چرا پروژه ها شکست میخورند؟ اولین قدم های اشتباه

در یک پروژه ممکن است شما تمام مراحل از جمله تحقیق، برنامه ریزی و غیره را موفقانه گذرانده باشید ولی علی الرغم تمام تلاش های شما باز هم ممکن است یک پروژه شکست بخورد. بعضی اوقات عوامل که منجر به شکست پروژه میشوند از کنترل شما خارج اند. به عنوان مثال در یک پروژه فنی شما نیاز به تکنالوژی دارید که فراهم کردنش در حال حاضر ممکن نیست، یا یکی از ذینفعان پروژه تصمیم میگیرد اهداف پروژه را تغییر دهد و عوامل زیاد دیگری که باعث میشوند یک پروژه با شکست مواجه شود.

با این وجود عواملی هم هستند که می توانند منجر به شکست پروژه شوند در حالیکه تا حدودی تحت کنترل شما نیز هستند. مانند عدم تحویل پروژه در زمان معین شده و یا عدم تحقق اهداف و خواسته های ذینفعان پروژه.

در این نوشته چند دلیل اصلی شکست پروژه ها را بررسی خواهیم و خواهیم دید که چگونه اقدامات نادرست در آغاز یک پروژه منجر به شکست آن میشود.

انتظارات نامشخص

در شروع هر پروژه شما باید جواب چند سوال اساسی را بدانید، این سوال ها عبارت اند از:

• هدف نهایی پروژه چیست؟
• چه چیزی (چه محصولی) و در چه زمانی باید تحویل داده شود؟
• بودجه پروژه چقدر است؟
• ذینفعان پروژه کی ها اند؟

اختصاص ندادن وقت برای پرسیدن این سوالات اساسی در آغاز پروژه، مستند نکردن تصمیمات و نفهمیدن دامنه واقعی یک پروژه دلایلی اند که میتواند منجر به شکست یک پروژه شود.

یا به قول معروف:

without directions, you can never reach your destination.

انتظارات غیرواقعی

همه ما دوست داریم مدیران خود را تحت تأثیر قرار دهیم ، اما گاهی اوقات ، به طور تصادفی با انتظارات غیرواقعی موافقت می کنیم و پروژه های خود را از ابتدا برای شکست تنظیم می کنیم. به عنوان مثال ، اگر پیش بینی می شود پروژه ای به دلیل میزان جزئیات و تلاش لازم دو هفته به طول انجامد اما ما سعی می كنیم آن را در یك هفته به پایان برسانیم ، منابعی در اختیار نداریم كه بتوانیم برنامه تلفیقی را برآورده كنیم. این احتمالاً منجر به مشکلات کیفی خواهد شد. قبل از موافقت با هر مهلت ، درک نیازهای یک پروژه مهم است. به عنوان یک بهترین روش ، هنگام شروع پروژه به تاریخ های مشخص متعهد نشوید تا از ایجاد انتظارات غیرواقعی جلوگیری کنید. شما اطلاعات بیشتری خواهید داشت و می توانید انتظارات را در مرحله برنامه ریزی بهتر مدیریت کنید.

همه ما دوست داریم مدیران خود را تحت تأثیر قرار دهیم ، اما گاهی اوقات ، به طور تصادفی با انتظارات غیرواقعی موافقت می کنیم و پروژه های خود را از ابتدا برای شکست تنظیم می کنیم. به عنوان مثال پیش بینی میشود پروژه ای به دلیل میزان جزیات و تلاش لازم دو هفته به طول می انجام ولی ما سعی می کنیم آن را در یک هفته به پایان برسانیم. این احتمالا منجر به مشکلات کیفی خواهد شد.

بسیار مهم است که قبل از زمانبدی پروژه تمام نیاز های یک پروژه را بفهمیم و درک کنیم. پس بهتر است تا در مراحل آغازین یک پروژه تاریخ مشخصی را برای اتمام پروژه (Deadline) تعیین نکنید، تعیین این تاریخ را میتوانید به مراحل بعدی زمانیکه اطلاعات بیشتری در مورد پروژه دریافت کردید واگذار کنید.

Miscommunication

ارتباطات واضح و شفاف کلید موفقیت یک پروژه اند. اگر اطلاعات مهم مثل (ریسک ها، تصمیمات اتخاذ شده ، تغییر دامنه و غیره) به موقع ابلاغ نشده باشد ، یا برای ذینفعان واضح نباشد ، میباست خود را برای شکست آماده کنید.انجام تجزیه و تحلیل ذینفعان و سپس استفاده از نمودار RACI برای درک این موضوع که کدام یک از ذینفعان باید مطلع شوند و یا از آنها مشاوره گرفته شود ، شروع خوبی برای ایجاد یک استراتژی ارتباطی موثر است.

(درباره نمودار RACI بعدا مفصل خواهیم نوشت)

به عنوان یک مدیر پروژه ، لزوماً نباید سبک های ارتباطی منحصر به فرد همه را رعایت کنید ، اما باید در مورد چگونگی برقراری ارتباط انتظارات را دیگران را درک کنید.همانطور که یک پروژه را شروع می کنید ، اطمینان حاصل کنید که برای درک نیازهای ارتباطی تیم و ذینفعان پروژه کمی وقت صرف کرده اید.برخی از افراد ایمیل را دوست ندارند و ترجیح می دهند مکالمه تلفنی داشته باشند ، برخی ترجیح می دهند کتباً ارتباط برقرار کنند و برخی دیگر جلسات حضوری را ترجیح می دهند.یک سیستم ارتباطی قوی شامل همه این روش ها است. انتظارات را برای رویکرد ارتباطی خود تنظیم کنید تا شما ، اعضای تیم و ذینفعان درک درستی از نحوه برقراری ارتباط با همدیگر داشته باشید.

کمبود منابع

منابع شامل اعضای تیم ، بودجه و متریال های شما هستند. متأسفانه ، بدون برنامه ریزی مناسب ، منابع شما به سرعت می توانند بیش از حد کار کنند (over-tasked) یا تخلیه (depleted) شوند. بعضی اوقات مدیران پروژه این واقعیت را در نظر نمی گیرند که اعضای تیم در حال انجام چندین کار هستند و ممکن است نتوانند زمان لازم را برای انجام صحیح و به موقع همه وظایف محوله اختصاص دهند. یا ، مدیران پروژه ممکن است متوجه نشوند که برای انجام بعضی کارها مجموعه مهارت خاصی لازم است. اطمینان از در دسترس بودن اعضای تیم مناسب در زمان مناسب بسیار مهم است.

یکی دیگر از خطاهای رایج محاسبه نادرست هزینه های پروژه شما است. به عنوان مثال ، تصور کنید که بودجه پروژه شما 10،000 افغانی است. اگر پروژه شما 10،000 افغانی برای خرید مواد نیاز دارد و درکنار آن شما نیاز دارید تا آن مواد را نصب کنید و یا هزینه ی برای انتقال آن بپردازید پس پول كافی برای اتمام پروژه خود نخواهید داشت. نیازهای منابع خود را روشن کنید و از در دسترس بودن آنها مطمین شوید تا از تأخیر در پروژه یا مشکلات بعدی آن جلوگیری شود.

Scope creep

دامنه (scope) یک چارچوب کلی از آنچه در کار و تحویل محصولات (deliverables) پروژه شامل نمی شود را فراهم می کند. تعریف دامنه در مرحله شروع، به شناسایی منابع مورد نیاز ، هزینه مربوط به آن منابع و برنامه زمانی مورد نیاز برای تکمیل کار کمک می کند. گاهی اوقات پروژه ها شکست می خورند زیرا دامنه از اندازه اصلی و مشخص آن بیشتر رشد می کند و محدود نمی شود.

به عنوان مثال ، تصور کنید پروژه ای به شما داده می شود که در اصل شامل سه مورد است. در طول پروژه ، یک ذینفع درخواست می کند که دو مورد اضافی نیز در آن گنجانده شود ، اما هیچ تغییری در زمان تحویل ، بودجه یا اعضای تیم اعمال نمی شود تا تأثیر افزایش تعداد را جبران کند. به عنوان مدیر پروژه ، هنگام دریافت افزودن موارد اضافی، باید از دریافت بودجه، تیم یا تغییر زمان بندی برای اعمال این تغییرات مطمئن شوید تا افزودن موارد اختلالی در روند اجرای پروژه به وجود نیاورد. به همین دلیل بسیار مهم است که مطمئن شوید همه چیز در مرحله شروع مستند سازی شده است. برنامه ای برای نحوه کنترل خزش دامنه داشته باشید و مشخص کنید که چه کسی صلاحیت تایید تغییرات دامنه را دارد اینگونه از تغییرات اضافی در اهداف و دامنه یک پروژه جلوگیری می کنید.

نتیجه گیری

اختصاص دادن زمان برای شفاف سازی انتظارات به ویژه در مورد روش های ارتباطی ، منابع موجود و دامنه در مرحله شروع شانس موفقیت پروژه شما را افزایش می دهد. البته باید بدانید که حتی به در نظر داشت تمام این نکات باز هم ممکن است با شکست روبرو شوید.

ولی به یاد داشته باشید که در هر شکست فرصتی برای یادگیری ، رشد و عملکرد بهتر در دفعات بعدی وجود دارد.

نکته: این نوشته برداشتی آزاد و در بعضی موارد غیر آزاد از یکی از مقالات گوگل دوره آموزشی Google professional project management که در Coursera منتشره شده می باشد.