چرا مهم ترین کارها، سرکار انجام نمی‌شوند؟

شرح مشکل:

چرا گاهی با وجود اینکه 8 ساعت متوالی در طول روز با تمام توان کار کرده‌ایم در انتهای روز که نگاه می‌کنیم احساس می‌کنیم هیچ کار با ارزش و پرثمری انجام نداده‌ایم؟

واقعیت این است که 8 ساعت کاری اغلب ما، 8 ساعت کاری پیوسته نیست بلکه این 8 ساعت در عمل به زمان‌های 10، 20 یا حداکثر 30 دقیقه ای شکسته می‌شود. با مراجعین مختلف، تماس‌های تلفنی مکرر، جلسات ناگهانی و . . .

نکته مهم اینجاست که هر بار در میان کارمان، «مزاحمی» از راه می‌رسد (چه تماس تلفنی رئیس و مقام مافوق باشد و چه مراجعه ارباب رجوع یا هر چیز دیگر)، مدت زیادی طول می‌کشد تا ذهن مان واقعاً به محیط قبلی تفکر باز گردد و به همین دلیل وقتی به دفعات، فکرمان گسسته می‌شود عملاً هیچ گاه به تفکر عمیق درباره مشکلات و موضوعات، برای یافتن راه حلی مناسب نمی‌رسیم و آنچه که «کار عمیق» نامیده می شود محقق نمی شود. به این ترتیب در پایان روز متوجه می‌شویم همچنان مهم‌ترین تصمیم‌ها گرفته نشده و مهم‌ترین کارها باقی مانده‌اند.

نه تنها در مورد کارهای سازمان بلکه در مورد درس خواندن، تصمیم گیری‌های مهم در زندگی و بسیاری موضوعات دیگر، «تمرکز فکری» مهم‌ترین و اولین گام است.

شما با تمرکز فکری کامل، فقط بر روی یک کار، مغزتان را برای عملکرد بهینه برای انجام آن کار مشخص آموزش می دهید. آنچه که با کار پراکنده و نبود تمرکز ممکن نمی شود.

(پیشنهاد می کنم نظرات و بریده های مهم ترین بخش های کتاب «کار عمیق» را بخوانید یا ارائه خلاصه کتاب توسط علی بندری را گوش کنید.)

پیشنهادهایی برای رفع مشکل:

برای اینکه زمان تان کمتر به قطعات کوچک تقسیم شود و زمان پیوسته طولانی تری برای انجام کارها داشته باشید پیشنهاد می کنم:

1- اگر منشی دارید بخواهید که به غیر از تلفن های ضروری و اضطراری، هیچ تلفن دیگری را تا ساعت 10 وصل نکند. (بعد از مدتی هماهنگی خوبی بین شما و منشی تان به وجود می آید و او به دقت متوجه می شود که چه تلفن هایی از نظر شما ضروری و اضطراری است و کدامیک خیر.)

2- با چسباندن برگه ای پشت یا روی مانیتور یا روی درب به همکاران اعلام کنید (مثلاً) "تا ساعت 10.30 مشغول انجام فلان کار هستید. از ساعت 11 تا 11:30 در خدمت شما خواهم بود."

3- بین همکاران واحدتان روزهایی را مشخص کنید که برای ساعت مشخصی در روز با هم تماس نگیرید و مزاحم هم نشوید و فقط مشغول کار باشید.

4- از پیامرسان سازمانی برای فرستادن پیغام هایتان به همکاران استفاده کنید تا در وسط کار مزاحمشان نشوید. دقت کنید اگر با تایپ کردن راحت نیستید می توانید پیغام صوتی بفرستید. به این ترتیب پاسخ دهنده هم با فراغ بال و کامل جواب شما را خواهد داد.

5- تلفن همراه و رسانه های اجتماعی را برای این مدت، کاملا کنار بگذارید.

منابع: Jason Fried, TEDxMidwest, Why work doesn t happen at work