استقبال از سرمایه‌های انسانی جدید در داتین

قصه از جایی شروع شد که آبان‌ ماه 1398 مسئول اجرایی توسعه سرمایه‌های انسانی شدم. با ورود به این موقعیت شغلی، تمام گذشته کاری خود را کنار گذاشتم و همه چیز را از صفر شروع کردم. با تکیه بر هدف و نیت درونی‌ام که راهبر من در انجام هر کاری بوده و مرا به سمت خلق ارزش‌های بیشتر رهنمون می‌کرد، توانستم حوزه کاری کاملا جدیدی را که در آن قرار داشتم را به سمت خلق ارزش‌های تازه ببرم. در این بازه تعاملاتم با همکاران بیشتر شد و شناختم نسبت به محیط، سازمان و روابط، گسترده‌تر شد. در همین راستا، همواره در پی حل مسائل به روش‌های ساده‌تر و کاربردی‌تر در حوزه مدیریت سرمایه‌های انسانی بودم.
فروردین 1399- قصه تحول آنبوردینگ

در واحد توسعه سرمایه‌های انسانی داتین هر فرد، بسته به توانمندی و روحیاتش در حوزه مشخصی مشغول به فعالیت است. از وقتی تیم بهبود تجربه همکاری شکل گرفت، من نیز با توجه به روحیاتم در این تیم جای گرفتم و عضوی از این تیم کوچک و تازه تاسیس شدم، عضوی تازه اما پراز انگیزه. در خلال تقسیم وظایف تیمی، مسئولیت مدیریت آنبوردینگ برعهده من قرار داده شد و من نیز برای انجام آن، پیش از هر اقدامی تحقیقات بسیاری انجام دادم و پس از جمع‌آوری نتیجه تحقیقات، کارم را آغاز کردم.

آنبوردینگ در داتین
با توجه به اینکه آنبوردینگ یکی از مهمترین فرایندهای هر سازمان بزرگی است تحقیقات مفصلی در این رابطه صورت گرفت. آنبوردینگ یا پذیرش سازمانی یا جامعه‌پذیری در داتین و هرشرکت دیگری، فرایندی حمایتی برای همکاران جدید است که برای شروع به کار و در جهت ادغام در فرهنگ شرکت و سازگاری با شغل‌ جدیدشان، اطلاعات و ابزارهای لازم را در اختیارشان قرار می‌دهد. آنبوردینگ شامل فرایند خوش‌آمدگویی ، فرآیند یخ شکنی، آشنایی با شرکت، چشم‎انداز و ارزش‌ها، ساختار، محصولات، خدمات و تسهیلات و… داتین است.

در ماه‌های اولیه فرایند آنبوردینگ، بعد از اطمینان از آماده‌بودن سیستم و تجهیزات در روز شروع به کار همکار جدید، کارمان با استقبال حضوری و خوش‌آمدگویی، تور ساختمان داتین و گپ‌و‌گفت راجع‌به داتین، امکانات و تسهیلات داتین، پاسخگویی به سوالات و ابهامات همکاران و همراهی تا تیم انجام می‌شد. علاوه‌براین از مدیر مستقیم می‌خواستیم که تعاملی‌ترین همکار تیم را به عنوان همراه فنی (Buddy) به ما معرفی کنند تا نقش آنبورد تیمی را او به عهده بگیرد. مسائلی مانند خوش‌امدگویی تیمی، معرفی همکار جدید به تیم و اطمینان از اینکه همکار به کامپیوتر و سیستم‌ها دسترسی دارد و نحوه استفاده از آنها را به‌درستی می‌داند، توسط آن فرد انجام می‌گرفت. در ماه‌های نخست، در جلسات یا گفت‌وگوهایی که با همکاران جدید و همراهان فنی داشتیم، بازخوردها را دریافت می‌کردیم و برای نقاط قابل بهبود فرایند، اقدام می‌شد. ما چرخه برنامه‌ریزی، نظارت، ارزیابی و بازخورد را همواره در فرایند آنبوردینگ اجرا می‌کنیم.
در ادامه تکمیل فرایند آنبوردینگ، نوبت بسته خوشامدگویی بود که اقلام آن با علاقه زیاد و حساسیت بالا گزینش شد. این اقلام، شامل موارد زیر بودند: بسته باغبانی (نمادی از رشدوپرورش و باروری استعدادها، توانمندی‌ها و مسئولیت‌پذیری) ، شکلات دست‌ساز با جملات انگیزشی، کوکی و قهوه (برای شیرین‌کامی و رفع استرس روز اول کاری)، استند چوبی موبایل (کاربردی‌بودن در جلسات دورکاری)، مکعب روبیک (سرگرمی اوقات فراغت)، دفتر برنامه‌ریزی به‌همراه خودکار داتین، سررسید و تقویم با برند داتین و ساک پارچه‌ای دوستدار طبیعت.

و در پخته‌ترشدن فرایند ، با کمک و مشاوره تیم توانمندسازی، بسته‌های آموزش پذیرش سازمانی که شامل دوره‌های مورد نیاز همکاران جدید بود به فرایند آنبوردینگ اضافه شد که شامل 20 ساعت آموزش است.

آنبوردینگ آنلاین

قبل از آنکه پیک‌های کرونا بازدارنده ما در کارکردن کنار یکدیگر باشد، آنبوردینگ به این صورت ادامه داشت. با گذشت زمان و با شروع پیک‌های کرونا و البته سرعت‌گرفتن روند جذب در داتین، دیگر ادامه فرایند به این شکل امکان‌پذیر نبود. همچنین همکارانی از شهرهای دیگر ایران در حال پیوستن به داتین بودند که احتمال داشت برای عقد قرارداد هم به ساختمان تهران نیایند. این موضوع باعث شد به فکر سازوکار جدیدی برای اجرای فرایند آنبوردینگ باشیم. اینجا بود که آنبوردینگ به شکل آنلاین و هفته‌ای یک‌بار در جلسه‌ای دوونیم ساعته درآمد.

محتوای ارائه آنبوردینگ، براساس شناخت همکار با داتین، ساختارسازمانی و محصولات، چشم‌انداز، ماموریت و ارزش‌ها و همچنین آشنایی با بخش‌های مختلف توسعه سرمایه‌های انسانی که شامل تسهیلات و رفاه، آموزش و توانمندسازی، مدیریت عملکرد (مسیر رشد) و آشنایی با فعالیت‌های مرتبط با تجربه همکاران که در تیم بهبود تجربه همکاری صورت می‌گیرد و همین‌طور پاسخگویی به سوالات و ابهامات همکاران و درنظرگرفتن سرگرمی برای ایجاد روحیه بهتر و یخ‌شکنی اجرایی شد.

مزایای گفت‌وگوهای دوستانه در جلسه آنبوردینگ

یکی از مزایای این گفت‌وگوها، سوال‌هایی بود که از سمت یکی از همکاران تازه مطرح می‌شد و آگاهی جمعی ایجاد می‌کرد. همچنین سوال‌پرسیدن یک نفر، باعث می‌شد افراد دیگر نیز خجالت‌ها را کنارگذاشته و سوال بپرسند.
ایجاد شناخت نسبی همکاران تازه با واحد سرمایه‌های انسانی، یکی دیگر از مزیت‌های جلسات آنبوردینگ است. در خلال گفت‌‌وگوهای دوستانه در این جلسات، بستری برای اعتماد بیشتر همکاران تازه فراهم می‌شود که این شناخت و اعتماد باعث می‌شود همکاران جدید بتوانند راحت‌تر برای رفع سوالات و مشکلاتشان به سراغمان بیایند و درباره مسائلی که برایشان سوال ایجادکرده صحبت کنند.

همچنین در جلسات آنبوردینگ، تمام آنچه همکاران از علایق خود می‌گویند را ثبت می‌کنم تا شاید روزی بتوانیم از علایق آنها استفاده و برنامه‌هایی برای پاسخگویی به این علایق ایجاد کنیم. (مانند کلوپ‌های داتینی که هر فرد براساس علایق خود به این کلوپ‌ها می‌پیوندد و فعالیت و تعامل خواهد داشت.)

آمارها از آنبوردینگ مطلوب چه می‌گوید؟

براساس آمار موجود در SHRM (Society for Human Resource Management)، یک آنبوردینگ موفق می‌تواند ۵۲ درصد در نگهداشت یک همکار، موثر باشد. از سویی ترک سازمان‌ها عموما در ۱۸ ماه اول ورود به شرکت، در ۵۰ درصد همکاران اتفاق می‌افتد و هزینه خروج یک همکار تازه، چیزی حدود حقوق ۶ الی ۹ ماه یک نفر است.

این آمار و ارقام نشان می‌دهند که این تاثیر ۵۲ درصدی آنبوردینگ چقدر پراهمیت و حتی موثر بر هزینه‌های سازمان است. جالب است بدانید یک آنبوردینگ موفق می‌تواند باعث نگهداشت یک همکار برای بیشتر از سه سال باشد. ایجاد ارتباطات مطلوب در ماه‌های نخست منجر به بهره‌وری خواهد شد چون راه‌های ارتباط باز است و همراهی همکاران دیگر را خواهند داشت.

اگر دیدگاه‌های مثبتی در همکاران تازه‌وارد در روزهای نخست ایجاد شود احتمالا دوام‌آوردن آنها در روزهای سخت سازمان شما بیشتر خواهد شد. تعلق همکار به سازمان بیشتر و ترک سازمان برای آنها تبدیل به یک تصمیم سخت خواهد شد. به غیر از این موارد، همکاران جدید با واحد توسعه سرمایه‌های انسانی ارتباط‌های محکمی از روزهای نخست خواهد داشت که باعث بازخور مداوم آنها و تمایل به ارتباط‌های بعدی خواهد شد.

البته آنبوردینگ فقط شامل فرایند مربوط به جذب و امور توسعه سرمایه‌های انسانی نمی‌شود و بخشی از آنبوردینگ را خود تیمی که پذیرای همکار جدید است برعهده می‌گیرد. آنبوردینگ تیمی نیز یکی از مسائلی است که در حال حاضر برای بهبود آن تلاش می‌کنیم. میزان پذیرشی که تیم نسبت به همکار تازه دارد و نوع آنبوردشدن فرد در طول زمان، یکی از مسائلی است که در نگهداشت و احساس رضایت فرد، در طولانی‌مدت موثر است.

تجربه هم‌آفرینی به لطف آنبوردینگ
در ابتدای راه تصور می‌کردم، آنبوردینگ کاری مختص به تیم بهبود تجربه همکاری می‌شود، اما در ادامه راه دریافتم همکاری دیگر تیم‌های داتین اعم از توانمندسازی و آموزش، مدیریت عملکرد، کارگزینی، جذب و استخدام، فناوری اطلاعات، روابط عمومی و تدارکات‌وپشتیبانی برای انجام صحیح یک فرایند صحیح آنبوردینگ نیاز است. همکاری تمام این واحدها برای من معنابخش یکی از ارزش‌های داتینی، با موضوع «هم‌آفرینی» است که به من نشان می‌دهد اگر تمام واحدهای یک سازمان در کنار هم نباشند، چیزی به‌درستی و زیبایی خلق نخواهد شد.

داتین هزار نفری

هزار نفری‌شدن داتین و حرکت به سوی بزرگ‌ترشدن، برای من چالش‌ها و جذابیت‌های زیادی دارد. افراد جدید با خود توانمندی‌های تازه می‌آورند و این برای من هیجان‌انگیز است. شناخت و تعامل با افراد بیشتر، انگیزه بیشتری به من می‌دهد و در این مسیر می‌توانم با افراد و علاقه‌مندی‌های جدید و جالب مواجه شوم.

آنبوردینگ برای من مانند نوزادی بوده که در حال رشد و یادگیری است. طی این سال‌ها توانسته‌ایم با کمک همکارانم فرایند آنبوردینگ در داتین را پرورش دهیم و امیدوارم بتوانیم شرایط بلوغ کامل این فرایند را تا سال‌های آینده ایجاد کنیم.