اگر بپذیریم که در مؤسسات فرهنگی و سازمان‌های غیرانتفاعی، وظایف استراتژیک بر عهدۀ هیئت مدیره و وظایف روزانۀ سازمان هم بر عهدۀ کارکنان است، در این صورت دقیقاً منظورمان از وظایف استراتژیک چیست؟ نقش هیئت مدیره چگونه تعریف می‌شود و آنان چگونه سازمان را در مسیر خود نگه می‌دارند؟
پیتر برنکرهوف (Peter C. Brinckerhoff) در کتاب «مدیریت ایمانی» (Faith-Based Management)، فهرست قابل قبولی از ۱۰ وظیفۀ کلیدی اعضای هیئت مدیره ارائه می‌دهد که در ادامه مرور می‌کنیم:
اصلی‌ترین وظیفۀ هیئت مدیره این است که مطمئن شود سازمان به اصول ایمانی اولیه که بر محور آن تأسیس شده، پایبند و وفادار است. آن‌ها همواره باید این اطمینان را داشته باشند که تمامی اقداماتی که انجام می‌شود، اعم از محتواهای بازاریابی، فعالیت‌های روزانه و جزئی کارکنان و نیروهای داوطلب و خلاصه هر کاری که انجام می‌شود، همگی منعکس‌کنندۀ ایمان و اصول دینی محوری سازمان است.
همۀ قوانین مربوط به ادارۀ مالیات، دارایی، بیمه، وزارتخانه‌های مرتبط و خلاصه هر چه که با فعالیت‌های سازمان مرتبط است، باید توسط هیئت مدیره تدارک شود. به زبان ساده، هیئت مدیره باید مراقب باشد تا هیچ کار غیر قانونی‌ای انجام نشود و همۀ گزارشات لازمی که در بازه‌های زمانی خاص باید ارائه شوند، به خوبی ارائه شوند.
درست است که این کارها در واقع، وظایف کارکنان مؤسسه است؛ اما نکتۀ مهم این است که «مسئولیت» انجام درست آن‌ها، بر عهدۀ هیئت مدیره است. پس باید جزئی از وظایف خود بدانند. هیئت مدیره باید یک حسابرس داشته باشد و بر تمامی گزارشات مالی مسلط بوده و آن‌ها را به خوبی با شفافیت انجام دهد.
افراد مختلفی که به سازمان کمک مالی می‌کنند، در ازای کمک خود انتظاراتی دارند. حداقل انتظارشان این است که گزارشات مرتبط و به موقعی به آن‌ها ارائه شود. وظیفۀ برآورده کردن انتظارات آنان، هیئت مدیره است.
منظور از خط‌مشی، دستورالعمل‌ها، برنامه‌های اقدامات و بیانیه‌های اعتقادی هستند که سرلوحۀ کارکنان قرار می‌گیرند. آن‌ها خودِ اقدامات نیستند. بنابراین، اعضای هیئت مدیره باید با تعیین خط مشی‌ها و سپس عقب‌نشینی و اجازه دادن به کارکنان در اجرای آن‌ها، در مسیر خود باقی بمانند.
البته سه وضعیت وجود دارد که هیئت‌مدیره باید در مدیریت روزمرۀ سازمان هم وارد شود. این سه وضعیت عبارتند از:
۱) هنگامی که یک سازمان برای اولین بار تشکیل می‌شود، تقریباً همیشه این کار را تحت نظارت گروهی از داوطلبان متعهد انجام می‌دهد که برخی از آن‌ها هیئت مدیرۀ اولیه را تشکیل می‌دهند. در این مرحله هیچ کارمندی برای انجام کارهای مدیریتی وجود ندارد و بنابراین اعضای هیئت مدیره باید خودشان این کارها را انجام دهند.
۲) در وضعیت سقوط مالی قریب‌الوقوع سازمان. منظور این نیست که سازمان صرفاً سال مالی بدی را پشت سر گذاشته باشد. بلکه زمانی مورد نظر است که مثلاً سازمان تا 90 روز آینده دوام نیاورد، مگر اینکه اقدامات جدی انجام شود.
۳) در مورد تخلفات اخلاقی یا قانونی که «سرپرست کارکنان ستادی» مرتکب می‌شود. اگر مدیر اجرایی، مدیر مدرسه، یا خلاصه هر کسی که مدیر است با قانون مشکل پیدا کرد یا به برخی ناهنجاری‌های اخلاقی متهم شد، هیئت مدیره باید فوراً درگیر شود و تا زمانی که مشکل حل نشود، در رأس وضعیت قرار بگیرد. با این حال، اگر مشکل مشابهی برای هر کارمند دیگری رخ دهد، باید این موضوع توسط مدیر اجرایی حل شود، نه هیئت مدیره.
یکی از مهم‌ترین تصمیمات هیئت مدیره‌های سازمان‌های مذهبی پرکردن مشاغل رده بالا است. البته در بسیاری از این سازمان‌ها، دورۀ تصدی پرسنل ارشد طولانی است، پس ممکن است افراد زیادی در هیئت مدیره بوده‌اند و آمده‌اند و رفته‌اند ولی هرگز نگران پرکردن جایگاه‌های شغلی رده بالا نبوده‌اند. با این حال، جستجو، مصاحبه، تصمیم‌گیری و استخدام نهایی کارکنان ارشد سازمان، از جمله کارهای سخت و بسیار مهمی هستند که اعضای هیئت مدیره باید انجام دهند.
ارزیابی عملکرد اعضای ارشد سازمان هم بر عهدۀ هیئت مدیره است. آنان باید هر سال، عملکرد مدیر اجرایی و سایر مدیران ارشد را به صورت دقیق و با شاخص‌هایی که قبلاً با آنان به توافق رسیده‌اند مورد ارزیابی قرار دهند. تا در صورت لزوم، اقدامات لازم را برای بهبود وضعیت مدیریت سازمان انجام دهند.
اعضای هیئت مدیره، در واقع امانتداران واقعی پولی هستند که به سازمان وارد می‌شود. همچنین آن‌ها مسئول تمامی اقدامات مالی سازمان هم هستند. مسئولیتی که در زمان توسعۀ بودجه، بسیار مهم و آسیب‌پذیر است.
از آنجایی که تعیین خط‌مشی، مسئولیت هیئت مدیره است، پس باید در توسعه، تصویب و نظارت بر بودجه هم مشارکت داشته باشد. لازم نیست همۀ اعضای هیئت مدیره در جزئیات بودجه غرق شوند، اما داشتن یک کمیته مالی که اعداد را خط به خط بررسی کند، مهم است. سپس کمیتۀ مالی یک بودجۀ پیشنهادی را برای بررسی و تصویب به هیئت می‌آورد. این کار باعث می‌شود که این کار به عنوان یک وظیفۀ هیئت‌مدیره‌ای حفظ شود، بدون اینکه هر عضو هیئت مدیره مجدداً ساعات زیادی را صرف آن کند.
ویژگی مهم بودجه‌ریزی این است که چگونگی انجامِ آن، نشان‌دهندۀ اولویت‌ها و روش اجرای برنامۀ استراتژیک سازمان نیز می‌باشد. پس بودجه‌ریزی هم کاملاً به تصویب آنان وابسته است.
مهم‌ترین نکته در اینجا این است که نباید تعریف «خط مشی» فقط به تصمیمات برنامه، بودجه و برنامه‌ریزی محدود شود. این فکر غلط است. تنظیم خط مشی شامل تصمیم‌گیری در مورد واحدهایی هم هست که در آن کارکنان، داوطلبان و حتی خود هیئت مدیره می‌توانند به صورت روزانه فعالیت کنند. هر سازمانی به خط مشی‌های مالی و پرسنلی هم نیاز دارد حتی اگر کارمندانش ۲ نفر باشند یا بودجه‌اش بسیار محدود باشد. این خط‌مشی‌ها باید با قوانین محلی و کشوری هم مطابقت داشته باشد.
یکی دیگر از وظایف هیئت مدیره این است که فرایندهای مرتبط با عضویت در خود هیئت مدیره را نیز ایجاد و جاری کنند. اساسنامه سازمان باید به گونه‌ای باشد که این اجازه به اعضای هیئت مدیره داده شود که با توجه به اهدافی که مد نظر دارد بتواند اعضای جدیدی را به آن اضافه کند. همچنین فرایند خروج اعضا از هیئت مدیره نیز باید کاملاً روشن باشد.
هر کسی که در هیئت مدیره باشد به شکلی ملموس بخشی از سازمان است، چه در داخل سازمان مشغول باشد و چه در بیرون آن. این بدان معناست که یک عضو هیئت مدیره همیشه سازمان را به صورت واقعی نمایندگی می‌کند و ممکن است از او خواسته شود که در یک موقعیت رسمی در مورد سازمان صحبت کند. این می‌تواند هم نتایج عالی و هم فاجعه‌بار ایجاد کند. وقتی عالی است که به همۀ ابعاد سازمان مسلط باشد و وقتی هم فاجعه‌بار است که اصلا نداند نام رسمی سازمانی که هیئت مدیرۀ آن است، چیست!
یکی دیگر از وظایف بسیار با اهمیت هیئت مدیره، مشارکت در جمع‌آوری منابع مالی است تا سازمان را در ادامۀ مأموریت خود و نشان دادن ایمانش، با ثبات و ماندگار نگه دارند.
این ده مسئولیت، هستۀ اصلی خدمات هیئت مدیره در مؤسسات فرهنگی و سازمان‌های مبتنی بر ایمان هستند. هیئت مدیره باید به همۀ آن‌ها توجه کند و کارکنان هم باید مطمئن شوند که اعضای هیئت مدیره دارای مهارت‌ها، اطلاعات و ترکیبی از تخصص لازم را برای انجام کار هستند.
نکتۀ مهم این است که وظایف هیئت مدیره سازمان‌ها، لزوماً با هم یکی نیستند. پس باید با توجه به اهداف سازمان و موضوع فعالیتش، همچنین بزرگی، جغرافیای عمل و تاریخچۀ فعالیت‌هایش، شرح وظایف مرتبطی برای اعضای هیئت مدیرۀ خود بنویسد، آن را مصوب کرده و در اختیار همۀ اعضا قرار دهد.
