چرخه عمر مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

برای داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) موفق، ابتدا باید مراحل درگیر در یک گردش کار تعریف شود. این کار به تیم کمک می‌کند تا زمینه‌های بهبود و معیارهایی برای سنجش پیشرفت را شناسایی کند. سازمان‌ها با به‌کارگیری مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به نتایج تجاری بهتری دست یابند. برای دستیابی به این نتایج، باید چرخه عمر BPM را به طور کامل درک کنید. در اینجا پنج مرحله از چرخه عمر آورده شده است:

۱. طراحی فرآیند (Process Design):

• تیم باید با ترسیم نقاط عطف (مراحل کلیدی) فرآیند شروع کند.
• سپس، وظایف فردی درون فرآیند کلی BPM به همراه مالکان وظیفه برای هر مرحله از گردش کار شناسایی شود.
• مراحل باید به طور واضح تعریف شوند تا تیم بتواند زمینه‌های بهینه‌سازی فرآیند و معیارهای بعدی برای سنجش بهبود آن را شناسایی کند.

۲. مدل‌سازی (Model):

• در این مرحله، تیم باید یک نمایش بصری از مدل فرآیند ایجاد کند.
• این باید شامل جزئیات خاص، مانند جدول زمانی، توضیحات وظیفه و هر جریان داده‌ای در فرآیند باشد.
• استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله مفید است.

۳. اجرا (Execute):

• تیم باید با یک گروه محدود، یک اثبات مفهوم (proof of concept) انجام دهد و سیستم BPM جدید را آزمایش کند.
• پس از دریافت بازخورد، تیم می‌تواند فرآیند را برای مخاطبان گسترده‌تری اجرا کند.

۴. نظارت (Monitor):

• در این مرحله، تیم باید فرآیند را نظارت کند، بهبودهای کارایی را اندازه‌گیری کند و هر گلوگاه (موانع) اضافی را شناسایی کند.

۵. بهینه‌سازی (Optimize):

• در مرحله نهایی، تیم برای بهبود فعالیت‌های کسب و کار، هرگونه تنظیم نهایی را در فرآیند انجام می‌دهد.

پروژه موفق BPM نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و ارتباط باز است، اما تیم‌ها پس از بهبود مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، به سرعت مزایای آن را مشاهده می‌کنند.