وظایف و سِمت‌های مسئولین فضاهای اشتراکی کار

این مقاله رو آقای Ryan Chatterton موسس شرکت coworkinginsights یادداشت و منتشر کرده بود. بنا به نیازمون ترجمه‌ای ازش داشتیم و دیدم شاید نیاز دیگر دوستان هم باشه این مورد. برای همین اینجا هم منتشر میکنم تا رفقای دیگه هم مطالعه و استفاده کنن.

یکی از مشکلاتی که فضاهای کار مشترک در سرتاسر دنیا با آن روبرو هستند قرار دادن افراد مناسب در منصب‌های مختلف است.در این نوشته سعی شده است که بگوییم اینگونه فضاها چگونه افراد مناسب برای توسعه کسب و کار را در مناصب اجرایی قرار می‌دهند و برعکس. این دو کار اشتباهات وحشتناکی بوده و ناشی از این ذهنیت شرکت‌های تازه تاسیس هستند که می گوید "همه افراد می‌توانند و باید هر کاری را انجام دهند."

بله، فضاهای کار مشترک به یک معنا سازمان‌های تازه تاسیس هستند. این مهم است که همه افراد گروه انعطاف‌پذیر باقی بمانند. اما اگر افراد در مناصبی به کار گمارده شوند که در آن تجربه یا استعداد ندارند، نتیجه خوبی حاصل نمی‌شود. در دنباله فهرست ساده‌ای از مناصب موجود در یک فضای کار مشترک و دیدگاه من در این‌باره که صاحبین این مناصب باید مسئول چه کارهایی باشند و چه کارهایی انجام دهند ارائه می‌شود.

من در یک مقاله جداگانه به چند مدل سازمانی اشاره خواهم کرد که می توانند به شما در ایجاد ساختار پرسنلی فضای کار مشترک کمک کنند.

فهرستی که در ادامه می آید به هیچ وجه نباید یک فهرست "کامل" یا "صحیح" تلقی شود. این فهرست تنها مناصبی که می تواند در فضای کار مشترک شما وجود داشته باشد را بر می‌شمارد. اندازه، اهداف و منابع درآمدی فضای مورد نظر شما است که نیازهای شما را مشخص می‌کند. این فهرست تنها به شما در تصمیم‌گیری کمک می‌کند.

مدیران بلندپایه

مدیر/مدیر عامل اجرایی/مدیر عامل عملیاتی:

بهترین فرد برای این منصب فردی است که توانایی‌های عمومی داشته و قادر به رهبری و مدیریت باشد. اغلب این فرد در یکی از حیطه‌های مختلف مربوط به فضاهای کار مشترک تواناتر یا باتجربه‌تر است: یعنی در حیطه‌هایی همچون عملیات، بازاریابی، ترتیب‌دادن برنامه‌ها، یا مدیریت اعضاء/اجتماع. مهارت یا تمایل بیشتر به یکی از این حیطه‌ها اشکالی ندارد، اما فقط تا زمانی که به راهبردها و کارکنان مسئول حیطه‌های دیگر بی‌توجهی نشود. در شرکت‌های اداره کننده فضاهای کار مشترک زنجیره‌ای در نقاط مختلف، اغلب یک مدیر عامل اجرایی و یا مدیر عامل عملیاتی در سطح شرکت و چندین مدیر مسئول برای هر کدام از این فضاها وجود دارد. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• ایجاد مشارکت‌های مفید
• مدیریت افراد
• کسب درآمد (سرمایه‌گذاری، جلب حامیان مالی، و غیره)
• توسعه نقاط و ایجاد راهبردی برای رشد
• رفع نیاز به پرسنل

مدیر مشارکت با اجتماع/ مدیر توسعه کسب و کار:

این فرد عمدتاً کار مدیرکل را در زمینه ایجاد مشارکت‌ها را ادامه می دهد، اما با تمرکز بیشتر روی آن. فرد مذکور باید با اجتماع محلی تماس داشته باشد و در زمینه‌هایی که شرکت می‌خواهد در آنها رشد کند باتجربه باشد. این فرد باید بسیار خوشرو بوده و بتواند در زمینه اتصال دادن منابع موجود در اجتماع با نیازهای فضای کار مشترک دیدگاهی راهبردی داشته باشد. او اغلب به عنوان دست راست مدیر کل عمل می‌کند، اما تعامل چندانی با دیگر کارکنان ندارد. هدف او در اینجا کمک به نیازهای گروه و فضا است، نه ایجاد مشارکت‌هایی که به کارکنان یا منابع بیشتر نیاز دارند. مسئولیت های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• تحقیق در زمینه مشارکت‌ها و توسعه آنها
• شبکه‌سازی
• مدیریت شرکاء
• جلب حمایت مالی افراد و شرکت ها

عملیات:

مدیر عملیاتی/مدیر:

این منصب معمولا به فردی سپرده می‌شود که در حیطه‌هایی همچون فناوری اطلاعات، تاسیسات، تفکر سیستم‌ها، و گاهی مدیریت افراد و توسعه نرم‌افزارها تجربه داشته باشد. مدیر عملیاتی اغلب گروهی از کارکنان یا داوطلبین را در اختیار دارد که به او در زمینه عملیات فضای کار مشترک کمک می کنند. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• نگهداری سیستم‎های فناوری اطلاعات (CRM، پایایی(reliability)، تجمیع نرم افزارها و غیره)
• مدیریت تاسیسات
• ایجاد سیاست‌ها و روش‌ها (اغلب با کمک مدیر اجتماع)
• مدیریت کارکنان عملیاتی
• نگهداری سیستم‌های مدیریت امنیت و دسترسی

هماهنگ کننده عملیات:

این منصب معمولا به فردی سپرده می‌شود که از نزدیک به کارها نظارت می‌کند و در زمینه فناوری اطلاعات و نگهداری تاسیسات تجربه دارد. این فرد می‌تواند به عنوان مسئول میز ورودی نیز انجام وظیفه کند. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• نگهداری سیستم های فناوری اطلاعات
• نگهداری تاسیسات
• نگهداری سیستم های مدیریت امنیت و دسترسی

مدیریت اعضا:

مدیر اجتماع:

این منصب بهتر است به فردی برونگرا و شدیدا معاشرتی سپرده شود که مردم و ایجاد ارتباط با آنها را دوست داشته باشد. این فرد اغلب باید در صنعت میهمان داری یا خدمات سابقه مدیریت داشته باشد. اگرچه این فرد مستقیما کارکنانی را مدیریت نمی‌کند، داشتن سابقه مدیریت به او کمک خواهد کرد میان دو نقش متضادی که اعضای فضای کار مشترک دارند، یعنی به عنوان مشتری و همکار، تعادل ایجاد کند. وظیفه اصلی مدیر اجتماع این است که روابط موجود در فضای کار مشترک را مدیریت کند، بهبود ببخشد و مورد استفاده قرار دهد تا به این ترتیب فضایی خوشایند ایجاد کرده و رابطه اعضاء با شرکا و اعضاء با یکدیگر را بهبود ببخشد. او با این کار باعث ایجاد نوعی "چسبندگی" می‌شود که اعضاء را ترغیب می‌کند بارها به این فضا بازگردند. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• ایجاد راهبردی برای جلب اعضاء
• میزبانی دورهمی‌های اعضاء (ترتیب دادن میهمانی‌های شام، صبحانه، ساعات خوش، باشگاه‌ها، و غیره)
• ایجاد و اجرای سیاست‌های مربوط به اعضاء
• ایجاد هیجان در فضا (ایجاد احساسی خوب و انتقال آن به اعضاء)
• ایجاد راهبردی برای ارتباط با اعضاء
• انجام همه مسئولیت های مدیر اجتماع در صورتی که این مدیر وجود نداشته باشد

دستیار مدیر اجتماع:

این منصب اغلب تلفیقی است از میهمان نوازی و خدمات از یک سو و عملیات از سوی دیگر. این شخص باید در حیطه میهمان داری تجربه داشته باشد، اما نه در سطح مدیریت. وی وظایف خود را تحت هدایت مدیر کل یا مدیر اجتماع انجام می‌دهد، در حالی که آن مدیران روی سازمان‌دهی و توسعه توانایی‌های فضای کار مشترک تمرکز می‌کنند. وظایف اصلی این فرد از قرار زیر است:

• بستن قرداد با اعضاء
• ارتباط با اعضاء
• برگزاری تورها
• معرفی اعضای جدید به دیگر اعضاء و تسهیل ارتباط میان آنها
• انجام برخی از وظایف مربوط به نگهداری (بخصوص اگر کسی در مقام عملیاتی منصوب نشده باشد)
• ممکن است مسئولیت میز ورودی را نیز به عهده بگیرد

مسئول میز ورودی:

این فرد به سادگی برای اطمینان از امنیت و خوش‌آمدگویی به مراجعین پشت میز ورودی می‌نشیند. او باید سابقه کار در بخش پذیرش، یا کار به عنوان دستیار مدیر، یا چیزی شبیه به آنها داشته باشد. این منصب برای ایجاد احساسی خوب در میان افرادی که برای اولین بار به آن فضا وارد می‌شوند حیاتی است. این فرد باید پرانرژی و خوشرو، اما مودب باشد. مسئولیت‌های اصلی او از قرار زیر است:

• ورود و خروج اعضاء و مهمانان (در صورتی که راه حلی فنی برای این کار تعبیه نشده باشد)
• خوش‌آمدگویی به میهمان‌ها و اطلاع دادن ورود آنها به اعضاء
• تحویل گرفتن بسته‌ها و دسته بندی نامه‌ها
• باز کردن و تعطیل کردن روزانه فضای کار مشترک
• انجام کارهای مربوط به آبدارخانه
• تمیز نگه داشتن فضا در طول روز

برنامه ها

مدیر برنامه ها:

این منصب معمولا به فردی با تفکر راهبردی و توان ایجاد مشارکت‌ها سپرده می‌شود که در جامعه محلی ریشه دارد و شناخته شده است. داشتن تجربه در مدیریت برنامه‌ها و مشارکت با اجتماع محلی برای این فرد حیاتی است. در فضاهایی که تازه تاسیس شده‌ند، این فرد باید در جامعه محلی به شدت ریشه داشته باشد. فضاهایی که مدت زیادی از تاسیس آنها می‌گذرد می توانند این منصب را به فردی غیر محلی بسپارند زیرا او می‌تواند از شبکه های موجود برای ترتیب دادن برنامه‌ها و تماس با شرکاء استفاده کند. این شخص برنامه‌هایی مربوط به فعالیت فضای کار مشترک ترتیب می‌دهد که اعضاء را ترغیب به پیوستن به آن فضا می‌کنند. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• ترتیب دادن برنامه‌ها و ایجاد راهبردی برای آنها (تشخیص اینکه چه برنامه‌هایی برای دستیابی به چه اهدافی مناسب است)
• شبکه‌سازی و یافتن شریک برای برنامه‌ها / محتویات
• ‌طرحریزی لجستیکی برنامه‌ها و اجرای آنها
• ارتقاء توانایی‌ها و کیفیت برنامه‌ها
• انجام وظایف هماهنگ‌کننده برنامه‌ها در صورت عدم وجود فردی در این منصب

هماهنگ کننده برنامه ها:

این منصب باید به فردی خوشرو و پرانرژی محول شود که توانایی برگزاری هر نوع برنامه‌ای را داشته باشد. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• ترتیب دادن فضا و برچیدن آن
• ترتیب دادن غذا و سرگرمی ها
• خوش‌آمدگویی به شرکت‌کنندگان
• آزمایش و راه اندازی دستگاه‌های سمعی بصری
• اجاره محل برگزاری برنامه‌ها و...

بازاریابی

مدیر بازاریابی:

این منصب به ندرت در فضاهای کار مشترک وجود دارد و این امر اغلب باعث آسیب رسیدن به این فضاها می‌شود. مدیر بازاریابی مسئول انتقال دیدگاه‌ها و انرژی فضای کار مشترک به عموم مردم است. این فرد با کمک مدیر کل، مدیر اجتماع، و مدیر برنامه ها فعالیت‌های بازاریابی را طراحی و اجرا می‌کند. سابقه او در فروش محتویات، تبلیغات دیجیتال و چاپی و طراحی بسیار مفید است. این فرد حداقل باید در طراحی و نوشتن شعارهای تبلیغاتی مهارت داشته باشد و دارای تخصص فنی لازم برای یادگیری فناوری‌های جدید و خودکار کردن فعالیت‌های بازاریابی باشد. پیدا کردن بازاریاب‌های توانمند کار ساده‌ای نیست. مسئولیت‌های اصلی این فرد از قرار زیر است:

• ایجاد راهبردی برای بازاریابی
• بازاریابی اینترنتی (شبکه‌های اجتماعی، بازاریابی محتویات، تبلیغات، وبلاگ نویسی، و غیره)
• بازاریابی چاپی (تراکت، بروشور، دیوارنویسی‌ها و تابلوهای خارجی و غیره)
• طراحی
• نوشتن شعارهای تبلیغاتی

می‌تونید با نویسنده این مقاله آقای Ryan Chatterton از طریق ایمیل ryan@coworkinginsights.com ارتباط بگیرید.

در پایان اگر شما تجربه‌ی خاصی دارید باهم دیگه به اشتراک بزاریم تا با هم یاد بگیریم :)