علاقهمند به بازاریابی، محتوا، ارتباطات، خلاقیت و پیچیدگیها، که سعی می‌کنم نتیجۀ کنجکاویها و موشکافیهام از مفاهیم پیچیدۀ زندگی کاری و شخصیم رو با بیانی ساده و متفاوت روایت کنم..
چطور درخواست مشاورۀ کاری بدهیم که حرص‌درآور نباشد؟ + یک قالب پیشنهادی برای پیام
چیز عجیبی نیست که در مسیر حرفه‌ای خود نیاز به مشاوره داشته باشید. یعنی تصمیم بگیرید برای مشکل یا سؤالی که برایتان پیش آمده، متخصصی را پیدا کنید و از او کمک بگیرید یا به او پیشنهاد همکاری بدهید.
در دنیای امروزی، یکی از راه‌های رایج برای کمک‌گرفتن، ارسال پیام آنلاین (ایمیل، پیام خصوصی در شبکه‌های اجتماعی و...) است. جالب است بدانید برخی از متخصصانی که مشاورۀ کاری ارائه می‌دهند، هر هفته ده‌ها و حتی صدها پیام و ایمیل از کسب‌وکارها، دانشجویان، کارآفرینان و فریلنسرها دریافت می‌کنند. آن‌ها ناگزیرند پاسخگویی به این حجم پیام را با ترفندهای مختلف مدیریت کنند.
با این اوصاف، برقراری ارتباط اثربخش با این اشخاص موضوع بسیار حساسی است و حتی اگر در این همکاری، منفعتی برایشان وجود داشته باشد، نمی‌توانید مطمئن باشید که پیام شما را حتماً می‌خوانند و پاسخ می‌دهند. پس، باید در نوشتن درخواست خود دقت لازم را به خرج دهید تا پیام شما را نادیده نگیرند و برای پاسخگویی ترغیب شوند.
برای رسیدن به این هدف، باید بدانید که موقع نوشتن درخواست مشاورۀ کاری بهتر است چه اصولی را رعایت کنید که پیام‌تان حرص مخاطب را درنیاورد و شانس بیشتری برای خوانده‌شدن و پاسخ‌گرفتن داشته باشد.
ازآنجایی‌که من هم از خیلی وقت پیش یک صفحۀ اختصاصی برای مشاوره راه‌اندازی کرده‌ام و در کنار آن، در شبکه‌های اجتماعی و ایمیل نیز پیام‌های زیادی دریافت می‌کنم که گاه به‌طرزی غیراصولی نوشته شده‌اند، تصمیم گرفتم نکات و تکنیک‌های درخواست مشاورۀ اصولی را با شما به اشتراک بگذارم.
در این مطلب، نحوۀ درخواست مشاورۀ کاری در فضای آنلاین (ایمیل، دایرکت شبکه‌های اجتماعی و...) را بررسی می‌کنم و نکاتی را برای برقراری ارتباط حرفه‌ای با متخصصان برمی‌شمرم. در انتها نیز نمونۀ یک پیام صحیح و قالب پیشنهادی خودم را ارائه می‌دهم تا بتوانید از آن استفاده کنید.
خوشحال می‌شوم که اگر شما هم تجربه یا پیشنهادی دارید، در کامنت‌ها برایم بنویسید. همچنین اگر نیاز به جلسۀ آنلاین داشتید، با مراجعه به صفحۀ زیگ می‌توانید هر زمانی که برایتان مناسب‌تر است را انتخاب کنید تا باهم گفت‌وگو کنیم.
پیام‌هایی که حرص درمی‌آورند!
به تصویر زیر نگاه کنید. تابه‌حال برایتان پیش آمده که از متخصصی کمک بخواهید و به‌جای یک پیام ساختارمند واحد، به‌صورت جمله‌های تکی پیام خود را بفرستید؟ اگر این‌طور است، باید بدانید که حسابی حرص طرف را درآورده‌اید و به احتمال خیلی زیاد شانس پاسخگویی به پیام خود را پایین آورده‌اید.
از خودتان بپرسید چرا باید کسی که هزارویک مشغله دارد و احتمالاً شما را هم نمی‌شناسد، برای یک مکالمۀ پینگ‌پونگی مبهم این‌همه وقت و انرژی بگذارد؟ واقعیت این است که این‌گونه پیام‌ها از بیخ و بن غیراصولی، دور از آداب حرفه‌ای و حرص‌درآورند. پس بهتر است تا می‌توانید از آن‌ها دوری کنید.
بله، درخواست کمک یا مشاورۀ کاری به‌صورت آنلاین مزیت‌های زیادی دارد، اما برای اینکه بتوانید از مزایای آن به بهترین نحو استفاده کنید، باید اصولی را رعایت کنید که موضوع این مطلب من است و در ادامه به آن خواهم پرداخت.
مزایای درخواست کمک و مشاورۀ کاری در قالب پیام
درخواست کمک و مشاورۀ کاری از طریق راه‌های ارتباطی آنلاین چندین حسن دارد که من به ۳ مورد از مهم‌ترین‌های آن اشاره می‌کنم:
- به شما امکان می‌دهد که حرف‌ها و ایده‌های خود را بهتر سازمان‌دهی کنید و منظور خود را شسته‌رفته و تمیز بیان کنید. بدین ترتیب، به گیرندۀ پیام نشان می‌دهید که به وقت او احترام می‌گذارید.
- راه‌های ارتباطی آنلاین مانند ایمیل، نسبت به تماس تلفنی یا ملاقات حضوری، فوریت کمتری دارند و به گیرندۀ پیام اجازه می‌دهند با صبر و حوصلۀ بیشتری به درخواست شما فکر کند و در زمان و مکان مناسب به آن پاسخ دهد. به بیان ساده‌تر، طرف مقابل در معذوریت قرار نمی‌گیرد که فوری به شما پاسخ دهد.
- به شما امکان می‌دهد تا برای نوشتن پیام خود بیشتر وقت بگذارید و درخواست خود را اصولی‌تر مطرح کنید. زبان و لحنی که استفاده می‌کنید باعث می‌شود تا بتوانید روی مهم‌ترین جزئیات تمرکز کنید و کلمات خود را به‌گونه‌ای حرفه‌ای‌تر و دقیق‌تر انتخاب و در صورت نیاز، ویرایش کنید.
عناصر کلیدی درخواست مشاورۀ کاری در قالب پیام
قبل از اینکه نکات و شیوۀ پیشنهادی خودم برای درخواست مشاورۀ کاری را توضیح بدهم، خوب است که ۵ عنصر کلیدی درخواست مشاورۀ کاری را بشناسیم.
- آغاز پیام: سلام و احوال‌پرسی و هر چیزی که باب یک گفت‌وگوی مؤدبانه را باز می‌کند.
- زمینه: اطلاعات خاصی که خواننده/شنونده برای پاسخ به درخواست شما به آن نیاز دارد. شما کی هستید؟ شغلتان چیست؟ با متخصص موردنظر از کجا آشنا شده‌اید؟
- چالش: سؤال یا مشکلتان چیست؟ یعنی چه چیزی باعث شده که به مشاوره با یک متخصص نیاز داشته باشید؟
- هدف: نتیجۀ دلخواه شما چیست؟ یعنی از پیامی که می‌دهید، چه هدفی را دنبال می‌کنید؟ چه درخواست مشخصی برای متخصص موردنظر دارید؟ باید چه کاری برایتان انجام دهد؟ در چه بازۀ زمانی‌ای و چگونه
- پایان پیام: آرزوی موفقیت و هر چیزی که به یک گفت‌وگوی مؤدبانه پایان می‌دهد.
این عناصر که ساختار کلی یک پیام درست را تشکیل می‌دهند، خیلی پیچیده نیستند. در ادامه آن‌ها را دقیق‌تر توضیح می‌دهم.
چطور درخواست مشاورۀ کاری بدهیم که حرص‌درآور نباشد؟ + ۱۵ نکتۀ مهم
برای اینکه درخواست مشاورۀ خود را به بهترین نحو انجام دهیم، باید برخی نکات را رعایت کنیم. من سعی می‌کنم این نکات را به ترتیبی بیان کنم که در پایان به یک ساختار درست و منسجم و یک قالب پیشنهادی برای نوشتن پیام برسیم.
۱) برای پیام خود یک موضوع (عنوان) جذاب انتخاب کنید
این نکته‌ای که می‌خواهم بگویم، بیشتر در مورد ایمیل صادق است هرچند برای گونه‌های دیگر پیام نیز کاربرد دارد.
یک موضوع (عنوان) قانع‌کننده و جذاب می‌تواند احتمال بازشدن پیام شما و خواندن کامل آن توسط گیرنده را افزایش دهد. از یک عنوان موجز، ساده و واضح برای پیام خود استفاده کنید. این عنوان باید اطلاعات کافی را در اختیار گیرنده قرار دهد و به او بفهماند که درخواست شما چیست. برای مثال، به‌جای نوشتن «سلام» در موضوع پیام، یک عنوان گویا مانند «درخواست مشاورۀ کاری از طرف شرکت آ» بنویسید.
اگر با گیرندۀ پیام ارتباط شخصی دارید، در موضوع پیام به آن ارتباط اشاره کنید. این کار شانس شما را برای بازشدن پیام و پاسخ به آن افزایش می‌دهد. ذکر نامتان در موضوع نیز به شخصی‌سازی پیام و احتمال بازشدنش توسط گیرنده کمک می‌کند.
۲) سلام و احوال‌پرسی را فراموش نکنید
پیام خود را با سلام و احوال‌پرسی شروع کنید. اگر به شخصی ناآشنا پیام می‌دهید، این بخش باید رسمی باشد. اما اگر برای فردی آشنا نامه می‌نویسید، لازم نیست آن‌قدر رسمی باشید. درهرحال، مهم است که مؤدب باشید.
- اگر به کسی که نمی‌شناسید پیام می‌دهید، بهتر است بگویید: «آقا/خانم [نام خانوادگی شخصی که برایش نامه می‌نویسید] عزیز.»
- در پیامی نه‌چندان رسمی، می‌توانید بگویید: «[نام شخص] عزیز».
صرف‌نظر از اینکه برای چه کسی می‌نویسید، بهتر است از کلمۀ «عزیز» یا «گرامی» استفاده کنید.
۳) خود و جایگاهتان را معرفی کنید
در همان ابتدای پیام، پس از سلام و احوال‌پرسی، به‌طور مختصر خود و جایگاهتان را معرفی کنید. این مقدمه، به گیرندۀ پیام اجازه می‌دهد تا شما را بهتر بشناسد و بفهمد که در کجای حرفۀ خود قرار دارید. به این ترتیب، خواهد توانست پاسخی مرتبط‌تر تهیه کند.
مثال:
- «من سامانم، مدیر بازاریابی B2B در شرکت آ.»
- «من شیرینم. از علاقه‌مندان به بازاریابی محتوایی که مدتی است فعالیت در این زمینه را شروع کرده‌ام.»
۴) بگویید که چرا گیرندۀ پیام را برای مشاوره انتخاب کرده‌اید
پس از معرفی خود، حتماً بگویید که فرد مورد نظر را از کجا می‌شناسید و چرا او را برای مشاورۀ کاری انتخاب کرده‌اید. حتی اگر آن فرد را به‌طور جدی نمی‌شناسید، می‌توانید دربارۀ چگونگی پیداکردن او صحبت کنید؛ آیا یک دوست او را به شما معرفی کرده؟ آیا آوازۀ او را در شبکه‌های اجتماعی شنیده‌اید؟ یا در یک رویداد با او آشنا شده‌اید؟
برای مثال:
- اگر دوست یا همکاری آن فرد را به شما معرفی کرده، می‌توانید بگویید: «شما توسط [نام شخص را وارد کنید] به من معرفی شده‌اید. او معتقد است شما می‌توانید به من کمک کنید.»
۵) قدردانی کنید
به گیرندۀ پیام نشان دهید که چقدر وقت او برایتان ارزشمند است و تا چه اندازه قدر توجه و تخصص او را می‌دانید. اگر مؤدبانه برخورد کنید، گیرندۀ پیام تمایل بیشتری به پاسخ‌دادن خواهد داشت.
همچنین، می‌توانید به او نشان دهید که تحت‌تأثیر کارهایش قرار گرفته‌اید و به‌عنوان یک حرفه‌ای برای او احترام زیادی قائلید. با تعریف و تمجید صادقانه از او، مطمئنش کنید که دربارۀ او تحقیقات کافی انجام داده‌اید و چیزهایی دربارۀ دستاوردهای حرفه‌ای او می‌دانید.
اگر گیرندۀ پیام شما به‌تازگی دستاوردی داشته است، در ابتدای پیام خود به او تبریک بگویید. این کار می‌تواند به شخصی‌سازی پیام شما و مرتبط‌ترکردن آن کمک کند.
۶) درخواست خود را به‌طور شفاف، موجز و دقیق بیان کنید
حالا وقتش است که بروید سر اصل مطلب و هدف پیام خود را توضیح دهید. چه چیزی از مخاطب می‌خواهید؟ راهنمایی؟ همفکری؟ پیشنهاد کاری؟ هرچه هست را با جملاتی شفاف و مؤدبانه بیان کنید.
اگر عجله داشته باشید، ممکن است وسوسه شوید که پیامی با پاراگراف‌های گیج‌کننده و بدون نشانه‌گذاری‌های معنادار بنویسید. به‌محض اینکه متوجه شدید که دارید چنین خطایی می‌کنید، دست نگه دارید. یک نفس عمیق بکشید. به خودتان یادآوری کنید که اگر گیرنده نتواند پیام شما را درک کند، شانس خود را برای دریافت کمکی که نیاز دارید از دست می‌دهید.
حالا جملات خود را کامل و صحیح بنویسید. پاراگراف‌های طولانی را به پاراگراف‌های کوتاه‌تر تقسیم کنید. از علائم نگارشی به‌درستی استفاده کنید. حتی می‌توانید از بولت‌‌‌گذاری یا کلمات با فونت ضخیم استفاده کنید تا مرور متن شما آسان‌تر شود.
۷) رمان ننویسید یا به‌عبارتی روده‌درازی نکنید
بله، در بیشتر موارد شما می‌توانید درخواست خود را به‌جای چند پاراگراف فقط در چند جمله خلاصه کنید. اگر درخواست پیچیده‌تری دارید، اول یک پیش‌نویس بنویسید، سپس تا جایی که می‌توانید جملات اضافی را حذف کنید. بعد، متن ویرایش‌شده را دوباره مرور کنید و از خود بپرسید که آیا درخواستتان به‌قدر کافی واضح است؟
فراموش نکنید اگر پیامی طولانی و مفصل بفرستید، احتمال کمتری دارد که گیرندۀ پیام به شما پاسخ دهد، چون که باید زمان قابل توجهی را صرف خواندن و پاسخ‌دادن به پیام شما کند. یک پیام کوتاه، شانس شما را برای دریافت پاسخ افزایش می‌دهد، به‌خصوص اگر برای یک فرد پرمشغله می‌نویسید.
سعی کنید پیام خود را نهایتاً بین ۲۰۰ تا ۳۰۰ کلمه نگه دارید. این تعداد کلمه برای معرفی خود و طرح درخواستتان کافی است.
۸) یک فراخوان به اقدام واضح بنویسید
پس از اینکه درخواست خود را مطرح کردید، به‌طور واضح بگویید که چه انتظاری از گیرندۀ پیام دارید. برای مثال، ممکن است این‌طور نتیجه‌گیری کنید:
«آیا می‌توانیم این هفته یک جلسۀ آنلاین با هم داشته باشیم تا دربارۀ این پیشنهاد بیشتر صحبت کنیم؟»
۹) پیام خود را مؤدبانه پایان دهید
مهم است که در پایان پیام، قدردانی خود را با عباراتی مانند «پیشاپیش متشکرم» نشان دهید.
برای مثال، می‌توانید بگویید:
«از اینکه برای خواندن این نامه وقت گذاشتید متشکرم. من درک می‌کنم که شما فردی پرمشغله هستید و هر توصیه‌ای که ارائه دهید برایم بسیار ارزشمند است. خوشحال می‌شوم درمورد سؤالاتم تلفنی صحبت کنیم یا با شما یک جلسۀ آنلاین داشته باشم. اطلاعات تماس من در انتهای این نامه موجود است.»
همچنین، بهتر است در سطر پایانی نامۀ خود از عباراتی مبنی بر آرزوی سلامتی، آرزوی موفقیت و... استفاده کنید و متن خود را با عبارت «با احترام» به پایان ببرید و نام خود را نیز درج کنید.
۱۰) اطلاعات تماس خود را درج کنید
در انتهای نامه، زیر نام خود، شمارۀ تلفن، آدرس ایمیل و هر راه دیگری را که گیرندۀ پیام می‌تواند با شما در تماس باشد درج کنید.
۱۱) به مخاطب خود فرصت دهید و برای پاسخگویی او مهلت تعیین کنید
برای اینکه به گیرندۀ پیام درک بهتری از درخواست خود بدهید، بازۀ زمانی یا سررسید (ددلاین) مدنظر خود را به او بگویید. بدین ترتیب، به او اجازه می‌دهید تا با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرد که می‌تواند درخواست شما را در برنامۀ خود بگنجاند یا خیر.
۱۲) پیام خود را ویرایش کنید
قبل از ارسال پیام، آن را بخوانید تا مطمئن شوید که از لحن و جمله‌بندی مناسب استفاده کرده‌اید. با تصحیح پیام خود، می‌توانید هرگونه اشتباه گرامری یا املایی را برطرف کنید و خیالتان راحت شود که یک پیام کاملاً حرفه‌ای نوشته‌اید. همچنین، می‌توانید جزئیات اضافی را حذف و موارد جدیدی را اضافه کنید و درعین‌حال مطمئن شوید که درخواست خود را به‌وضوح بیان کرده‌اید.
۱۳) یک پیام پیگیری بفرستید
می‌توانید پس از چند روز، یک پیام پیگیری بفرستید و با احترام درخواست خود را یادآوری کنید. این کار، روشی مؤثر برای یادآوری پیام قبلی با هدف تشویق گیرندۀ پیام به پاسخ است. مانند پیام اصلی، مهم است که پیگیری خود را موجز و حرفه‌ای بیان کنید.
سعی کنید پیام را در ساعات معمول کاری بفرستید، زمانی که بیشتر متخصصان احتمالاً صندوق ورودی خود را بررسی می‌کنند.
۱۴) مؤدب و محترم باشید
رعایت ادب و احترام به‌ویژه هنگام درخواست مشاوره ضروری است. بنابراین، در متن پیام خود از لحن و جملات محترمانه استفاده کنید. «آیا می‌توانم از شما راهنمایی بخواهم؟» یا «آیا می‌توانیم با هم همکاری داشته باشیم؟» نمونه‌های خوبی است، زیرا نشان می‌دهد که به دانش متخصص موردنظر احترام می‌گذارید و می‌خواهید ایده‌های او را بشنوید.
۱۵) تا جایی که می‌توانید پیام صوتی (ویس) نفرستید
ارسال پیام صوتی یا ویس، یکی از چالش‌برانگیزترین راه‌های ارتباطی است. برخی افراد به‌هیچ‌وجه این مدل پیام را نمی‌پسندند و ترجیح می‌دهند پیام مکتوب را بخوانند. بعضی افراد هم فرستادن بی‌مقدمۀ پیام صوتی به یک فرد ناآشنا را عملی بی‌ادبانه و غیرحرفه‌‌ای تلقی می‌کنند. پس، عاقلانه‌تر آن است که:
- در اولین ارتباط، اصلاً سمت این مدل پیام‌‌دادن نروید.
- اگر به هر دلیلی تصمیم به ویس‌دادن گرفتید، از گیرندۀ پیام بپرسید که دوست دارد پیام صوتی دریافت کند یا خیر. درواقع، باید از او اجازه بگیرید.
- حتماً به هنگام ارسال پیام صوتی، به‌طور خلاصه بنویسید که ویس شما دربارۀ چه موضوعی است.
- پیام‌های صوتی طولانی نفرستید.
- از جای شلوغ‌‌پلوغ پیام نفرستید و مطمئن شوید که کیفیت صدایتان خوب است.
یک مثال و قالب پیشنهادی برای پیام
در انتها همان‌طور که قول داده بودم، می‌خواهم با جمع‌بندی همۀ نکات گفته‌شده یک قالب آماده برای پیام درخواست مشاوره در اختیارتان بگذارم. شما می‌توانید این قالب را مبنا قرار دهید و با توجه به لحن و گفتار خود و ویژگی‌های گیرندۀ پیام، این مثال را شخصی‌سازی کنید.
تصور کنید صاحب کسب‌وکاری هستید که در بخش منابع انسانی، با مشکلاتی مواجهه شده‌اید و می‌خواهید از یک متخصص منابع انسانی، درخواست مشاوره کنید. شما می‌توانید پیامی مشابه پیام زیر را برای متخصصی که در لینکدین با او آشنا شده‌اید، بفرستید.
سلام [نام شخص] عزیز
وقت شما به‌خیر.
امیدوارم خوب و سلامت باشید.
من [نام فرستنده] هستم، مدیر بخش منابع انسانی شرکت [نام شرکت]. مدتی است که فعالیت‌های شما را در لینکدین دنبال می‌کنم و عمیقاً تحت‌تأثیر دانش و تخصص شما در زمینۀ منابع انسانی قرار گرفته‌ام.
ما در تیم منابع انسانی شرکت خود با مشکلاتی مواجه شده‌ایم که بیشتر به نارضایتی کارمندان شرکت برمی‌گردد. ازآنجایی‌که پست‌های شما را در لینکدین دنبال می‌کنم و از تخصصتان در این زمینه آگاهم، تصمیم گرفتم به شما پیام بدهم تا برای حل این مشکل با هم همکاری‌ای داشته باشیم.
چنانچه با این پیشنهاد موافقید، خوشحال می‌شوم در هفتۀ آینده یک جلسۀ آنلاین با یکدیگر داشته باشیم تا بیشتر دربارۀ این موضوع صحبت کنیم.
پیشاپیش بابت زمانی که برای خواندن این پیام گذاشتید، از شما سپاسگزارم.
مشتاقانه منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام و آرزوی موفقیت برای شما
[نام فرستنده]
[شماره‌تلفن، آدرس ایمیل و هر راه ارتباطی دیگری که دارید]
مطلبی دیگر از این انتشارات
🍔 ساندویچِ بازخورد چیست؟ با احتیاط گاز زده شود!
مطلبی دیگر از این انتشارات
📐 راه‌های اندازهگیری برند شخصی و معیارهای آن (معرفی ۳ معیار قابل لمس)
مطلبی دیگر از این انتشارات
۴۱ مهارت نرم برای تحول شما در سال ۱۴۰۱