پشت صحنۀ فنی دومین کنفرانس بازاریابی محتوا! (این بار آنلاین)

اسفند سال 97 بود که اولین کنفرانس بازاریابی محتوا، در شهر تهران و به شکل حضوری برگزار شد. بعد از مشاهدۀ استقبال خوب مخاطبان از این رویداد، قرار بر این شد تا اسفند سال 98 نیز کنفرانس بزرگ بازاریابی محتوا برگزار شود؛ اما ...

ناگهان سروکلۀ یک مهمان ناخوانده (و البته منحوس!) پیدا شد و تمام رشته‌ها را پنبه کرد!

به پاقدمِ ورود این مهمان جدید، سروشکل اکوسیستم استارتاپی تغییر کرد، خیلی از کسب‌وکارها دگرگون شدند و دیگر خبری از دورهمی‌ها و رویدادهای حضوری نبود!

اولین پلن تیم برگزارکنندۀ CmConf99، صبر کردن بود! صبر کردن تا زمانی که مهمان‌مان خودش باروبندیلش را ببند و برود یا یک‌جوری بشود آن را بیرون کرد!

اما 6 ماه انتظار بی‌فایده بود!

در نهایت پلن B رو شد.

علیرغم نگرانی‌هایی که وجود داشت، تصمیم بر این شد که این بار (یعنی در مرداد ماه سال 99) کنفرانس بازاریابی محتوا آنلاین برگزار شود.

برگزاری رویداد آنلاین، آن هم برای اولین بار، چالش‌های خاص خودش را داشت؛ از فراهم کردن زیرساخت‌های لازم بگیرید تااااا طراحی صحنه و فیلم‌برداری.

در این یادداشت، می‌خواهیم از پشت صحنه‌های برگزاری رویداد آنلاین و چالش‌های آن، از زاویه دید ایران سرور بگوییم. اینکه چطور در یک مدت زمان خیلی کوتاه زیرساخت‌های لازم را فراهم کردیم، پنل کاربری را ساختیم، برنامه را زنده پخش کردیم و ... .

اگر علاقه‌مند به پشت صحنه‌ها هستید و دوست دارید بدانید پشت یک کنفرانس آنلاین چه فرایندی در حال انجام است، حتما تا پایان این مطلب همراه ما باشید.

چالش اول: پیدا کردن پلتفرم مناسب

تقریباً 30 خرداد ماه 99 بود که ما اولین جلسه را با آقایان میلاد اسلامی‌زاد و یوسف فراهانی داشتیم. در این جلسه اتفاق خاصی نیافتاد؛ فقط درباره ماهیت رویداد صحب کردیم و قرار شد که کل بحث زیرساخت بر عهدۀ بچه‌های ایران‌سرور باشد.

کمی که جلوتر رفتیم و بیشتر با کار درگیر شدیم، بحث انتخاب پلتفرم و برگزاری رویداد در آن، کمی برای‌مان پررنگ‌تر شد؛ طوریکه قرار شد این بخش از کار را هم خودمان بر عهده بگیریم.

بالاخره شروع به تست پلتفرم‌های مختلف کردیم و از این بین، BigBlueButton را برای برگزاری کنفرانس آنلاین بازاریابی محتوا انتخاب شد.

پلتفرم BigBlueButton چیست؟

یک سامانۀ کنفرانس آنلاین که استاد در آن حاضر می‌شود، رو به وب‌کم می‌نشیند و با استفاده از یک صفحۀ سفید، تدریس به دانشجوها را شروع می‌کند.

برای اطلاعات بیشتر بد نیست بدانید که BigBlueButton یک پروژه متن باز است که روی سرورهای لینوکس نصب می‌شود و قابلیت‌های بسیار خوبی مثل ضبط کنفرانس، رای‌گیری، اختصاص زمان استراحت، گفتگوی خصوصی و عمومی و ... دارد.

چالش دوم: فراهم کردن زیرساخت لازم

چالشی که با BigBlueButton داشتیم این بود که فقط تا 150 کاربر را به صورت همزمان پشتیبانی می‌کرد؛ درحالی‌که ما حداقل 400 کاربر آنلاین، آن هم به صورت همزمان داشتیم.

در واقع ما پهنای بیشتری برای برگزاری موفقیت‌آمیز رویداد لازم داشتیم؛ ولی BigBlueButton این ظرفیت را نداشت.

خب چه کردیم؟

ما با کمک تکنولوژی‌های Load balancing و scalelite توانستیم ظرفیت BigBlueButton را تا حداکثر 700 کاربر افزایش دهیم. چطور؟

برای جواب دادن به این سوال بهتر است با لود بالانسینگ آشنا شوید.

لود بالانسینگ (Load Balancing) چیست؟

لود بالانسینگ، به تقسیم کردن ترافیک ورودی، روی سرورهای مختلف گفته می‌شود. به نرم‌افزارها (یا سخت‌افزارها)یی که این کار را انجام می‌دهند، لود بالانسر می‌گویم. Scalelite یک نمونه از لود بالانسرها است.

وقتی که ترافیک ورودی زیاد است و مشکل پهنای باند داریم، می‌توانیم با استفاده از تکنولوژی لود بالانسینگ، فشار را از روی یک سرور برداریم و آن را بین سرورهای مختلف تقسیم کنیم. یعنی دقیقاً کاری که ما کردیم!

ما با کمک لود بالانسر ترافیک را بین 5 سرور تقسیم کردیم و یک هفته مانده به رویداد، تصمیم گرفتیم که نتیجه این زحمات را با کاربران واقعی و در یک رویداد واقعی تست کنیم! به این ترتیب، برای برگزاری رویدادی در حوزۀ بورس هماهنگی‌های لازم را انجام دادیم و از طریق 2 کانال تلگرامی پرمخاطب شروع به تبلیغ آن کردیم.

در این رویداد 2700 نفر شرکت کردند که حدود 450 نفر آن‌ها به‌صورت همزمان، آنلاین بودند. خب تست تمام شد، ما تمامی باگ‌ها را گرفتیم و تجربه‌های خوبی هم به‌دست آوردیم.

بعد از رفع تمامی باگ‌ها و مشکلات (یعنی 2 روز بعد) در یک برنامه سریع، دورهمی آنلاینی را با بچه‌های گرین وب برنامه‌ریزی کردیم تا یک بار دیگر تست‌های لازم را انجام دهیم.

در این دورهمی تقریباً همه‌چیز خوب پیش رفت؛ ولی ...ما متوجه موضوع مهم‌تری شدیم!

چالش سوم: تغییرات در دقیقه 90!

در ابتدا تصور ما از ارائه آنلاین، این بود که اساتید قرار است پشت دوربین قرار بگیرند، صحبت کنند و ببیننده‌ها در یک پلتفرم سوال‌هایشان را از آن‌ها بپرسند. یعنی یک کنفرانس تعامل‌محور! اما بعد از این تست، به‌صورت اتفاقی متوجه شدیم که در کنفرانس اصلی وب‌کمی در کار نیست و قرار است که سخنران‌ها در استودیو حاضر شوند و با 3 دوربین مختلف، از صحنه و صحبت‌های اساتید فیلم‌برداری شود. یعنی یک چیزی مثل برنامه‌های تلویزیونی که تعاملی در آن نیست!

فکر کنم خودتان بتوانید قیافه‌های خسته و مبهوت تیم ما را بعد از فهمیدن این موضوع تصور کنید! بخش زیادی از زحماتی که برای BigBlueButton کشیده بودیم بر باد رفت و حالا ما فقط 2 روز وقت داشتیم که فکر دیگری کنیم!!

اینجا یک درس زندگی بگیریم، بعد بهتان می‌گویم که چه کار کردیم J

درس زندگی: درک درستی از نیاز مشتری پیدا کنید!

اشتباه ما، نرسیدن به یک درک درست و مشترک از نیاز مشتری بود. تصوری که ما داشتیم این بود که قرار است اساتید با مخاطبان‌شان تعامل داشته باشند، پس دنبال یک پلتفرم تعامل‌محور با ظرفیت بالا بودیم. منتها، نیاز مشتری این بود که مراسم با 3 دوربین مختلف پوشش داده شود و خروجی آن، به‌صورت زنده برای حاضرین پخش شود. اینجا دیگر نه نیازی به تعامل بود، نه امکانش!

شاید تعجب کرده باشید، اما چنین مشکلاتی حتی در سازمان‌های بزرگ هم اتفاق می‌افتد. پس قبل از هر حرکتی، یادتان باشد که به یک درک دقیق از نیاز مشتری برسید و راه‌حل‌هایتان را قبل از شروع به کار، با آن‌ها چک کنید.

ناگفته نماند، جدا از تغییراتی که در برنامه به‌وجود آمد، ما یک دستاورد خوب هم داشتیم. اینکه از حالا به بعد، می‌توانیم رویدادهای آنلاین و تعامل‌محور، با ظرفیت حدود 400 نفر را در بستر BigBlueButton با موفقیت برگزار کنیم. اگر نیاز به چنین زیرساختی داشتید، حتماً با ایران سرور تماس بگیرید.

خب، برگردیم سراغ کنفراس بازاریابی محتوا.

خوشبختانه بچه‌های ایران سرور خیلی زود کارها را از سر گرفتند و با سرعت عملی مثال‌زدنی، معماری زیرساخت‌ها را تغییر دادند. ما این بار، برای اینکه بتوانیم فیلم‌های داخل استودیو را به کاربران آنلاین مخابره کنیم، از سرورهای Live Stream استفاده کردیم.

به این صورت که خروجی دوربین‌ها در استودیو گرفته می‌شد، با استفاده از تکنولوژی Transcoding و نرم افزار OBS استریم شده و برای سرور ارسال می‌شد.

سرور، ویدئو را دریافت کرده و با استفاده پروتکل HLS -که مخصوص استریمینگ است- آن را به یک آدرس می‌فرستد. سپس این آدرس درون پنل قرار می‌گیرد و کاربران می‌توانند با کلیک روی آن وارد کنفرانس آنلاین شده و آن را زنده تماشا کنند.

این تغییرات فقط با همدلی بچه‌های فنی و پشتیبانی و ساختار Agile تیم می‌توانست با این سرعت انجام شود. حتی بد نیست بدانید که به این شرایط پیچیده، یک چالش دیگر را هم اضافه شده بود:

یکی از هم‌تیمی‌های ما که در بحث تغییر معماری عضو کلیدی بود، کرونا گرفت و راهی بیمارستان شد!

این دوست مسئولیت‌پذیرمان از همان بیمارستان ارتباط خود را با بچه‌های تیم حفظ کرد، و خوشبختانه مشکل بزرگ در فرآیند کار ایجاد نشد و با موفقیت سرور لایو را جایگزین کردیم.

چهارشنبه شب (یعنی دقیقا شب برگزاری رویداد)، تست‌های لازم روی سرور لایو با 250 کانکشن همزمان گرفته شد و رفتیم برای چالش بعدی، یعنی ایجاد یک پنل برای کاربران.

چالش چهارم: طراحی پنل کاربری

برای اینکه کاربرانی که ثبت‌نام کرده‌اند، بتوانند به‌راحتی به استریم دسترسی داشته باشند، باید یک پنل کاربری ایجاد می‌کردیم. کاربران باید وارد این پنل می‌شدند و با کلیک روی آدرس مذکور، به کنفرانس بازاریابی محتوا می‌پیوستند.

صفر تا صد طراحی این پنل توسط ایران سرور انجام شد و ما تا 9 صبح (1 ساعت مانده به رویداد) در حال ایجاد دسترسی برای کاربران و تکمیل کردن پروژه بودیم.

خلاصه، رویداد با کمی تاخیر (که به نوبۀ خودمان، دوباره از همین‌جا بابت آن عذرخواهی می‌کنیم) شروع شد. برای اینکه در حین برگزاری رویداد، با کاربران در ارتباط باشیم و بتوانیم مشکلات احتمالی را برطرف کنیم، وارد یک چالش کوچک دیگر هم شدیم.

چالش آخر: پشتیبانی آنلاین کاربران

ما از ظرفیت تیم پشتیبانی ایران‌سرور برای رفع مشکلات احتمالی شرکت‌کنندگان در دوره کمک گرفتیم. یعنی بچه‌های پشتیبانی آنلاین بودند و اگر کاربری نیاز به راهنمایی داشت یا به مشکلی برخورده بود، سریع او را راهنمایی می‌کردند.

تمایز دیگری که این رویداد، یا سایر رویدادهای آنلاین برگزارشده در این دوران داشت، بی‌وقفه بودن آن است. ما از ساعت 10 صبح تا 18/5 عصر (یعنی 8.5 ساعت)، بدون وقفه، در حال پوشش کنفرانس و پشتیبانی آنلاین بودیم. واقعاً تجربۀ نفس‌گیر و در عین حال، شیرینی بود.

در این رویداد ما 264 تماس تلفنی، 14 پیام واتساپ و 9 پیامک داشتیم که همگی به‌موقع پاسخ داده شدند.

به پایان آمد این حکایت ...

خب، حکایت ما همین‌جا تمام می‌شود، اما دفترمان هنوز به پایان نرسیده و قرار است که از این به بعد بیشتر از حکایت‌ها، تجربه‌هایمان و جریانات پشت صحنۀ ایران سرور برایتان بگوییم.

اگر از شرکت‌کنندگان در این رویداد بودید، خیلی خوشحال می‌شویم که نظرتان را بدانیم. اگر هم سوالی درباره این فرآیند و مباحث فنی دارید، بپرسید تا اطلاعاتمان را در اختیارتان بگذاریم.