معماری یک راهکار SaaS موفق: از تیم‌سازی تا فرآیندها

پذیرش راهکار SaaS تنها به انتخاب و خرید یک نرم‌افزار خلاصه نمی‌شود؛ این یک تحول سازمانی است که نیازمند بازنگری در ساختارها، تیم‌ها و فرآیندهاست. سازمان‌هایی که SaaS را صرفاً به عنوان یک ابزار IT می‌بینند و آن را به دپارتمان فناوری اطلاعات واگذار می‌کنند، بخش بزرگی از پتانسیل استراتژیک آن را از دست می‌دهند. مدیریت موفق یک اکوسیستم SaaS نیازمند یک رویکرد جامع و بین‌بخشی است.

اولین قدم، ایجاد یک ساختار حاکمیتی متمرکز است. با افزایش تعداد نرم‌افزارهای SaaS در سازمان، پدیده‌ای به نام «SaaS Sprawl» یا سرریز SaaS رخ می‌دهد که در آن، دپارتمان‌های مختلف به صورت خودسرانه و بدون هماهنگی، اقدام به خرید اشتراک‌های مختلف می‌کنند. این امر منجر به هزینه‌های اضافی، ریسک‌های امنیتی و ایجاد سیلوهای داده جدید می‌شود. برای مقابله با این چالش، بسیاری از سازمان‌های پیشرو اقدام به تشکیل «مرکز تعالی ابر» (Cloud Center of Excellence – CCoE) می‌کنند. این تیم چند تخصصی، متشکل از نمایندگانی از IT، مالی، امنیت، حقوقی و واحدهای کسب‌وکار، مسئولیت تدوین استراتژی، انتخاب، مدیریت و بهینه‌سازی کل سبد محصولات SaaS سازمان را بر عهده دارد.

تیم‌سازی نیز باید متحول شود. نقش دپارتمان IT از «نگهدارنده زیرساخت» به «توانمندساز کسب‌وکار» و «مشاور استراتژیک» تغییر می‌کند. به جای تمرکز بر مدیریت سرورها، تیم IT باید بر روی یکپارچه‌سازی (Integration) پلتفرم‌های مختلف SaaS، مدیریت هویت و دسترسی (Identity and Access Management)، و تحلیل داده‌های حاصل از این سیستم‌ها برای استخراج بینش‌های کسب‌وکار متمرکز شود. علاوه بر این، نیاز به نقش‌های جدیدی مانند «مدیر موفقیت مشتری داخلی» (Internal Customer Success Manager) احساس می‌شود که وظیفه آن، اطمینان از پذیرش و استفاده بهینه از ابزارهای SaaS توسط کارمندان و به حداکثر رساندن بازگشت سرمایه است.

فرآیندهای سازمان نیز باید با این واقعیت جدید تطبیق یابند. فرآیند خرید و تدارکات باید چابک‌تر شود تا بتواند با سرعت مدل اشتراکی SaaS هماهنگ گردد. فرآیندهای امنیتی باید از رویکرد مبتنی بر محیط امن شبکه (Perimeter-based) به سمت یک مدل «اعتماد صفر» (Zero Trust) حرکت کنند که در آن، هویت هر کاربر و دستگاه به طور مداوم برای دسترسی به هر برنامه SaaS تأیید می‌شود. همچنین، فرآیندهای مدیریت مالی باید برای ردیابی و بهینه‌سازی هزینه‌های اشتراک‌های متعدد و جلوگیری از پرداخت برای لایسنس‌های استفاده نشده، تکامل یابند. این تحول فرآیندی، هسته اصلی گذار از یک سازمان سنتی به یک سازمان مبتنی بر ابر است.