برگزاری جلسات کاری یک رسم قدیمی در سازمان ها و شرکت ها است. در واقع مدیران رده بالا برای اینکه آینده را ترسیم کنند جلسه طراحی می کنند. سپس مدیران رده بالا با مدیران میانی جلسه طراحی می کنند. سپس مدیران میانی با کارمندان بخش خود جلسه طراحی می کنند. و در نهایت کارمندان هر بخش نیز با خود جلسه طراحی می کنند.
تمام این جلسات برای پیشرفت در آینده ای است که مدیران رده بالا تصمیم گرفته اند آنرا برای سود بیشتر اجرایی کنند. برنامه ریزی می کنند، اما فقط یک مشکل است و اینکه همیشه در سازمان ها مطرح کردن طرح پیشرفت در جلسات اهمیت زیادی دارد و اجرایی کردن آن اهمیت ندارد چون جلسات مانع آن می شود.
تحقیقی خواندم که خلاصه از آنرا ترجمه کردم. امیدوارم شما هم لذت ببرید.
تحقیقات نشان داده است که تعداد ساعات حضور در جلسات از زمان شروع همه‌گیری به شدت افزایش یافته است.
مثلا شرکت مایکروسافت متوجه شد که میانگین جلسات هفتگی تیم های مایکروسافت در بین سال های ۲۰۲۰ تا ۲۰۲۲ دو برابر و مدت زمان صرف شده در جلسات ۳ برابر نسبت به سال های قبل بیشتر شده است. همچنین در یک مطالعه جداگانه، مایکروسافت دریافت که 30 درصد از افراد بین ساعت ۸ تا ۱۱ شب برای برگزاری جلسات در مناطق زمانی مختلف و یا برای تکمیل کارهای عقب مانده در روز به برنامه کاری وارد می شوند.
مثال دیگر شرکت Shopify از ژانویه ۲۰۲۳، جلسات گروهی مکرر را لغو کرده و با اجرایی کردن این تصمیم گزارش داده است که ۱۲۰۰۰ جلسه از تقویم کاری حذف می شود و ۹۵۰۰۰ ساعت کاری آزاد می شود. اما آیا پیروی از این روش تصمیم خوبی است مشخص نیست، ولی به طور حتم بسیاری از شرکت ها و سازمان هایی که نیروی کاری خود را کاهش می دهند و تلاش می کنند کارهای بیشتری را با نیروی کمتری انجام دهند اتلاف وقت در برگزاری جلسات گزینه مناسبی نیست.
بهترین روش برای سنجش کارآیی و مفید بودن جلسه پرسیدن از حاضرین است. فرم های نظرسنجی را به حاضرین بدهید و از آنها بخواهید در مورد اینکه جلسه برایشان کاربردی بوده سوال کنید. با این نظرسنجی و تحقیق به عنوان مدیر میزان اهمیت جلسه را متوجه می شوید
لیست افرادی را که می خواهید دعوت کنید را مرور کنید، سپس افراد را اولویت بندی کنید و آنهایی که نیاز نیست را از لیست حذف کنید تا تمرکز بیشتری روی جلسه داشته باشید.
گاهی اوقات نیاز است تا اعضای تیم از به روز شدن جلسات و گزارش عملکرد اطلاع داشته باشند. در این مواقع نیازی به جلسه حضوری نیست بلکه ضبط فیلم یا صدا و یا حتی نوشته مکتوب و به اشتراک گذاشتن آن بسیار موثرتر است.
برخی از کارشناسان پیشنهاد می‌کنند که زمان ملاقات ایده‌آل 25 دقیقه است، زیرا زمان بهینه‌ای برای تمرکز افراد است. این بازه زمانی افراد را قادر می‌سازد تا همه موضوعات مهم را لمس کنند، و در حالی که حس فوریت را القا می‌کند از پرت شدن یا خارج شدن از موضوع جلوگیری می‌کند. البته، جلسات انفرادی یا جلسات طوفان فکری ممکن است به زمان بیشتری نیاز داشته باشد تا همه چیز را پوشش دهد.
همه جلسات باید هدف و دستور کار مشخصی داشته باشند. خواه طوفان فکری یک رویکرد جدید، ایجاد گام‌های بعدی، همسو کردن انتظارات تیم، یا کلی دلایل دیگر، مطمئن شوید که هر جلسه هدفی دارد – هدفی که می‌تواند در ابتدا بیان شود و با نکات کلیدی یا قابل تحویل در پایان خلاصه شود. . اگر نمی توانید یک برنامه یا هدف موثر برای جلسه مشخص کنید، شاید بهتر است آن را به طور کلی لغو کنید.
