هنر برگزاری جلسه مفید و مختصر

بسم الله الرّحمن الرّحیم

بسیاری از شرکت‌کننده‌های جلسه‌های حضوری، مصداق «حدیث حاضر غایب» هستند، چه رسد به جلسه‌های مجازی که نه ارتباط چشمی وجود دارد و نه دوربین مخفی. با پیشرفت فناوری و افزایش دورکاری، ضرورت برگزاری جلسه‌های مجازی هر روز بیشتر می‌شود. چه کنیم که جلسه‌هایی کارآمدتر داشته باشیم و چگونه باعث شویم که افراد به‌صورت واقعی در جلسه‌های مجازی مشارکت داشته باشند؟ تقویت «نقش‌آفرینی داوطلبانه» در حاضران جلسه،‌ از راه‌های اثربخش‌ترکردن جلسات است.

نقش‌آفرینی داوطلبانه در جلسات

جلسه برگزارکردن واقعاً هنری است که کمتر به آن توجه می‌شود: اینکه بدانید جلسه با چه هدفی تشکیل می‌شود، چه کسانی باید در جلسه حاضر باشند، دربارۀ چه سؤال‌هایی باید در جلسه گفت‌وگو و جمع‌بندی شود. گاهی اوقات به‌علت اینکه دبیر جلسه قبل از برگزاری آن، برای پاسخ این سؤال‌ها وقت صرف نکرده، جلسه‌ها کم‌اثر می‌شوند و در درازمدت جلسه به موقعیتی برای سپری‌کردن اوقات بیکاری و کم‌حوصلگی تبدیل می‌شود.

این تصورِ جاافتاده از جلسه باعث می‌شود بیشتر وقت‌ها حاضران در طول برگزاری جلسه توجهشان را از دست بدهند و دیگر با موضوع محوری آن همراه نباشند و بشوند مصداق:

هرگز حدیث حاضر غایب شنیده‌ای

من در میان جمع و دلم جای دیگر است

گاهی حاضر غایب با تلفن همراه، بازی می‌کند؛ ولی حتی اگر کسی تلفن همراهش هم همراهش نباشد، باز هم خیلی اوقات در جلسه فقط حضور فیزیکی دارد. در جلسات حضوری ارتباط چشمی باعث می‌شود که در ظاهر افراد کمتر بتوانند به‌صورت آشکار جلسه را ترک کنند و عموماً این جدایی ذهنی است؛ ولی در جلسه‌های غیرحضوری این ارتباط چشمی هم وجود ندارد و افراد به‌سادگی از جلسه جدا می‌شوند. اینجا این سؤال پیش می‌آید که «چه باید کرد؟»

یکی از دوستان عزیزم توی «بله» مقاله‌ای در این زمینه از هاروارد بیزینس ریویو برایم فرستاد که به‌صورت نظام‌مند این مسئله را بررسی کرده بود. خلاصه‌ای از برداشت خودم از این مقاله را با شما به‌اشتراک می‌گذارم؛ ان‌شاء‌الله که مفید باشد.

عنوان مقاله چنین است: «چگونه باعث شویم افراد به‌صورت واقعی در جلسه‌های مجازی مشارکت داشته باشند».

کلیدواژه‌ای که کل مقاله حول آن می‌چرخد، این است: نقش‌آفرینی داوطلبانه.

این مقاله بیان می‌کند که آنچه باعث می‌شود جلسه‌ای باارزش تلقی شود، این است که حاضران به‌صورت خودجوش و داوطلبانه تمایل به مشارکت داشته باشند و هنر مسئول جلسه این است که این نقش‌آفرینی داوطلبانه را ایجاد کند و ادامه دهد.

چهار علت برای برگزاری جلسه داریم: تأثیرگذاری بر دیگران، گرفتن تصمیم، حل مسائل و تقویت ارتباطات. پیش‌نیاز رسیدن به تمامی این اهداف در یک جلسه، وجود نقش‌آفرینی داوطلبانه در بین اعضای جلسه است؛ زیرا تمامی این علت‌ها اهداف فعالانه‌ای است که به مشارکت زیاد نیاز دارد و اگر اعضای جلسه بی‌انگیزه باشند، قطعاً جلسه به نتیجه نخواهد رسید.

ایجاد این نقش‌آفرینی داوطلبانه در جلسه‌های مجازی بسیار پیچیده‌تر از جلسه‌های حضوری است و این مقاله با بررسی کلاس‌های آموزشی مجازی طی چند سال، پنج قانون برای ایجاد نقش‌آفرینی داوطلبانه مجازی کشف کرده است. سپس این پنج قانون را برای دویست نفر از شرکت‌کنندگان در جلسه‌های مجازی اجرا کرده‌اند و میزان اشتیاق این افراد را با دویست نفر از شرکت‌کنندگان جلسه‌های حضوری مقایسه کرده‌اند. نتیجه این بوده است که ۸۶درصد حاضران در جلسات غیرحضوری، اشتیاق بیشتری از حاضران در جلسات حضوری داشتند.

و اما پنج قانون:

این پنج قانون را در قالب مثال بیان می‌کند: فرض کنید رائول مدیر رده‌میانی شرکتی است که می‌خواهد با شانزده نفر از توزیع‌کننده‌های محصولات شرکتش یک جلسۀ مجازی پانزده‌دقیقه‌ای برگزار کند. موقعیت مکانی این افراد از شمال تا جنوب امریکا پراکنده است و نمی‌توان جلسۀ حضوری برگزاری کرد. هدف جلسه این است که این افراد متقاعد شوند فرصت‌های جدید بین‌المللی برای پورتفولیوی خودشان تعریف کنند و سپس با همکاری هم این اهداف را محقق سازند. رائول برای اینکه جلسه یک‌طرفه و کسل‌کننده نباشد، هجده اسلاید آماده کرده است که ارائه دهد.

۱. قانون شصت ثانیه

هیچ‌وقت قبل از اینکه مشارکت‌کنندگان مسئله را درک کنند، آن‌ها را درگیر حل مسئله نکنید. ابتدا آن‌ها را با مسئله آشنا کنید و اجازه بدهید مشکل و مسئله را درک کنند. به‌مدت یک دقیقه با استفاده از هر ابزاری که می‌شناسید همچون قصه، نمودار و... اجازه دهید مشارکت‌کنندگان مسئله را به‌صورت همدلانه درک کنند؛ به‌طوری که مسئله را به‌شکل مسئلۀ خودشان ببینند.

در این مثال رائول می‌تواند مقایسۀ آمار فروش شرکت با فروش رقیبان را به‌صورت نمودار ارائه کند یا وضعیت را با داستانی دربارۀ یک مشتری ناامیدشده از خدمت‌رسانی نامناسب شرح دهد. اینکه این کار با چه ابزاری انجام شود، مهم نیست؛ بلکه مهم این است که افراد مسئله را از عمق جان درک کنند.

۲. قانون مسئولیت

هرکسی با ورود به محیط‌های اجتماعی، به‌صورت ناخودآگاه سعی می‌کند نقش خود را مشخص کند؛ مثلاً وقتی به سینما می‌رود، نقش مشاهده‌گر را انتخاب می‌کند یا وقتی به باشگاه ورزشی می‌رود، نقش فعال را انتخاب می‌کند. بزرگ‌ترین خطر برای جلسه‌های غیرحضوری این است که افراد به‌صورت ناخودآگاه نقش مشاهده‌گر را انتخاب کنند. بهترین راه برای مقابله با این خطر این است که در همان اوایل جلسه مسئولیت را به‌اشتراک بگذارید؛ البته نه با عبارت‌های کلیشه‌ای همچون «اینجا برای گفت‌وگو جمع شده‌ایم، نه برای ارائه! پس همه مشارکت کنند». بلکه با ایجاد فرصت برای افراد تا خودشان مسئولیت معناداری برای خود بیابند. برای این کار قانون بعدی راهگشاست.

۳. قانون هیچ جایی برای مخفی‌شدن نیست

یک بررسی‌ آماری نشان داده که اگر کسی در متروی شلوغی دچار حملۀ قلبی شود، کمتر مورد توجه افراد قرار می‌گیرد، در مقایسه با کسی که در کوچه‌ای دچار مشکل شود. این یعنی اگر در جایی که شلوغ است، اتفاقی بیفتد، همه به یک اندازه احساس مسئولیت می‌کنند و با خود فکر می‌کنند دیگرانی هستند که آن کار را انجام دهند؛ ولی در جایی که فقط چند نفر برای کمک حضور دارند، همان عدۀ کم خود را مسئول حل مشکل می‌دانند.

دانشمندان روان‌شناسی اجتماعی در تحلیل این رفتار می‌گویند: اگر در مسئله‌ای همه مسئول باشند، در اصل هیچ‌کس مسئول نیست.

برای جلوگیری از این اتفاق، برای افراد وظایفی مشخص کنید که مشتاقانه انجام دهند و از این طریق جلوی پنهان‌شدنشان را بگیرید.

مسئله‌ای را تعریف کنید که به‌سرعت می‌توان حل کرد. سپس افراد را به گروه‌های دونفره و حداکثر سه‌نفره تقسیم کنید و به آن‌ها راه ارتباطی بدهید که دربارۀ مسئله بحث کنند و نتیجه را برای جلسه بیاورند. اگر در جلسه‌‌ای مجازی هستید، زمان‌های کوتاهی وسط جلسه توقف بدهید و به گروه‌ها مسئله‌هایی بدهید که حل کنند و سپس به جلسه بازگردند.

مثلاً در مثال رائول، رائول می‌گوید اسلاید بعدی نشان می‌دهد شریک شما که خواهد بود. از شما می‌خواهم طی دو دقیقه به گروه خود بروید و بحث کنید که شریک آینده باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد تا وضعیت شما در سال آتی از وضعیت دوازده ماه گذشته بهتر شود. بعد از اتمام زمان توقف جلسه، هر گروه پاسخ خود را یا به‌صورت نوشته یا به‌صورت شفاهی ارائه می‌دهد.

۴. قانون MVP حداقل پاورپوینت پذیرفتنی

هیچ‌چیزی بیشتر از اسلایدهای زیاد پشت‌سرهم باعث جداشدن افراد از جلسه نخواهد شد. اگر مهم مشتاق‌کردن است، باید تلاش کنید اطلاعات و داستان‌ها را ترکیب کنید و حداقل اسلاید را داشته باشید. به‌خاطر همین قانونMVP بیان می‌کند: «حداقل داده‌هایی را که برای مشتاق‌کردن گروه لازم است، مشخص کن و با آن‌ها اسلاید بساز، حتی نه یک اسلاید بیشتر». اگر زیاد اسلاید داشته باشید، دیگر توجهی به اشتیاق افراد ندارید و فقط سعی می‌کنید اسلایدها را ارائه کنید که این خود نقطۀ مقابل خلق اشتیاق است. در مثال رائول برای هر جلسۀ پانزده‌دقیقه‌ای حداکثر یک یا دو اسلاید کافی است و هجده اسلاید یعنی از دست دادن افراد.

۵. قانون پنج دقیقه

بیشتر از پنج دقیقه طول نکشد که مسئله جدیدی برای حل‌کردن به گروه ارائه دهید. مثلاً رائول باید دو یا سه مسئلۀ خوش‌تعریف و پرمعنا داشته باشد که بتواند جلسۀ خود را در پانزده دقیقه جمع‌بندی کند.

این پنج قانون را در هر جلسه‌ای به‌کار بگیرید و از تأثیر آن لذت ببرید.

پنج راه ایجاد «نقش‌آفرینی داوطلبانه» را در ادامۀ مقاله در اینجا بخوانید.