تجزیه و تحلیل علل ریشه ای چیست؟

تقریباً در تمامی پروژه­ها مشکلاتی پیش می آید. اما دانستن وجود یک مسئله، یک چیز است؛ فهمیدن اینکه چگونه آن را حل کنیم، چیز دیگریست. اگر ضرب الاجل ها را از دست داده اید و کیفیت محصول یا خدمات شما کاهش یافته است، قطعا مشکلی وجود دارد.

برای رفع این مشکلات، باید از تکنیک‌هایی استفاده کنید که به تیم شما اجازه می دهد تا صادقانه و با تفکری آزاد، مشکلات را مورد بررسی قرار دهید و در مورد راهکارهای حل آنها بحث کنید. یکی از راه‌های انجام این کار، استفاده از تحلیل علل ریشه‌ای مشکلات است.

تحلیل علل ریشه ای چیست؟

همانطور که از نام آن پیداست، تحلیل علل ریشه ای یک تکنیک حل مسئله است که به تیم ها فرصتی برای شناسایی مسائلی که باعث ایجاد مشکل می شوند، ارائه می دهد.

زمانی از تجزیه و تحلیل علل ریشه ای استفاده می شود که مشکلاتی در پروژه وجود داشته باشد، به ویژه مواردی که تأثیر منفی بر مشتری دارد. این تاثیرات می تواند از شکایت مشتری در مورد برخی از جنبه های پروژه تا ممانعت از فعالیت های تیم و عقب افتادن تاریخ تحویل محصولات را شامل شود.

البته مشکلات در یک پروژه، تنها نتیجه یک علت نیست. به همین دلیل تجزیه و تحلیل علل ریشه ای، علل مختلفی را که باعث بوجود آمدن مشکلات می شود، ثبت می کند.

چرا تجزیه و تحلیل علل ریشه­ای مهم است؟

مشکلات بد است! آنها برنامه زمانبندی پروژه شما را به هم می ریزند و هزینه های شما را افزایش می دهند. اما تجزیه و تحلیل علل ریشه ایبه حل مشکلات کمک می کند. علاوه بر این، استفاده از تجزیه و تحلیل علل ریشه ای به جلوگیری از بروز مجدد مشکل کمک می کند. هنگامی که متوجه شدید مشکل چیست و چگونه می توانید آن را متوقف کنید، می توانید از تکرار آن جلوگیری کنید.

یک رویکرد تکراری

دلیل دیگر برای استفاده از تجزیه و تحلیل علل ریشه ای این است که ابزاری برای بهبود مستمر است، یعنی چگونه می توان کیفیت محصول یا خدمات خود را حفظ کرد. هیچ پروژه ای را اگر کیفیت خروجی آن انتظارات ذینفعان را برآورده نکند، نمی توان موفق نامید.

مستندات

پروژه ها به دلیل مستنداتشان شناخته می شوند. تحقیقات، مطالعات امکان سنجی و موارد دیگری که وجود دارد. حتی در هنگام اختتام یک پروژه نیز اسنادی وجود دارد. اما اغلب، مستندسازی مشکلات پروژه و نحوه حل آنها نادیده گرفته می شود. تحلیل علل ریشه ای روشی برای مستندسازی فرآیند و اعمال آن در پروژه های آینده است.

بهبود فرایند

از موارد دیگری که این روش، شناسایی و به حل آنها کمک می کند می توان به کاستی در فرایندها، دوباره کاری ها در آینده و شکاف ها در فعالیت تیم اشاره کرد. بنابراین، تحلیل علل ریشه­ای می‌تواند فرصت‌هایی را برای تیم شما به وجود آورد و آنها را به منابع ارزشمندتر تبدیل کند.

نحوه انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه ای

مهم است که هنگام انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه­ای، درگیر علائم نباشید. به یاد داشته باشید، این یک تجزیه و تحلیل برای کشف دلایل ریشه­ای است. اینجا زمانی هست که می‌خواهید تمرکز خود را برای اصلاح هر گونه مشکلات در پروژه قرار دهید.

1.مشکل را شناسایی کنید:

بدون داشتن یک مشکل کاملاً تعریف شده، راهی برای بازگشت به عقب و جستجوی دلایلی که منجر به وجود آمدن مشکلات شده است، وجود ندارد. این مهم ترین مرحله است؛ شناخت مشکل و تعیین محدوده آن.

2. نگاه به گذشته داشته باشید:

برای کشف دلایل بالقوه مشکلی که شناسایی کرده­اید، مراحل را دوباره دنبال کنید. باز هم، به احتمال زیاد بیش از یک علت وجود دارد. به تعداد علت های مرتبط توجه کنید.

بخشی از این فرآیند شامل طوفان فکری، استفاده از نقشه برداری فرآیند و نمودار استخوان ماهی برای ثبت دلایل مختلفی که منجر به مشکل شما شده است.

3. علت اصلی را مشخص کنید:

ابزارهای دیگری نیز وجود دارند که می‌توانند برای کشف علت اصلی به شما کمک کنند، مانند پنج چرا، درخت خطا، درخت علت و رویداد و موارد دیگر.

4. راه حل هایی بیابید:

باز هم، تکنیک طوفان فکری با تیم برای یافتن راه حل، مناسب است. تیم شما، کسانی هستند که با پروژه و اجرای آن آشنا هستند و بهترین منبع شما برای یافتن راهی برای حل مشکل خواهند بود.

5.پیاده سازی راه حل:

به یاد داشته باشید، پیاده سازی راه حل، کاری یکباره نیست، بلکه باید پایدار باشد. در واقع راه حل، کاری است که برای انجام آن برنامه ریزی شده است. پیاده سازی راه حل، نیاز به صبر و پیگیری دارد.

6.نظارت، پیگیری و گزارش راه حل:

نرم افزار مدیریت پروژه می تواند این مرحله را تسهیل کند.

مدیریت پروژه، یک ابزار مبتنی بر فضای ابری است که داده‌های بلادرنگ را جمع‌آوری می‌کند تا اطلاعات دقیق‌تری را برای تصمیم‌گیری صحیح به شما بدهد.

دوره کاربردی تحلیل علل ریشه ای (Root Cause Analysis)

تکنیک هایی که به تحلیل علل ریشه ای کمک می کند؟

· 5 چرا؛

· نمودار استخوان ماهی؛

· تجزیه و تحلیل تغییر؛

· درخت علت؛

· و ...

اصول تجزیه و تحلیل علل ریشه ای

همانطور که در بالا ذکر شد، اصل کلی تجزیه و تحلیل علل ریشه ای، یافتن چیزی است که باعث ایجاد یک مشکل می شود تا بتوان آن را اصلاح کرد و فرآیندهای ایجاد کننده آن را تغییر داد. با این حال، کار تجزیه و تحلیل علل ریشه­ای باید به طور سیستماتیک انجام شود.

یکی دیگر از اصول تحلیل علل ریشه ای این است که تنها یک مورد ریشه­ای می تواند وجود داشته باشد. بله، ممکن است ده­ها علت وجود داشته باشد که در نمودار استخوان ماهی جمع آوری شده است، اما علت اصلی منحصر به فرد است. این بدین معنی است که برای پیدا کردن علت ریشه­ای باید زمان زیادی را صرف کنید، اما مطمئن باشید که همیشه یک علت اصلی وجود دارد. مهمترین کار این است که به تحقیقات خود ادامه دهید تا زمانی که علت اصلی را پیدا کنید.

برای اینکه تحقیقات شما کار کند، باید جدول زمانی رویدادها را تنظیم کنید. این کار، به شما امکان می دهد تا رابطه بین علل مختلف را درک کنید و به علت اصلی برسید. با انجام این کار، شما فقط یک مشکل را حل نمی کنید، بلکه فرهنگ شرکت را از حالت ارتجاعی به فعال تغییر می دهید. این سبک حل مسئله باعث کاهش مشکلاتی می شود که منجر به اضافه کاری می شود.

جمع بندی

تقریباً در تمامی پروژه­ ها مشکلاتی پیش می آید. اما دانستن وجود یک مسئله، یک چیز است؛ فهمیدن اینکه چگونه آن را حل کنیم، چیز دیگری است. تحلیل علل ریشه ای یک تکنیک حل مسئله است که به تیم ها فرصتی برای شناسایی مسائلی که باعث ایجاد مشکل می شوند، ارائه می دهد. در این مقاله به معنای تحلیل علل ریشه ای، دلایل لزوم آن و روش اجرای این تکنیک اشاره شده است.

نظر شما در این باره چیست؟

ادرس لینکدین من:

اینجا کلیک کن

آدرس سایت آکادمی احمدزاده:

اینجا کلیک کن

آدرس اینستاگرام:

اینجا کلیک کن