سیستم ویدئو کنفرانس تصویری به جلسات مجازی (آنلاین) که در آن افراد با کمترین تأخیر می‌توانند با یکدیگر صحبت کنند اشاره دارد. سیستم ویدئو کنفرانس بعد از همه‌گیری 2022 در زمان راه‌اندازی کلاس درس و یا جلسات کاری راه دور، بیشتر از قبل بین شرکت‌ها و افراد محبوب شد.
زمان راه‌اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس اداری یا خانگی باید وسایل اولیه را در دسترس داشته باشید تا بتوانید بهترین تماس تصویری را برقرار نمایید.
در تمام لپ‌تاپ‌ها از دوربین، میکروفن و بلندگو استفاده شده است که می‌تواند نیازهای اولیه شما برای داشتن یک جلسه و یا کنفرانس ویدئویی را فراهم کند. در صورت نیاز به داشتن تصویر و صدای بهتر باید اقدام به خرید دوربین کنفرانس و میکروفن کنفرانس نمایید.
ابعاد اتاق و تعداد افراد شرکت کننده در جلسات از موارد اصلی در زمان تهیه تجهیزات سال کنفرانس به شمار می‌آید. اگر تعداد شرکت‌کنندگان ویدئویی شما زیاد باشد باید از اکانت‌های مخصوص بیزینس در سیستم ویدئو کنفرانس استفاده نمایید و اگر تعداد افراد حاضر در جلسه به‌صورت فیزیکی زیاد باشد شما نیازمند دوربین‌های حرفه‌ای و سیستم صوت جانبی سالن کنفرانس هستید. برای میزبانی از یک جلسه کنفرانس با چندین شرکت کننده می‌توانید سالن کنفرانس راه‌اندازی نمایید. در "مقاله 13 مورد خرید تجهیزات سالن کنفرانس+ تجهیزات ویدئو کنفرانس"؛ به طور کامل در مورد تجهیزات سالن کنفرانس صحبت کردیم.
موارد اصلی راه‌اندازی سالن ویدئو کنفرانس
هزاران برنامه ویدئو کنفرانس جهت راه‌اندازی سیستم ویدئو کنفرانس انواع مشاغل، سازمان‌ها، کلاس‌های درس و جلسات اجتماعی وجود دارد.
اگر شما مسئول میزبانی از یک جلسه یا رویداد ویدئویی با تعداد افراد محدود یا شرکت‌کنندگان کم هستید می‌توانید از سیستم ویدئو کنفرانس رومیزی استفاده نمایید. این سیستم‌های کنفرانس متشکل از دوربین میکروفن و بلندگو هستند و کار با آنها بسیار آسان است. تنها با اتصال به برق، وای فا و نمایشگر به‌راحتی می‌توانید تصاویر را دریافت و ارسال نمایید.
برای اجرای جلسه ویدئو کنفرانس متشکل از افراد و شرکت‌کنندگان زیاد و گاهی جلساتی که نیاز به امنیت دارند بهتر است از سیستم ویدئو کنفرانس حرفه ای استفاده نمایید. این سیستم‌ها متشکل از دوربین کنفرانس ptz با قابلیت چرخش و حرکت بالا/پایین هستند. قدرت زوم در دوربین کنفرانس FULL HD تا 30 برابر در نظر گرفته شده است تا علاوه بر پوشش گسترده سالن بتوان تعداد کمتری دوربین برای یک فضای بزرگ نصب نمایید. میکروفن کنفرانس می‌تواند از انواع مختلف باشد که متداول‌ترین آنها میکروفن رومیزی کنفرانس است که افراد در حالت نشسته می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند (در مدل میکروفن هدمیک و بدون سیم می‌توانید راه بروید و صحبت کنید)، میکروفن‌های حرفه ای قابلیت دریافت صدا تا 30 سانتی‌متر از اطراف را دارند، دکمه خاموش و روشن‌کردن میکروفن و در موارد حرفه ای تر می‌توان از میکروفن با کد راه‌اندازی، مترجم هم‌زمان و قابلت رای‌گیری هم استفاده نمایید.
بلندگو سیستم کنفرانس بسته به متراژ اتاق و ارتفاع سقف انتخاب می‌شوند و با نصب در محل مناسب تمام سالن را پوشش می‌دهند. نمایشگر سالن ویدئو کنفرانس حرفه ای دارای کیفیت و ابعاد بالا هستند تا بتوانید تصاویر را با وضوح‌بالا تماشا کنید. همچنین مانیتورهای رومیزی برای هر شخص به‌صورت مجزا تهیه می‌شود، استفاده از اسمارت برد برای اضافه‌کردن متن به تصاویر و فیلم‌های در حال پخش بهترین گزینه برای سیستم ویدئو کنفرانس آموزی است.
با تمام این تفاسیر بهتر است جهت راه‌اندازی سیستم ویدئو کنفرانس، به کارشناسان حرفه ای در این زمینه مراجعه نمایید.
برای سالن وجود اسمارت بردها از مزیت‌های راه‌اندازی جلسه کنفرانس به شمار می‌آید. از دیگر موارد که می‌توانید جلسه‌ای با امکانات بالا راه‌اندازی کنید وجود دوربین کنفرانس با قابلیت بزرگ‌نمایی، صدای فوق‌العاده، به‌اشتراک‌گذاری صفحه‌نمایش، کار بر روی تخته (اسمارت برد) و اشتراک جزئیات مطالب و عکس‌های هر پروژه است.
از نرم افزار رایگان ویدئو کنفرانس می‌توان به (رایگان برای هر حساب google) GOOGLE MEET (برای کسب‌وکار) و GOOGLE WORKSPACE (برای آموزش) اشاره کرد. این نرم افزار ویدئو کنفرانس مانند برنامه زوم (zoom) دارای قابلیت‌های زیادی هستند و کاربرپسندتر هستند. نرم افزار رایگان MICROSOFT365 مانند نرم افزار GOOGLE MEET عمل کرده و با نرم افزارهای آفیس به‌راحتی ادغام می‌شود.
از نرم افزار ویدئو کنفرانس برای گوشی همراه می توانیم به برنامه های IMO ,WHATSAPP, GOOLE DOU ,FACETIM اشاره کرد.
نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند سیستم ضبط، تصویر و صدایی که در حال پخش در مبدأ است را ضبط کرده و داده‌ها را به حالت فشرده بر روی بستر اینترنت به مقصد ارسال می‌نماید در مقصد داده‌ها توسط نرم افزار ویدئو کنفرانس از حالت فشرده خارج شده و به نمایش گذاشته می‌شوند. این آسان‌ترین تعریف از مراحل ضبط و پخش تصویر در یک جلسه ویدئویی است. بسته به کیفیت صدا و تصویر تجهیزات متغیر خواهند بود، به طور مثال جلسه ویدئو کنفرانس از طریق تلفن همراه با یک رویداد ویدئویی که توسط چندین دوربین مخصوص سالن کنفرانس فیلم‌برداری می‌شود دارای کیفیت یکسانی نخواهند بود.
در جلسات ویدئو کنفرانس امکان ارتباط رودررو افراد به‌صورت مجازی ممکن می‌شود در این جلسات اغلب شامل گزینه‌هایی مانند اشتراک‌گذاری صفحه، نشانه‌گذاری اسناد، اتاق‌های جداکننده، چت، واکنش‌ها و آزمون‌ها در دسترس هستند که در مقایسه با تماس‌های فقط صوتی، راه‌های بیشتری برای تعامل با سایر شرکت‌کنندگان در اختیار شما قرار می‌دهد. اتصال افراد از طریق کنفرانس ویدئویی با عدم الزام شرکت‌کنندگان به حضور در یک مکان واحد، گزینه‌های اداری و سازمانی را گسترش می‌دهد.
کنفرانس ویدئویی به اینترنت پرسرعت و پهنای باند زیاد نیاز دارد. این امر ممکن است برای افرادی که اینترنت پرسرعت ندارند مشکلاتی را به وجود آورد. همچنین به دلیل به‌روز بودن این تکنولوژی مستلزم یادگیری یک‌سری برنامه‌ها خواهد بود که شاید به نظر سخت برسند. این ممکن است سیستم ویدئو کنفرانس را برای یک‌سری افراد ناکارآمد یا دشوار نماید که با آموزش می‌توانید این مرحله را پشت سر بگذارید.
