آنچه باید قبل از مدلسازی فرآیند کسب و کار بدانید

فرآیندهای کسب و کار طرح اولیه فعالیت هایی هستند که باید در یک کسب و کار انجام شوند. ترسیم یک دیاگرام جریان فرآیند کسب و کار بصری، به درک بهتر روند گردش داده‌ها و فعالیت‌ها کمک می‌کند لذا مدلسازی فرایند لازمه ایجاد فرآیندهای کسب و کار منسجم، واضح و قابل انطباق است. با ایجاد نمایش بصری از یک فرآیند کسب و کار قبل از جاری سازی عملیاتی آن، می توان ایده بسیار بهتری در مورد نحوه عملکرد فرآیند بدست آورد. سپس از طریق بهینه سازی فرآیند به کارآمدتر شدن آن کمک کرد.

ترسیم نمودار جریان فرآیند کسب و کار بهترین روش نمایش یک فرآیند است. هدف اصلی آن ساده سازی فرآیندهای کسب و کار پیچیده برای درک بهتر است. در این نمودارها تلاش می‌شود تمامی مسیرهای ممکن یک فرآیند کسب و کار به تصویر کشیده شود و از مسیرهای استثنایی که ممکن است در زمان انجام فرآیند رخ دهد، صرف نظر شود.

برای ایجاد یک جریان فرآیند کسب و کار ایده آل، ابتدا باید فهرستی از تمام فعالیت‌ها تهیه نمود. برای این امر می‌توان از تکینیک‌های استخراج نیازمندی‌های نظیر

• مصاحبه
• کارگاه
• مشاهده

استفاده کنید.

می‌توان وظایف انسانی و وظایف سیستم از هم تفکیک کرد. وظایف انسانی، وظایف تایید یا ورودی محور هستند که نیاز به مداخله مستقیم انسانی دارند.

در مقابل، وظایف سیستم مواردی هستند که می‌توانند به طور مستقل و بدون دخالت انسانی یا با دخالت غیر مستقیم و محدود به صورت خودکار، تکمیل شوند. این وظایف می تواند شامل محاسبه داده ها، فراخوانی اطلاعات از پایگاه داده، ارسال ایمیل و کپی داده ها از یک برنامه به برنامه دیگر باشد.

با نهایی شدن تمام وظایف، باید تصمیم گرفت که ترتیب اجرا فعالیت‌ها به چه نحوی است. طراحی توالی صحیح فعالیت‌ها به جریان فرآیند کسب و کار بستگی دارد. بسته به داده هایی که از طریق گردش کار می گذرد، می توان وظایف جایگزین یا موازی نیز ایجاد کرد. در صورت لزوم می‌توان برای فعالیت‌ها ددلاین در نظر گرفت و همچنین منابع مالی،‌انسانی و غیره را اختصاص داد.

مزایای ایجاد یک جریان فرآیند کسب و کار چیست؟

• دید و شفافیت بهتر نسبت به وضعیت کسب و کار

با جریان فرآیند کسب‌وکار، می‌توان بدون هیچ نظارت دستی، نحوه عملکرد فرآیندها در کسب و کار را بهتر تجسم کرد. شفافیت بیشتری موجب می‌شود ذینفعان کسب و کار درک بهتری از فرآیندها داشته باشند. همچنین به ایده پردازی جهت بهبود فرآیند تسهیل می‌شود.

• بهره وری بالاتر

استفاده از رویکرد مدیریت فرآیند کسب‌وکارموجب می‌شود نحوه عملکرد یک فرآیند را در شرایط خاص تعیین کرد و فرآیند را برای دستیابی به نتایج بهتر بهبود داد. امکان سنجش اثربخشی و کارایی فراهم می‌شود و با حذف دوباره کاری‌ها و اتوماسیون فعالیت‌ها، جای خطا از بین می رود که به نوبه خود بهره وری کلی را بهبود می‌بخشد.

• انطباق و امنیت

از آنجایی که هر وظیفه در یک فرآیند کسب و کا به وضوح با گردش کار دقیق ترسیم می شود، سازمان ها می توانند اطمینان حاصل کنند که تمام سوابق و اسناد لازم برای رعایت استانداردها وجود دارد. یک جریان فرآیند کسب و کار به دقت مستند شده نیز چارچوبی برای امنیت بهتر ایجاد می کند. همچنین انطباق وضع موجود با استراتژی‌های کسب و کار تسهیل می‌شود.

پیشنیاز مدلسازی فرآیند کسب و کار

• شناسایی نیازمندی و الزامات کسب و کار
• شناسایی ذینفعان
• تشکیل تیم مدیریت فرآیند و تعیین نقش های فرآیندی
• انتخاب نرم افزار و زبان مدلسازی فرایند کسب و کار مناسب

مراحل ترسیم یک جریان فرآیند کسب و کار

نمودار جریان فرآیند کسب و کار یکی از لازمه های مدیریت فرایند کسب و کار است که می‌توان آن را در پنج مرحله ایجاد کرد:

• ایجاد یک پیش نویس از فعالیت‌ها: همه وظایف و شروع و پایان فرآیند را مشخص و لیست کنید.
• تعیین کاربران: نقش‌های مربوط را به مشارکت کنندگان فرآیند اختصاص دهید و فعالیت‌های هر یک را مشخص کنید.
• لیست ذینفعان: با همه افراد درگیر در فرآیند همکاری کنید تا از به کمک دانش و بینش آن‌ها وضع موجود را مدلسازی کرد و پیشنهادهای بهبود را مستند کرد
• ترسیم جریان کار: جریان بین فعالیت‌ها، دروازه‌‌های تصمیم و شروع و پایان فرآیند را برقرار کنید.
• تایید ذینفعان: نظر ذینفعان را روی مدل فرایند کسب و کار ترسیم شد اخذ کنید و بازخوردها را اعمال کنید.

برای مطالعه بیشتر:

What You Need To Know Before Drawing A Business Process Flow Diagram