یکبار اگر وسط اجرای یک همایش گرفتار کمبود نیرو، اشتباه در زمانبندی یا از کار افتادن سالنها مانده باشید، میدانید که مدیریت رویداد چیزی فراتر از ساخت چند فرم و رزرو یک سالن است.
اغلب همایشها نه به خاطر پیچیدگی علمی، بلکه به خاطر بیبرنامگی در مراحل ابتدایی به مشکل میخورند.
این مطلب از دل تجربهی واقعی دبیرخانهها و رویدادهای دانشگاهی نوشته شده؛ همان مشکلاتی که بارها و بارها تکرار شدهاند، و همان راهحلهایی که همیشه جواب دادهاند.
معمولاً همهچیز با یک جمله شروع میشود:
«بیایید یک همایش علمی برگزار کنیم.»
این جمله اگر بدون تعریف مسئله گفته شود، همان نقطهای است که بحران از همان اول در آن نهفته است.
در دانشگاهی که تجربهاش را نقل میکنم، همایش قرار بود «ملی» برگزار شود، اما هدف دقیق معلوم نبود.
وقتی از برگزارکنندهها پرسیدم «قرار است چه چیزی را حل کنیم؟»، پنج جواب متفاوت شنیدم.
این یعنی شکست قبل از شروع.
هدف باید روشن باشد، آنقدر روشن که بتوان آن را اندازه گرفت:
• جذب مقاله؟
• شبکهسازی؟
• برندینگ دانشگاه؟
• معرفی یک حوزه پژوهشی خاص؟
تا این قسمت حل نشود، وارد هیچ مرحله بعدی نشوید.
این همان جایی است که یک همایش خوب از یک همایش شلوغ و بیثمر جدا میشود.
جایی که رویداد واقعاً شروع میشود: تشکیل تیم و تقسیم مسئولیت
وقتی هدف روشن شد، سراغ اصل ماجرا میرویم: ساختار اجرایی.
در تجربهای که از یک همایش ۷۰۰ نفره دارم، بزرگترین مشکل این نبود که سالن کم بود یا امکانات ضعیف بود؛
مشکل این بود که «همه مسئول همه چیز» بودند.
یک همایش بدون سه بخش مشخص قابل مدیریت نیست:
۱. دبیرخانه علمی
جایی که با مقالات، داوری، محورهای پژوهشی و سؤالات تخصصی سروکار دارد.
۲. دبیرخانه اجرایی
جایی که به زمانبندی، سالنها، ثبتنام، پشتیبانی، نیروهای اجرایی و امور لجستیک رسیدگی میکند.
۳. واحد رسانه و اطلاعرسانی
جایی که خبررسانی، شبکههای اجتماعی، پوسترها و ارتباط با سخنرانها را مدیریت میکند.
در یکی از همایشها، نبود همین ساختار باعث شد سه نفر همزمان برای سخنرانی افتتاحیه سه نسخه متفاوت از برنامه زمانبندی را ارائه کنند.
چیزی که باید در نیم ساعت حل میشد، با سردرگمی چهار ساعته تمام شد.
فراخوان، محورهای علمی و همان نقطهای که دبیرخانهها معمولاً در آن گیر میکنند
وقتی محورها دقیق نباشند، داوری سخت میشود، مقالات بیربط ارسال میشود و زمان زیادی از دست میرود.
در یک رویداد مهندسی، محورهای علمی تا حدی کلی نوشته شده بود که مقالهای با موضوع «تحلیل ادبی یک متن کلاسیک» هم ارسال شد.
اگر محورها مبهم باشند، کیفیت خروجی هم مبهم میشود.
این بخش باید زیر نظر کمیته علمی و براساس یک هدف پژوهشی مشخص نوشته شود.
فراخوان نیز باید:
• زمانبندیهای دقیق داشته باشد
• مسیر ارسال مقاله کاملاً مشخص باشد
• سامانه ثبتنام و ارسال مقاله از همان ابتدا فعال باشد
هر تغییر بعدی در این سه مورد، هزینه زمانی و مالی ایجاد میکند.
بخش پنهان اما حیاتی: زیرساخت دیجیتال
در اکثر رویدادها، دبیرخانهها دیر متوجه میشوند که نگهداشتن اطلاعات با اکسل و واتساپ مساوی است با:
• گم شدن رزومهها
• اشتباه در پرداختها
• بینظمی در داوری
• سردرگمی روز اجرا
در یکی از رویدادها، به دلیل اشتباه در فایل اکسل، برای یک سخنران بدون اطلاع خودش «دو ارائه در دو سالن همزمان» درج شده بود.
این اشتباه ساده، کل برنامه سالن را یک ساعت عقب انداخت.
یک سامانه مدیریت رویداد (هر سامانهای که ساختارش استاندارد باشد) باید حداقل این چند ویژگی را داشته باشد:
• مدیریت ثبتنام
• مدیریت مقاله
• امکان داوری و اعلام نتایج
• صدور گواهی
• گزارشگیری
• اتصال به درگاه پرداخت
• ارتباطات پیامکی و ایمیلی
اگر اینها دستی انجام شوند، هر خطایی چند برابر میشود.
اینجا جایی است که «جزییات کوچک» سرنوشت همایش را تعیین میکند.
در یک تجربه واقعی، فقط بهخاطر اینکه برق یک سالن ۱۰ دقیقه قطع شد، کل جدول زمانبندی به هم ریخت؛ چرا؟
چون هیچ سناریوی پشتیبان وجود نداشت و نسخه آفلاین برنامهها آماده نشده بود.
چیزهایی که در این مرحله باید انجام شود:
• بستن نسخه نهایی برنامه زمانبندی
• هماهنگی قطعی با سخنرانها و ارائهدهندگان
• تست اینترنت، صدا و ویدئوپروژکتور
• آمادهسازی پک شرکتکنندهها
• تنظیم لیست ورود با QR Code
• آموزش تیم اجرایی (هر نفر دقیقاً بداند کجاست، چهکار میکند)
از این مرحله به بعد، نظم مهمتر از هیجان است.
روز اجرا؛ جایی که هیچ کاری نباید اولینبار باشد
در روز اجرا، جلسه توجیهی کارایی ندارد.
همهچیز باید از قبل تمرین شده باشد.
چند اصل ثابت:
• هر سالن یک ناظر ثابت داشته باشد
• فایلهای ارائه باید قبل از شروع جلسه کنترل شده باشند
• زمانبندی باید بیرحمانه رعایت شود
• ورود شرکتکنندگان باید سریع، دیجیتال و بدون صف باشد
• تیم پشتیبانی باید «گشت سیار» داشته باشد
در یکی از رویدادهای دانشگاهی، هر سالن فقط ده دقیقه تأخیر داشت، اما چون این تأخیر در هفت بخش تکرار شد، اختتامیه دو ساعت عقب افتاد.
مشکل اصلی؟
«هیچکس مسئول پایان بهموقع ارائهها نبود.»
پس از همایش؛ بخشی که معمولاً جدی گرفته نمیشود اما آیندهی رویداد را میسازد
وقتی سالنها خالی میشوند، تازه کار مهم شروع میشود:
• ارسال گواهی
• انتشار کتابچه چکیده
• جمعبندی علمی و مالی
• تحلیل دادههای ثبتنام و شرکت
• بررسی کیفیت داوری
• جلسه آسیبشناسی
بسیاری از دبیرخانهها همینجا کمکاری میکنند و تجربههای ارزشمندشان برای رویدادهای بعدی از بین میرود.
در یک همایش ملی، به دلیل اینکه آسیبشناسی انجام نشد، همان اشتباهات سال بعد تکرار شد:
فراخوان دیر منتشر شد، داوری دیر انجام شد، و برنامه زمانبندی دوباره دچار آشفتگی شد.
اجرای همایش فرمول ندارد، ولی ساختار دارد
اگر بخواهم تجربه سالها کار اجرایی را در یک جمله خلاصه کنم:
رویدادهایی موفق میشوند که ساختار دارند، نه آنهایی که بیشترین نیرو را جمع کردهاند.
موفقیت همایش نه در روز اجرا، بلکه در ۴۵ روز قبل از آن شکل میگیرد.
هرچقدر فرآیندها استانداردتر و قابل ردیابیتر باشند، روز اجرا آرامتر و مؤثرتر خواهد بود.
برای سادهتر شدن اجرای همین استانداردها، ما در شرکت خودمان از سامانه «یوکانف» استفاده میکنیم؛ فقط یکبار لازم است سیستم را درست بچینید، باقی کارها خودش طبق ساختار پیش میرود.
برای مشاهده مقاله کامل وارد لینک زیر شوید:
