است. در اینجا لازم می‌دانم از همکاران گرامیم در کمیته علمی انجمن رمز (خصوصا جناب آقایان دکتر محمدحسن مجیدی و دکتر سید امیر مرتضوی)، جناب آقای مهندس سید حسام الدین هاشمی (دانشجوی دکتری دانشگاه بیرجند)، جناب آقای مهندس حبیب رستمی (دبیر محترم انجمن رمز)، جناب آقای مهندس علیرضا کریمی (دبیر کمیته ارتباطات انجمن)، جناب آقای مهندس احسان طهرانچی (پژوهشکده فضای مجازی دانشگاه شهید بهشتی)، و سرکار خانم زواریان در دفتر انجمن نهایت تشکر را داشته باشم. امیدوارم کسی از قلم نیافتاده باشد!
