طلا و جواهر از جمله کالاهایی هستند که قیمت آنها به طور مداوم تغییر می‌کند، همچنین بدلیل نحوه محاسبه و فرایندهای پیچیده تولید و فروش نیاز به مدیریت دقیق و حرفه‌ای دارند. از طرفی دیگر به سبب ارزش ریالی بالای طلا و جواهر کوچکترین اشتباهی در محاسبات باعث ایجاد ضرر هنگفتی برای فروشنده یا خریدار می‌شود. تمام این دلایل، استفاده از یک نرم افزار حسابداری تخصصی و دقیق را برای طلا و جواهر فروشی‌ها الزامی می‌کند. اما چگونه می‌توانیم بهترین نرم افزار حسابداری طلا و جواهر را انتخاب کنیم؟
شاید اولین کاری که همه ما در این این مواقع انجام می دهیم جستجو در اینترنت باشد. با اینکار لیستی از چندین نرم‌افزار مختلف پیش روی ما قرار می‌گیرد. اما چطور می‌توانیم بهترین آنها را انتخاب کنیم؟
پشتیبانی از تمام فرایندهای حسابداری طلا و جواهر (تخصصی بودن نرم‌افزار)
طلا و جواهر به واسطه تفاوت‌هایی که در نحوه فروش، تولید و موجودی سرمایه‌ای خود دارند، فرایندهای متفاوتی نیز در حسابداری داشته و نمی‌توان برای حسابرسی این فروشگاه‌ها از حسابداری‌های عمومی استفاده کرد. پس شاید اولین نکته حائز اهمیت در انتخاب نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر، تخصصی بودن این نرم‌افزار باشد. این بدان معناست که نرم‌افزاری که شما می‌خواهید انتخاب کنید باید تمام فرایندهای تخصصی این صنف را از صدور سند تا فرایندهای تولید و انواع مختلف فروش پشتیبانی کند.
این یعنی نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر شما باید به راحتی امکان ثبت مشخصات طلا و جواهر، انواع سکه، انواع ارز، وزن طلا بدون سنگ، خرید و فروش مستقیم و پولی کردن طلا، ذوب و تبدیل عیاری و وزنی طلا، محاسبه هزینه‌های مخراج‌کاری برای جواهرات، مرجوعی حساب طلایی و محاسبه قیمت و اجرت بر اساس انواع روش‌ها (وزنی، درصدی و...) را داشته باشد. این امکانات باید به صورت دقیق، سریع و آسان قابل انجام باشند و کاربر بتواند به راحتی از آنها استفاده کند. همچنین، یک نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر باید امکان دریافت و پرداخت و انتقال و جابجایی طلا بین تمام حساب‌ها را داشته باشد و کاربر بتواند به راحتی موجودی و دارایی خود را مدیریت کند.
دارا بودن رابط کاربری ساده، کاربردی و زیبا
معمولا نرم‌افزار‌های حسابداری محیطی خشک، کسل‌کننده و پیچیده‌ای دارند که کار با این نرم‌افزارها را خسته‌کننده می‌کند و حتی باعث این می‌شود که بسیاری کاربران از حسابداری و حسابرسی فروشگاه‌شان فراری باشند.
پس باید گفت، یکی دیگر از مهمترین ویژگی‌های یک نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر این است که رابط کاربری ساده، زیبا و مطابق با نیازهای کاربران داشته باشد. رابط کاربری زیبا، شفاف و قابل فهم به این معناست که کاربر را در هر مرحله از انجام کارهای مختلف بدون نیاز به آموزش پیچیده‌ای راهنمایی کند. یک نرم‌افزار ساده آن است که فقط شامل امکانات و قابلیت‌های لازم و مورد نیاز کاربر باشد و از اضافه‌کاری و پیچیدگی‌های غیرضروری بپرهیزد. یک نرم‌افزار مطابق با نیازهای کاربر آن است که از جنبه‌های مختلف مانند قوانین و مقررات، نرخ‌ها و ارزش‌ها، روش‌ها و فرمول‌ها، سیستم‌ها و استانداردها، بازار و رقبا، مشتریان و تامین‌کنندگان و ... با ویژگی‌های بازار طلا و جواهر هماهنگ باشد و بتواند به کاربر در انجام کارهای حسابداری، مدیریت، تحلیل و تصمیم‌گیری کمک کند.
قابلیت بروز رسانی ساده و انطباق‌پذیری
ما در عصری زندگی می‌کنیم که سرعت بروز شدن تکنولوژی از سرعت یادگیری آن بیشتر شده و شرکت‌های بزرگ هر روز ایده و تجهیزات جدیدی به کاربران خود ارائه می‌دهند. صنعت طلا و جواهر نیز خارج از این موضوع نیست و روزانه تجهیزات و دستاوردهای جدیدی در این صنعت برای استفاده خریداران و فروشندگان به بازار عرضه می‌شود.
با این تفاسیر یک نرم افزار حسابداری باید قابلیت انطباق با نیازهای روز و شرایط مختلف طلا و جواهر فروشی‌ها را داشته باشد. برای مثال، باید بتواند با انواع دستگاه‌های جانبی مانند سیستم RFID، کارتخوان، بارکدخوان، لیبل پرینتر، ترازوی دیجیتال و غیره هماهنگ باشد. همچنین باید بتواند با انواع ارز، سکه، طلا، پلاتین، نقره، سنگ و جواهرات کار کند و قیمت آنها را به طور خودکار بروزرسانی کند.
قابلیت دسترسی بدون محدودیت زمانی و مکانی
همانطور که در بالا نیز گفتیم، جهان تکنولوژی به صورت توقف ناپذیری در حال رشد و بروزرسانی است و هر روز شگفتی جدیدی برای راحتی کاربران خود رقم میزند. تا جایی که کاربران دیگر برای انجام بسیاری از امور خود نیازی به حضور فیزیکی ندارند و می‌توانند بخش عمده‌ای از فعالیت‌های روزمره خود در خانه و کنار عزیزانشان انجام دهند. البته این ویژگی یک نکته حائز اهمیت دیگری هم دارد و آن این است که کاربران دیگر محدودیت زمانی هم برای انجام امور خود نخواهند داشت.
یک نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر حرفه‌ای هم باید امکان دسترسی به نرم افزار از طریق شبکه در داخل فروشگاه و خارج از فروشگاه به وسیله اینترنت را فراهم کند. این امکان باعث می‌شود که کاربر بتواند در هر زمان و مکانی به اطلاعات و امکانات نرم افزار دسترسی داشته باشد و نیازی به حضور فیزیکی در فروشگاه نداشته باشد. این امکان همچنین امکان همکاری و ارتباط بین کاربران مختلف را افزایش می‌دهد و باعث افزایش کارایی و بهره‌وری می‌شود. به زبان ساده‌تر یک نرم‌افزار حرفه‌ای حسابداری طلا و جواهر باید این امکان را برای شما فراهم کند تا شما بتوانید در مکان و هر زمانی به اطلاعات حسابداری خودتان دسترسی داشته باشید همچنین محدودیتی در تعداد کاربران نرم‌افزار برای شما ایجاد نکند.
البته اگر این نرم‌افزار امکان فعالیت به صورت لوکال ( بدون نیاز به اینترنت) را هم برای شما ایجاد کند شما دیگر دغدغه قطع شدن اینترنت راهم نخواهید داشت.
سیستم امنیتی قدرتمند و پشتیبان‌گیری دقیق
اطلاعات در حال حاضر ارزشمندترین دارایی هر فرد، شرکت و کسب‌وکاری محسوب می‌شوند و محافظت از این اطلاعات بی‌شک یکی از مهمترین بخش‌های یک سیستم به حساب می‌آید. یک نرم افزار حسابداری مطمئن طلا و جواهر باید دارای امنیت بالایی باشد تا اطلاعات حساس و محرمانه طلا و جواهر فروشی‌ها را در برابر هرگونه دسترسی غیرمجاز، سرقت، حمله، خرابی و غیره محافظت کند. برای این منظور، باید از روش‌های مختلفی مانند رمزنگاری، پشتیبان‌گیری، تعیین سطح دسترسی، ردیابی فعالیت‌ها و غیره استفاده کند.
گزارشات متنوع و تحلیل‌های کاربردی
درست است که اطلاعات مهمترین بخش یک سیستم محسوب می‌شود اما استفاده از این اطلاعات است که اهمیت این موضوع را روشن می‌کند. تا زمانی که یک سیستم نتواند از دیتا و اطلاعات خودش استفاده کند تنها به عنوان نگهدارنده آن محسوب می‌شود. یک نرم افزار حسابداری طلا و جواهر پویا باید قادر باشد گزارش‌های متنوع و دقیقی از عملکرد طلا و جواهر فروشی‌ها ارائه دهد. این گزارش‌ها باید شامل اطلاعات مالی، موجودی، فروش، خرید، مشتریان، سود و زیان، ترازنامه، صورت سود و زیان و غیره باشند. همچنین باید امکان تحلیل و مقایسه این گزارش‌ها را فراهم کند تا کاربران بتوانند نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها، رشد و روند و غیره را شناسایی کنند.
کلام آخر
حالا چطور یک نرم‌افزار پیدا کنیم که تمام شرایطی که در بالا ذکر کردیم را داشته باشد. به شما پیشنهاد می‌کنیم حتما قابلیت‌های نرم‌افزار حسابداری طلا و جواهر تحت وب زرگر را بخوانید. زرگر نرم‌افزاری تحت وب است که تلاش کرده تمام نیازهای یک فروشگاه طلا و جواهر را با جدیدترین نوآوری‌های این صنعت پاسخ دهد.
