فصل 3 آغاز پروژه : پیش رفتن یا دور خود چرخیدن؟

نگرش ذهنی آغاز

در آغاز شما باید مجموعه ای از انتظارات مشترک و قابل اندازه گیری را شفاف سازی کنید.

در پروژه یک مکان اصلی یا وقایع اصلی یا نقشه نداریم. به همین دلیل مدیریت پروژه اهمیت زیادی دارد.

ما اغلب در پروژه هایمان به دور خود میچرخیم، زیرا انتظارات شفافی نداریم. با داشتن یک ایده کلی پیش می رویم، حدس و گمان میزنیم، و یا پروژه را به هیولایی غیرقابل کنترل تبدیل می کنیم.

فاز آغازین، مهم ترین گام از پنج گام فرآیند مدیریت پروژه است. در این فاز "حساسیت نسبت به  شرایط اولیه" وجود دارد زیر هر گونه کج فهمی حتی کوچک، در ادامه مسیر می تواند فاجعه آفرین باشد.

• طبق گفته متخصصان دلیل اولیه ی اجرای افتضاح پروژه ها انتظارات غیر واقعی بر اساس داده ها و اطلاعات نا کافی است.

• علت ریشه ای در شکست پروژه ها، عدم انتظارات مشترک با ذینفعان است. شما به عنوان رهبر باید عقیده همه را از همان ابتدا در باره ی پروژه یکسان کنید. یعنی از ابتدای پروژه انتظارات را شفاف کنید.

به عنوان رهبر باید مطمین شوید همه تصویر یکسانی از خروجی های پیش رو دارند. برای رسیدن به انتظارات شفاف به این سوالات پاسخ دهید:

• این پروژه بر چه کسانی تاثیر دارد؟

• چه کسانی موفقیت را تعریف می کنند و انتظارشان چیست؟

• محدودیت های پروژه چیست؟

• درک مشترک خروجی های پروژه را چگونه ایجاد می کنید؟

برای پاسخ به این سوالات باید موارد زیر را انجام دهید:

این ها مجموعه مهارت ها و ابزار های فرآیند آغاز است

1. مهارت شناسایی تمام ذینفعان

ابزار: طوفان فکری

2. مهارت شناسایی تمام ذینفعان کلیدی

تعریف: ذینفع کلیدی هر کسی که موفقیت یا شکست پروژه را تعیین می کند.

ابزار: توانِ ذینفع کلیدی

از ابزار توان، مطابق جدول زیر در دسته بندی های مشخص برای شناسایی ذینفعان کلیدی استفاده می کنیم.

• تصمیم ها: ذینفعانی که تصمیماتی می گیرند که بودجه ی پروژه را کنترل می کند یا بر روی آن اثر گذار هستند

• اختیار: ذینفعانی که اختیار دارند و مجوز انجام  کار می دهند

• نیاز: این ذینفعان از پروژه مستقیما نفع می برند یا تحت تاثیر آن قرار می گیرند، بنابراین نیاز دارند همه چیز را بدانند. آن ها را در جریان قرار دهید

• ارتباطات: این ذینفعان به افراد،  پول یا منابع مورد نیاز برای رفع موانع پروژه و یا تاثیر گذار بر تضمین موفقیت پروژه متصل هستند

• انرژی: این افراد انرژی مثبت یا منفی دارند که بر موفقیت پروژه می توانند اثر بگذارند

3. مهارت مصاحبه با ذینفعان کلیدی

تعریف : ذی نفع شخص یا سازمانی که به طور فعال در پروژه مشارکت می کند یا به طور مثبت یا منفی تحت تاثیر آن قرار می گیرد.

3.1. ابزار: مصاحبه با ذی نفع کلیدی

• ثبت مصاحبه کننده، مصاحبه شونده و تاریخ

• مقصود پروژه: این پروژه چگونه بر اهداف تاثیر می گذارد

• توصیف: به چگونگی، چه چیزی و چه زمانی پروژه با جزییات می پردازد                 

• نتایج مطلوب: اقدامات و خروجی های ویژه که باید به آن رسید

• حذفیات: بخشی که جزو پروژه نخواهد بود

• نیازهای ارتباطی: در حین پیشرفت پروژه چه مواردی را باید به ذینفع اطلاع داد

• معیار پذیرش: تایید کننده اتمام پروژه

• محدودیت ها: حدود پروژه و محدودیت ها

      PMI شش حوزه محدودیت های احتمالی را شناسایی کرده:

• محدوده

• کیفیت

• منابع

• بودجه

• ریسک

• زمان

شما به عنوان مدیر پروژه باید محدودیت ها را شناسایی کنید و اولویت ها را تعیین کنید.

3.2. ابزار: قیف سوالات

• شروع : سوالاتی مانند چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی، کجا، چه  کسی، چرا و چگونه

• جزییات : اطلاعات خاص و معیارهای موفقیت کدامند؟ از معانی و جزییات مسئله بیشتر بپرسید

• پایان: سوال واضح بله یا خیر بپرسید. جمع بندی کنید. منظور برداشت شده را تکرار کنید تا مصاحبه شونده شما را تایید کنید.

4. مهارت تدوین بیانیه ی محدوده ی پروژه

ابزار: بیانیه ی محدوده پروژه

• نام پروژه، تکمیل کننده، تاریخ شروع برنامه ریزی و مدت زمان برنامه ریزی

• مقصود پروژه: این پروژه چگونه بر اهداف تاثیر می گذارد

• توصیف: به چگونگی، چه چیزی و چه زمانی پروژه با جزییات می پردازد                 

• نتایج مطلوب: اقدامات و خروجی های ویژه که باید به آن رسید

• حذفیات: بخشی که جزو پروژه نخواهد بود

• نیازهای ارتباطی: در حین پیشرفت پروژه چه مواردی را باید به ذینفع اطلاع داد

• معیار پذیرش: تایید کننده اتمام پروژه

• محدودیت ها: حدود پروژه و محدودیت ها

• تاییدیه ها: شامل مصاحبه با ذینفعان کلیدی