خلق دانش را ميتوان فرآيند ايجاد دانش جديد يا جايگزينی و بهسازی دانش سازمانی موجود از طريق روابط اجتماعی و همکاری‌های سازمانی دانست. اين فرآيند در سطوح فردی و سازمانی اتفاق افتاده و منجر به آفرينش دانش ضمنی و يا صريح جديد می‌گردد.
بر اساس مدل سه جزئی نوناکا و همکارانش، فرآيند خلق دانش در سازمان، دارای مراحل و اجزاء مختلفی است که طی آن از طريق فرآيندهای جامعه‌پذيری، درونی‌سازی، برونی‌سازی و تلفيق دانش جديد به صورت دانش صريح و يا ضمنی خلق میشود. پيشبرد اين فرآيندها نيازمند وجود محيطی مناسب جهت تعامل و تبادل نظر ميان کارکنان است. اندوخته‌های دانشی سازمان، فرآيند خلق دانش در سازمان را تسهيل می‌نمايند.
ممکن است امسال قصد برگزاری یک کنفرانس را داشته باشید ولی کارکنان کلیدی که این کنفرانس را قبلاً برگزار کرده‌اند از شرکت شما رفته‌اند و تمام اطلاعات مورد نیاز برای برگزاری کنفرانس را هم آنها می‌دانسته‌اند که دیگر نیستند. اگر شما شبکه اجتماعی سازمانی داشته باشید ممکن است این اطلاعات همیشه موجود و در دسترس بمانند.
وقتی که شرکت برای کارمندانش گوشی تلفن هوشمند فراهم نمی‌کند و به آنها اجازه میدهد که از شبکه‌های اجتماعی خودشان استفاده کنند، این امکان را در اختیار آنها قرار میدهد تا به سرعت دانش شرکت را به راحتی بر روی بهترین ابزارها و بسترها مبادله کنند. در حال حاضر تلگرام یکی از بسترهای تبادل اطلاعات بین پرسنل شرکت شده‌است.
این شرایط علاوه بر اینکه ایده‌های جدید را در سیستم‌هایی که شرکت مالک آنها نیست، دفن میکنند، باعث میشود استعدادها و تخصص‌های از چشم دور مانده همچنان کشف نشوند.
شبکه اجتماعی کارکنان، تجربه‌ی کار کردن در یک آزمایشگاه بزرگ را فراهم کرده است که در آن کارکنان می‌توانند با همکاران قابل اعتماد خود همکاری کنند و سؤال‌های خود را بپرسند. سهولت پرسش و پاسخ از یک طرف و اطلاع از آخرین رویدادها از طرف دیگر باعث میشود که کارکنان زودتر و سریع‌تر از یکدیگر سؤال بپرسند و نسبت به سؤالات دیگران بهتر پاسخ دهند.
ارتباطاتی که از طریق پلتفرم‌هایی مانند بلاگ‌ها، پروفایل‌ها، گروه‌ها و دیگر ابزارها انجام میشود، قابل اعتماد هستند زیرا ما کارکنان را تشویق میکنیم تا نسبت به هر موضوعی عکس‌العمل نشان دهند و افکار خود را با همه‌ی سازمان به اشتراک بگذارند. این شکل از نتایج که از دیدهای مختلفی حاصل میشود، سبب غنای اطلاعات میشود و در نتیجه اعتبار اطلاعات افزایش می‌یابد.
شما می‌توانید در حداقل زمان (Real Time) به آن چه که کارمندان فکر میکنند، آنچه که می‌فهمند و آنچه که باعث نگرانی آنها میشود، نظارت کنید و می‌توانید پیام‌های خود را با توجه به همین موارد ارسال کنید تا درک مشترک را ارتقاء دهید و نیاز به تصریح وظایف و اهداف سازمان را مرتفع کنید.
زمانی که افراد سازمان در سطوح مختلف می‌توانند ارتباطات مؤثر با همکاران برقرار کنند، کارها سریع‌تر انجام میشود، سوء تفاهم‌ها به حداقل می‌رسد و رویکرد جزیره‌ای در سازمان از بین می‌رود. در این شرایط کارها بهتر انجام می‌شوند، تجربیات بهتر منتقل می‌شوند، بازخوردها به سرعت به تصمیم‌گیرندگان و افراد اجرایی باز می‌گردند و سطح بهره‌وری سازمان افزایش می‌یابد.
همه‌ی کارکنان دعوت شده‌اند تا بدون در نظر گرفتن رتبه، عملکرد، مکان یا موقعیت خود مشارکت کنند. زمانی که منطق و سبک نظرات (کامنت‌ها) وزن بیشتری نسبت به عنوان شخص نویسنده دارند یعنی مطلبی که در کامنت بیان شده، مهم‌تر از عنوان نویسنده است. شاید بحث و مخالفت هم راحت‌تر پیش بیاید ولی بیشتر تعاملات به صورت تشویق و تمجید است که باعث میشود افراد با انرژی، روحیه و احترام بیشتری نسبت به یکدیگر رفتار کنند.
شکستن سلسله مراتب سخت است و چه بسا در بسیاری از شرکت‌ها باعث اختلال در مدیریت واحدهای عملیاتی و حوزه‌ی مدیران میانی شود ولی شبکه‌های اجتماعی سازمانی این امکان را فراهم می‌کند تا مدیر عامل و مدیران اجرایی برای هر مطلبی در جریان فعالیت‌ها (دیوار تازه‌ها) به صورت مستقیم نظر بگذارند و با کارکنان به یکباره مشارکت داشته باشند.
افراد برای بروز استعدادهای خود نیاز به محیطی مناسب دارند. یقیناً سازمان‌ها اگر شرایطی برای افراد فراهم آورند که آنها بتوانند استعداد خود را بروز دهند، خلاقیت خود را به کار گیرند و اطلاعات به راحتی جریان داشته باشد، بالاترین بهره‌وری و به تبع آن بهترین تعهد سازمانی به دست می‌آید.
دنیای امروز دنیای بروکراسی و محدودیت نیست. امروز هر رویدادی در کمتر از چند ساعت به همه‌ی افراد مرتبط مخابره میشود. در دنیای شفاف امروزی افراد باید در محیطی خلاق و نوآور، باز و نتیجه‌گرا دست در دست یکدیگر تعامل داشته باشند و برای اهداف سازمانی و توسعه‌ی شخصی تلاش نمایند. بروکراسی در حداقل ممکن فقط در جریانات اداری باقی خواهند ماند و عملکردهای کلیدی با همکاری همزمان (Collaboration) به دست می‌آید که این فرهنگ یک فرهنگ متعالی سازمانی است.
استرس، زمانی به وجود می‌آید که فشار روانی وارد شده بر فرد از حد تحمل عادی فزونی یابد. جو حاکم بر سازمان و فرهنگ سازمان نیز با استرس رابطه دارد، اگر جو حاکم بر سازمانی مثبت باشد، افراد پر تلاش، کاری و مسؤولیت‌پذیر و خلاق فشار کمتری احساس میکنند. همچنین کار کردن در شرایط دارای ابهام و عدم قطعیت باعث بروز تنش روانی می‌گردد. با پیاده‌سازی شبکه تعاملی کارکنان، افراد به راحتی با همکاران خود ارتباط برقرار کرده و برای پیشبرد مسئولیت از راهنمایی و نظرات آنها بهره می‌برند. علاوه بر آن با مدیران خود نیز ارتباط نزدیک‌تری خواهند داشت و در مقاطع زمانی بسیار کوتاه‌تر جریان پیشرفت به اطلاع مدیران می‌رسد. در این شرایط مدیران نیز مشارکت و یاری بهتری برای پیشبرد اقدامات دارند.
امروزه طبق آمارهای معتبر، 92 درصد شرکت‌های متوسط و بزرگ دنیا راهکارهای شبکه اجتماعی سازمانی را جایگزین روش‌های سنتی کرده‌اند. شبکه اجتماعی سازمانی به خاطر اثربخش بودن، راحتی کاربرد، جلوگیری از تکرار اطلاعات، سرعت انتقال اطلاعات به افراد مرتبط، تعاملی بودن با گروه کاربران، مدیریت قوی در مورد اطلاعات ثبت شده، انعطاف پذیری، مستندسازی تجربیات، مدیریت دانش سازمانی، قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ده‌ها مزیت دیگر برای شرکت‌ها یک ضرورت غیرقابل اجتناب محسوب میشود.
با پیاده‌سازی شبکه اجتماعی سازمانی «همسو» تمام اطلاعات کاری سازمان در یک سامانه ثبت میشود، سرعت و دقت انتقال اطلاعات افزایش می‌یابد، امور شرکت بهتر کنترل میشود، دفن دانش تبدیل به ثمردهی دانش میشود و همچنین انگیزش افراد همراه با مشارکت بیشتر، بهبود می‌یابد. همه‌ی این مزایا منجر به چابکی، افزایش بهره‌وری و هم‌افزایی میشود.
برای آشنایی بیشتر با نرم افزار شبکه اجتماعی سازمانی همسو وارد سایت www.sepehrmahan.com شوید.
