دکتر سعید مقدسی
مشاور و مربی کسب و کار
چرا برخی از افراد مذاکره‌کنندگان خوبی می‌شوند؟ چرا برخی افراد حتی با خواندن انواع مقالات باز به یک مذاکره‌کننده خوب تبدیل نمی‌شوند؟ مسلماً برای تبدیل یک مذاکره‌کننده حرفه‌ای شدن، علاوه بر استعداد و مطالعه، به انواع تمرینات نیاز دارید. دربخش اول با مذاکره و انواع آن آشنا شدید و گفتیم که بهترین نوع، مذاکره بُرد بُرد است. حالا برای اینکه بتوان مذاکره برد برد را عملی کنید، به یک سری اقدامات و تمرینات نیاز دارید که حتماً باید پیش از مذاکره آن‌ها را انجام دهید. باهم به مرور این تمرین‌ها و اقدامات می‌پردازیم.
1. تمرین قبل از مذاکره، شرط اصلی است
برای آنکه به یک مذاکره‌کننده موفق و حرفه‌ای تبدیل شوید، لازم است تا به اندازه کافی از قبل تمرین داشته باشید. فیشر و یوری پیشنهاد می‌کنند تا نیمی از وقت خود را قبل از شروع جلسه به تمرین مذاکره پیش رو اختصاص دهید و آن را در اتاقی مشابه‌سازی کنید.
2. یک مکان ایده آل برای جلسه انتخاب کنید
معمولاً هماهنگی برای یک جلسه حضوری از مذاکره تلفنی بسیار بهتر است چراکه این فرصت را برای شما فراهم می‌سازد تا زبان بدن طرف مقابل را به دقت مشاهده کرده و تماس چشمی خود را با وی حفظ نمایید. اگر تمایل دارید تا فرد مورد نظر را به‌صورت حضوری ملاقات کنید، دفتر کارتان را برای محل ملاقات پیشنهاد دهید. شما در دفتر کارتان نه‌تنها احساس راحتی بیشتری می‌کنید؛ بلکه در صورت لزوم برای گرفتن تأییدیه از مدیران ارشد شرکت نیز به آن‌ها دسترسی سریع‌تری خواهید داشت. از امتیازات اصلی برگزاری جلسه در دفتر کار طرف مقابل نیز این است که شما قادر خواهید بود تا زمان بازگشت به محل کارتان اطلاعات را برای خود نگهداری نمایید. البته اگر هیچ‌یک از طرفین در هیچ‌یک از دفاتر کار یکدیگر تمایل به برگزاری جلسه نداشتند، همواره می‌توان در یک مکان بی‌طرف جلسه مذکور را برگزار نمود.
3. روش مذاکره خود را ارزیابی کنید
قبل از اینکه شیوه مذاکره خود را بهبود ببخشید، بهتر است تا روش مذاکره و شخصیت خود را مورد ارزیابی قرار دهید. درباره جلسات آخری که در آن شرکت داشتید؛ تاکتیک‌هایی که موفق بوده‌اند را مورد ارزیابی قرار دهید و به پاسخ سؤالات زیر بیندیشید:
· فکر می‌کنید در چه حوزه‌هایی می‌توانستید بهتر باشید؟
· از چه تکنیکی برای مذاکره استفاده کردید؟- مذاکره نرم یا تهاجمی-؟
· در مذاکرات خود چه رویکردی را دنبال می‌کنید؟ مستقیم یا غیرمستقیم؟
· نقاط ضعف شما در مذاکره چیست و چه موقعیت‌هایی شمار را برآشفته می‌کند؟
و این نکات را رعایت کنید:
· از قبل به واکنش‌هایی که باعث از کوره دررفتن شما در موقعیت‌های مختلف می‌شود؛ فکر کنید.
· با حفظ خونسردی خود در طول مذاکره، نتایج بهتری را به دست خواهید آورید و این برای شما یک امتیاز برجسته به شمار می‌آید.
· به‌روشنی منظور و هدف خود را مشخص کنید
آنچه از یک جلسه مذاکره انتظار دارید، همان هدف و منظور شماست که می‌بایست از قبل تعیین شود. هدف اصلی شما باید واقع‌گرایانه و قابل‌دستیابی باشد.
4. در مورد اعضاء شرکت‌کننده در جلسه و خصوصیات آن‌ها تحقیق کنید
پس از تعیین اهداف برای مذاکره، قدم بعدی جمع‌آوری اطلاعات در خصوص ویژگی‌های شخصیتی طرف مذاکره‌کننده است. هرچه بیشتر درباره افراد طرف مذاکره خود بدانید؛ بیشتر می‌توانید برای بهتر سپری کردن جلسه آماده باشید و هرچه بیشتر آماده باشید، اعتماد به نفس بیشتری خواهید داشت، چراکه اطلاعات زیادی در مورد وقایع محتمل کسب نموده‌اید. پس به دنبال پاسخ به سؤالات زیر باشید:
· تصور می‌کنید که طرف مقابل از چه نوع استراتژی برای مذاکره استفاده می‌کند؟ مذاکره تهاجمی یا آرام؟ آیا می‌توان به ایشان اعتماد کرد؟
· چه مدت زمانی را برای انجام مذاکره با آن‌ها پیش‌بینی می‌کنید؟
· آیا فردی را از تیم مقابل می‌شناسید تا به کمک وی بتوان اطلاعات مختصری درباره ایشان به دست بیاورید؟
· چه چیزهایی باعث ایجاد انگیزه در آنان می‌شود؟
· آیا آن‌ها بسیار عجول هستند؟
· زمانی که آن‌ها برای انجام مذاکره پیش‌بینی می‌کنند چقدر است؟
درصورتی‌که که از قبل با طرف مذاکره‌کننده آشنایی ندارید، سعی کنید تا یک جلسه معارفه، قبل از جلسه اصلی با او داشته باشید. یک جلسه دوستانه و غیررسمی برای یک ناهار و یا یک وعده عصرانه انتخاب مناسبی است. درصورتی‌که امکان برقراری یک جلسه غیررسمی وجود ندارد؛ می‌توانید با دستیار فرد مورد نظر تماس بگیرید و اطلاعات بیشتری را در خصوص بهتر برگزار شدن جلسه پیشرو و مواردی که باعث احساس راحتی آنان در جلسه می‌شود را از وی بپرسید. از دستیارشان در خصوص علایق غذایی و نوشیدنی فرد مورد نظر سؤال کنید تا برای جلسه آمادگی بیشتری داشته باشید. به این فکرکنید که چگونه می‌توان توجه طرف مورد مذاکره را در بدو ورود جلب نمود. نقاط مشترک احتمالی شما با او چه چیزهایی هستند؟ پس از شناخت نقاط مشترک در مورد آن‌ها صحبت کنید. از علاقه‌مندی‌های مشترک مانند بازی تنیس یا آخرین فیلمی که دیده‌اید، صحبت کنید. این‌ها روش‌های مفیدی هستند که برای شروع مذاکره می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.
5. لیستی ازمفروضات خود تهیه کنید
مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای به‌خوبی می‌دانند که مردم گاهی به مفروضات غلطی به‌عنوان یک واقعیت شخصی معتقد می‌شوند. در اولین مذاکره با طرف مقابل، می‌بایست فرضیاتی را در خصوص چگونگی استفاده زبان بدن توسط فرد، اصطلاحات و معنی تکه کلام‌های استفاده شده توسط وی را در نظر بگیریم. برای روشن شدن موضوع بهتر است که سؤال کنید و برمبنای دانسته‌های خود، نتیجه نگیرید. لیستی از فرضیات و پنداشت های خود تهیه‌کرده و برای روشن شدن هر نکته مشخص یا نامشخصی که مدنظرتان است، این لیست را همراه خود داشته باشید.
6. حقایق را جمع‌آوری کنید و تحقیقات خود را هدایت نمایید
مرحله بعدی این است که اطلاعات مربوط به موضوع مذاکره را تا جایی که امکان‌پذیر است، جمع‌آوری کنید. بیایید فرض کنیم که شما صاحب یک رستوران پیتزافروشی هستید و قرار است تا با صاحب‌ملک مذاکره داشته باشید. برای متقاعد کردن طرف مقابل باید اطلاعات کاملی را در دست داشته باشید. برای مثال اگر قرار باشد تا در خصوص میزان پول پیش ساختمان بر اساس قیمت سال گذشته قرارداد جدید را تمدید نمایید، باید دلایل قانع‌کننده‌ای برای عدم افزایش قیمت توسط صاحب‌ملک، داشته باشید. مانند تحقیق در خصوص قیمت ساختمان‌های مشابه در همان منطقه یا محله‌ای که فروشگاه شما در آن قرار دارد، نرخ شلوغی رستوران‌ها در شهر شما، تعداد رستوران‌هایی که در طول سال گذشته در شهر شما افتتاح‌شده‌اند و میانگین رشد قیمت اجاره یا رهن در منطقه شما جزو اطلاعاتی است که بایستی قبل از مذاکره تهیه و آماده کنید. این اطلاعات را می‌توانید از اینترنت، پرس‌وجو از مراکز آماری و کتابخانه‌های محلی، پرسش از آژانس‌های املاک واقع در منطقه شما و ملاقات با دیگر صاحبان ملک در آن منطقه به دست آورید. روش دیگر بررسی و مطالعه آگهی‌های چاپ‌شده توسط آژانس‌های املاک و وب سایت‌های آن در این خصوص است.
به‌جای تکیه کردن بر موقعیت خود، تمرکزتان را بر روی علایق و نیازمندی‌های طرف مقابل منعطف سازید.
همان‌طور که در بخش اول هم عنوان کردیم؛ برای آنکه در پایان مذاکره هر دو طرف راضی باشند، بهترین روش یافتن یک‌راه حل برنده –برنده است. اگر طرف دیگر ناراضی باشد، می‌تواند تبعات منفی بسیاری برای شما داشته باشد. برای مثال، اگر مشتری احساس کند که فریب‌خورده است شما او را برای همیشه به‌عنوان مشتری و شاید به‌عنوان یک مشتری در آینده به دلیل سوءتعبیر منفی او، از دست دهید. برای نمونه اگر یک کارمند تازه استخدام‌شده متوجه شود که در مورد مقدار حقوق و مزایای خود، فریب‌خورده است، امکان دارد تا ظرف مدت کوتاهی پس‌ازآنکه شما هزینه گزافی صرف آموزش و زمان برای او کردید؛ جذب اولین سازمانی می‌شود که حقوق بیشتری به او بدهد. به‌هرحال رها کردن طرف مقابل در حالت ناراضی و فریب‌خورده برای تجارت شما بسیار دارای خطرناک است.
قدم بعدی در تدارک یک مذاکره، تهیه لیستی از سؤالات احتمالی است که بایستی از طرف مقابل پرسیده شود. خودتان را به‌جای آن‌ها بگذارید و سؤالات و جواب‌های احتمالی را بر روی کاغذ بنویسید. چه سؤالاتی ممکن است پرسیده شود؟ خودتان را برای جواب به این‌گونه سؤال‌ها آماده کنید. راجر فیشر معتقد است که است که علاوه بر سؤالات مطرح‌شده توسط خودتان، سؤالات چالش آمیزی چون (چرا آن‌ها می‌خواهند؟ و چه چیزی آن‌ها می‌خواهند؟) را برای خود مطرح کنید. خودتان را به‌جای او بگذارید و بینید که چه عواملی می‌تواند در برانگیختن علایق آن‌ها مؤثر باشد.
7. از شواهد عینی و استاندارد استفاده کنید
به‌منظور متقاعد کردن طرف مقابل در خصوص اینکه آیا سؤال شما منصفانه و منطقی است؛ سعی کنید تا آنجایی که امکان‌پذیر است، از شواهد عینی و استاندارد استفاده کنید. در فرایند مذاکره برای استخدام، شما تا آنجایی که امکان دارد می‌خواهید کمترین مزایا را به وی اعطا کنید و او نیز تمام تلاش خود را برای به دست آوردن بیشترین مزایا انجام می‌دهد. به‌جای اینکه احساس کنیم طرف مقابل‌مان فریب‌کاری می‌کند و یا دائماً در حال چانه‌زنی ست، آسان‌ترین روش برای این معضل، استفاده از شواهد عینی و استاندارد مستقل است. این شواهد عینی مستقل می‌توانند شامل ارزش بازار، هزینه جایگزینی، ارزش ثبت‌شده دفاتر حسابداری، قیمت‌های رقابتی، سوابق موارد مشابه، قضاوت‌های علمی، استانداردهای حرفه‌ای، استانداردهای اخلاقی و معنوی، یا استانداردهای دولتی باشند. شما همچنین می‌توانید با کارشناسان خبره در این خصوص صحبت کرده و از ارزش واقعی و منصفانه کالا و خدمات در بازار آگاه شوید تا در مذاکره از آن استفاده کنید. استفاده از شواهد عینی به دلیل ارائه پیشنهادهای منطقی و منصفانه موجب کاهش زمان مذاکره با طرف مقابل می‌شود. اگر طرف مقابل شما باقیمت یا مقدار خاصی موافقت خود را اعلام کند، همواره به یاد داشته باشید تا از وی در خصوص چگونگی رسیدن به این قیمت سؤال کنید. بپرسید که آیا ایشان از استانداردها و شواهد عینی استفاده کرده است؟ اگر جواب آری است از چه شواهد و استانداردهایی؟ اگر نه پیشنهاد دهید تا شواهد عینی را بکار ببرد و تعصب را کنار گذاشته و منصف باشد و برای ایجاد یک رابطه برنده – برنده قدم بردارد. درصورتی‌که طرف مقابل قادر به ارائه دلایل و مستندات کافی و منطقی برای رسیدن به مقدار موردنظرش نیست، لازم است تا شما موافقت یا عدم موافقت خود را موردبررسی قرار دهید و به مذاکره ادامه ندهید. اگر به هر نحوی قیمت پیشنهادشده منصفانه و بر اساس شواهد عینی و استاندارد درست باشد، از پیشنهاد ارائه‌شده استقبال کنید.
در این بخش با 7 مورد از اقدامات قبل از مذاکره آشنا شدید. در بخش بعدی ادامه راه‌کارهایی که باید برای مذاکره حرفه‌ای بررسی نمایید را باهم مرور می‌کنیم.
پایان‌بخش دوم
