به عنوان شرکت پیشنهاد دهنده‫ دوست دارید مشتری در RFP یک نرم افزار چه چیزهایی نوشته باشه؟

بسم الله الرحمن الرحیم

اصلاً RFP چیه؟

قصه از این جا شروع میشه که سازمانها برای رفع برخی از نیازهای نرم افزاریشون باید از شرکتهای نرم افزاری کمک بگیرند. پس سندی که اصطلاحاً Request For Proposal یا با اختصار RFP نامیده میشه رو تنظیم و منتشر می کنند و منتظر میشن تا شرکتهای نرم افزاری بهشون پیشنهاد (Proposal) بدهند. برای سازمان مهمه RFP طوری تنظیم بشه که

1. نیازهای سازمان از هر جهت برای پیشنهاد دهندگان روشن بشه تا بتونند پیشنهادات دقیقی بدهند و هزینه و زمان پروژه رو به خوبی تخمین بزنند.
2. مسیر انتخاب شرکت برتر رو هموار کنه.
3. پیوست خوبی برای قرارداد با شرکت منتخب باشه و به خوبی محدوده وظایف رو شفاف کنه.

حالا سوال چیه؟

گاهی سازمانها از تیم چکاپ شرکت اعوان برای تنظیم RFP کمک میگیرند. شاید در سال گذشته بیش از ۱۰ بار درگیر چنین موقعیتی شدیم. سوال اینه که شما به عنوان یک شرکت نرم افزاری توقع دارید چه جور اطلاعاتی در RFP ذکر شده باشه؟ ترجیح میدید RFP چه بخشهایی داشته باشه؟

نظر خودتون چیه؟

ما در تیم چکاپ شرکت اعوان به مرور متوجه شدیم که خوبه در RFP این بخشها رو داشته باشیم؟

خلاصه مدیریتی

این بخش در چند صفحه به مدیران شرکتها کمک میکنه تصمیمشون رو درباره پاسخگویی به RFP بگیرند. در این بخش «معرفی سازمان مشتری»، «معرفی پروژه» از جمله موضوع، جایگاه و مقیاس پروژه و همچنین «معرفی اهداف پروژه» صورت میگیره.

بیان مساله

این بخش روی تشریح مساله ای که قراره با وجود این پروژه حل بشه تمرکز میکنه. از جمله مفاهیم، دامنه مساله، قوانین مرتبط، وضع موجود و ذی نفعان در این بخش مورد اشاره خواهند بود.

اهداف پروژه

این بخش از دو منظر به اهداف پروژه می پردازه. بخش اول با عنوان «اثرات پروژه» میگه که قراره بعد از اجرای این پروژه، عالم چه شکلی بشه. بخش دوم با عنوان «ویژگیهای کلی راهکار» توقعات کلی مشتری از ویژگی های راهکاری که قراره «اثرات پروژه» رو محقق کنه بیان خواهد شد.

خدمات درخواستی

از مجری پروژه توقع داریم چه کارهایی برای مشتری انجام بده؟ تولید و نصب نرم افزار سفارشی، نصب و استقرار بسته نرم افزاری، پشتیبانی از نرم افزار و آموزش از خدمات درخواستی رایج هستند.

کارکردهای محصول

در این بخش کارکردهای محصول مورد نظر (Functional Requirements) به صورت دسته بندی شده بیان میشه. از روی این بخش میشه متوجه ویژگی های ظاهری و رفتاری محصول شد.

ملزومات فنی

بر خلاف بخش قبلی این بخش روی لایه های پنهانتر پروژه و ساختار محصول دست میگذاره. از جمله «تحویلدادنی ها» شامل کد و انواع مستند و زمان و فرکانس تحویل و نحوه تحویل هر کدوم به تفصیل بیان میشه. «ویژگیهای کیفی» مثل نرخ دسترس پذیری، مقیاس قابل تحمل و غیره در این بخش قرار می گیرند. فناوریهای قابل استفاده، توپولوژی شبکه، زیرساختهای اجرای نرم افزار، ساز و کارهای کیفی مطلوب، روشهای آزمون، ساز و کارهای نصب و سایر مسائل فنی در این بخش مقید خواهند شد.

ویژگیهای مطلوب پیشنهاد دهندگان

این بخش با اشاره به مجوزها، رتبه بندیها، مقیاس تیم، سوابق مورد نیاز، توان مالی و امثال آنها ویژگی های ضروری و ترجیحی پیشنهاد دهندگان رو بیان میکنه.

ساختار پیشنهادنامه

این بخش ساختار پیشنهادات رو مشخص میکنه و به شرکتها میگه در پیشنهادشون چه بخشهایی داشته باشند و در هر بخش به چه مطالبی و در چه حد اشاره کنند. برای هر بخش، زیربخشها، قالبها و قیودی مشخص میشه. «خلاصه مدیریتی»، «بیان مساله» (از نگاه پیشنهاد دهنده)، «راهکار پیشنهادی»، «جدول تطبیق»، «معرفی افراد کلیدی تیم پروژه»، «متدلوژی»، «برنامه زمانی»، «پیشنهاد مالی» و «معرفی شرکت» از جمله بخشهای درخواستی رایج هستند.

حالا ممنون میشم اگر شما مخاطب بالقوه RFP سازمانها هستید بفرمایید دوست دارید در این اسناد چی ببینید؟ یا اگر RFP خوبی سراغ دارید معرفی بفرمایید.