برای خیلی از افراد مثل کارفرها یا افراد تیم‌های مختلف یا کارمندان اداره‌ها واژه کار از راه دور تا قبل از کرونا واژه‌ای ناآشنا و یا غریب بود اما این ویروس و شرایطی که به وجود آورده، باعث شده که افراد مجبور به کار از راه دور یا دورکاری شوند.
دورکاری در حالی‌که مزایای زیادی مثل راحتی در کار کردن، آزادی بیشتر و امکان دریافت پروژه‌های اضافی را به همراه دارد، مشکلات فراوانی را هم با خودش به وجود می‌آورد. به عنوان مثال کیفیت ارتباط افراد یک تیم دورکار بسیار ضعیف است، زیرا هریک از افراد در یک مکان جدا قرار دارند و ارتباط اصطلاحا از نوع سرد می‌باشد و به همین دلیل امکان انجام خیلی از فعالیت‌ها و تسک‌ها به صورت مطلوب و با کیفیت بالا در این سبک از کار وجود ندارد.
اما با این شرایط و قرنطینه‌های موجود افراد گاها مجبور به کار از راه دور و دورکاری می‌شوند و سوالی که برای آن‌ها به وجود می‌آید، این است که چگونه می‌توانند به بهترین شیوه ممکن کار از راه دور را انجام دهند که هم بتوانند از مزایایش بهره‌مند شوند، هم بتوانند بر مشکلات آن غلبه کنند و کارایی و بازده کاری خود را افزایش دهند.
اما نگران نباشید، زیرا من در این مقاله، می‌خواهم این مورد را برای شما به طور کامل باز کنم و راه‌کارهایی جهت افزایش بازدهی دورکاری به شما بگویم. پس این مقاله از دست ندهید و من را همراهی کنید.
خیلی از افراد با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند که هنگام دورکاری به تنبلی دچار می‌شوند و نمی‌دانند که به چه صورتی باید این مشکل را حل کنند. این مشکل به طور مخصوص برای کارمندان ادارات و افرادی به وجود می‌آید که با سیستم‌های جدید مدیریت پروژه و مباحث جدید آشنایی ندارند و یا کار کردن با آن‌ها را به خوبی بلد نیستند. در واقع این مشکل بیشتر در سیستم مدیریت پروژه سنتی به وجود می‌آید و در سیستم‌های نوین این مشکل به راحتی حل می‌شود.
یکی از سیستم‌های نوین مدیریت پروژه، مدیریت پروژه نتیجه‌محور است. در این سیستم مدیریت پروژه برای افراد، وظایف آن کار و زمان انجام به طور شفاف و کامل شرح داده می‌شود، هنگام تحویل پروژه به جای خود کار، نتیجه آن مورد سنجش قرار می‌گیرد و براساس نتیجه پاداش به فرد تعلق می‌گیرد. این روش مزیت‌های زیادی دارد که به چند مورد از آن‌ها در این جا اشاره می‌کنم.
اولین مزیت این است که فرد در هنگام انجام کار آزادی کامل دارد، می‌تواند در بهترین شرایط ذهنی ممکن خود آن کار را انجام دهد. این مورد باعث می‌شود تا دیگر موردی برای تنبلی کردن به وجود نیاید و فرد با لذت و بالاترین سطح انرژی خود کار کند. دومین مزیت این مورد است که فرد تنها در پی تمام کردن کار نیست بلکه سعی می‌کند تا آن کار را با بالاترین کیفیت ممکن انجام دهد تا بتواند نتایج بهتری را کسب کند که به وسیله آن نتایج پاداش و درآمد مالی بیشتری را بدست بیاورد. این دو نکته تنها دو مزیت سیستم مدیریت پروژه نتیجه‌محور بود، این سیستم دارای مزایای بسیاری می‌باشد.
دومین تکنیک موثر می‌تواند استفاده از جلسات تصویری منظم و ارایه نتایج هفتگی باشد. اینگونه افراد خود را موظف به این مورد می‌دانند که باید در آخر هر هفته نتایجی از کارشان را ارائه دهند و همین مسئله می‌تواند نگرانی از بابت تنبلی کردن را از بین ببرد و فرد را به حرکت مجبور کند.
برای جلوگیری از تنبلی، هیچگاه از رختخواب کار نکنید؛ چون باعث افزایش تنبلی شما می‌شود. در ادامه دو دلیل این افزایش را برای شما بیان می‌کنم.
پس به شما توصیه می‌کنم که از دو تکنیک بالا برای تیم خودتان استفاده کنید و همچنین هرگز از رختخواب کار نکنید تا بتوانید از تنبلی خود و تیمتان جلوگیری کنید و این مشکل را به طور ریشه‌ای حل کنید.
این نگرانی برای خیلی از افراد تیم‌ها وجود دارد که چگونه باید به کارفرمای خود یا بقیه اعضا نشان دهند که در حال کار از راه دور هستند و سهم خود را به خوبی انجام می‌دهند. آن‌ها تصور می‌کنند که اگر همواره آنلاین باشند یا به هر هشدار یا پیامی در لحظه پاسخ دهند، می‌توانند این مورد را به تیمشان نشان دهند.
اما این مسئله علاوه بر اینکه نمی‌تواند این مشکل را به صورت ریشه‌ای حل کند بلکه بیشتر باعث بروز اضطراب و نگرانی می‌شود که این مورد منجر به کاهش کیفیت کار شما می‌شود و شما نمی‌توانید به هیچ عنوان کار عمیق انجام دهید. اما سوال اصلی این است که برای رفع این مشکل به راستی چه کاری باید کرد؟
اگر فرهنگ کار از راه دور یا دورکاری در شرکت عادی شود، دیگر این اضطراب و نگرانی از بین می‌رود، کارمندان و اعضای تیم می‌توانند به خوبی کار عمیق و با کیفیت انجام دهند. شما باید این نکته را در خاطر بسپارید که زمان کار عمیق افراد متفاوت است و ممکن است که افراد مختلف در زمان‌های متفاوت، بتوانند با کیفیت و عمیق کار کنند.
پس این نکته را در خاطر خود داشته باشید که اولا باید فرهنگ دورکاری را در شرکت عمومی کنید و دوما باید به افراد در انجام کار آزادی عمل بیشتری بدهید تا بتوانید کارایی بیشتری را از طرف تیمتان بدست بیاورید.
یکی از نگرانی‌های اصلی کارفرماها هنگام دورکاری این است که افراد با یکدیگر صمیمیتی ندارند و تیم از ارتباط خوبی با یکدیگر برخوردار نیستند. اما جای هیچگونه نگرانی نیست، چون که امکان بهبود این ارتباط وجود دارد، فقط کافی است که از امکانات جدید استفاده کنید.
در این دوران ابزارهای تماس یا جلسات ویدیویی زیادی وجود دارند که شما می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید تا
جلسات بین افراد را برگزار کنید و صمیمیت بین افراد را با یکدیگر بیشتر نمایید. سعی کنید در هفته تعداد جلسات منظمی داشته باشید تا ارتباط به طور کامل قطع نشود، تیم شما بتوانند یکدیگر را ببینند و با هم ارتباط داشته باشند.
پس این ابزارها را دست کم نگیرید و از آن‌ها استفاده کنید. برای مثال می‌توانید از ابزارهایی مانند Zoom و SKype استفاده کنید که هم کیفیت بالایی در ارتباط دارند و هم می‌توانند شما را به هدف مطلوبتان برسانند.
خیلی از کارفرماها تصور می‌کنند که افراد دورکار همواره در دسترس هستند و در هر ساعت از روز می‌توانند به آن‌ها مراجعه کنند. اما حقیقت چیز دیگری است، زیرا این افراد مانند افرادی که به صورت حضور کار می‌کنند، دارای یک وقت مشخص برای کار هستند و تمام روز آن‌ها به کار اختصاص ندارد. اگر افراد تیم شما در تمام طول روز در حال کار باشند، به مرور خسته می‌شوند و بازده کاری آن‌ها در دورکاری به شدت کاهش می‌یابد.
اما برای تنظیم این زمان و جدا کردن ساعت کار با ساعت غیر کاری چه کاری باید انجام داد؟
جواب این سوال بسیار ساده و مشخص است، شما باید مانند ساعاتی که به صورت حضوری کار می‌کردید، زمان کاری محدودی را به تیم یا کارفرما اعلام کنید تا هم او بتواند برنامه‌ریزی خوبی برای انجام کارهای شرکت داشته باشد و هم شما بتوانید، ساعت‌های کاری و غیر کاری خود را جدا کنید. این تقسیم‌بندی را در سریع‌ترین زمان ممکن انجام دهید، زیرا بر روی کارایی شما به شدت موثر می‌باشد.
هنگام کار از راه دور استراحت‌های پنج دقیقه‌ای برای خود در نظر بگیرید، با مادر و خانواده خود صحبت کنید و قدم بزنید، زیرا کار عمیق سخت است و نیاز به استراحت دارد.
ارتباط بین تیمی در هنگام دورکاری به دو چیز اساسی نیاز دارد، ملاحظات منطقی و تطابق پذیری با فضای دورکاری. شما می‌توانید با در نظر گرفتن این دو نکته و یکسری موارد دیگر کارایی و شادی تیم خود در هنگام دورکاری را تضمین کنید. در ادامه به شرح برخی از این موارد می‌پردازم.
در هنگام دوکاری به موقعیت و پیش زمینه هم تیمی خود توجه زیادی داشته باشید، ممکن است که آن فرد در موقعیت مناسب نباشد که باعث می‌شود تا فرد نتواند به خوبی بر روی کار یا صحبت‌های شما تمرکز کند و عملا وقت شما و او تلف می‌شود.
اگر فرد پیش‌زمینه مناسبی از آن فعالیت نداشته باشد، باعث می‌شود تا صحبت‌های شما را درک نکند و شما را به زحمت زیادی بیاندازد. احتمال دیگری که ممکن است اتفاق بیفتد، درک نامشترک بین شما و هم‌تیمی یا کارفرمایتان است که بعدا باعث دردسر و یا دوباره کاری برای شما می‌شود و وقت شما را هدر می‌دهد. پس توصیه می‌کنم که به موقعیت و پیش زمینه هم تیمی خود توجه کنید.
در هنگام دورکاری ابزار و وسایل زیادی برای ارتباط با تیم در اختیار شما است. اما سوال اصلی این است که چه موقع و چگونه باید از آن ابزار استفاده کرد تا به تمرکز و کارایی تیم ضربه نزنید؟
این کار با تنظیم یکسری قوانین پایه‌ای و اساسی به خوبی قابل مدیریت است. در ادامه به بیان سه قانون می‌پردازم که می‌توانید با رعایت آن‌ها هنگام تماس‌های ویدیویی یا صوتی، هم کارایی تیم را بالا ببرید و هم بتوانید با فرد مورد نظر به خوبی ارتباط برقرار کنید.
شما می‌توانید با استفاده از نکات گفته شده ارتباط بین تیمی خود را بهبود و ارتقا دهید پس آن‌ها را دست کم نگیرید.
شما می‌توانید با استفاده از نکات گفته شده، نه تنها مشکلاتی مانند عدم ارتباط درست، کاهش صمیمیت، بروز تنبلی و بسیاری موارد دیگر را از بین ببرید، بلکه می‌توانید از مزایای کار از راه دور لذت ببرید و از منافع آن بهره و استفاده زیادی کنید.
در قسمت دیدگاه‌ها به من بگویید که هنگام دورکاری با کدام یک از این مشکلات روبه رو شده‌اید؟
این نوشته را با الهام و استفاده از مقاله How To Embrace Remote Work سایت ترلو نوشتم تا بتوانم با انتقال مطالب آن به پیشرفت کارایی شما کمک کنیم.
