یک تحلیل SWOT میتواند در هر مرحله از یک تلاش، دیدگاههای مفیدی ارائه دهد. شما ممکن است از آن برای موارد زیر استفاده کنید:
- بررسی امکانهای جدید یا یافتن راهحل برای مشکلات.
- تصمیمگیری درباره بهترین مسیر برای ابتکار خود. شناسایی فرصتهای موفقیت در کنار تهدیدهای موجود میتواند مسیرها و انتخابها را روشن کند.
- تعیین نقاطی که تغییر در آنها ممکن است. اگر در یک نقطه عطف یا مرحلهی تغییر قرار دارید، فهرست نقاط قوت و ضعف میتواند اولویتها و امکانها را آشکار سازد.
- تنظیم و اصلاح برنامهها در میانه راه. یک فرصت جدید ممکن است مسیرهای گستردهتری باز کند، در حالی که یک تهدید تازه میتواند راهی را که قبلاً وجود داشت ببندد.
SWOT همچنین روشی ساده برای ارتباط درباره ابتکار یا برنامه شما و راهی عالی برای سازماندهی اطلاعاتی است که از مطالعات یا نظرسنجیها جمعآوری کردهاید.
عوامل داخلی شامل منابع و تجربیات شما هستند. حوزههای کلی برای بررسی عبارتاند از:
- منابع انسانی: کارکنان، داوطلبان، اعضای هیئتمدیره، جامعه هدف
- منابع فیزیکی: مکان، ساختمان، تجهیزات
- مالی: کمکهزینهها، سازمانهای تأمین مالی، سایر منابع درآمد
- فعالیتها و فرایندها: برنامههایی که اجرا میکنید، سیستمهایی که به کار میبرید
- تجربیات گذشته: پایههای یادگیری و موفقیت، شهرت شما در جامعه
هنگام فهرست کردن نقاط قوت، بیش از حد فروتن نباشید. اگر در نامگذاری آنها مشکل دارید، ابتدا ویژگیهای خود را ساده فهرست کنید (مثلاً: ما کوچک هستیم، با محله ارتباط داریم). برخی از این ویژگیها احتمالاً نقاط قوت خواهند بود.
اگرچه نقاط قوت و ضعف سازمان شما ویژگیهای داخلی هستند، دیدگاه افراد خارج از گروه خود را نادیده نگیرید. نقاط قوت و ضعف را هم از دیدگاه خود و هم از دیدگاه دیگران، از جمله کسانی که با آنها سروکار دارید، شناسایی کنید. آیا دیگران مشکلات یا داراییهایی را میبینند که شما نمیبینید؟
برای بخش خارجی ارزیابی، دامنه گستردهای در نظر بگیرید. هیچ سازمان، گروه، برنامه یا محلهای از رویدادها و نیروهای بیرونی مصون نیست. هنگام تهیه این بخش از فهرست SWOT، ارتباطات خود را ـ چه مثبت و چه منفی ـ در نظر بگیرید.
نیروها و واقعیتهایی که گروه شما کنترل نمیکند شامل موارد زیر است:
- روندهای آینده در حوزه کاری یا فرهنگ
- اقتصاد ـ محلی، ملی یا بینالمللی
- منابع مالی ـ بنیادها، اهداکنندگان، مجالس قانونگذاری
- جمعیتشناسی ـ تغییرات در سن، نژاد، جنسیت، فرهنگ کسانی که خدمترسانی میکنید یا در منطقه شما
- محیط فیزیکی (آیا ساختمان شما در بخش در حال رشد شهر قرار دارد؟ آیا شرکت اتوبوسرانی مسیرها را کاهش میدهد؟)
- قوانین (آیا الزامات جدید فدرال کار شما را سختتر یا آسانتر میکند؟)
- رویدادهای محلی، ملی یا بینالمللی
- فرصتها، بزرگترین تهدیدها و سایر دستهها را بررسی کنید.
- از هر گروه بخواهید گزارش دهد («گروه A، چه نقاط قوتی میبینید؟»). میتوانید ترتیب گزارشدهی را تغییر دهید تا همیشه یک گروه مجبور نباشد آخرین باشد و نکات تکراری بیان کند («گروه B، بیایید با شما برای ضعفها شروع کنیم»).
- یا میتوانید بحث را برای همه گروهها باز کنید («چه نقاط قوتی یادداشت کردهاید؟») تا هر دسته کامل شود.
نتایج را بحث و ثبت کنید. بسته به زمان و هدف شما:
- به اجماعی درباره مهمترین موارد در هر دسته برسید.
- تحلیل را به چشمانداز، مأموریت و اهداف خود مرتبط کنید.
- تحلیل را به برنامههای عملی و راهبردها ترجمه کنید.
- در صورت نیاز، خلاصهای مکتوب از تحلیل SWOT تهیه کنید تا برای استفاده مداوم در برنامهریزی و اجرا در اختیار شرکتکنندگان قرار گیرد.
