برای داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) موفق، ابتدا باید مراحل درگیر در یک گردش کار تعریف شود. این کار به تیم کمک می‌کند تا زمینه‌های بهبود و معیارهایی برای سنجش پیشرفت را شناسایی کند. سازمان‌ها با به‌کارگیری مدیریت فرآیند کسب و کار می‌توانند عملکرد خود را بهبود بخشند و به نتایج تجاری بهتری دست یابند. برای دستیابی به این نتایج، باید چرخه عمر BPM را به طور کامل درک کنید. در اینجا پنج مرحله از چرخه عمر آورده شده است:
۱. طراحی فرآیند (Process Design):
تیم باید با ترسیم نقاط عطف (مراحل کلیدی) فرآیند شروع کند.
سپس، وظایف فردی درون فرآیند کلی BPM به همراه مالکان وظیفه برای هر مرحله از گردش کار شناسایی شود.
مراحل باید به طور واضح تعریف شوند تا تیم بتواند زمینه‌های بهینه‌سازی فرآیند و معیارهای بعدی برای سنجش بهبود آن را شناسایی کند.
۲. مدل‌سازی (Model):
در این مرحله، تیم باید یک نمایش بصری از مدل فرآیند ایجاد کند.
این باید شامل جزئیات خاص، مانند جدول زمانی، توضیحات وظیفه و هر جریان داده‌ای در فرآیند باشد.
استفاده از نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار در این مرحله مفید است.
۳. اجرا (Execute):
تیم باید با یک گروه محدود، یک اثبات مفهوم (proof of concept) انجام دهد و سیستم BPM جدید را آزمایش کند.
پس از دریافت بازخورد، تیم می‌تواند فرآیند را برای مخاطبان گسترده‌تری اجرا کند.
۴. نظارت (Monitor):
در این مرحله، تیم باید فرآیند را نظارت کند، بهبودهای کارایی را اندازه‌گیری کند و هر گلوگاه (موانع) اضافی را شناسایی کند.
۵. بهینه‌سازی (Optimize):
در مرحله نهایی، تیم برای بهبود فعالیت‌های کسب و کار، هرگونه تنظیم نهایی را در فرآیند انجام می‌دهد.
پروژه موفق BPM نیازمند برنامه‌ریزی دقیق و ارتباط باز است، اما تیم‌ها پس از بهبود مجموعه‌ای از فعالیت‌ها، به سرعت مزایای آن را مشاهده می‌کنند.
