آیا چالش‌ها و فرصت‌هایی که روزها یا هفته‌ها طول می‌کشید تا کاملا پدیدار شوند، اکنون ناگهانی و بدون هشدار و پیش بینی به شما ضربه می‌زنند؟ اگر چنین است، شما تنها نیستید و در جهان ووکا زندگی میکنید.
واژه VUCA مخفف عبارت Volatility به معنای نوسان، Uncertainty به معنای عدم قطعیت، Complexity به معنای پیچیدگی و Ambiguity به معنای گنگ و مبهم است.
این عبارت اولین بار توسط دانشکده جنگ ارتش ایالات متحده برای آموزش رهبری استراتژیک و تصمیمگیری مورد استفاده قرار گرفت.
به دلیل تغییرات سیاسی و تکنولوژی در حال تغییر، جهان کنونی ناپایدارتر و مبهم‌تر از گذشته شده‌است. در دنیای VUCA، مهارتهای رهبری کسب و کار بسیار مهم است. رهبران در این محیط پر از نوسان، عدم قطعیت، پیچیدگی و ابهام، با چالش‌های بی‌سابقه‌ای مواجه می‌شوند. این عبارت به یک مخفف مدیریتی تبدیل شده است و چهار نوع چالش متمایز را در هم میآمیزد که چهار نوع پاسخ متمایز را میطلبد. در دنیای VUCA، مهم‌ترین موضوع پیشبینی آینده و تقویت همکاری در کسب و کارها با ارائه راه حلهای مدرن است. تصمیمات و ارتباطات عوامل موفقیت برای شکل دادن به هدف مشترک هستند. در ادامه به جزئیات هر یک از اصول VUCA می‌پردازیم و راه حلهای مناسب را ارائه می‌دهیم.
نوسان به شرایط ناپایدار و متغیر اشاره دارد. دنیای اطراف ما سریع‌تر از همیشه در حال تغییر است و خطرات ناشی از نوسانات دنیای VUCA میتواند اطلاعات نادرست ایجاد کند.
اریک کیل یکی از افسران ارتش آمریکا در جنگ با عراق خاطرهای در این باره تعریف میکند: «یک نمونه از نوسانات در زندگی من در عراق بود. در ساعت 6 صبح، از یک چرت دو ساعته در صندلی جلوی خودروی جنگی خود بیدار شدم و به طرز شگفت انگیزی احساس آرامش روز پیش رو داشتم. ما در حال پیشروی به سمت بغداد بودیم. با در نظر گرفتن همه چیز، صبح زیبایی بود. دو ساعت بعد در یک طوفان شن بودم که آنقدر شدید بود که همه چیز به رنگ نارنجی تیره شد، دید به یک متر کاهش یافت. دو ساعت بعد، هوا صاف شد و دو انتقال رادیویی همزمان دریافت کردم. یکی از افسر جوان در ماشین جنگی در فاصله 100 متری درگیر آتشسوزی شدید با تانکهای دشمن بود و نیاز به راهنمایی داشت.
تماس رادیویی دیگر از یک گروهبان جوان در کمتر از یک مایل بود. او میخواست بداند با دهها کودکی که با تکان دادن علائم صلح از یک مدرسه ابتدایی خارج شده بودند تا به او سلام کنند، چه کند و میخواست بداند که آیا میتواند به آنها آب‌نبات بدهد. به تعویق انداختن پاسخ درخواست دوم به این معنی بود که کل واحد نظامی 750 نفری ما متوقف می‌شد تا ببینید بچهها جلوی خودرو چه کار میکنند. در مدت زمانی که برای خواندن سه جمله آخر طول کشید، هر یک از زیردستان با شدت بیشتری در صدایشان دو بار با من تماس گرفتند و من نمیتوانستم زمان را هدر دهم.»
ایجاد چشم انداز (Vision) مشترک نوسانات را اندازهگیری میکند و رهبران با چشمانداز روشن، بهتر میتوانند تغییرات محیطی ناپایدار مانند همهگیری و رکود اقتصادی را کنترل کنند. اگر رهبری یک تیم را بر عهده دارید، باید این دیدگاه را با آنها به اشتراک بگذارید و وقتی آنها هم آنچه که شما میبینید را ببینند، همه میتوانند به درک مشترکی برسند. ایجاد این چشم انداز میتواند به صورت زیر باشد:
1 . از تیم خود بخواهید که دادهها را به اطلاعات تبدیل کنند. همه ما در هنگام تصمیمگیری تا حد امکان حقایق مرتبط را میخواهیم. اما اگر داده‌های خام بیش از حد، به جای داده‌های مناسب، ارائه شوند، آن‌وقت زمانی هم برای تبدیل آن به محتوای قابل درک برای تصمیمگیری نیاز است که در شرایط نوسان این زمان را نداریم.
2. به طور واضح ارتباط برقرار کنید. وینستون چرچیل یک ارتباط‌دهنده فوق‌العاده بود و معتقد بود کلمات کوچک بهترین هستند. هر کلمه‌ای که بیش از سه هجا باشد نمی‌تواند تاثیر مناسبی بگذارد و همچنین باید از جملات و شعارهای روشن برای ارتباطات استفاده کرد.
3. اطمینان حاصل کنید که منظور شما درک شده است. چالش‌های ذاتی یک محیط بی‌ثبات نیازمند رهبری چابک و سازمان‌های انعطاف‌پذیر است. اگر رهبران زیردست شما به طور کامل قصد شما را درک کنند، برای مدیریت مناسب این شرایط، مجهزتر خواهند بود.
عدم قطعیت به مشکل در پیشبینی اتفاقات اشاره دارد. از آنجا که در اطراف ما اتفاقات غیرقابل پیشبینی به وفور وجود دارد، پیشبینی و تخصیص موثر منابع برای تصمیم‌گیرندگان بسیار دشوار است. عدم قطعیت دنیای VUCA میتواند به معنای کار با اطلاعات ناکافی یا بازگشت به روش‌های قدیمی باشد.
سرعت بالای تغییرات محیط، باعث ایجاد عدم اطمینان می‌شود. این موضوع مانعی برای توانایی ما در پیشبینی تهدیدات و چالش‌های پیش رو می‌شود. به آخرین باری فکر کنید که سعی کردید یک بحران یا چالش را برای رئیس خود یا شاید سایر ذینفعانی که از نظر جغرافیایی در کنار شما نیستند توضیح دهید احتمالا پس از چند تلاش مجبور شدید فریاد بزنید: "شما فقط باید اینجا باشید و آن را ببینید. تا بفهمید الان چه خبر است.» این عدم اطمینان در محیط شماست.
عدم قطعیت زمانی خطرناک می‌شود که برای درک آن با تکیه بیش از حد به آنچه قبلا شاهد آن بوده‌ایم عجولانه عمل کنیم. حمله به مرکز تجارت جهانی در 11 سپتامبر نمونه غم‌انگیز این موضوع است. بررسی ترافیک تلفن‌های همراه و ایمیل رهبران سازمان‌های مستقر در هر دو برج نشان داد که بسیاری به جای فرار از ساختمان‌ها، صبورانه منتظر بودند تا امدادگران بیایند و آنها را با نظم و ترتیب به بیرون از ساختمان‌ها هدایت کنند. اما این یک نوع تهدید بسیار متفاوت بود و راه حلی که قبلا تصور شده بود، صرف نظر از اینکه چقدر منطقی بود، ممکن بود تا حدودی دور از ذهن باشد. این طبیعت هر انسان است که با هر چالشی برخوردی مشابه با چیزی شبیه به آنچه که قبلا با آن مواجه شده‌است نشان دهد.
اگر می‌خواهید در یک محیط عدم قطعیت برتری یابید، باید درک (Understanding) کاملی از شرایط داشته باشید و به این ترتیب می‌توانید نوسانات و عدم اطمینان اطراف خود را درک کنید. همیشه از برقراری ارتباط منظم و واضح در تیم اطمینان حاصل کنید و مطمئن شوید برای رسیدن به هدف نهایی هماهنگ باشند. علاوه بر این موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
1.دیدگاهی نوین داشته باشید. راه‌هایی برای به چالش کشیدن و اثبات مناسب بودن مدلهای ذهنی خود به صورت فردی و جمعی بیابید.
2. انعطاف پذیر باشید. طرح‌های دقیق عالی هستند اما یک طرح باید انعطاف پذیری و گزینه‌های جایگزین را نیز در برگیرد.
3. برنامه ها و تصمیمات را ارزیابی کنید. جزئیات پروسه‌ها را با دقت بررسی کنید. این کار با هدف بهبود سازمان و حصول اطمینان از این است که نتایج بد هرگز دوباره اتفاق نمی‌افتد.
پیچیدگی به مباحثی چون آشفتگی مسائل، عدم وجود زنجیره علت و معلولی و نوعی سردرگمی که سازمان را احاطه کرده است، اشاره دارد. حجم اطلاعات همیشه در حال افزایش است و بین این اطلاعات وابستگی‌هایی وجود دارد که باید در نظر گرفته شوند.
دنیای پیچیده ما چشم اندازی را میطلبد که فراتر از نگاه جمعی به تهدیدها و فرصت‌ها باشد. پیشروی در پیچیدگی به معنای تفکر غیرخطی است. بیایید از یک استعاره استفاده کنیم تا به معنای واقعی آن پی ببریم. یک گل بزرگ را تصور کنید که بالای یک میز گرد کوچک است. گل آنقدر بزرگ است که از لبه‌های میز می‌افتد و چندین نفر دیگر باید آن را روی میز نگه دارند. حالا ممکن است این کار پیچیده به نظر نرسد، اما این مورد ما را با پیچیدگی روبرو میکند. اگر یکی از ما فقط به قسمتی از گل که مستقیما در جلوی خود قرار دارد توجه کند، ممکن است آن را به روی میز برگرداند، اما با انجام این کار، و در صورت ناهماهنگی باعث هل دادن گل می‌شود و این کار را برای هم تیمی‌ها سخت‌تر میکند. چالش‌های پیچیده را نمی‌توان بدون کمک محیط و به طور جداگانه حل کرد.
1.رهبری مشارکتی را توسعه دهید. تفویض اختیار در بین همکاران میتواند موجب افزایش انگیزه مشارکت شود.
2.دست از جستجوی راه حلهای دائمی بردارید. پیگیری راه‌حل‌های دائمی ممکن است منابع حیاتی مورد نیاز را تمام کند.
3. نیروی ماهر آموزش دهید.
ابهام زمانی وجود دارد که معنای موضوعی، حتی با وجود اطلاعات کافی مشخص نیست. تنوع و گستردگی جهان، باعث ایجاد ابهام در محیط می‌شود. بنابراین فرصت‌ها و چالش‌ها را باید از جنبه‌های مختلف بررسی کرد. کسب و کارها باید شفافیت ارائه دهند تا تکالیف و اهداف کاری به اندازه محیط مبهم نباشد. کارمندان شایسته، زمانی که با ابهام مواجه می‌شوند، کاری را انجام می‌دهند که احساس میکنند مناسب است و انجام کار، چه مفید باشد چه نباشد، احساس خوبی به آنها می‌دهد.
یک رهبر باید مسیر روشنی را ارائه دهد و تلاش‌های دیگران را هماهنگ کند. موارد زیر میتواند مفید و موثر باشد:
1. خوب گوش کنید. بین گوش دادن و انتظار برای صحبت کردن تفاوت وجود دارد، و کسانی که با شما در ارتباط هستند میتوانند بفهمند که چه زمانی این کار را انجام می‌دهید. به سؤالاتی مانند "ما چه کار می‌کنیم؟" توجه ویژه‌ای داشته باشید. واکنش اولیه شما به سوال "هدف ما چیست؟" ممکن است این باشد که انگار آن فرد با برنامه شما موافق نیست در حالی که نیاز است معنای پیام او را کامل درک کنید، ابهام ممکن است یک رهبر را به سمتی ناکارآمد سوق دهد. برای قدرت گرفتن، همه صداها باید شنیده شوند.
2. متفاوت فکر کنید. استقبال ایده‌های جدید یکی از ویژگی‌های رهبری است که به شدت با اثربخشی همبستگی دارد.
3. سود سهام افزایشی را تنظیم کنید. تنظیم و دستیابی به سودهای افزایشی یک راه برای ایجاد اطمینان و اعتماد در سازمان است. مجموعه‌ای از اهداف میانی این فرصت را می‌دهد تا به طور مستمر محیط خود را از موقعیت کنترل و قدرت ارزیابی کرد.
