با توجه به اهمیت موضوع حسابداری حقوق و دستمزد ، همواره محاسبات و صدور اسناد مربوط به این موضوع از مباحث مورد توجه حسابداران در شرکتهای مختلف بوده است.
به موجب لوح های کشف شده در تخت جمشید، ما امروز می دانيم که سازندگان تخت جمشید را بردگان تشکيل نمی دادند بلکه مردان و زنان آزاده ای بوده اند که به اندازه تخصص خود و کاری که انجام می دادند دستمزد می گرفتند. به آنان نه تنها دستمزدی شايسته که گاه پاداش و هديه نيز پرداخت شده است. در این میان ثبت حقوق و دستمزد کارگران به گونه ای دقیق و مناسب، همواره از مهمترین موضوعات مربوط به حقوق و دستمزد بوده است.
تنظیم اسناد مربوط، به صورت صحیح و به موقع از اهمیت خاصی برخوردار است و شایسته است حسابداران در رابطه با این موضوع دقت نظر لازم را بکار گیرند.
حقوق و دستمزد عبارت است از وجوهی که برای کار انجام شده و خدمات ارایه شده در طی یک مدت معین به کارگر و کارمند پرداخت شده و یا تعهد پرداخت آن داده می شود.
همچنین به مجموعه اجزاء به هم پیوسته در داخل یک بنگاه اقتصادی که داده های مربوط به سهم نیروی کار را در تولید محصولات یا ارائه خدمات به صورت اطلاعات حقوق و دستمزد تبدیل می نماید، یک سیستم حقوق و دستمزد گفته می شود.چ
همانطور که تعریف حقوق و دستمزد آمده است. بابت فعالیتها، خدمات و تولیدات پرسنل در مدت زمان معین به عنوان حقوق و دستمزد باید وجوهی به آنها پرداخت شود. منظور از حسابداری حقوق و دستمزد که در انگلیسی به آن Payroll گفته می شود. محاسبه دقیق همین وجوه است که در قالب عوامل حقوقی تعریف می شوند. و بایستی بر اساس میزان تولید یا زمان صرف شده توسط پرسنل برای آنها محاسبه و در سیستم حسابداری حقوق و دستمزد ثبت شود.
برای اینکه حسابدار یا نرم افزاری حسابداری بتواند به صورت محاسبات مربوط به حقوق و دستمزد پرسنل را انجام دهد لازم است تا قبل از رسیدن به موعد محاسبه حقوق اقدامات زیر انجام شده باشد.
۱- تعیین عوامل حقوقی
عوامل حقوقی مانند حقوق پایه، اضافه کار، مالیات و … اساس محاسبات حقوق و دستمزد در همه بنگاه های اقتصادی هستند. برخی از عوامل حقوقی در ابتدای هر سال توسط شورای عالی کار تعیین می شوند که برای همه کسب و کارها لازم الاجرا هستند و برخی دیگر بسته به سیاست های هر بنگاه اقتصادی توسط مدیران آن بنگاه تعیین و به پرسنل اعلام می شود. برخی از عوامل حقوقی مانند حق مسکن عدد ثابت هستند و برخی دیگر مانند اضافه کار به صورت فرمولی محاسبه می شوند.
۲- محاسبه کارکرد زمانی و تولیدی
تقریبا همه عوامل حقوقی ضریبی از میزان کارکرد شخص هستند. لذا مرحله دوم در محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل، محاسبه کارکرد زمانی و تولیدی پرسنل است. بدین معنی که در پایان ماه واحد کارگزینی بر اساس خروجی نرم افزار کنترل تردد و گزارشات سرپرست ها و مدیران میزان کارکرد زمانی و تولیدی هر یک از پرسنل را تهیه می کند و به واحد حسابداری ارسال می نماید.
