گروه کوچکی از دانشجوهای کارشناسی، ارشد، دکتری و پسادکتری، بدون قصد قبلی، مطالعه‌ای درازمدت درباره تفاوت بهره‌وری موردانتظار با بهره‌وری واقعی ترتیب دادند. طی نه ماه، اعضای این گروه به صورت خودجوش ۵۵۹ تکلیف، تاریخ مهم و مهلت نهایی تحویل (هم واقعی و هم موردانتظار) را گزارش کرده‌اند. حال می‌خواهیم نشان دهیم که چه نوع‌کارهایی از همه کم‌تر در زمان موردانتظار انجام می‌شود؟ (پاسخ: تکالیف مربوط به برنامه‌نویسی و به طور کلی نوشتن)، آیا افراد باتجربه‌تر و در مقاطع بالاتر تخمین‌ها و پیش‌بینی‌های دقیق‌تری نسبت به بقیه دارند؟ (پاسخ: نه زیاد) و آیا تخمین‌ها و پیش‌بینی‌های ما طی زمان معقول‌تر می‌شود؟ (پاسخ: تنها اندکی).
از پیش‌بینی تا واقعیت
چند بار برایتان پیش آمده که به خودتان قول محکم داده‌اید که در هفته‌ای معین، بالاخره ایراد کدتان را برطرف کنید؟ چند بار به خودتان قول داده‌اید که در ماهی مشخص پیش‌نویس کار را تمام کنید؟ اصلا چند بار شده که واقعا به این قول‌ها عمل کنید؟
من هم مانند شما هستم. دائما به خود دروغ می‌گویم و لیست کارهایم از روزی به روز دیگر انتقال پیدا می‌کند. اما در تابستان ۲۰۲۰، گروه کوچکی از دانشجوها در همه مقاطع تحصیلی (از کارشناسی تا پسادکتری، و همچنین خودم) دور هم جمع شدیم تا یکدیگر را در اهداف هفتگی تشویق کنیم. ایده کار ساده بود: باید هر هفته گزارش می‌کردیم که چه کارهایی باید در طول این هفته انجام دهیم و انتظار داریم هرکدام چه‌قدر زمان ببرد. در نهایت، گزارش می‌شد که هر کدام از کارها در واقعیت چه‌قدر زمان می‌برد. بدون قصد قبلی، مجموعه‌ای از داده‌ها که تفاوت بین انتظارات ما و واقعیت را نشان می‌داد، جمع‌آوری شد.
حال مسیر طی‌شده و آموخته‌هایم را در این نوشتار ارائه می‌کنم. شاید شما هم به نتیجه مشابهی برسید.
یک مسیر ۹ ماهه
داده‌های استفاده‌شده در این مقاله، طی یک بازه زمانی نه‌ماهه که از ۲۲ ژوئن ۲۰۲۰ شروع شد، جمع‌آوری شده است. این مجموعه شامل ۵۵۹ تکلیف، تاریخ تکمیل (موردانتظار و واقعی) و زمان صرف‌شده برای آنها (موردانتظار و واقعی) است که به صورت خوداظهاری گرد آمده است. تکالیف برنامه‌ریزی‌شده برای تاریخ و مدت زمانی خاص (مانند همایش‌ها و سخن‌رانی‌ها) در این مجموعه گنجانده نشده است. تنها تکالیفی در این مجموعه قید شده که مدت زمان تکمیل آنها از پیش تعیین نشده و به عبارتی «بدون ساختار» هستند.
هر تکلیف باید هدفی معین و منطقی می‌داشت که در هفته‌ای معین کامل می‌شد. این تکالیف در هشت دسته قرار می‌گرفت:
داده‌ها شامل تکالیف گزارش‌شده دو دانشجوی پسادکتری، چهار دانشجوی تحصیلات تکمیلی (ارشد و دکتری) و دو دانشجوی کارشناسی است. شرکت‌کنندگان در این مطالعه، داده‌های خود را (به صورت عمومی) منتشر کرده‌اند.
نتایج در یک کلام
در کل، هرکدام از ما به طور میانگین ۵۳ درصد برنامه‌ریزی هفتگی خود را به ثمر رساندیم. زمان واقعی برای انجام یک تکلیف، به طور میانگین ۱.۷ برابر میزان موردانتظار (با میانه ۱.۴) بود. راستش را بخواهید، به طرز تکان‌دهنده‌ای این نتایج دقیق است.
کدام تکالیف تأخیر بیشتری نسبت به پیش‌بینی ما دارند؟
زمان انجام کدام کارها دقیق پیش‌بینی می‌شود و کدام کارها نه؟
پاسخ: پیش‌بینی‌های غلط معمولا درمورد تکالیف برنامه‌نویسی یا نوشتنی اتفاق می‌افتد. شکل ۱ چگالی احتمال تقریبی را برای مقدار زمان صرف‌شده برای هر دسته از تکالیف، نشان می‌دهد. نمودار هیستوگرام داده‌ها در شکل ۲ آورده شده است.
در حالت ایده‌آل، هر تکلیف باید در یک هفته انجام شود. در واقعیت، تکالیف نوشتنی و برنامه‌نویسی ممکن است خیلی بیشتر طول بکشند. مثالی از بدترین این دسته، یک تکلیف برنامه‌نویسی بود که ۳۱ هفته به طول انجامید (دقت کنید که این داده‌ها یک بازه زمانی ۳۵ هفته‌ای را پوشش می‌دهد، بنابراین در این مقیاس، تکلیف مذکور مثالی از طولانی‌ترین زمان انجام است). همچنین تعداد هفته‌های موردنیاز تا اتمام تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی، به طور میانگین یک ماه (برنامه‌نویسی ۲.۸ و نوشتنی ۳.۴ هفته) است و حداکثر ده درصد این دسته تکالیف بیش از دو ماه زمان بردند.
بر خلاف تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی که زمان پایان‌شان بسیار متغیر است (از یک هفته تا هشت ماه!)، تکالیف حل مسئله و کارهای خدماتی کمابیش در همان زمان موردانتظار تمام می‌شود. این دسته از کارها تقریبا همیشه مهلت معینی دارند (مسائل حل‌شده باید سر تاریخ معلومی تحویل داده شود، یا رویداد داوطلبانه باید در روز معلومی برگزار گردد) و نتایج چندان هم عجیب نیست.
اگر تخمین ما از کارایی‌مان دقیق بود، چگالی احتمال هر دو نمودار ۱ و ۲، توابع دلتا به مرکز x = 1 می‌شد.
شکل ۲، دقت تخمین ما از ساعات موردنیاز برای انجام تکالیف دسته‌های مختلف را نشان می‌دهد. باز هم، تخمین ما برای تکالیف برنامه‌نویسی و نوشتنی نادقیق‌ترین بود. دو تکلیف برنامه‌نویسی و یک تکلیف نوشتنی حدودا ده برابر زمان موردانتظارشان زمان بردند. تخمین‌ها برای دیگر تکالیف نسبتا دقیق از آب درآمدند.
فرقی نمی‌کند کارشناسی باشید یا پسادکترا
آیا افراد در مقاطع بالاتر (مثلا پسادکترا)، نسبت به افراد جوان‌تر (مثلا ارشد و دکتری یا کارشناسی) تخمین دقیق‌تری از زمان انجام کار دارند؟ پاسخ منفی است. اما، دقت این تخمین احتمالا به نوع کارهایی بستگی دارد که گروه‌های مختلف اشخاص انجام می‌دهند.
شکل‌های ۳ و ۴، چگالی احتمال برای زمان اتمام تکالیف را به تفکیک مقاطع تحصیلی نشان می‌دهد. مطابق شکل ۳، دانشجوهای کارشناسی با احتمال بیشتری تکالیف‌شان را در همان یک هفته موردانتظار تمام می‌کنند. البته، تکالیف دانشجوهای کارشناسی معمولا مهلت اتمام نزدیک‌تری دارند (مانند کارهای کلاسی).
شکل ۴، نشان می‌دهد که هر سه گروه (دانشجوهای کارشناسی، ارشد و دکتری) اغلب ۱.۴ برابر زمان موردانتظار را صرف هر کاری (فارغ از ماهیت آن) می‌کنند. نمودار مربوط به دانشجوهای تحصیلات تکمیلی بلند‌ترین انتها را دارد، که نشان می‌دهد این دسته از دانشجوها، با وجود تحصیل در مقاطع بالاتر از کارشناسی، بیشتر از آنها از زمان موردانتظار برای اتمام تکالیف فراتر می‌روند.
شکل ۵ جزئیات صرف زمان روی کارهایی غیر از سخن‌رانی و جلسات را نشان می‌دهد. همان‌طور که انتظار می‌رود، با بالاتر رفتن مقطع تحصیلی، زمان صرف‌شده برای تکالیف حل مسئله کاهش یافته و در عوض، مدیریت و نوشتن افزایش می‌یابد. علاقه‌مندم مشابه همین نمودار برای استادان دانشگاه نیز تنظیم شود، اما فکر نمی‌کنم آنها کاری جز برگزاری جلسه و سخن‌رانی داشته باشند!
بهبودی در کار هست؟
آیا با گذشت زمان، در برنامه‌ریزی هفتگی بهتر شدیم؟ تنها اندکی! با بررسی داده‌های چهار نفری که ۹ ماه موردانتظار را به این پروژه پایبند ماندند (یک دانشجوی پسادکترا، دو دانشجوی تحصیلات تکمیلی و یک دانشجوی کارشناسی)، در سه ماه اول تنها ۴۷ درصد تکالیف یک هفته انجام شد، در سه ماه دوم ۵۹ درصد و در سه ماه آخر ۵۱ درصد.
اگر چه، میزان کار انجام‌شده در یک هفته تغییر چشم‌گیری نکرد، توانایی تخمین‌زدن زمان موردنیاز برای کار با گذشت زمان بهتر شد. شکل ۶ دقت تخمین ما را در فازهای مختلف مطالعه نشان می‌دهد: جهت آن به سوی دقیق شدن است!
کارهایی که تمام نشدند...
در پایان این تحقیق، ۹۶ تکلیف از ۵۵۹ تکلیف برنامه‌ریزی‌شده هیچ تاریخ اتمامی نداشتند (نزدیک به نیمی از این ۹۶ تکلیف مربوط به برنامه‌نویسی بود). این بدان معناست که نزدیک به ۱۷ درصد از تکالیف رها شده یا هم‌چنان ناتمام‌اند. چندان هم بد نیست.
چه چیزهایی از این تحقیق آموختیم؟
به علاوه، برخی از شرکت‌کنندگان متوجه شدند که اهداف زمان‌محور (مثلا «تحقیق به مدت ۵ ساعت») بهتر از اهداف نتیجه‌محور (مثلا «مسئله را در ۵ ساعت حل کردن») جواب می‌دهد. ببینید کدام یک برای شما بهتر است. اگر فقط به دنبال افزایش تعداد کارهای انجام‌شده هستید، می‌توانید لیست کارهایتان را با کارهای کوتاه و ساده پر کنید، یا حتی بهتر از این: کارهایی که انجام داده‌اید را بنویسید! همین الان بروید، آنها را بنویسید و بلافاصله خط بزنید، شما لایقش هستید!
کیلی براور
عضو دپارتمان فیزیک و موسسه اخترفیزیک و مطالعات کیهانی کاولی، دانشگاه صنعتی ماساچوست (ام‌آی‌تی)
مقاله اصلی: I’ll Finish It This Week And Other Lies
