دورکاری؛ هزار راه رفته در گیت‌لب! (قسمت دوم)

قسمت قبل، شامل کلیاتی از روش کار گیت‌لب بود و در ادامه وارد جزییات بیشتری می‌شیم. اگر علاقه‌مند هستید که جزییات بیشتری رو به دست بیارید، حتما کتابچه راهنمایی گیت‌لب را بخونید.

زیربناهای دورکاری

در کار داخل شرکت فرآیندهایی برای انجام کار وجود دارد. در فضای دورکاری، هر فرآیند باید دقیق و فکر شده ایجاد شود. در دورکاری، کارهای سخت وقتی راحت‌تر می‌شن که زیرساخت‌های لازم برای این نوع کار فراهم باشه.

ارتباطات غیررسمی را تسهیل کنید!

ارتباط اجتماعی غیرکاری بین همکاران کمک می‌کنه تا اعتماد در سازمان ساخته بشه. وقتی افراد تو خانه کار می‌کنن، ارتباطات تصادفی (یهویی!) و غیررسمی به صورت ارگانیک ایجاد نمی‌شود. این بزرگ‌ترین ضعف دورکاریه و برای حل این مشکل شرکت‌ها باید تعاملات غیررسمی را تسهیل کند.

تو گیت‌لب افراد به‌شدت تشویق میشن تا از تماس تصویری استفاده کنن و با افراد دیگه‌ی شرکت (به غیر از هم‌تیمی‌ها) هم ارتباط برقرار کنن. توصیه میشه که حتما چند ساعت در هفته با همکاران صحبت کنیم.

تو گیت‌لب ارتباطات از طرق زیر تسهیل میشه:

تماس شرکتی (Company Call)

یک تماس ویدئویی در سطح کل شرکت که همه می‌تونن بهش بپیوندن و درباره مسائل مختلفی گفتگو کنن. برای اینکه افراد در منطقه‌های زمانی مختلفی زندگی می‌کنن، جلسات رو چند بار در روز تکرار می‌کنن تا همه بتونن در اون‌ها شرکت کنن.

گفتگوهای گروهی

چهار بار در هفته، شرکت دور هم جمع می‌شه (به صورت مجازی) تا افراد درباره کسب و کار صحبت کنن. اسلایدهایی هم آماده میشه ولی ارائه داده نمی‌شه و فقط در مورد موضوعات صحبت میشه.

چت قهوه!

خود افراد یک زمانی رو برای ارتباط دو نفره و خوردن قهوه مجازی با یک نفر دیگر اختصاص می‌دن و با تماس تصویری باهاش صحبت می‌کنن. اپلیکیشن دونات اسلک یک نفر رو به صورت رندوم برای این کار انتخاب می‌کنه!!!

حالا اگه با رندوم بون طرف مقابل راحت نیستید، می‌تونید با یکی از هم‌تیمی‌هاتون یا یکی از کسانی که باهاش راحت هستین قرار چای یا قهوه بزارین و از گذران زمان لذت ببرین.

تماس با همکاران

این تماس‌های تصویری به عنوان جلسات کاری تنظیم می‌شن که افراد در آن درباره یک کار چالشی و یا برای ارتباط ساده روزانه با هم صحبت می‌کنن.

مثلا فرض کنید که شما توسعه‌دهنده اندروید هستید و لازمه که از APIهایی که جدیدا توسط تیم بک‌اند تولید شده استفاده کنید. مستندات رو خوندید ولی به نظرتون یه جای کار می‌لنگه و مستندات شفاف نیست پس با یک تماس تصویری سوالاتتون رو می‌پرسید و بعد از شفاف شدن موضوع مستندات رو هم بروزرسانی می‌کنین.

ساعات اجتماعی (Social hours)

اینا یک سری تماس‌های غیررسمی هستند که درون تیم‌ها برقرار میشه و کمک می‌کنه افراد بیشتر با هم آشنا بشن.

اسلک (Slack)

از کانال‌های اسک برای ارتباطات غیررسمی در سطح کل شرکت استفاده کنین. مثلا کانال مربوط به هر تیم، کانال سرگرمی یا حتی به اشتراک گذاشتن عکس. مثلا اعضای شرکت می‌تونن منظره‌ای که موقع کار کردن می‌بینن به اشتراک بذارن.

زوم (ZOOM)

ارتباط تصویری کمک می‌کنه که افراد بیشتر به هم نزدیک بشن. گیت‌لب از زوم برای این‌ کار استفاده می‌کنه.

میشه به جای زوم از اسکایپ، هنگ‌اوت و ... هم استفاده کرد.

اما جلسه‌ها را چگونه برگزار کنیم…

در کل، تمام مواردی که در یک جلسه حضوری خوبه که رعایت بشه برای جلسه‌های دورکاری هم مفیده و تفاوت‌های اندکی وجود دارد.

جلسه‌ها را اختیاری کنید (اجباری نباشد)

در یک شرکتی که همه از خونه کار می‌کنن، با توجه به اختلاف زمانیشون یا ساعت بیدارشدن افراد، هماهنگ کردن برای جلسات کار مشکلیه و جلسات غیرکاربردی و ناکارا می‌شن. همه‌ی افرادی که به صورت حضوری تو شرکت‌ها کار کردند چنین تجربه‌ای را دارند که به جای جلسه، کارشون با یک ایمیل راه می‌افتاده!

سعی کنید که جلسه‌ها رو اجباری نکنید و اگر جلسه‌ای رو برگزار کنید، اون را ضبط کرده و در اختیار همه بگذارید.

دستور جلسه داشته باشید

در گیت‌لب از گوگل داک برای مشارکت و همکاری استفاده می‌شه و مطمئن می‌شن که هر جلسه، دستور ‌جلسه‌ای داره. همه در جلسه می‌تونن هم‌زمان یادداشت اضافه ‌کنن.

برای طوفان فکری‌ها(brainstorming) به جای تصویر از متن استفاده می‌شه تا همه مجبور باشن که پیشنهاد‌ها و ایده‌ها رو سنجیده‌تر مطرح کنن. درسته که یک تصویر از هزاران کلمه گویاتره ولی برای هر تصویر به تعداد نفراتی که آن را می‌بینن، تفسیر نیاز داره!

ارزش‌هاتون رو با انتظاراتتون همسو کنین

ارزش‌ها منجر به رفتارها میشه. ارزش‌های شما اگه بر اساس ساختار سنتی قبلیه (مثلا جلسات مداوم، دورهمی‌ برای تصمیم‌گیری)، لازمه که بازبینی بشه. این ارزش‌ها شامل نحوه حرف زدن با هم، چگونه همکاری کردن، روش انتقاد و مسائلی شبیه این است. ارزش‌های حاکم در گیت‌لب رو می‌تونین اینجا بخونین.

مکتوب کردن و مستندسازی مسئولیت همه است

افراد برای این‌که بتونن جواب سوال‌های خودشون رو پیدا کنن، لازمه خودشون هم وقت بذارن و جواب‌هایی رو مستند کنن تا برای افراد تازه در شرکت قابل استفاده باشه. ضمن این‌که با مستند کردن توسط همه کارکنان، زحمت نوشتن همه چیز از اول، از دوش افراد مشخصی برداشته می‌شه. این کار ارزش‌های غیرمستقیم دیگه‌ای هم داره مثل احترام به وقت دیگران، مستند کردن، احساس مسئولیت به جای سخت‌گیری و …

مدیریت یک تیم دورکار

مدیریت یک شرکت کاملا دورکار مثل بقیه شرکت‌هاست و براساس اعتماد، ارتباطات و حمایت کل شرکت از اهداف مشترک بنا میشه. دورکاری شما رو مجبور می‌کنه که قواعد و قوانینی داشته باشید که فرهنگ و بهره‌وری رو در سطح شرکت پایدار نگه‌دارید، به ویژه در قسمت‌هایی که در شرکت‌های کوچک غیردورکار بهشون اولویت نمی‌دادید!

در استخدام‌های جدیدتون شفاف و صریح صحبت کنین. درسته که یه مصاحبه مجازی برای هر دو طرف ماجرا سخته ولی سعی کنین که انتظاراتتون رو از خودتون و نفر مقابلتون در ابتدای فرآیند مشخص کنین. هر جا لازمه توضیح و شفاف‌سازی بیشتری طلب کنین و خودتون هم کاملا پاسخ‌گو و کمک کننده باشین. دنبال افرادی باشید که با ارزش‌های سازمانی شما همسو باشن.

به ویژگی‌هایی توجه کنید که یک همکار دورکار قوی باید داشته باشه، مثل تعهد به زمان، غیروابسته بودن، همکاری و مهربانی و دلسوزی و … و یادتون نره که از تماس تصویری برای مصاحبه استفاده کنین.

استراتژی‌های ارتباطی در دورکاری

عادت‌های ارتباطی بهتری بسازید، چون باعث می‌شه اعضای تیم حس کنن که به دیگران متصل هستن و از تصمیمات کسب و کاری و عملیات آن مطلع هستند. برقراری ارتباط راه حلیه برای اینکه مطمئن بشید افراد خودشون رو جدا و گم‌شده حس نمی‌کنن.

مستندسازی!

یه شعاری وجود داره و اون اینه که کم‌رنگ‌ترین مدادها از قوی‌ترین حافظه‌ها بهترن! شرکت‌ها باید یاد بگیرن که همه چیز رو بنویسند از یادداشت‌های مربوط به جلسات گرفته تا اهداف فصلی. مکتوب کردن همه چیز، یک تیم قوی‌تر، مطلع‌تر، قابل اعتماد‌تر و به هم پیوسته‌تر می‌سازه.

مستندسازی‌های روزانه

هر سرپرست تیم باید دستور جلسه رو قبل از جلسه تهیه کنه و از همه شرکت‌کنندگان بخواد که اون را بخونن و مواردی که لازمه در موردش صحبت کنن رو بهش اضافه کنن. در جلسات، همه تیم می‌تونن تصمیم‌ها، ایده‌ها و یادداشت‌هایی را مکتوب کنن. این کار کمک می‌کنه که هر کس بدونه چه کسی مسئول چه کاریه و یا منطق پشت هر تصمیمی رو بفهمه!

ارتباطات مبتنی بر متن!

سعی کنید که ارتباطاتتون فقط از طریق صدا نباشه. ارتباطات متنی کمک می‌کنه که دانشتون ثبت بشه و بهره‌وری رو بالا می‌بره. هم‌چنین کمک می‌کنه که کار مستند‌سازی هم راحت‌تر بشه.

ضمنا کمک می‌کنه که افراد بتونن به زمان‌های مختلفی کار کنن و اطلاعات همیشه در دسترس باشه.

(غیرهمزمانی در کار کردن مزایایی داره که جداگانه در موردش می‌نویسم)

تا اینجا خوندیم که گیت‌لب چه نگاهی داره به دورکاری و از چه ابزارهایی استفاده می‌کنه. دیدیم که چقدر روی روابط غیررسمی و غیرکاری تاکید داره و چه جوری تلاش می‌کنه اون چیزهایی که در ارتباطات حضوری بین افراد به وجود میاد، در فضای دورکاری ایجاد کنه.

در نوشته‌های بعد درباره روش استخدام در گیت‌لب، ارزش‌هاشون و روش‌های ارتباطی دیگری که دارند می‌نویسم. منتظر نوشته‌های بعدی باشید.

--------------------------------------------------------------------

اگر نظر یا پیشنهادی دارید یا قسمتی هست که دوست دارید زودتر درباره‌ش بنویسم، ممنون میشم که باهام در تماس باشید.