اگر شرکت یا محل کار شما به گونه‌ایست که ارباب رجوع یا مراجعه کننده‌ی حضوری دارید، یا افراد مختلفی برای خدمات به شما مراجعه می‌کنند یک سری موارد را همواره در نظر داشته باشید. تا افراد از آمدن به شرکت، مطب، کلینیک، دفتر یا مغازه‌ی شما پشیمان نشوند.
رسمی صحبت کنید
به فامیلی صدا زدن افراد، اصل احترام گذاشتن به فرد است. مهم نیست چقدر محیط کاری شما صمیمی و خودمانی است. شما در خودمانی‌ترین حالت ممکن هم باید مرز‌های تعریف شده‌ای داشته باشید. سعی کنید لباس مناسب یا رسمی بپوشید، مخصوصا زمانی که احتمال وجود معاملات و قرارداد‌های بزرگ وجود دارد. اگر در محیط کاری لباس‌های راحت می‌پوشید؛ حداقل جلوی مشتری رسمی باشید.
پذیرایی کنید، حتی مختصر
مهم نیست فرد رجوع کننده حتما مشتری شما شود یا از خدمات شما استفاده کند؛ حتی اگر مطمئن هستید فرد قرار نیست از خدمات شما استفاده کند، هنگام مراجعه یک پذیرایی مختصر داشته باشید؛ یک چای و قند ساده یا حتی یک آبنبات، نیاز به پذیرایی گران نیست. مشتری وقتی حس میکند برای او ارزش قائل هستید، بیشتر مشتاق همکاری با شما می‌شود. از طرفی محترم بودن شما به برندتان جایگاه برتری می‌دهد.
سر در گم نباشید
گاهی پس از مراجعه یک فرد شما درگیر پیدا کردن فرم‌ها و قرارداد می‌شوید. یا برای نمونه‌های ارائه محصول (سمپل) را گم کرده‌اید. جلوی مراجعه کننده سر در گم نباشید چون فقط نشان می‌دهید که برای زمان خود و مشتری هیچ ارزشی قائل نیستید. و فروختن یا نفروختن برایتان فاقد اهمیت است.
در ارائه کیفیت داشته باشید.
شرکت‌هایی هستند که موقع توضیح دادن خدمات خود یک سری کاتالوگ، برگه یا نمونه‌ی خود محصول را باید به مشتری نشان دهند. وجود یک کاتالوگ کهنه و پاره، سمپل رنگ و رو رفته یا حتی عدم وجود پاکت یا جعبه‌ی مناسب برای بسته‌بندی مواردی که ارائه می‌دهید؛ نشان دهنده‌ی عقب مونده بودن شماست. هرچقدر کسب و کارتان کوچک است، ولی با کیفیت، محصول یا توضیحاتتون رو ارائه دهید.
کامل راهنمایی کنید
حتی اگر مطمئن هستید مراجعه کننده از روند کاری مطلع هست باز برایش توضیح دهید. افرادی که از خدمات شما می‌خواهند استفاده کنند؛ مخصوصا در کلینیک‌های پزشکی، همواره کمی استرس دارند پس راهنمایی کامل شما خیال آن ها را راحت میکند و حس بهتری در آن‌ها ایجاد میکند.
تابلو‌های راهنما را دست کم نگیرید
این مورد مخصوصا اگر شرکت بزرگی دارید واقعا مورد نیاز است. روی تک تک از تابلو‌های حکاکی لیزری اتاق ها عنوان بنویسید حتی با یک کاغذ ساده، روی دستشویی، آبدارخانه حتما تابلو بزنید. شاید مراجع خجالتی باشد و سوال پرسیدن برایش سخت باشد. وجود این راهنماهای ساده حس راحتی به مراجعه می‌دهد. مخصوصا در رابطه با کارهای خدماتی
محیط مملو از بوی غذا نباشد
میدانیم که بین ساعت یک و دو در هر محیط کاری‌ای وقت ناهار است. بوی غذا ناخودآگاه حس غیر حرفهای بودن شما را القا میکند. فرض کنید شما خدمات دهنده‌ی بیمه هستید و شخصی برای اولین بار وارد شرکت شما می‌شود، بوی مرغ، سیر، زردچوبه و... فضا را اشباع کرده، قطعا فرد کمی جا می‌خورد و حس ناراحتی یا مزاحم بودن میکند. بهتر است روی میز کار خود بساط غذا پهن نکنید یا اگر پشت میز غذا می‌خورید مطمئن باشید اتاق از تهویه مناسب برخوردار است. ترجیحا هم غذا‌های خیلی بودار مثل ماهی یا میرزاقاسمی را برای ناهار محل کارتان در نظر نگیرید.
از عود و عطر و خوشبو کننده استفاده نکنید
برعکس مورد قبلی، افرادی هستند که بیش از حد فضای کاری را خوشبو می‌کنند. ین کار نوعی خفقان ایجاد می‌کنند. جدای این که مراجعه کننده ممکن است مشکل تنفسی داشته باشد؛ بوی تند و زیاد باعث افزایش ضربان قلب و ناراحتی می‌شود و تمرکز فرد را برای شنیدن حرفهای شما را کم میکند.
قوانین داشته باشید
ساعات پاسخگویی مشخص داشته باشید. روند کاری را برای همه یکسان اجرا کنید. قانون داشتن حرفهای بودن شما را نشان می‌دهد. برای مثال برای فروش اقساطی سیم‌کارت داشتن کارت ملی ضروریست. ارائه‌ی آدرس ثابت و یک سری از اطلاعات دیگر نیز ضروریست ولی مشتری امکان ارائه‌ی همه اطلاعات خود را ندارد و تنها دست به نقد است. قبول نکنید حتی اگر ضرر مالی می‌کنید. بی قانون بودن برند شما را پس از یک زمانی به مرگ سوق می‌دهد.
ارتباط چشمی برقرار کنید
همه‌ی ما این تجربه را داشته ایم. وارد یک مطب پزشک شده ایم. از منشی سوالی پرسیده‌ایم و منشی بدون اینکه سرش را بالا بیاورد پاسخمان را می‌دهد؛ این اوج توهین و دهن کجی به یک مراجعه کننده است. اگر فکر می‌کنید نشان دادن اینکه سرتان خیلی شلوغ است، باعث می‌شود باکلاس به نظر بیایید حماقت مطلق است. جز انتقال حس منفی و حس تحقیر کار دیگری نکرده اید.
