دورکاری زمانی یه راهبرد نادر و نوآورانه برای شرکت‌های فناوری در نظر گرفته می‌شد، ولی دیگه الان اینطوری نیست. طبق نظرسنجی جهانی فضای کاری IWG در سال 2019، از هر 4 کارمند در سراسر جهان، 3 نفر دورکاری رو یک «نرم جدید» قلمداد می‌کنند. این آمار برای قبل از همه‌گیری ویروس کرونا بود که سازمان‌ها کمتر به اجرای سیاست‌های دورکاری ترغیب می‌شدند و در حال حاضر این آمار رو به افزایش است.
دورکاری مزایای بی‌شماری را از جمله کاهش هزینه‌های سربار و برنامه‌های انعطاف‌پذیر گرفته تا کاهش رفت‌وآمد کارکنان و افزایش بهره‌وری همراه با نرخ فرسایش کمتر را ارائه می‌ده. با این‌حال این روش معایبی مثل انزوای کارمندان و فرسودگی شغلی رو نیز به همراه داره.
علاوه بر این ، کارمندان دورکار با چالش‌های دیگری نیز مواجه میشن که خیلی شناخته شده نیست و در صورت عدم رسیدگی به اونها می‌تونه پیامدهای مخربی برای سازمان‌ها داشته باشه: ارتباطات کم، جلسات غیرضروری و فقدان اشتراک‌گذاری منفعلانه اطلاعات از جمله چالش‌های دورکاری به شمار می‌روند. در ادامه به نحوۀ غلبه بر این سه چالش بزرگ دورکاری می‌پردازیم.
ارتباطات با دامنۀ پایین
ارتباطات حضوری دامنۀ بالایی به خودشون اختصاص میدهد، چون با استفاده از اون شما میتونید حجم بالایی از اطلاعات را با استفاده از ارتباطات غیرکلامی و اطلاعات تکمیلی، در یک بازه زمانی معین ارسال و دریافت کنید. با استفاده از ارتباطات با دامنۀ بالا میتونید حجم بیشتری از کار را انجام بدین. به‌عنوان‌مثال، یک مطالعه نشون داده که درخواست حضوری 34 برابر موفقیت‌آمیزتر از ایمیل است.
بنابراین یکی از بزرگ‌ترین معایب دورکاری، نبود ارتباطات حضوری است، چون سازمان‌ها تا حد زیادی به روش‌های ارتباطی با دامنۀ پایین مانند ایمیل و چت روی می‌آورند. اگرچه ارتباطات نوشتاری کاربردهای زیادی داره، اما در مقایسه با تبادل اطلاعات و ارتباطات رودررو، کارایی موردقبول را نداره و غیرهمزمان هستند؛ به این معنا که مکالمات لزوماً در زمان حال اتفاق نمی‌افتند و تأخیر در پاسخگویی و وقفه‌های بیشتری دراین‌بین اتفاق می‌افتد.
برای جبران این مشکل، جلسات ویدیویی جایگزین ارتباطات کاری شده است. علیرغم اینکه کارمندان دورکار ممکن است گاهی اوقات از روشن کردن وبکم خود احساس خجالت کنند، نمی‌توان مزایای این روش رو نادیده گرفت؛ بنابراین مدیران باید وبکمهای خود را روشن کنند و دیگران را نیز به انجام این کار تشویق کنند.
برای کارمندان دورکار که در مناطق زمانی مختلف کار می‌کنند، پیام‌های ویدیویی ضبط‌شده ابزار قدرتمندی به شمار می‌رود. این روش‌ها رو میشه در صورت تقاضا بررسی، برنامه‌های مختلف را لحاظ کرده و یک پیام‌رسان شخصی و مؤثر که دامنۀ ارتباطی گسترده‌تری دارد را جایگزین ایمیل جایگزین کرد.
یکی از اشتباهات رایج مدیران این است که برای افزایش ارتباطات حضوری، اقدام به تشکیل جلسه‌های بیشتری می‌کنند. طبق تحقیقی که صورت گرفته ، به‌طورکلی کارمندان دورکار در هفته در جلسات زیادی شرکت می‌کنند، به‌طوری‌که 14٪ از کارمندان دورکار زمان خود را به بیش از 10 جلسه در هفته اختصاص می‌دهند.
علیرغم اینکه جلسات حضوری میتوانند کارمندان را برای اشتراک‌گذاری اطلاعاتو تصمیم‌گیری دورهم جمع کند، جلسات غیرضروری خسته‌کننده و پرهزینه بوده و ارزش برگزاری را ندارد. زمان کارمندان باارزش‌ترین منبع سازمان است، با این‌حال 71 درصد از مدیران ارشد اعلام کردند که جلسات غیرمولد و ناکارآمد هستند و جلسات غیرضروریبرای شرکت‌ها حدود 37 میلیارد دلار ضرر در سال رو به همراه داره . مدیران همچنین میتونن تعداد ساعات جلسات داخلی در هفته را محدودتر کنند تا کارمندان با انگیزۀ بالاتری از زمان گران‌بهای خود استفاده کنند.
جلسات منظم و برنامه‌ریزی‌شده معمولاً باعث میشه که کارمندان دورکار برای طرح سوال یا مشکل خود مجبور باشند تا جلسه بعدی منتظر بمانند. برخلاف یک محیط اداری معمول که در آن فرد به‌راحتی با همکار خود در مورد ایده‌هایی که دارد صحبت می‌کند، تأخیر بین جلسات می تونه فرآیندهای کاری را تضعیف کرده و کارایی کسب‌وکارها را کاهش دهد.
بنابراین جلسات غیرضروری را حذف کنید و کارمندان را به مکالمات موقت مانند تماس‌های ویدیویی یا گفتگوهایسریع تشویق کنید تا به‌محض بروز مشکلات، بتوانند آن‌ها را حل کنند.
به‌طورکلی میتوان گفت که دورکاری، اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی و خطوط ارتباطی باز در فضاهای حضوریمشترک را با مشکل مواجه می‌کند. معمولاً، به اشتراک گذاشتن تجربیات کارمندان در هنگام صرف ناهار یا شنیدن مکالمات با مشتریان، باعث پدید آمدن ایده‌های خلاقانهای می‌شود که در دورکاری، این فرصت‌ها وجود ندارن.
این نوع اشتراک‌گذاری اطلاعات غیررسمی کار مشکلی است، اما غیرممکن نیست. این تصور که مکالمات غیررسمی غیرضروری بوده یا نامرتبط با اهداف سازمان هستند را کنار بگذارید. این روش، کارمندان دورکار را ترغیب می‌کند تا هنگام ارسال اطلاعات ضروری، اطلاعاتی را قالب یک پی‌نوشت در ایمیل‌ها و سایر پیام‌ها درج کنند.
کارمندان همچنین میتوانند از گردهمایی‌ها و چت‌های مجازی غیررسمی استفاده کنند. به‌طور مثال آبدارخانه را در نظر بگیرید که در آن کارمندان میتوانند به مکالمات غیر مرتبط با کار بپردازند. کارمندان در این مکالمات غیررسمی می‌تواند تجربیات و ایده‌هایی را بیان کنند که در حالت عادی گفته نمی‌شوند. دونستن این موضوع که کارمندان چگونه فکر می‌کنند، روی چه چیزی کار می‌کنند و دغدغه‌هایشان چیست، ارزش بالایی دارد. مکالمات غیررسمی را تسهیل کنید تا از این طریق دید جامعی نسبت به چالش‌ها و دغدغه‌های کارمندان خود پیدا کنید.
بدون اتخاذ رویکرد صحیح، دستیابی به ارتباطات با کیفیت بالا در کارمندان دور کار دشوار است. از اونجایی‌که کارمندان در مکان‌ها و حتی مناطق زمانی مختلف کار می‌کنن، امکان قطعی ارتباط بالاست.
برای پر کردن این شکاف، مدیران سازمان باید رویکردی هدفمند را در پیش بگیرند. جایگزینی تعاملات رودررو با ویدئو چت‌ها، ترغیب کارمندان به برقراری ارتباط خارج از جلسات و مکالمات غیررسمی، همگی میتوانند به متحدشدن کارمندان یک سازمان و بهبود عملکرد آنان کمک کنند. مدیران میتوانند با بازسازی شیوه‌های اداری متداول و دست‌کم گرفته‌شده، نبوغ و انگیزه دنیای قبل از دورکاری را بازیابی کنند.
