روش GTD یک سری عادات و اقدامات است که David Allen طی سال‌های زیادی با تحقیق و آزمایش به دست آورده است. GTD یک روش مدیریت زمان نیست، بلکه روشی است که درباره‌ی چگونگی مدیریت تمرکز و توجهات که به ما کمک می‌کند بدون استرس و در آرامش بهتر کار کنیم.
نمای کلی اینکه چطور این عادات و اقدامات کنار هم می‌نشینند در پنج مرحله خلاصه می‌شود. این پنج مرحله همان کارهایی است که وقتی می‌خواهید کنترل خودتان را به دست آورید، انجام می‌دهید. مثل زمانی که آشپزخانه از کنترلتان خارج می‌شود، چه کار می‌کنید تا همه چیز به حالت پایدار بازگردد که بتوانید صرفا روی مسئله‌ی پختن شام تمرکز کنید؟ خوب شما در واقع پنج مرحله را طی می‌کنید، چه بخواهید کنترل خودتان نسبت به آشپزخانه، شرکتتان یا هر چیز دیگری را به دست آورید و به حالت پایدار برسید.
قدم اول ثبت و شناسایی (Capture) هر چیزی است که نسبت به آن کنترل ندارید. لازم است هر چیزی را که دقیقا آنجایی که باید به آن شکلی که باید قرار نگرفته است، جمع‌آوری و ثبت کنید.
قدم دوم این است که درباره آنچه ثبت و شناسایی کرده‌اید تصمیم بگیرید و به طور شفاف (Clarify) مشخص کنید که برای شما چه معنایی می‌دهند. به عبارت دیگر، آیا این چیزی است که باید از خیرش گذشت یا آیا سر جایی که باید قرار گرفته است یا یادآور کار دیگری است که باید پیگیرش باشید؟
وقتی این کارها را کردید، اگر همه‌ی آن چیزها را ثبت کرده باشید و شفاف مشخص کرده باشید که چه معنایی می‌دهند، حالا لازم است که نتیجه‌ی پردازش فکری آن‌ها را سازماندهی کنید.
سازماندهی (Organize) یعنی ما این چیزها را جایی پارک کنیم که مجبور نباشیم دائما درباره‌شان فکر کنیم، یا مزاحم کاری بشوند که روی آن متمرکز هستیم. بنابراین، ما اول چیزی را ثبت می‌کنیم، دقیقا شفاف می‌کنیم که چه معنایی می‌دهد سپس نیاز داریم که آن را در دسته‌بندی مناسبی سازماندهی کنیم، تا درباره‌ی چگونگی کنار هم نشستن مسائل کنار هم گیج نشویم و بدانیم با آن‌ها چه کار کنیم.
حالا که همه‌ی این کارها را انجام دادیم، وقت آن می‌رسد که یک قدم به عقب بر داریم و همه‌ی آن‌ها را بررسی کنیم (Reflect) و درباره‌ی معنایشان عمیق‌تر شویم. به نوعی به تصویر بزرگتری از آنچه هستند نگاه کنیم.
آن وقت، زمانی است که می‌توانیم شروع به گرفتن تصمیمات خوب، مطمئن و عاقلانه درباره‌ی اینکه دقیقا چه کاری را انجام بدهیم (Engage)، کنیم و چگونه سرمایه‌هایمان (زمان، انرژی، پول و ...) را در آن تصمیمات استفاده کنیم.
«من پیشنهاد می‌کنم از ذهنتون برای عمیق شدن درباره‌ی مسائل استفاده کنید تا اینکه فقط گذرا بهشون فکر کنید. شما می‌خواهید وقتی درباره‌ی پروژه یا موقعیتی فکر می‌کنید، ارزشی بهش اضافه کنید، نه فقط با یادآوری وجودشون به خودتون استرس وارد کنید.»
دیوید آلن
ثبت سریع صددرصدِ هرآنچه توجهمان را جلب می‌کند، و بررسی هفتگی آنچه باید انجام بدهیم، کلیدی‌ترین اقداماتی هستند که اجزای مختلف روش جی‌تی‌دی را کنار هم نگه می‌دارند و به سیستم فردی بهره‌وریتان پویایی و چابکی می‌بخشند.
در واقع ثبت کردن، نقطه‌ی ورودِ یک چیز به دنیای کارهای شماست و بررسی هفتگی، مکانیسم کنترلی شما برای مراقبت از سلامت، سرزندگی و کیفیت انتخاب‌های شماست که فقط مثل یک تراکتور بدون فکر به کار نپردازید.
تمرکز روی ایجاد دو عادت از این اقدامات بهترین راهکار برای شروع مسیر به دست آوردن کنترل کارهایتان و داشتن ذهن مثل آب است.
