نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام یکی از جدیدترین و کارآمدترین نرم افزارهای منابع انسانی است که بسیار مورد استقبال مدیران و کارشناسان منابع انسانی قرار گرفته است. نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام ATS که مخفف عبارت ATS (Applicate tracing system) است، برای سهولت جذب و استخدام کارجو طراحی شده است. ابزارهای سیستم ATS بسیار متنوع هستند. به همین جهت، هم برای سازمان‌های بزرگ کارایی دارند و هم برای سازمان‌های کوچک. واضح است که سازمان‌های بزرگ بیشتر متوجه فایده‌ی ابزارهای این نرم‌افزار خواهند شد. در این یادداشت سعی داریم چگونگی آنالیز رزومه کاری با نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام را شرح دهیم.
ویژگی بسیار مهم نرم افزار ATS امکان غربال‌گری رزومه‌های کارجویان به واسطه‌ی کلمات کلیدی است. بعضی از این کلمات کلیدی از ابتدا روی نرم‌افزار هستند و بعضی دیگر به سفارش کارفرما می‌توانند ایجاد شوند. برای مثال کلمات کلیدی‌ای مانند تحصیلات، سابقه‌ی کاری، سن و... اما یک کارفرما ممکن است نیاز داشته باشد که رزومه‌های کارجویان بر اساس مهارتی خاص، مانند تسلط به نرم افزارها، بررسی شود. شرکت طراح ATS بر اساس نیاز کارفرما، این کلمه‌ی کلیدی را به ابزار غربال‌گر رزومه اضافه می‌کند. بنابراین امکانِ خصوصی‌سازی یا بومی‌سازی کلمات برای هر سازمان، بسیار کمک کننده خواهد بود.
-زمانی که شما رزومه‌های افراد را توسط نرم افزار مدیریت فرآیند استخدام یا همان سیستم ATS آنالیز می‌کنید، دیگر لازم نیست تک تک آن‌ها را بخوانید. خود سیستم برای شما جمع‌بندی را به عمل می‌آورد. امروزه، نه تنها سازمان‌ها برای فرآیند جذب و استخدام، که حتی بسیاری از دفاتر مهاجرتی و دانشگاه‌ها هم در سطح جهانی، از نرم افزار ATS برای آنالیز رزومه استفاده می‌کنند.
-یک فایده‌ی سیستم ATS برای سازمان‌های کوچک، نگهداری از رزومه‌ها در حافظه است. برای مثال شما برای آگهی‌های بعدی، می‌توانید به بانک رزومه‌ها مراجعه کنید و در صورت لزوم آن‌ها را مجدداً، مطابق با نیاز فعلی بررسی کنید.
×
●مزیت ویژه‌ی این سامانه برای جذب و استخدام نیرو، شفافیت معیارهاست. زمانی که شما رزومه‌ی کارجویان را آنالیز می‌کنید و از میان آن‌ها افرادی را به مصاحبه دعوت می‌کنید، برای همگان مشخص است چه معیارهایی را لحاظ کرده‌اید. گاهی جذب و استخدام بعضی نیروها در سازمان، بین کارشناسان و مدیران، بحث برانگیز می‌شود. زمانی که آنالیز رزومه کاری به واسطه‌ی ATS انجام می‌شود، معیارها شفافیت دارند.
●افراد مختلفی در سازمان می‌توانند به سیستم ATS دسترسی داشته باشند. اما دامنه‌ی اختیارات می‌تواند متفاوت باشد. برای مثال مدیر منابع انسانی، به مدیر واحد مربوطه دسترسی محدود می‌دهد. نوع محدودیت را هم مشخص می‌کند: عدم اختیار حذف رزومه، عدم اختیار کامنت‌گذاری، عدم اختیار اعمال تصمیم نهایی و...
بنابراین زمانی که افراد مختلفی در سازمان می‌توانند کاربر ATS باشند(می‌توانید هم این اختیار را ندهید!) معیارهای جذب و استخدام برای افراد درون سازمان، شفافیت پیدا می‌کند. برای مثال اگر در بازه زمانی خاصی، سازمان نتواند نیروی کارآمدی را جذب کند، مدیران واحدها می‌توانند از بررسی رزومه‌ها متوجه شوند که انتخاب بهتری پیش روی سازمان نبوده است و این ربطی به ناکارآمدی مدیران منابع انسانی در آنالیز رزومه‌ی کارجویان نداشته.
●یک سازمان با توجه به رزومه‌های دریافتی‌اش در بانک رزومه‌ها، می‌تواند سیر افرادی را که درخواست داده‌اند بررسی کند. برای مثال سازمان می‌تواند پیشرفت و یا پسرفت خودش را با سطح متقاضیان مشاهده کند. مشخص است که وقتی سازمانی در مسیر پیشرفت است، افراد متخصص‌تر و یا افراد باانگیزه‌تری برای کار در آن‌جا اقدام می‌کنند. بررسی سطح رزومه‌ها در بلندمدت، گویای وجهه‌ی سازمان است.
●با وجود بانک رزومه‌ها، سازمان می‌تواند معیارهای خودش را آسیب‌شناسی کند. ببیند در گذشته بر اساس چه معیارهایی افراد را انتخاب کرده و امروز در چه چیزهایی باید تجدید نظر کند.
