پروژه یک فعالیت محدود زمانی است که با گروهی از افراد انجام می شود تا یک محصول، خدمات یا یک نتیجه را کنار هم قرار دهند. ماهیت انتقالی است به طوری که زمان مشخصی برای شروع و پایان با محدوده، منابع و جدول زمانی کاملاً تعریف شده دارد.
این مهم است که تک تک افراد تیم مدیریت پروژه از اهداف، منابع، جدول زمانی و فرآیندهای خود به خوبی آگاه باشند. همچنین مهم است که هدف پروژه برای همه روشن شود.
این امکان وجود دارد که افراد درگیر در یک پروژه خاص، از مکان‌ها، سازمان‌ها و حتی جغرافیای مختلف کار کنند. بنابراین، ضروری است که تیم درگیر در یک پروژه از زمان شروع تا مرحله تکمیل در یک راستا باشند.
مدیریت پروژه عبارت است از ادغام فرآیندها، دانش، روش‌شناسی، مهارت‌ها، منابع و تکنیک‌ها برای دستیابی به اهداف تعیین‌شده برای پروژه در زمان معین. برای یادگیری همه چیز در مورد مفاهیم مدیریت پروژه در حال حرکت، یک آموزش گواهینامه pmp آنلاین دریافت کنید.
در زیر پنج مرحله وجود دارد که برای اکثر پروژه‌ها، اعم از توسعه نرم‌افزار، ساخت ساختمان یا حتی پرتاب موشک اعمال می‌شود:
جدا از تلاش تیمی منسجم در تکمیل موفقیت آمیز هر پروژه، تنها فردی که کل پروژه بر دوش او است، مدیر پروژه است. آنها دانش عمیقی از تمام پیچیدگی های پروژه دارند تا آن را به طور موثر به سمت هدف مورد نظر هدایت کنند. پنج مرحله مشترک برای چرخه مدیریت پروژه وجود دارد که توسط موسسه مدیریت پروژه - PMI ® توسعه یافته است . اینها مفهوم یا مرحله اولیه، برنامه ریزی، اجرا، نظارت بر عملکرد و بسته شدن یا مرحله پایانی هستند.
تیمی متشکل از بیش از 80 عضو PMI راهنمای کتاب دانش مدیریت پروژه - راهنمای PMBOK® را توسعه دادند. این کتاب راهنما، اصول اساسی مدیریت پروژه را برای دستیابی به بهترین نتایج که به معیاری برای مطالعات مدیریت پروژه در سراسر جهان تبدیل شده است، در بر می گیرد. با اذعان به اینکه هر پروژه متفاوت است، این راهنما به جزئیات برخی از استانداردهای فرآیندی که می تواند برای هر پروژه ای اعمال شود، می پردازد.
این پروژه به صورت جامع از جمله امکان سنجی، محدوده، زمان بندی، هزینه و غیره با کمی تحقیق در مورد موضوع مرتبط تجزیه و تحلیل می شود. این مرحله به شما کمک می کند تصمیم بگیرید که آیا می خواهید پروژه را با در نظر گرفتن همه جوانب از جمله سهامداران و تکمیل موفقیت آمیز پروژه به موقع انجام دهید یا خیر. یک سند شروع پروژه (PID) ایجاد شده است که دامنه و الزامات پروژه را خلاصه می کند.
موفقیت پروژه به برنامه ریزی بستگی دارد. طرحی را ایجاد می کند که همه می توانند از آن پیروی کنند. یکی از مولفه های کلیدی در مرحله برنامه ریزی، هدف گذاری و عناصری برای سنجش پیشرفت و موفقیت پروژه است. اهداف باید واقع بینانه و در چارچوب زمانی با منابع تخصیص یافته برای آن قابل دستیابی باشند. مرحله برنامه ریزی همچنین نقش ها و مسئولیت ها را برای هر یک از اعضای تیم درگیر در پروژه با تعریف روشنی از آنچه از آنها انتظار می رود تعریف می کند. همچنین باید ایرادات و کاستی هایی را در این مرحله در نظر گرفت که می تواند در پروژه گیر کند. در مرحله برنامه ریزی، باید تدابیری برای دوری از چنین موقعیت هایی ترسیم شود.
دو روش رایج برای تعیین هدف در مرحله برنامه ریزی وجود دارد. آنها اهداف هوشمند و اهداف واضح هستند.
شروع پروژه در این مرحله شروع می شود. از آنجایی که قابل تحویل تعریف شده است، تقریباً به نظر می رسد که محور پروژه است. در مرحله اجرا، تیم ها اعلام می شوند و منابع تخصیص می یابد. برنامه های مدیریت پروژه با تدارکات و تدارکات ارائه می شود. از آنجایی که توپ در حال چرخش است، مدیر پروژه مراقب تیم در مدیریت موثر پروژه است. ردیابی پروژه در محل قرار داده شده است. در زمان برنامه ریزی جلسات، وظایف تعیین و اجرا می شوند و برنامه ها مطابق با نیازها تغییر می کنند.
از مرحله اجرا، پیشرفت پروژه سنجیده می شود که تا پایان پروژه یک فرآیند مستمر است. ردیابی پروژه برای اطمینان از تکمیل وظایف طبق برنامه انجام می شود. هر گونه انحراف یا کاستی بلافاصله با اقدامات جایگزین برطرف می شود. عملکرد روان پروژه از طریق شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) تعیین می شود. معمولاً یک مدیر پروژه دو تا پنج مورد از این KPI ها را برای اندازه گیری عملکرد پروژه انتخاب می کند.
این زمانی است که پروژه تکمیل شده و آماده تحویل است. همه اعضا و رهبران تیم شناخته شده و قدردانی می شوند. معمولاً یک جلسه پایانی با همه ذینفعان کلیدی و اعضای تیم برگزار می‌شود تا به آنچه به خوبی انجام شده و نقاط ضعف آن نگاهی بیاندازند. این به یک تجربه یادگیری کمک می کند که می توان در طول پروژه بعدی از آن مراقبت کرد. گزارش نهایی پروژه شامل بودجه نهایی پروژه پس از تایید کلیه ذینفعان تهیه می شود.
مدیریت پروژه یک بخش پیچیده و ضروری از هر سرمایه گذاری است که شما شروع می کنید. این شامل توسعه یک استراتژی دقیق از طرح پیشنهادی است که هدف، اهداف، بودجه، جدول زمانی، منابع و غیره را به وضوح مشخص می کند. هنگام توضیح دامنه پروژه خود، باید جنبه هایی را نیز در نظر بگیرید که ممکن است باعث لغزش یا ایجاد وقفه شود تا با برنامه های جایگزین برای رسیدن به هدف نهایی خود در بازه زمانی مشخص شده آماده شوید. بیایید به برخی از اصول اساسی مدیریت پروژه که بر موفقیت کل ابتکار حاکم است نگاهی بیندازیم. این اصول اولیه هنگام شروع یک برنامه جدید یا معرفی ماژول های یادگیری و توسعه مفید هستند، به خصوص اگر در فرآیندهای افزایش منابع انسانی، کیفیت و عملیاتی همکاری می کنید.
مهمترین چشم انداز برای یک مدیر پروژه این است که پروژه را با موفقیت در زمان به پایان برساند و تمام محصولات قابل تحویل آن را به پایان برساند. باید اهداف و مقاصد شما را به وضوح مشخص کند. این امر نیاز به تهیه نقشه راه برای دستیابی به اهداف تعیین شده دارد. اهداف و اهدافی که تعیین می‌کنید باید قابل اندازه‌گیری، مرتبط و واقع‌بینانه باشند که بتوان در چارچوب زمانی برنامه‌ریزی‌شده به آنها دست یافت. باید منابع و ابزار مناسب برای رسیدن به هدف فراهم شود. یک رویکرد منسجم که تمام اعضای تیم را با یک چشم انداز واحد به یک صفحه برساند، برای موفقیت هر پروژه بسیار مهم است.
یک مدیر پروژه همراه با تیم خود برای ایجاد یک طرح پروژه با ارزیابی ریسک و وضوح اهداف و مقاصد کار می کند. آنها تیم را در طول مرحله پروژه مدیریت و هدایت می کنند تا آن را به بسته شدن مورد نظر خود برسانند. مدیر پروژه همچنین ورودی ها، بازخوردها و تأییدیه های مشتریان و سایر ذینفعان را برای هر یک از اجزای وظیفه پروژه می گیرد. ارتباطات، مستندسازی، مدیریت ریسک، گزارش‌دهی، زمان‌بندی و تشدید مسائل برخی از ویژگی‌های مهمی هستند که یک مدیر پروژه با آنها صحبت می‌کند. برخی از مجموعه مهارت های اجباری برای یک مدیر پروژه عبارتند از:
پس از انجام مسئولیت ها، مهم است که متعهد بمانید و در هر مرحله نسبت به پروژه پاسخگو باشید. همه اعضای تیم پروژه باید به اتفاق آرا با اصول، اهداف، محدوده، کیفیت و زمان‌بندی پروژه موافقت کنند. ارتباطات نقش مهمی در پر کردن شکاف ها دارد. به اشتراک گذاری اطلاعات و بازخورد به جریان روان پروژه کمک می کند.
نقاط عطف با استفاده از این اصل با برنامه‌ریزی تعریف می‌شوند که برنامه‌های کاری، تخمین‌ها و جدول زمانی را برای هر کار یا ماژول نشان می‌دهد. برنامه دقیق، ساعات کار در اختیار شما و پهنای باندی که برای تکمیل پروژه دارید را مشخص می کند. این به شما هشدار می دهد که تعهدات غیرواقعی که نمی توانند در بازه زمانی معین به دست آیند، نکنید.
یک چارچوب کاملاً تعریف شده که توسط همه ذینفعان و هم تیمی ها مورد توافق قرار گرفته باشد، تکمیل نرم پروژه را تضمین می کند. از آنجایی که نظرات و دیدگاه ها از مردم به افراد دیگر متفاوت است، مدیر پروژه باید همه را در یک صفحه با اهداف مشخص پروژه برای تنظیم انتظارات به درستی بیاورد. هر یک از اعضای تیم نیز باید مسئولیت‌های فردی و قابل تحویل خود را بدانند. مستند کردن همین موضوع با استفاده از نمودار گانت، یک نرم افزار مدیریت پروژه یا حتی یک برگه اکسل به نقشه برداری از وظایف کمک می کند تا دید پرنده ای از پروژه به دست آورید. نظارت دقیق بر وظایف به انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم و در صورت لزوم کمک خواهد کرد.
تعریف واضح اهداف و نقاط عطف قبل از شروع پروژه، انتظارات را شفاف می کند. نقاط عطف نشان دهنده تکمیل موفقیت آمیز بخش های قابل توجهی از پروژه است. آنها همچنین روحیه تیم را تقویت می کنند و از تعهدشان قدردانی می کنند.
مدیریت محدوده پروژه به منظور حفظ کیفیت، برنامه زمانی و برآورد هزینه با اهداف کاملاً تعریف شده برای موفقیت هر پروژه بسیار مهم است. بررسی به موقع بخشی از وظیفه برای درک کاستی ها و انجام اقدامات اصلاحی پس از بحث با اعضای تیم مربوطه است. این به بهبود مداوم فرآیند کمک می کند.
آگاهی از خطرات و مدیریت موثر آنها بخشی از نقش مدیر پروژه است. باید در مورد عوامل خطر بالقوه در طول اجرای پروژه محتاط بود، که می تواند با استفاده از تجربیات قبلی پروژه، داده ها و دانش سایر اعضای درگیر در پروژه نیز جمع آوری شود. اقدامات اصلاحی برای مواجهه با چنین خطراتی نیز ضروری است. این یک فعالیت یک بار نیست. ارزیابی ریسک یک تمرین ثابت است که باید در طول مراحل مختلف پروژه انجام شود. درک خطرات به شما کمک می کند تا از آن عبور کنید و به عنوان یک برنده ظاهر شوید.
مدیریت پروژه پیچیده به نظر می رسد. با این حال، درک آن آسان است. جنبه مهم این است که بدانید مزایا یا مزایای مدیریت پروژه است. شما باید یک حرفه ای با مهارت های سازمانی اولیه باشید تا هر نوع پروژه ای را به طور موثر مدیریت کنید - این می تواند عروسی یا ساخت یک پیوند دریایی باشد. دانش از نواختن آکوردهای مناسب برای به دست آوردن آهنگ مورد نظر حاصل می شود. استفاده مؤثر از منابع و دانستن چگونگی و زمان استفاده مناسب از آن‌هاست.
بیایید به ارزش افزوده شده توسط مدیران پروژه نگاهی بیندازیم که دلیل اهمیت مدیریت پروژه توسط یک حرفه ای را روشن می کند. برای شروع، آنها تیم و مشتری یا سهامداران را در کنار هم نگه می دارند. آنها مانند قطب نما هستند که جهت را نشان می دهند و شما را به مقصد مورد نظرتان راهنمایی می کنند. آنها هر آنچه را که برای حفظ پروژه در مسیر همه فراز و نشیب‌ها، مدیریت تضادها و چالش‌ها، ریسک‌ها و روحیه تیمی لازم است، ارائه می‌دهند. هنگامی که یک پروژه به طور موثر اجرا می شود و به خوبی مدیریت می شود، فراتر از تکمیل و واگذاری طنین انداز می شود. ردپایی از موفقیت بر جای می گذارد.
مدیریت پروژه تضمین می‌کند که هر یک از بخش‌ها در مرحله توسعه پروژه با اهداف تجاری خود همسو هستند و دیدگاه مشتری را در یک مفهوم گسترده‌تر تکمیل می‌کنند. هدف آن ارائه ارزش از طریق بازگشت سرمایه است. مواجهه با ریسک ها و چالش ها بخشی از هر پروژه ای است. اثربخشی یک مدیر پروژه زمانی است که بتواند استراتژی خود را برای دستیابی به اهداف تجاری دوباره تنظیم کند.
هر پروژه ای که به موقع در چارچوب بودجه تکمیل شود، مشتری و ذینفعان را خشنود می کند. و هنگامی که مشتری خوشحال است، کار شما مورد قدردانی قرار می گیرد و به دیگران توصیه می شود. مدیریت پروژه هوشمند یک رابطه مشتری و مدیر سالم را تضمین می کند.
مدیر پروژه رهبر پروژه است. جهت می دهند و فرمان می دهند. بدون آنها، پروژه فاقد همسویی و سرعت است. آنها به تیم ها انگیزه می دهند تا بهترین ها را به نمایش بگذارند و نقشه مسیر را در دستیابی به هدف پروژه ارائه دهند. مدیران پروژه اطمینان حاصل می کنند که تیم ها در چارچوب داده شده کار می کنند و دستورالعمل های تعیین شده را دنبال می کنند. آنها فرآیندها و پروتکل ها را دنبال می کنند و مسئولیت کل پروژه را تا اتمام آن بر عهده دارند.
بدون رهبر، تیم ها فاقد جهت و تمرکز هستند. آنها به خلاصه‌های واضح و چشم‌انداز مناسب نیاز دارند. نقش ها و مسئولیت های آنها به وضوح توسط مدیر پروژه مشخص شده است تا اطمینان حاصل شود که هیچ تعارضی وجود ندارد. پروژه به صورت سیستماتیک اجرا می شود. وظایف به موقع انجام می شود. وظایف در بخش‌های کوچک‌تر داده می‌شوند که به تیم کمک می‌کند تا تمرکز بهتری داشته باشد، به موقع کامل شود و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را سریع انجام دهد.
یک مدیر پروژه بودجه را تخمین می زند، اهداف را تعیین می کند، جدول زمانی را ارزیابی می کند و منابع را تخصیص می دهد. بدون مدیر پروژه، اهداف و مقاصد ممکن است بیش از حد جاه طلبانه یا غیر منطقی باشند. جدول زمانی ممکن است واقع بینانه نباشد و منابع و ابزارها کافی نباشند. یک مدیر پروژه می تواند تمام ریسک های موجود را در نظر بگیرد و برای مدیریت نتایج غیرمنتظره جایگزین کند. یک مدیر پروژه دامنه پروژه را درک می کند و کار را به گونه ای محول می کند که بر دوش تیم ها احساس سنگینی نداشته باشد.
یک مدیر پروژه اختصاصی برای هر پروژه - بزرگ یا کوچک، تحویل به موقع، استفاده مناسب از منابع و خروجی با کیفیت را تضمین می کند. با مهارت های مدیریت پروژه، کیفیت و سازگاری بخش های پروژه برای تضمین کیفیت غربال، آزمایش و ارزیابی می شود.
یک مدیر پروژه در زمینه مدیریت ریسک آموزش دیده است. عوامل خطر پیش‌بینی‌شده برای یافتن راه‌حلی تحلیل می‌شوند که تمرکز خود را روی تحویل‌پذیری‌ها و جدول‌های زمانی پروژه از دست ندهد. در صورت بروز چنین احتمالی، آنها با طرح های جایگزین آماده خواهند بود.
موقعیت‌هایی وجود داشته است که علی‌رغم برنامه‌ریزی مناسب، همه چیز به اشتباه پیش می‌رود و مردم تمایل دارند رویکردی واکنشی اتخاذ کنند که کیفیت، هزینه، زمان و منابع را به خطر می‌اندازد. یک مدیر پروژه اعضای تیم خود را می شناسد و از طریق ارتباط موثر می تواند شکاف ها را پر کند زیرا وظایفی که به هر یک از اعضای تیم داده می شود، ضرب الاجل ها و منابع تخصیص یافته به هر یک از آنها را می شناسد. آنها به طور مداوم بر پیشرفت نظارت می کنند تا مطمئن شوند که پروژه در مسیر درست قرار دارد. بدون یک رویکرد پیشگیرانه سیستماتیک برای مدیریت پروژه، شرکت ها و مشتریان خطر تاخیر یا شکست پروژه، عدم مدیریت کارکنان، هدر رفتن منابع و در کل تجارب ناخوشایند را می پذیرند.
یک پروژه باید به طور منظم نظارت شود تا اطمینان حاصل شود که وظایف به موقع انجام می شوند و احتمالات به طور موثر مورد توجه قرار می گیرند. مدیران پروژه در هر مرحله پروژه را بررسی می کنند. این مانند یک ابزار تشخیصی برای انجام اقدامات اصلاحی در صورت لزوم به جای انتظار تا پایان و انجام پس از مرگ است. آنها گزارش های وضعیت منظم را با جزئیات وظایف تکمیل شده، کار در حال انجام، زمان صرف شده، منابع استفاده شده و غیره ارائه می دهند. این گزارش‌ها توسط تیم‌ها و همچنین ذینفعان ارزیابی می‌شوند، که به رفع تفاوت‌ها در هر یک و اطمینان از جریان روان کار کمک می‌کند.
مدیریت پروژه بر اساس موفقیت و کمبودهای هر پروژه، تجربه شما را در مورد هر پروژه غنی می کند. پس از اتمام هر پروژه، مدیران پروژه به تجزیه و تحلیل و بررسی جنبه‌هایی که به خوبی پیش رفته‌اند و چالش‌هایی که با آنها مواجه شده‌اند، نگاه می‌کنند تا راه‌هایی برای اجرای رویکردی متفاوت در پروژه بعدی بیابند. هر چرخه پروژه مستند می شود، که منبعی غنی از اطلاعات برای ارجاع به سایر مدیران پروژه است.
استراتژی های مدیریت پروژه باعث موفقیت سازمان می شود. مدیران پروژه بر روی زمان، برنامه ریزی پروژه و تلاش لازم برای موفقیت کسب و کار در زمینه بزرگتر سرمایه گذاری می کنند. آنها بررسی های مکرر، ارزیابی ریسک، سنجش موفقیت و اطمینان از خروجی کیفی را انجام می دهند. سازمان‌ها باید ROI را تعریف کنند، آنچه را که اندازه‌گیری می‌شود مدیریت کنند، از ابزارهای تحلیلی برای همسو کردن پروژه‌ها با استراتژی استفاده کنند و شیوه‌های مدیریت پروژه قوی را اجرا کنند که رشد سازمان را تعیین می‌کند.
برای اینکه بفهمیم پروژه، برنامه و پورتفولیو چگونه در مدیریت پروژه با هم کار می کنند، ابتدا به نحوه تعریف پروژه، برنامه و پورتفولیو نگاه می کنیم. اینها سه P مدیریت پروژه هستند. پروژه ها بخشی از برنامه های بزرگتر را تشکیل می دهند و برنامه ها نمونه کارها را مشخص می کنند. اگرچه این سه P به هم مرتبط هستند و از نظر معنایی شبیه به هم هستند، عملکردهای مرتبط با هر یک از آنها از نظر مدیریت پروژه متفاوت است. بیایید هر یک از آنها را جداگانه درک کنیم.
یک پروژه یک تعهد موقت با شروع و پایان کاملاً مشخص است که هدف آن ایجاد یک محصول، خدمات یا یک نتیجه است. جنبه های مختلف پروژه مانند محدوده، برآورد هزینه، زمان، ریسک ها و منابع به طور موثر برای دستیابی به هدف انتخاب شده مدیریت می شوند.
در بیشتر موارد، گروهی از پروژه ها به شیوه ای سازگار مدیریت می شوند تا به هدف مورد نظر دست یابند. چنین مجموعه یا گروهی از پروژه ها را برنامه در مدیریت پروژه می نامند. بنابراین، زمانی که پروژه های جمعی تکمیل می شود، برنامه کامل می شود. در مدیریت پروژه، پروژه ها به صورت جمعی هماهنگ می شوند که ممکن است با برخی وابستگی های متقابل، هدف یکسانی داشته باشند.
مدیریت برنامه در راهنمای PMBOK توسط مؤسسه مدیریت پروژه (PMI) به عنوان "کاربرد دانش و مهارت برای دستیابی به اهداف برنامه و به دست آوردن مزایا و کنترلی که با مدیریت اجزای برنامه مرتبط به صورت جداگانه در دسترس نیست" توضیح داده شده است .
مجموعه ای از پروژه ها و برنامه ها که به صورت گروهی برای دستیابی به یک هدف استراتژیک مدیریت می شوند، یک پورتفولیو در اصطلاح مدیریت پروژه می سازند. به عنوان مثال، تمام پروژه ها، برنامه ها و کارهای عملیاتی در یک سازمان ممکن است از یک پورتفولیو تشکیل شود. ممکن است چنین پورتفولیوهای زیادی در یک سازمان وجود داشته باشد. پورتفولیوها برای دستیابی به اهداف تجاری در یک سازمان مانند افزایش فروش، کاهش هزینه ها، به حداکثر رساندن سود، راه اندازی یک کمپین بازاریابی جدید و غیره استفاده می شوند.
پروژه، برنامه و نمونه کارها با یکدیگر متفاوت هستند و همچنان به یکدیگر وابسته هستند زیرا در جهت یک هدف مشترک کار می کنند. سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از تکنیک‌های مدیریت پورتفولیو اطمینان حاصل کنند که پروژه‌ها با استراتژی‌های کسب‌وکارشان هماهنگ هستند. این به وضوح دلیل انجام یک کار خاص را می دهد. برای داشتن یک مدیریت پروژه و برنامه موثر، ضروری است که برنامه ها واقعی باشند و ارتباطات دقیق باشد تا تصمیمات مناسب در پورتفولیو گرفته شود.
