مدیریت تغییر و تحول دیجیتال

آیا شرکت شما آماده تحول دیجیتال است؟ اگر کسب و کار شما می خواهد در یک محیط کاملاً رقابتی زنده بماند و در درازمدت رونق بگیرد ، باید با انتظارات روز افزون مشتریان و تحولات تکنولوژیکی در جامعه تغییر کند و همواره سازگار شود.

تحول دیجیتالی شرکتها را ترغیب می کند تکنولوژی دیجیتال جدید را بکار گیرند در حالی که  آنها را وادار می کنند روش های کسب و کار را بازنگری کنند و ببینند چه چیزی دیگر کار نمی کند و باید جایگزین یا به روز شود. این بازنگری، کاری عظیم و سنگین است با هدف بالا بردن بهره وری و کسب نتایج چشمگیر در حوزه عملیات کاری.

شروع هر پروژه ای همیشه چالش برانگیز است. البته تحول دیجیتال پروژه نیست، بلکه فرآیندی دایمی است، ولی به هر صورت تحول دیجیتال نیز از این قاعده مستثنی نیست و چالش های خودش را دارد. ماهیتا فرآیند تحول دیجیتال به معنی تغییرات مهم و ژرف در سازمان است که اگر درست انجام شود، اساساً نحوه کار سازمان شما، مدل کسب و کار، و نحوه مواجه با چالش ها را اصلاح می کند. نحول دیجیتال تنها مربوط به نصب نرم افزار جدید نیست. اول از همه، دیجیتالی سازی سازماندهی مجدد نحوه انجام کارها و نحوه همکاری کارکنان با یکدیگر و البته با شرکا کاری است.

انجام درست تحول دیجیتال بسیار مهم است. تحقیقات شرکت مک کنزی نشان می دهد که شرکت هایی که تحول دیجیتالی را به شیوه ای مناسب انجام می دهند سهم بازار خوبی به دست می آورند، در حالی که دیگران سرمایه خود را هدر داده اند.

برای اجرای موفقیت آمیز تحول دیجیتال ، لازم است که از اصول یک رشته مدیریتی بنام مدیریت تغییر تبعیت کنید.

(10 اصل مدیریت تغییر را می توانید از اینجا مطالعه کنید)

مدیریت تغییر باید متحول شود

روند تحول مدیریت تغییر به عنوان یک مهارت مدیریتی، به میزان پیشرفت و تحولات تکنولوژی های جدید در سازمانهای بزرگ گره خورده است. امروزه هرچه بیشتر و بیشتر شرکتها از دیجیتال سازی (برای درک تفاوت دیجیتالی سازی و تحول دیجیتال اینجا را بخوانید) بیشترین استفاده را می کنند، برای رفع چالش های جدید ، نقش مدیریت تغییر نیز باید توسعه یابد. این موضوعات شامل تأثیر عمیق تر و وسیع تر انسان در ارتباط با دیجیتالی شدن ، و استفاده از روش های پیاده سازی مانند تجربه کاربری(user experience) و تفکر در طراحی (design thinking) است.

وقتی در حوزه مدیریت تغییر به تحول دیجیتال می پردازیم، یک مشکل اساسی نمایان می شود: تجربیات و نمونه های موفق مدیریت تغییر در تحول دیجیتال زیادی یافت نمی شود. در حقیقت، یک طرح استاندارد برای مدیریت تغییر وجود دارد که از مدیریت ارشد سازمان شروع می شود و سپس به پایین سازمان می رسد.

اما تحول دیجیتالی نیاز به الگوریتم های دیگری نیز دارد. همچنین تغییرات آن می تواند بسیار عظیم باشد.

بنابراین چگونه می توانید یک استراتژی تحول دیجیتالی را در شرکت خود پیاده سازی کنید؟ در این نوشته لیستی از بهترین شیوه های مدیریت تغییر ایجاد عنوان شده است تا در هنگام سفر تحول دیجیتالی از آنها استفاده کنید.

اول، موارد مهم را در اولویت اول قرار دهید

در ادبیات مدیریت تغییر کلاسیک، استفاده از تکنولوژی در آخرین مرحله استفاده عنوان می شد. به عبارت دیگر، تمرکز بیشتر بر فرآیند پیاده سازی تکنولوژی و سپس تأثیر این فرآیندها بر کارکنان و ارتباطات سازمانی بود.

در عصر دیجیتالی سازی، مدیریت تغییر به موضوعات مهم سازمانی بدل شده است. امروزه، در میان گذاردن موارد با کارکنان و ذی نفعان سازمان در مورد تغییرات آینده یک به روش (best practice) قبل از انجام هر جنبه ای از تحول دیجیتال است.

ایده اصلی آن افزایش وفاداری پیرامون هر چیزی است که ممکن است اتفاق بیافتد و باعث می شود ذی نفعان و کارکنان از برنامه تحول دیجیتالی شما هیجان زده شوند.

از همان ابتدا پشتیبانی مدیریت ارشد را ایجاد کنید

در مقاله ها و تحقیق ها می نویسند که دریافت پشتیبانی از مدیریت ارشد برای تغییراتی که در این مسیر انجام شود قابل توجه است. ولی به نظر اینجانب، اگر شما در سازمانی کارمی کنید یا مشاور سازمانی هستید که قرار است تحول دیجیتال انجام دهد و مدریت ارشد آن (در سطح مدیر عامل و هیات مدیره) حاضر نیستند نقش اجرایی در طرح تحول داشته باشند، کار را رها کنید چون به نظر می رسد این تحول در چنین سازمانی انجام نخواهد شد.

برای مشاغلی که در دنیای جدید دیجیتال با مشکل روبرو هستند، یعنی ممکن است مختل شوند (disruption) ممکن است دریافت این حمایت آسان تر باشد. در حقیقت، این شرکت ها فضای پذیرش را از قبل دارند.اما سازمانهایی که هنوز خطر را درک نکرده اند، ممکن است نسبت به تغییرات جدید مقاومت بیشتری نشان دهند، حتی در سطوح بالای سازمان.

برای به دست آوردن حمایت مدیریت، راهبران تغییر باید نقاط درد و چالش های کسب و کار را درک کنند و راه حل های عملی برای آن ارائه دهند. تحول را می توان گام به گام پیاده سازی کرد. نیازی به ایجاد یک تغییر دراماتیک نیست که یک شرکت را کلا بهم بریزید. این به کارکنان فرصتی می دهد که به جای مواجه با یک چالش خطرناک، تغییرات ملایمی را ببینند و فرصت تطبیق با آن را داشته باشند و این امر به آنها حس تجربه یک تحول خوب را می دهد.

تکنولوژی های دیجیتال را عمیقا درک کنید

یکی از مهمترین مراحل پیاده سازی تکنولوژی دیجیتال، توضیح آن برای کارمندان است و این که چگونه این تحول، روش کارشان را تغییر می دهد در حالی که به ایشان اطمینان می دهد بهتر از قبل قادر به انجام عملیات های کاری خود هستند.

در این شرایط استفاده از مشاوران تکنولوژی مفید است. آنها می توانند برنامه های آموزشی مختلفی را در اختیار اعضای تیم قرار دهند تا به آنها در درک بهتر از فرآیندهای جدید کمک کند.

یک برنامه تحول منعطف ایجاد کنید

برنامه ریزی یک گام اساسی برای تحول دیجیتال است. با این وجود، باید برنامه های شما چابک باشند.

این ریسک وجود دارد که در مورد برنامه ریزی بسیار سختگیرانه عمل کنید، به خصوص وقتی که ساعت ها برای ایجاد یک برنامه مفصل کار می کنید. اما برنامه های تحول دیجیتال باید متعطف باشند. به عبارت دیگر اگر پس از زمان کمی از اجرا دیدید لازم است برنامه را تغییر دهید، حتما این کار را بصورت چابک انجام دهید. در غیر این صورت ، ممکن است مدت زمان قابل توجهی برای کاری که دیگر قابل استفاده نیست، هدر دهید.

البته اینکه انعطاف چقدر باشد، بحث های زیادی وجود دارد. نهایتا معیار ما برای میزان انعطاف در برنامه های تحول دیجیتال، نتایج پیمایش های حاصل از تجربیات مشتری، ارزش های ارایه شده توسط رقبا و روندهای تکنولوژی خواهد بود.

تغییر فرهنگ، سنگ بنای تحول دیجیتال

این مطالعه نشان می دهد که فرهنگ شرکت معمولا از روندهای پیاده سازی تکنولوژی های دیجیتال عقب می ماند. اما برنامه های تحول دیجیتال همیشه باید تاثیر تغییرات را بر نحوه عملیات سازمان در سطح فرهنگی بررسی و در نظر بگیرد.به عبارت دیگر، بدون تغییر فرهنگ می توان گفت تحول دیجتالی صورت نگرفته است.

اگر درست انجام شود، دیجیتالی سازی شفافیت و انگیزه هایی را برای کارکنان در فضای همکاری ایجاد می کند و البته دستیابی به این فضای کاری همیشه آسان نیست. بنابراین، مدیریت تغییر برای تحول دیجیتالی شامل ایجاد گفت و گو در مورد نه تنها تکنولوژی بلکه اصلاح فرآیندها در تیم های مختلف و همچنین بین دپارتمان ها (cross-functional) نیز می باشد.

اگر نمی خواهید کارکنان تان آیه یاس نخوانند و در مورد تحول دیجیتال منفی بافی نکنند، فضای گفتگوهای صادقانه راجع به آینده ای که در انتظار صنعت، کسب و کار و خود کارکنان است مطرح کنید و برایشان روشن کنید عدم تغییر  به معنای نابودی شرکت و شغلشان است، و به کارکنان فرصتی دهید تا نگرانی های خود را صادقانه بیان کنند. این وظیفه راهبران تغییر است که به همه ذی نفعان اطمینان خاطر دهند که همه تغییرات پیش رو، یک محیط عالی برای نوآوری و توسعه برایشان فراهم می آورد.

حرف آخر

بدون شک، تحول دیجیتال یک کار پیچیده برای راهبران مدیران و کارمندان همه سطوح سازمان است. طرح تحول دیجیتال باید پس از برنامه ریزی استراتژیک و بصورت تدریجی پیاده سازی شود. شما باید برای مرحله نهایی تحول دیجیتال یک چشم انداز واضح داشته باشید تا همه اعضای تیم شما در همان جهت حرکت کنند. با این وجود، همیشه باید جایی برای انعطاف و تغییر در برنامه وجود داشته باشد.

یکی از نقاط مهم برنامه استراتیک تحول، در نظر گرفتن تغییرات در فرهنگ سازمان و توجه به آموزش فرآیند تحول است مه باید مد نظر قرار دهید. حصول اطمینان از بکارگیری و استفاده از کلیه کارکنان در برنامه تحول قابل توجه است. برای درک تحول دیجیتال به عنوان یک اتفاق خوب، کارکنان باید از تمام تغییراتی که به وجود می آورد آگاه باشند. البته لازم است در این اطلاع رسانی هم جوانب اختیاط رعایت شود. برخی مطالب مربوط به سازمانهای آمریکایی و اروپایی است و لزوما در ایران ممکن است درست نباشد، مثل همین مورد. بسته به نوع سازمان و فرهنگ قبلی و تاریخچه تغییرات قبلی، شاید در برخی سازمانهای ایرانی لازم باشد اطلاع رسانی بصورت مورد و برای ذی نفعان خاصی باشد. هنوز در این مورد موارد عملیاتی که مطالعه شده باشد در ایران وجود ندارد.