برنامهریزی واقعاً بخش مهمی از مدیریت کسبوکار است، مخصوصاً وقتی به آخر سال نزدیک میشویم و قرار است برای سال بعد تصمیم بگیریم. مسئله فقط داشتن برنامه نیست؛ مسئله این است که اگر قرار است برنامه اجرا شود، باید درست برنامهریزی شده باشد. یعنی هم فرآیند برنامهریزی استاندارد باشد، هم خروجی آن شفاف و قابل استفاده باشد. خیلی وقتها مشکل شرکتها این نیست که برنامه ندارند، مشکل این است که اصلاً درست برنامهریزی نکردهاند.
واقعیت این است که هر شرکتی حداقل در نه ماه گذشته با چالشهای اصلی خودش روبهرو شده و آنها را شناخته است. معمولاً این چالشها چیز تازهای نیستند و اگر قرار بود بهصورت عادی حل شوند، تا الان حل شده بودند. خیلی بعید است مسائلی که در نه ماه گذشته اصلاح نشدهاند، در سه ماه باقیمانده سال به نتیجه برسند. به همین خاطر منطقیتر این است که دو یا سه چالش واقعاً مهم و اثرگذار شرکت را انتخاب کنیم و بهجای اینکه نه تا دوازده ماه سال آینده را صرف آزمون و خطا کنیم، زمان را متمرکز کنیم.
بهنظر من، بهتر است بهجای پراکندگی و جلسات طولانی، یک بازه کوتاه و فشرده، مثلاً یک هفته، را فقط برای برنامهریزی بگذاریم. در این یک هفته، تیم میتواند با تمرکز کامل تصمیم بگیرد، مسیر را مشخص کند و به یک خروجی شفاف برسد. این کار کمک میکند سال آینده را با یک برنامه روشن شروع کنیم، نه با ابهام و اتلاف زمان.
اسپرینت استراتژی یک فرآیند فشرده، متمرکز و زمانمند برای تصمیمگیریهای مهم استراتژیک است که به سازمانها کمک میکند در مدت کوتاه، بهجای جلسات طولانی و پراکنده، به یک مسیر روشن و قابل اجرا برسند. در این رویکرد، یک تیم محدود اما تصمیمگیرنده برای چند روز متوالی فقط روی یک مسئله مشخص تمرکز میکند، مسئله را دقیق تعریف میکند، گزینههای مختلف را بررسی میکند و در نهایت به یک تصمیم شفاف و برنامه عملیاتی میرسد. هدف اسپرینت استراتژی تولید خروجی واقعی و قابل اجراست، نه صرفاً بحث نظری یا ایدههای کلی.
فرض کنیم یک شرکت تصمیم دارد مسیر دیجیتال مارکتینگ خود را برای سال آینده اصلاح کند و فقط یک هفته زمان در اختیار دارد. در این شرایط، اسپرینت استراتژی بهصورت یک برنامه پنجروزه طراحی میشود که هر روز بهصورت فشرده و کاملاً هدفمند اجرا میشود. تمرکز کل اسپرینت فقط روی این سؤال است که دیجیتال مارکتینگ شرکت در سال آینده باید چه مسیری را طی کند و چه تغییراتی ضروری است.
در اسپرینت استراتژی، اینکه چه کسانی در اتاق باشند خیلی مهمتر از تعداد آدمهاست. تیم باید کوچک، تصمیمگیرنده و اجرایی باشد. معمولاً حضور یک نفر از مدیریت یا کسی که اختیار نهایی تصمیم را دارد ضروری است، کنار او لید مارکتینگ یا دیجیتال مارکتینگ، یک نفر از بیزینس یا فروش که نگاه درآمدی و بازار را میشناسد، و یک نفر با نگاه داده و تحلیل برای جلوگیری از تصمیمهای صرفاً احساسی. بسته به موضوع، ممکن است حضور نماینده محصول یا تکنولوژی هم لازم باشد. نکته مهم این است که همه افراد حاضر باید نقش فعال داشته باشند و بتوانند تصمیم بگیرند؛ آدمهایی که فقط برای شنیدن میآیند یا اختیار اجرایی ندارند معمولاً سرعت و کیفیت اسپرینت را پایین میآورند.
برای ساختارمند کردن بحثها در اسپرینت استراتژی، مخصوصاً در روز اول و دوم، میتوان از روش Six Thinking Hats استفاده کرد که توسط Edward de Bono معرفی شده است. این مدل کمک میکند تیم بهجای بحثهای پراکنده و همزمان از زاویههای مختلف، در هر مقطع فقط از یک نوع نگاه به مسئله فکر کند؛ مثلاً یک بازه فقط روی دادهها و واقعیتها تمرکز کند، یک بازه روی ریسکها و نقدها، و یک بازه روی ایدهپردازی و راهحلهای خلاقانه. استفاده از Six Thinking Hats باعث میشود گفتوگوها منظمتر پیش بروند، همه اعضا مشارکت فعالتری داشته باشند و خروجی روزهای ابتدایی اسپرینت دقیقتر و قابل اتکاتر شکل بگیرد.
البته استفاده از Six Thinking Hats فقط یک روش پیشنهادی است و الزاماً تنها گزینه موجود نیست. بسته به فرهنگ سازمان، نوع تیم و سبک تصمیمگیری، ممکن است از روشهای دیگری برای بریناستورمینگ، ساخت ایده یا افزایش تعامل اعضای تیم استفاده شود. انتخاب این ابزارها معمولاً به سلیقه و تجربه مدیرعامل، مدیر استراتژی یا فردی که اسپرینت را هدایت میکند بستگی دارد. مهمتر از خودِ روش، این است که گفتگوها ساختار داشته باشند، همه افراد درگیر شوند و خروجی هر جلسه مشخص و قابل استفاده باشد.
در روز اول، تمرکز تیم روی ایجاد درک مشترک از وضعیت فعلی و تعریف دقیق مسئله است. عملکرد فعلی دیجیتال مارکتینگ بررسی میشود، چالشها و گلوگاهها مشخص میشوند و اهداف سال آینده شفاف میگردد. در این روز به این سؤال پاسخ داده میشود که دقیقاً چه چیزی باید اصلاح شود و موفقیت چه معنایی دارد. خروجی این روز یک تعریف روشن از مسئله و هدف اسپرینت است که همه اعضا روی آن توافق دارند.
روز دوم به تحلیل عمیقتر و ساخت مسیرهای مختلف اختصاص دارد. دادهها، تجربههای گذشته و وضعیت بازار بررسی میشود و سناریوهای مختلف برای بهبود دیجیتال مارکتینگ شکل میگیرد. ممکن است گزینههایی مثل تغییر تمرکز کانالها، بازطراحی استراتژی محتوا یا اصلاح قیف جذب مطرح شوند. هدف این روز تولید چند مسیر استراتژیک قابلبحث است، بدون اینکه هنوز تصمیم نهایی گرفته شود.
در روز سوم، تیم وارد فاز تصمیمگیری میشود. گزینههای طراحیشده از نظر اثرگذاری، ریسک، هزینه و امکان اجرا بررسی و با هم مقایسه میشوند. بحثها ساختارمند و مبتنی بر معیارهای مشخص است تا از سلیقه شخصی فاصله گرفته شود. در پایان این روز، یک مسیر استراتژیک اصلی برای دیجیتال مارکتینگ سال آینده انتخاب میشود و مسیرهای دیگر کنار گذاشته میشوند.
روز چهارم به عملیاتیسازی مسیر انتخابشده اختصاص دارد. اقدامات کلیدی مشخص میشوند، اولویتها تعیین میشود، مسئولیتها بین تیمها تقسیم میشود و شاخصهای سنجش عملکرد تعریف میگردد. تمرکز این روز روی این است که استراتژی انتخابشده به یک برنامه قابل اجرا و قابل پیگیری تبدیل شود، نه اینکه در حد یک سند کلی باقی بماند.
در روز آخر، تمام خروجیها جمعبندی و نهایی میشوند. تیم اطمینان پیدا میکند که همه روی مسیر انتخابشده همنظر هستند، ریسکهای اصلی شناسایی شدهاند و گامهای بعدی کاملاً مشخص است. در این روز، خروجی نهایی اسپرینت بهصورت یک سند شفاف آماده میشود که میتواند مبنای اجرای دیجیتال مارکتینگ در سال آینده قرار گیرد.
مدیریت زمان در اسپرینت استراتژی نقش کلیدی در کیفیت خروجی دارد، چون روزها فشرده هستند و هدف رسیدن به یک نتیجه خالص و قابل اجراست. معمولاً هر روز اسپرینت یک بازه کاری کامل در نظر گرفته میشود که بسته به شرایط تیم میتواند حدود هشت تا ده ساعت باشد. روز کاری با یک جلسه کوتاه همراستاسازی شروع میشود که حدود چهل و پنج دقیقه تا یک ساعت زمان دارد و در آن هدف روز، خروجی مورد انتظار و برنامه کلی مرور میشود.
پس از آن، اولین بلوک کاری عمیق آغاز میشود که معمولاً یک و نیم تا دو ساعت طول میکشد و به فعالیتهای اصلی همان روز مثل تحلیل، ایدهپردازی یا تصمیمسازی اختصاص دارد. بعد از این بلوک، یک استراحت کوتاه حدود ده تا پانزده دقیقهای در نظر گرفته میشود تا تمرکز ذهنی حفظ شود. سپس بلوک کاری دوم با زمانی مشابه اجرا میشود که ادامه یا تکمیل فعالیت اصلی روز را پوشش میدهد.
در میانه روز، یک وقفه ناهار حدود چهل و پنج دقیقه تا یک ساعت در نظر گرفته میشود تا انرژی تیم بازیابی شود. بعد از ناهار، یک بلوک کاری دیگر حدود یک و نیم ساعت برای جمعبندیهای میانی، تصمیمهای مهم یا ساخت خروجیهای اصلی روز برگزار میشود. در صورت نیاز، یک استراحت کوتاه دیگر در نظر گرفته میشود و در پایان روز حدود سی تا چهل و پنج دقیقه به جمعبندی نهایی، مستندسازی خروجیها و آمادهسازی برای روز بعد اختصاص پیدا میکند. این ساختار کمک میکند با وجود فشار زمانی، تمرکز تیم حفظ شود و هر روز اسپرینت به یک خروجی مشخص و قابل استفاده برسد.
در اسپرینتهای استراتژی، پذیرایی و ناهار هم روی کیفیت خروجی اثر مستقیم دارد. واقعبینانه اگر نگاه کنیم، وسط یک روز فشرده تصمیمگیری، رفتن برای ناهارهای سنگین مثل زرشکپلو با کباب کوبیده معمولاً تمرکز تیم را کاملاً به هم میریزد. در این مدل جلسات، بهترین انتخاب استفاده از اسنکها و فینگر فودهای سبک است که انرژی بدهد ولی آدم را از فاز ذهنی خارج نکند. چای و قهوه هم بهتر است در طول جلسه و به میزان لازم در دسترس باشد، مثلاً داخل فلاسک، تا وقفههای طولانی ایجاد نشود و ریتم اسپرینت حفظ شود.
یکی از قوانین مهم این مدل اسپرینتها این است که هر کسی که وارد جلسه میشود باید واقعاً حضور داشته باشد، نه فقط فیزیکی. تمرکز کامل روی موضوع شرط اصلی است؛ تلفن همراه باید خاموش یا روی سایلنت باشد، کسی نباید وسط جلسه با گوشی کار کند و اگر کسی لپتاپ دارد، استفاده از آن فقط باید در راستای موضوع اسپرینت باشد، نه انجام کارهای جانبی. این جلسات جایی نیست که آدم همزمان در جلسه باشد و کار دیگری انجام بدهد، چون کیفیت تصمیمگیری مستقیم به تمرکز افراد وابسته است.
نکته مهم دیگر تعهد زمانی است. اسپرینت استراتژی با رفتوآمد مقطعی جواب نمیدهد؛ نمیشود یک روز آمد و یک روز نبود. افرادی که در تیم اسپرینت هستند باید زمان خودشان را برای این موضوع خالی کنند و کل بازه را در دسترس باشند. مثلاً اگر الان ابتدای دیماه است، کاملاً منطقی است که از الان برنامهریزی شود و این اسپرینت برای هفته اول یا دوم بهمن گذاشته شود. مدیران شرکت باید بتوانند با چند هفته برنامهریزی، یک هفته را طوری مدیریت کنند که چند ساعت در روز واقعاً درگیر تلفن و کارهای جاری نباشند و تمرکز کامل روی تصمیمهای مهم شرکت داشته باشند.
در نهایت، اسپرینت استراتژی یک تصمیم آگاهانه برای احترام گذاشتن به زمان، تمرکز و کیفیت تصمیمگیری است. بهجای ماهها جلسات پراکنده و تصمیمهای نصفهنیمه، این رویکرد کمک میکند شرکت در یک بازه کوتاه و متمرکز، روی مهمترین چالشهایش بایستد، آنها را دقیق ببیند و برایشان مسیر مشخص تعریف کند. از انتخاب درست مسئله و تیم گرفته تا مدیریت زمان، تمرکز افراد، ساختار جلسات و حتی جزئیاتی مثل نوع پذیرایی، همه در کیفیت خروجی نهایی اثر دارند.
اگر قرار است سال آینده با برنامه جلو برویم، باید از همین امروز برای برنامهریزی درست وقت بگذاریم. اسپرینت استراتژی این فرصت را میدهد که با یک هفته تمرکز واقعی، مسیر چند ماه یا حتی یک سال آینده را شفاف کنیم. نه بهعنوان یک ابزار تزئینی، بلکه بهعنوان یک تصمیم مدیریتی جدی برای جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع.
توضیح: محتوای این مطلب حاصل تجربه و نگاه شخصی نویسنده است. متن اولیه توسط نویسنده تهیه شده و در ادامه با استفاده از ChatGPT ویرایش شده، غلطهای املایی و نگارشی اصلاح شده و جملهبندیها بهبود پیدا کرده است. این نوشته بهطور کامل توسط هوش مصنوعی تولید نشده، بلکه نسخه نهایی آن نتیجه تعامل مرحلهبهمرحله نویسنده با هوش مصنوعی برای شفافتر شدن و دقیقتر شدن متن است.
